1. CONTROL DE INVENTARIOS
“Ok Suministros”
LEIDY VIVIANA ZULUAGA ESCOBAR
Proyecto Pedagógico Integrador del Nivel 1
TECNOLÓGICO DE ANTIOQUIA
FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA
2013
Medellín

2. CONTENIDO
Pág.
1.
TÍTULO DEL PROYECTO
4
2.
ANTECEDENTES
5
3.
JUSTIFICACIÓN
6
4.
OBJETIVOS
7
4.1.
OBJETIVO GENERAL
7
4.2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
7
5.
ALCANCE Y PRODUCTOS
8
6.
METODOLOGÍA
9
7.
RECURSOS
10
7.1.
TALENTO HUMANO
10
7.2.
RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS
10
8.
CRONOGRAMA
11
9.
DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO
12
9.1.
Razón social
12
9.2.
Ubicación
12
9.3.
Clasificación empresarial
12
9.4.
Organigramas
12
9.5.
Descripción de las áreas del negocio
13
9.6.
Misión
13
9.7.
Visión
13
9.8.
Objetivos de la organización
14
9.9.
Descripción del proceso objeto de estudio
14
9.10. Análisis estructural del proceso objeto de estudio
14
9.11. Análisis funcional del proceso objeto de estudio
15
10.
16
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA
10.1. Problema Detectado
16
10.2. Propuesta de solución
16
10.3. Funciones del sistema
17
10.4. Recursos técnicos y tecnológicos para desarrollar la posible solución
17
11.
18
BLOG DEL PROYECTO
2

3. 12.
FLUJOGRAMAS
19
13.
BIBLIOGRAFÍA
25
14.
CIBERGRAFÍA
26
3

4. 1. TÍTULO DEL PROYECTO
CONTROL DE INVENTARIOS “Ok Suministros”
4

5. 2. ANTECEDENTES
Ok Suministros es una empresa antioqueña con quince años de experiencia en la
venta de tecnología informática, proyectada a dar soluciones, satisfacer las
necesidades del cliente en sus gustos y novedades que trae la tecnología.
En la actualidad comercializa las principales marcas de productos tecnológicos,
con 3 puntos de venta ubicados estratégicamente en el Centro Comercial
Monterrey, hoy uno de los centros comerciales más importantes de la ciudad, es el
centro de los computadores y la tecnología.
Ok Suministros, Sumicomputo, Punto Portátil, y en su conjunto INVERSIONES Y
SUMINISTROS TECNOLOGICOS S.A.S, registrado legalmente en cámara de
comercio con 10 empleados establecidos en sus diferentes puntos de venta y
dedicándose a la venta, asesoría con Calidad en la comercialización de productos
tecnológicos y servicio técnico. Razón por la cual se ubica en el sector terciario de
la economía.
Cuenta con tecnología de punta, computadores, software, Internet y zonas wi-fi,
para brindar al cliente una correcta asesoría.
Ok suministros es una empresa que está dividida en 4 grandes departamentos
que permiten el correcto funcionamiento y cumplimiento en sus procesos y
objetivos, los departamentos son: Gerencial, Administrativo, Técnico, y Comercial.
5

6. 3. JUSTIFICACION
Según el proceso de investigación realizado por el estudiante del tecnológico de
Antioquia y en base a su objetivo que es el estudio y selección de información en
la empresa OK SUMINISTROS, se pudo evidenciar que es necesario y urgente
implementar una herramienta que agilice y tecnifique el inventario de productos
existentes del almacén principal.
La empresa donde se ejecutara este proyecto, carece de un control de inventarios,
por lo tanto el proyecto pretende dar una propuesta de solución, mediante la
creación de un programa que permita llevar un control de la mercancía que entra,
sale y queda en bodega.
De igual manera se podrá tener claridad en las entradas, salidas, costos y ventas
de cada artículo ingresado al almacén, facilitando al personal el registro y acceso
a la información necesaria a corto y largo plazo, dando como resultado un informe
conciso, preciso y oportuno.
Uno de los retos a abordar es la capacitación del personal que hará uso directo
de este programa de inventario, para que este cumpla su cometido eficientemente
y tecnifique el proceso de la empresa.
6

7. 4. OBJETIVOS
4.1.
OBJET IVO G ENERAL
Analizar las necesidades de la empresa, seleccionando la información necesaria,
que de cómo resultado la posibilidad de un control de inventarios en una tienda de
tecnología.
4.2.

OBJET IVO S ESPECÍF ICO S
Estudiar
la
información
recopilada,
seleccionándola
y
organizándola
detalladamente, determinando así su importancia para dar a conocer la
propuesta.

Construir
un modelo que cumpla las debilidades y necesidades de la
empresa, utilizando adecuadamente la información copilada, para fortalecer y
mejorar los procesos,

Aplicar y evaluar el modelo, con todos los recursos adquiridos en la empresa,
para desarrollar y plantear el punto de partida del control de inventarios “ok
suministros”.
7

8. 5. ALCANCE Y PRODUCTOS
Realizando un estudio de las necesidades de la empresa, y con la ayuda del
asesor Marly Morales (Empleado Ok suministros), se encuentran varias
debilidades: principalmente carecen de un control de inventarios, ya que los
productos que ingresan, salen y quedan en bodega, les elaboran un informe
manual. Por lo tanto no se tiene información precisa a la hora de necesitar un
inventario detallado y se tiene que hacer conteo de nuevo. En base a esto se
brinda la propuesta para realizar un modelo de un control de inventarios
sistemático, teniendo en cuenta bases de datos, información de la factura
entrante, proveedores, costo, venta final de cada producto. Obteniendo
debilidades y nuevos procesos a implementar en el proyecto final.
Por consiguiente se propone brindar capacitaciones al personal de la empresa
para hacer un buen uso del programa y dar una solución inmediata a la hora de
conteo costos, ventas e inventarios finales de los artículos ingresados al
programa.
Por otra parte el proyecto es el producto que se realiza en 3 fichas, y se
entregaran en fechas establecidas hasta terminar el semestre.
8

9. 6. METODOLOGIA
1. Inicialmente conté con la aprobación de Gerencia para realizar este estudio
y asignan al asesor Marly Morales, para hablar del funcionamiento de la
empresa Ok suministros, e inmediatamente vemos la debilidad en los
procesos con los inventarios; entradas y salidas de los productos.
2. En base a esto se toma información necesaria del proceso, desarrollando
ideas y argumentando con palabras una posible solución, a la debilidad del
proceso de inventarios de la empresa, obteniendo las ventajas y
desventajas para el proyecto a trabajar.
3. Se toman esas debilidades, fortalezas, información detallada, bases de
datos de la empresa y se realiza un informe detallado del proceso.
4. Continuamente se va desarrollando el proceso, se muestra un modelo de
prueba para cumplir con el objetivo de la empresa y hacer mejoras para el
producto final.
5. Finalmente se entrega la propuesta definitiva, para la mejora del proceso
del control de inventarios Ok suministros.
9

10. 7. RECURSOS
7.1.
TALENTO HUMANO
Nombre
Viviana Zuluaga
Manuel Valbuena
Roger Rojas
Marly morales
Horas
semanales
Descripción
Desarrollo del PPI
Seguimiento PPI
Seguimiento PPI
Contacto PPI
6
4
4
2
Total
7.2.
Total
96
64
64
32
256
RECURSOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS
Descripción
Servicio de Internet
Memoria usb 4gb
Impresiones
Transporte
Cantidad
Valor unidad
16
1
40
15
2.500
25.000
100
2.100
Total
Total
40.000
25.000
4.000
31.500
$ 100.500
10

11. 8. CRONOGRAMA
Actividad
Responsable
Tiempo (mes-semana)
Clase sobre PPI
Manuel Valbuena
Conformación grupo
de trabajo
Viviana Zuluaga
Selección de
Empresa
Viviana Zuluaga
Asesoría y definición
de objetivos
Viviana ZuluagaManuel Valbuena
25
27
Asesoría de la ficha
1
Manuel Valbuena
Rojer Rojas
25
27 01
Entrega ficha
1
Viviana ZuluagaManuel Valbuena
Asesoría de la ficha
2
Manuel Valbuena
Rojer Rojas
Entrega ficha
2
Viviana ZuluagaManuel Valbuena
Visita a la empresa
Estudio
Marly Morales
FEBRERO
Informe del
resultado del estudio
en la empresa
Reunión para
Desarrollo,
decisiones e
informe.
Realización de
modelo (prueba)
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
06
11
13
04
20 22
01
15
Viviana Zuluaga20
Marly MoralesViviana Zuluaga28
Viviana ZuluagaMarly Morales
10
Asesoría de la ficha
3
Manuel Valbuena
Rojer Rojas
Entrega final
Ficha 3
Viviana ZuluagaManuel Valbuena
27
29 31
01
11

12. 9. DESCRIPCIÓN DEL NEGOCIO
9.1.
Razón social: Inversiones y Suministros Tecnológicos S.A.S dedicado a
la venta y comercialización de tecnología.
9.2.
Ubicación: Carrera 48 Nº 10 – 45 locales 329 – 330 CC Monterrey.
9.3.
Clasificación empresarial: Pequeña empresa, (10 empleados)
9.4.
Organigrama:
GERENCIA
ADMINISTRACION
SERVICIO
TECNICO
SECRETARIA
INGENIERO
AUXILIAR
CONTABLE
COMERCIAL
ASESORES
COMERCIALES
ATENCION AL
CLIENTE
12

13. 9.5.
Descripción de las áreas del negocio:
Las áreas de negocio son:

Administración, encargada de la coordinación de las actividades de
trabajo y que se realicen de manera eficiente.

Servicio técnico, encargado de servicio, mantenimiento y configuración de
equipos nuevos.

Comercial, responsables de la relación directa con los clientes, objetivos
de venta, cotizaciones y telemercadeo.
9.6.
Misión
Somos una empresa interesada en brindar productos y servicios en el área de la
tecnología. Ofrecemos variedad de marcas y modelos, buscando cubrir las
necesidades comerciales, sociales y culturales de nuestros clientes ajustándonos
a sus posibilidades económicas.
Estamos comprometidos con ustedes a desarrollar en forma íntegra nuestro
potencial humano y tecnológico, bajo criterios de responsabilidad, actualización y
garantías; buscando un margen de utilidades que nos permita expandir el negocio
y la cobertura de nuestros servicios.
9.7.
Visión
Ser el comercializador más fuerte del mercado e integrador de soluciones
informáticas, brindando la mejor asesoría con productos de muy buena calidad,
que se adapten a las necesidades y satisfacción de nuestros clientes.
13

14. 9.8.
Objetivos de la organización
Estar comprometidos con proveedores, equipo humano y lo más importantes
nuestros clientes ya que son nuestra razón de ser, brindándoles una asesoría que
se adapten a sus necesidades, gusto y novedades que trae año a año la
tecnología, orientados a ofrecer mejor respaldo y garantías.
9.9.
Descripción del proceso objeto de estudio
Una vez la mercancía entra al almacén con su factura correspondiente, se
procede a buscar código del proveedor, fecha de factura, calcular costo con IVA
incluido 16% y porcentaje de ganancia de cada artículo para la venta final, se
etiqueta cada artículo con la información obtenida, se hace salida para repartir en
cada punto de venta y firman comprobante de recibido. Los comprobantes se
archivan y se hacen apuntes manuales para informe de artículos en inventario.
En este proceso el control no es preciso y podemos ver que todo es manual, tanto
la etiquetada, como la entrega a puntos de venta e inventario en bodega. Y a la
hora de un informe detallado es necesario conteo manual de los productos reales
en inventario.
9.10. Análisis estructural del proceso objeto de estudio
1. El proceso inicia cundo entra la mercancía al almacén, con el propósito de
marcar con información detallada de la factura cada producto, repartirla en
los demás puntos de venta y almacenar en bodega.
2. El proceso finaliza cuando cada producto tiene su respectivo rotulo, y es
entregado en los puntos de venta para su comercialización.
3. Los subsistemas son: cliente interno (gerente de compras) y cliente externo
(administrador de punto de venta).
4. El objetivo es recibir y rotular cada producto con la información detallada de
la factura correspondiente, repartir en puntos de venta e inventariar.
14

15. 9.11. Análisis funcional del proceso objeto de estudio
Entradas

Facturas.

Código proveedor.

Fecha factura.

Costo.

Venta.
Retroalimentación

Rotular cada producto con información detallada.
Salidas
 Entregar en los puntos de venta.
Actividades

Entrega de mercancía.

Buscar código de proveedor.

Rotular cada artículo.

Llenar formato de salida.

Recibir formato firmado.
15

16. 10. DESCRIPCION DEL SISTEMA
10.1. Problema detectado
Después de haber realizado el estudio correspondiente, en la empresa Ok
suministros, se puede demostrar que tienen un mal manejo del inventario y no
obtienen un control verdadero e inmediato de la existencia de los productos en
bodega, se realiza de forma manual todos los procesos y datos a la hora de
realizar entradas, salidas y costos. Este problema ocupa más pérdida de tiempo y
afecta la eficiencia del personal encargado.
10.2. Propuesta de solución
Con la información recopilada se propone realizar un modelo de un programa
algorítmico, que incluirá ingreso de factura detalladamente, lista de proveedores,
costos, ventas, entradas, salidas, bases de datos. El cual nos indicara las
debilidades, fortalezas y alcanzar la eficiencia del producto final. Por otra parte les
agilice el proceso, les permita acceder rápidamente, modificar datos y buscar
informes detallados del inventario ingresado. Este programa no solo solucionara el
control de inventarios, y al tomar datos correctos en las entradas, podrán también
agilizar el proceso de garantías de la empresa Ok suministros.
16

17. 10.3. Funciones del sistema
El sistema deberá tener las siguientes funciones:

Ingreso masivo proveedores

Ingreso masivo de facturas con información detallada.

Ingreso masivo de productos por marca.

Costos y ventas

Datos de salidas

Consultas de informes en tiempo real
10.4. Recursos técnicos y tecnológicos para desarrollar la posible
solución
Descripción
Computador de mesa
Impresora laser
Lector de códigos de barras
Licencias
Mano de obra
Costos de instalación
Cantidad
Valor unidad
2
1
2
4
1
1
950.000
440.000
150.000
500.000
1.500.000
500.000
Total
Total
1.900.000
440.000
300.000
2.000.000
1.500.000
500.000
$ 6.640.000
17

18. 11. BLOG DEL PROYECTO
http://inventariosok.blogspot.com/
18

19. 12. FLUJOGRAMAS
TABLA DE TAREAS
ID
TAREA
ENTRADA
SALIDA
T1
ENTREGA DE MERCANCIA
FACTURA
RECIBIDA
T2
BUSCAR CODIGO DE PROVEEDOR
CODIGOS PROVEEDOR
STIKER (ROTULO)
T3
ROTULAR CADA ARTICULO
DATOS
DATOS OBTENIDOS
T4
LLENAR FORMATO DE SALIDA
FORMATO
DATO CORRECTO E INCORRECTO
T5
RECIBIR FORMATO FIRMADO
DOCUMENTO
RECIBIDA
TABLA DE DECISIONES
TAREA
DECISIÓN
SI
NO
T3
¿ESTA CORRECTO EL ROTULO?
FIN
T2
INICIO
FACTURA
ENTREGA DE
MERCANCIA
FACTURA
RECIBIDA
BUSCAR CODIGO
CODIGOS
DE PROVEEDOR
DE
PROVEED
OR
STIKER (ROTULO)
19

20. ROTULAR CADA
DATOS
ARTÍCULO
DATOS
OBTENIDOS
DATOS
¿ESTA CORRECO
INCORRECTOS
EL ROTULO?
si
DATOS
CORRECTOS
FORMATO
LLENAR FORMATO
SALIDA
FORMATO DE SALIDA
RECIBIR FORMATO
DOCUMENT
FIRMADO
OS
FORMATO RECIBIDO
FIN
20

21. TABLA DE TAREAS
ID
TAREA
ENTRADA
SALIDA
A1
RECOLECTAR DATOS
DATOS
DATOS RECOLECTADOS
A2
VERIFICAR DATOS
DATOS RECOLECTADOS
DATOS CORRECTOS
INCORRECTOS
A3
CREAR COTIZACIÓN
DATOS CORRECTOS
COTIZACIÓN ORIGINAL Y COPIA
A4
DEVOLVER DATOS
DATOS INCORRECTOS
DATOS DEVUELTOS
TABLA DE DECISIONES
TAREA
A2
DECISIÓN
¿DATOS CORRECTOS?
SI
NO
A3
A4
21

22. Inicio
Datos
Recolectar datos
Datos Recolectados
Verificar datos
¿Datos
correctos?
No
Datos
Devolver datos
Incorrectos
Si
Datos correctos
Crear cotización
Cotización
original y copia
Fin
22

23. TABLA DE ACTIVIDADES
ID
TAREA
ENTRADA
SALIDA
A1
VERIFICAR CORREO CLIENTE
COTIZACIÓN
CORREO VERIFICADO
A2
ENVIÓ
CORREO VERIFICADO
CORREO CORRECTO O
INCORRECTO
A3
ENVIÓ DE INFORMACIÓN
CORREO CORRECTO
LISTA DE COTIZACIÓN
ENVIADAS
A4
CANCELAR ENVIÓ
CORRECTO INCORRECTO
VERIFICAR CORREO CLIENTE
TABLA DE DECISIONES
TAREA
A2
DECISIÓN
¿CORREO CORRECTO?
SI
NO
A3
A4
23

24. Inicio
Cotización
Verificar correo
cliente
Correo
verificado
Envió
¿Correo
correcto?
No
Correo
Cancelar envió
incorrecto
Si
Correo correcto
Envió de información
Lista de
cotizacion
enviadas
Fin
24

25. 13. BIBLIOGRAFIA
No contiene datos bibliográficos.
25

26. 14. CIBERGRAFIA
http://ppicardona.blogspot.com/
http://loysp.blogspot.com/
26