Fundamentos de administracion tercera sesion

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 El Proceso Administrativo
 Planificación, Organización, Dirección y Control
SESION 3
MODULO: FUNDAMENTOS DE
ADMINISTRACION
CERTIFICACION ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Lima, AGOSTO 2021

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• El Proceso Administrativo
• Fases del Proceso Administrativo.
• Importancia en las Organizaciones.
• Planificación
• Organización
• Dirección
• Control
TEMARIO

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El Proceso Administrativo
El proceso administrativo es el conjunto de fases
o etapas sucesivas a través de las cuales de
efectúa la Administración, mismas que se
interrelacionan y forman un proceso integral.

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FASES

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Importancia
• Formaliza gestión empresarial
• Ordena los Procesos
• Identifica Puntos Críticos.
• Genera funciones y responsabilidades a
colaboradores.
• Ayuda a identificar ventajas comparativas y
competitivas.

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PLANIFICACION
Definición
Es un Proceso Sistémico de evaluación del negocio, definiendo
los objetivos a corto, mediano y largo plazo, localizando recursos
para llevarlos a cabo.
El Planeamiento Estratégico se materializa en un plan de largo
plazo que establece las decisiones y acciones necesarias para
lograr el cumplimiento de las metas futuras y la visión, dentro de
la incertidumbre propias del mercado, buscando situar a la
organización en una posición competitiva frente a otras
entidades similares.

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Importancia
Resuelve las siguientes
Preguntas:
1. ¿ Quiénes somos y por qué
estamos aquí ?
2. ¿ Dónde estamos ?
3. ¿ A dónde queremos llegar ?
4. ¿ Cómo lo hacemos y cómo
sabremos si hemos llegado ?

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Características
 Planeamiento Informal
 No se escribe nada, y se comparten poco o nada de los objetivos
con otras personas de la organización.
 El planeamiento es general y carece de continuidad.
 Planeamiento Formal
 se formulan objetivos específicos que abarcan determinado
numero de años.
 Se formulan estos objetivos en forma escrita y se ponen a
disposición de los integrantes de la organización.

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Elementos del Planeamiento
Tipo Preguntas Elementos
Elementos Filosóficos ¿ Quiénes somos y por qué
estamos aquí ?
• Misión
• Visión
• Valores
Elementos Analíticos ¿ Dónde estamos ? • Análisis Externo
• Análisis Interno
Elementos Operativos ¿ Cómo lo hacemos y cómo
sabremos si hemos llegado ?
• Objetivos Estratégicos
• Estrategias
• Planes de Acción

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Organización.- Definiciones
DICCIONARIO DE LA REAL ACADEMIA
ESPAÑOLA:
(organización = efecto o acción de disponer las cosas de
forma ordenada) donde organizar es definido como
'ordenar', pero no se dice qué es ese ordenar. Otras
identifican organización con "sistema de acción
conscientemente coordinado"

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Organización.- Definiciones
“Es el proceso de establecer el uso ordenado de
todos los recursos del sistema administrativo”. Certo
“Disposición y correlación de las actividades de una
empresa”. Lyndall Urwick

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Qué es una Organización?
SISTEMA SOCIO TÉCNICO ABIERTO
Que mediante la utilización de :
RECURSOS
(Humanos, Materiales, Financieros)
ACTÚA COORDINADAMENTE
(Transformación,en equilibrio, etc)
ALCANZAR LOS
OBJETIVOS

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La Organización como Sistema
S.S. S.S.
S.S.
S.S.
S.S.
S.S.
S.S.
ENTORNO
Relaciones
de la
Organización
con el
exterior
SUPRASISTEMA
(Variables SEPTE)
+
MICRO ENTORNO
Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados que forman una totalidad compleja
para el logro de un objetivo común en un entorno.

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ELEMENTOS MEDIATOS
 Factores económicos
 Factores políticos
 Factores económico
internacional
 Factores legal – tributario
 Tecnología
 Cultural

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Etimológicamente la palabra Organización proviene del
griego órganon que significa “instrumento”.
Etimología

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Importancia
Facilita la Administración.
Ahorra esfuerzos.
Evita duplicidad de funciones.
Favorece las comunicaciones.
Orienta al Personal en el cumplimiento de
sus funciones.
Orienta hacia los objetivos.
COMPETITIVIDAD EMPRESARIAL

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Organización Formal e Informal
 Organización Formal: Es un sistema de esfuerzo cooperativo
intencionalmente establecido y coordinado para que cada uno de los
miembros que integran la empresa o institución, conozcan las labores o
funciones que van a cumplir y asuman las responsabilidades
correspondientes. Una organización formal, permite que el esfuerzo
individual conlleve al logro de los objetivos/metas del equipo o de la
organización.
 Organización Informal: Dondequiera que las personas trabajen juntas, se
originan grupos informales, unidos por intereses comunes, sociales,
tecnológicos, de trabajo o de objetivos. Los miembros de una organización
que tienen intereses comunes tienden a buscarse uno al otro, a comentar
sus intereses comunes y a socializar.

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Modelos Organizacionales
Modelo Ventajas Inconvenientes
Lineal • Supervisión directa
• Control de la Dirección General
• Intromisión de los niveles superiores en el
trabajo de los subordinados
• Los costes aumentan con el número de niveles
Funcional • Refleja las funciones y los centros de poder
• Favorece la adaptación del personal al puesto
• Control de la Dirección General
• El exceso de especialización limita el punto de
vista
• Dificulta el desarrollo de Directores Generales
• Falta de coordinación entre las Funciones
Divisional • Establece la responsabilidad al nivel de la
División
• Favorece la formación de Directores Generales
• Mejora la coordinación y adaptación según el
tipo de División
• Requiere más personas con capacidad de
Director General
• Tiende a dificultar el mantenimiento
económico de los servicios centrales
• Dificulta el Control de la Dirección General
Matricial • Intenta mejorar los Resultados
• Exige la clarificación del peso y papel de cada
una de las dimensiones directivas
• Cada empleado tiene varios Jefes
• Genera luchas de poder
Colegial • Favorece la coordinación
• Favorece la participación y la mejora continua
• Retrasa la toma de decisiones
• Provoca la baja iniciativa de los directivos

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Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura de una
empresa o cualquier otra organización.
Presenta las estructuras departamentales y, en
algunos casos, a las personas que las dirigen; muestra
un esquema sobre las relaciones jerárquicas y
competenciales de vigor en la organización.

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Características
 Es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener
una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una
organización :
• Desempeña un papel informativo.
• Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y
la relación entre ellos.
 No se requiere encontrar toda la información para conocer
cómo es la estructura total de la empresa.

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Nomenclatura Organizacional
Unidades Orgánicas
Son los elementos o partes de la organización que forman un
organigrama. Las funciones que cumplen y las relaciones que
se establecen entre si son representados esquemáticamente
en el organigrama.
Nomenclatura
Las unidades orgánicas y quienes ejercen la mayor jerarquía
dentro de ellas reciben diferentes denominaciones. El
objetivo es identificar los diversos niveles jerárquicos según
una clasificación que responsa a competencias a la
responsabilidad que se asume.

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Nomenclatura Organizacional
UNIDAD ORGÁNICA RESPONSABLE DE LA UNIDAD
ORGÁNICA
ASAMBLEA GENERAL Accionistas
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Consejero/Directivo
DIRECCIÓN/GERENCIA
GENERAL
Director/Gerente general
DIRECCIÓN/GERENCIA DE ÁREA
(Marketing, finanzas, etc.)
Director/ gerente de área
(Marketing, finanzas, etc.)
JEFATURA DE DIVISIÓN Jefe de división
JEFATURA DE DEPARTAMENTO Jefe de departamento
JEFATURA DE SECCIÓN Jefe de sección

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Características de las Organizaciones del Siglo XXI
Sistema Tradicional Organizacón del Siglo XXI
Diseño orientado hacia el interior de la
empresa.
Diseño orientado a satisfacer las
necesidades de los clientes y su entorno
Unidades fraccionadas y muy poco
autónomas.
Unidades autónomas y descentralizadas
con funcionamiento por objetivos.
Exigencias poco claras dificultando que
el empresario pueda modificarlas con
precisión.
Orientación y objetivos claros y
medibles.
Inspección de las fallas y errores al final
del proceso.
Control de las no calidades en el origen
de cada etapa del proceso.
Prácticas de control y supervisión del
equipo humano.
Delegación y formación del personal,
(Empowerment).
Dominio de los sistemas y tecnología
por parte de los responsables.
Integración de todo el personal.

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Dirección Empresarial
En la dirección se fijan objetivos
elaborados por personas, que
toman decisiones sobre los
demás.
La dirección empresarial es un
proceso continuo que consiste en
gestionar los diferentes recursos
productivos de la empresa para
alcanzar los objetivos planteados.

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Etimología
Empresa
• La palabra “empresa” proviene del italiano, “impresa”, que es
una acción para imprimir algo, para que algo se haga realidad.
• Organismo formado por personas, bienes materiales,
aspiraciones y realizaciones comunes para dar satisfacciones a
su clientela
Dirección
• La palabra “dirección” proviene del latín “directio”.
• Acción y efecto de dirigir (llevar algo hacia un término o lugar,
guiar, encaminar las operaciones a un fin, regir, dar reglas,
aconsejar u orientar).

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Definición
“La Dirección Empresarial es la actividad destinada al Liderazgo,
la Conducción y el Control de los esfuerzos de un grupo de
individuos, que forman la empresa, hacia determinados objetivos
comunes”.

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Aspectos fundamentales
Objetivos
Hay que fijar los objetivos … todo es más fácil si sabemos a
dónde queremos llegar.
Planificación
Hay que definir las estrategias y recursos necesarios para
alcanzar los objetivos planteados.
Control
Hay que hacer funcionar los procedimientos, ver que se
ajusten al plan previsto y comprobar sus resultados.

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Características
Características:
• Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante
el Planeamiento y la Organización.
• A través de ella se logran las formas de conducta más
deseables en los miembros de la estructura organizacional.
• La dirección eficiente es determinante en la moral de los
empleados y consecuentemente, en la productividad.
• Su calidad se refleja en el Logro de los Objetivos, la
Implementación de Métodos de Organización, y en la Eficacia
de los Métodos de Control.
• A través de ella se establece la comunicación necesaria para
que la organización funcione.

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Ámbito de la Dirección Empresarial
Equipos
Individuos
Liderazgo Motivación
Clima y
Cultura
Negociación

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Periodos de Control
Control Previo
Control Recurrente
Control Posterior

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Etapas del Control
1. Establecimiento de Estándares
2. Medición de resultados
3. Corrección
4. Retroalimentación

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Etapas del Control
1. Establecimiento de Estándares
 Estándar : Unidad de medida que sirve como modelo,
guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
 Los estándares representan la expresión de las metas de
planeación de la empresa o departamento en términos
tales que el logro real de los deberes signados puedan
medirse contra ellos.
 Pueden ser físicos y representar cantidades de productos,
unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen
de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos
monetarios como costos, u otros términos de medición.

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Etapas del Control
2. Medición de resultados
 Si el control se fija adecuadamente y si existen medios
disponibles para determinar exactamente que están
haciendo los subordinados, la comparación del
desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay
actividades en las que es difícil establecer estándares de
control por lo que se dificulta la medición.

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Etapas del Control
3. Corrección
 Si como resultado de la medición se detectan
desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones
y establecer nuevos planes y procedimientos para que no
se vuelvan a presentar.

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Etapas del Control
4. Retroalimentación
 Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el
proceso de control con la información obtenida causante
del desvío.

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Indicadores de Gestión
 Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que
punto o en que medida se están logrando los objetivos
estratégicos.
 Representan una unidad de medida gerencial que permite
evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas,
objetivos y responsabilidades.
 Producen información para analizar el desempeño de
cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento
de los objetivos en términos de resultados.
 Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos.
 El análisis de los indicadores conlleva a generar Alertas sobre
la Acción, No perder la dirección, bajo el supuesto de que la
organización está perfectamente alineada con el plan.

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¿ Por qué medir ?
 Por qué la empresa debe tomar decisiones.
 Por qué se necesita conocer la eficiencia de las empresas
(caso contrario, se marcha "a ciegas", tomando decisiones
sobre suposiciones o intuiciones).
 Por qué se requiere saber si se está en el camino correcto o
no en cada área.
 Por qué se necesita mejorar en cada área de la empresa,
principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.
 Por qué se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que
pasa en la empresa (eficiencia o ineficiencia).

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¿ Para qué medir ?
 Para poder interpretar lo que esta ocurriendo.
 Para tomar medidas cuando las variables se salen de los
limites establecidos.
 Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y
poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.
 Para analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad
a través del tiempo.

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¿ Para qué medir ?
• Para establecer la relación entre productividad y rentabilidad.
• Para direccionar o re-direccionar planes financieros.
• Para relacionar la productividad con el nivel salarial.
• Para medir la situación de riesgo de la empresa.
• Para proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la
mejora focalizada.

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Requerimientos básicos de los Indicadores
 Debe ser relevante para la gestión, es decir, que aporte
información imprescindible para informar, controlar, evaluar y
tomar decisiones.
 No debe dar lugar a ambigüedades. Debe ser inequívoco, es
decir, que no permita interpretaciones contrapuestas.
 El concepto que expresa el indicador es claro y se mantiene
en el tiempo.
 Otra característica deseable es la objetividad. Los indicadores
deben evitar estar condicionados por factores externos.

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Requerimientos básicos de los Indicadores
 El indicador tiene que ser lo suficientemente eficaz para
identificar variaciones pequeñas
 Debe ser preciso. Su margen de error debe ser aceptable.
 Debe ser accesible. Su obtención tiene un costo aceptable y
es fácil de calcular e interpretar.

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Indicadores Básicos de un Negocio
 Indicadores del Negocio, con base en el esquema de Valor de
Mercado
• Rentabilidad
• Riesgo
• Competitividad
• Liquidez
• Indicadores de Efectividad
• Efectividad en el uso de las instalaciones
• Efectividad en las Ventas
• …

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 Indicadores de Eficiencia
• Uso de la Capacidad Instalada
• Nivel de Inventarios
• …
 Indicadores de Calidad
• Rendimiento de Calidad
• Calidad de uso
• …
• Indicadores de Productividad
• Productividad de la Mano de Obra
• Costo Unitario de Producción
• …

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 Indicadores de Apalancamiento
• Relación Deuda / Capital
• …
 Indicadores de Rentabilidad
• Rentabilidad Total
• Margen Neto
• Rotación del Activo
• …
• Indicadores de Riesgo
• Riesgo Operativo
• Riesgo Financiero

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 Indicadores de Competitividad
• Competitividad en el Costo Unitario del Producto
• Variación en la participación en el mercado
• …
 Indicadores de Liquidez
• Capital de trabajo neto
• Solvencia
• Prueba ácida
• Prueba Super-ácida

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• Otros Indicadores
• Rotación de las Cuentas x Cobrar
• Rotación de las Cuentas x Pagar

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Herramientas Clásicas de Control
La evaluación del desempeño y el control en la mayoría de las
empresas se ha realizado por mucho tiempo y mayormente en
base a informes financieros, tales como :
• Control interno
• Auditoría interna
• Auditoría externa
• Auditoría operativa
• Contabilidad analítica
• Control presupuestario
• Análisis de ratios financieros

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Herramientas Clásicas de Control
La información proveniente de estos enfoques corre el peligro de
que queden obsoletos, y suelen de los aspectos intangibles que
cada vez son sostenibilidad de la compañía. Por ejemplo :
• La satisfacción del cliente.
• El grado de motivación de los directivos y colaboradores.
• El índice de retención de clientes.
• La rotación del personal.
• El tiempo respuesta a los clientes.
• La integración de los empleados.
• La colaboración de los RR HH.
• Un ambiente para la creatividad.

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50
II TRABAJO DE INVESTIGACION
1. Escogerá un Rubro empresarial a su elección , explicando las características más
importantes del mismo.
2. Escogerá una empresa internacional y/o nacional líder en el rubro escogido, deberá
explicar las bondades de la empresa escogida, su Organigrama, Servicios, Productos
Principales, etc
3. La Misión, Visión y Valores Principales.
4. Identificar las Ventajas Diferenciadoras de dicha Empresa que la hace líder en su
rubro.
Para cada caso deberán investigar a profundidad y ubicar la mayor información que sea
relevante.
Deberá remitirse un correo con el trabajo en la siguiente clase, antes de iniciarse la
misma.
El correo a remitir es : carloshinostrozavarea@gmail.com
En grupos de X integrantes como máximo deberán desarrollar los temas que se explican
Continuación :

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