Diapositiva que explora la gestión documental en el Perú.

1. DIRECCIÓN DE NORMAS ARCHIVÍSTICAS-DIRECCIÓN DE NORMAS ARCHIVÍSTICAS-
DNDAAIDNDAAI
CURSO A DISTANCIACURSO A DISTANCIA
Introducción a la Archivística y suIntroducción a la Archivística y su
normatividadnormatividad
PRIMER MÓDULO:PRIMER MÓDULO:
ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓNARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN
DOCUMENTALDOCUMENTAL
TUTOR: JORGE SARMIENTO SICOSTUTOR: JORGE SARMIENTO SICOS
Lima 2013Lima 2013

3. El presente módulo de aprendizaje tiene por finalidad:El presente módulo de aprendizaje tiene por finalidad:
 Delimitar, precisar y homogenizar las nociones
básicas con las que cuentan los participantes sobre la
Archivística, Archivos, Documentos, Información y
otros términos archivísticos.
 Generar una reflexión crítica respecto a la cientificidad
de la Archivística y como disciplina interdisciplinaria
analizar las relaciones con otras disciplinas
diferenciando los objetos de estudio.
 clarificar los conceptos fundamentales y las
definiciones sobre los documentos de archivo.

4. El concepto ha ido variando a través delEl concepto ha ido variando a través del
tiempo y el espacio.tiempo y el espacio.
Quiere decir tres cosas:Quiere decir tres cosas:
1.1. En el pasado el Archivo era considerado elEn el pasado el Archivo era considerado el
“Depósito” de información de la elite“Depósito” de información de la elite
gobernante y privada.gobernante y privada.
2.2. En la sociedad moderna es el centro deEn la sociedad moderna es el centro de
información por excelencia.información por excelencia.
3.3. Según el tipo de sociedad varia suSegún el tipo de sociedad varia su
importanciaimportancia

5. Según el diccionario de
terminología Archivística: es
“el estudio teórico y
práctico de los principios,
procedimientos y
problemas concernientes a
las funciones de los
archivos". Consejo
Internacional de Archivos (C.I.A.)

6.  En la definición de Antonia Heredia la
Archivística es la ciencia de los archivos, no de
los documentos, aunque en última instancia
estos sean el producto integrante de aquellos.
Por lo tanto considera que la función primordial
de las Archivística serán los archivos, poniendo
en un segundo plano a los documentos.
 Archivística→ objeto → archivos
 Archivos → objeto → documentos
 Documento→ objeto→ información

7.  Al custodiar información pertinente clasificada, son
vitales en la conservación y permanencia de los
regímenes sociales y de toda estabilidad política, ya
que el principio de servicio al publico no es cumplido
en su totalidad, a excepción de algunos regímenes.
 Por la información conservada permiten la
elaboración de toda historia del poder, social,
cultural, etc. (mediante la selección y el expurgo se
permite el acceso a cierto tipo de información)
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

9. Las disciplinas cuyos métodos o
resultados son utilizados en
trabajos o investigaciones, son
consideradas auxiliares en cuanto
son utilizadas en un trabajo
específico

10.  El objeto de las disciplinas auxiliares de la
Archivística es el documento.
 Cada una tiene su manera de preguntar a los
documentos y distintas respuestas
 El Archivista debe cuestionar y contestar todas,
por lo que, tiene la necesidad de todas las
disciplinas auxiliares.

11.  Es la disciplina que tiene por objeto el
estudio y crítica de la tradición, forma
y elaboración de los documentos
escritos resultantes de acciones
jurídicas y actividades administrativas,
realizadas por personas físicas o
jurídicas. (Diccionario de Terminologìa
Archivística)

12.  Juzga la autenticidad o falsedad de los
documentos
 Valora los documentos a partir de ciertos
caracteres intrínsecos y extrínsecos
 La crítica abarca tres funciones:
◦ Clasifica el documento según tipologías
existentes
◦ Explica el documento según sus caracteres
internos y externos
◦ Declara su autenticidad

13.  La Diplomática, como estudio de
los documentos, a través de sus
elementos integrantes (como
soporte, escritura, lenguaje, otros)
permite interpretarlos y decidir
sobre su autenticidad

14.  Es la ciencia que trata del conocimiento y
la interpretación de la escritura, y que
estudia sus orígenes y evolución
 El Archivista necesita de la Paleografía de
lectura como de la de análisis

15. Sanción real a la Compañía de Jesús

16.  Disciplina que trata del
cómputo del tiempo de los
acontecimientos históricos
 Para el Archivista es
necesaria en cuanto que la
fecha en el documento es uno
de los elementos
indispensables para su
identificación

17.  Tiene por objeto el estudio de los sellos
 Describe y estudia de manera critica desde el
punto de vista histórico, artístico, técnico y valor
probatorio
 Es auxiliar de la Archivística en cuanto que todos
los tipos de sellos existentes son parte del
microcosmos del documento de archivo

18.  Los documentos se generan de acuerdo con unas
normas y procedimientos que fijan los pasos a
seguir por la Administración en la resolución de sus
asuntos
 Ayuda a estudiar la tipología documental para
establecer las diferentes categorías que se forman
en cada dependencia de cualquier institución
 Permite realizar la selección de los documentos
porque establece los plazos de vigencia
administrativa.

19.  Es una disciplina auxiliar
como instrumento, como
medio en la labor
archivística.
 Existe una dificultad en la
automatización de los
archivos porque un mismo
programa no puede
aplicarse a distintos
archivos.

20.  Memoria de la evolución de la humanidad
 La organización de un archivo exige el
conocimiento de la historia de su creador para
◦ Comprender la forma y el orden como se han producido
los documentos
◦ Conocer su estructura orgánica, las funciones y las
actividades desarrolladas
◦ Comprender el significado de los documentos

21.  Es fundamental el conocimiento
de las instituciones para el
estudio de las organizaciones,
jurisdicción, competencias y
evolución a lo largo del tiempo
 El archivista parte de la historia
de las instituciones para
organizar un fondo

22.  Viene dada por la propia naturaleza de los fondos
documentales
 Proceden o son reflejo de actividades sujetas a la
ley
 El Archivista debe conocer determinados campos:
◦ Legislación básica del Estado
◦ Legislación del ámbito archivístico
◦ Legislación sobre el procedimiento administrativo

23.  Ciencia que estudia la lengua humana
 El Archivista y demás profesionales de la
información la necesitan para el análisis de los
documentos

25.  Etimologicamente proviene del latín
“documentum”, derivado del verbo
“docere”: enseñar, instruir; mas como
quiera que este es un significado poco
preciso, ha evolucionado hacia el
significado de prueba y se halla
ampliamente utilizado en el vocabulario
legislativo

26.  El Diccionario de Terminología Archivística
elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos
Estatales Españoles lo define de esta manera:
“Un documento de archivo es el testimonio
material de un hecho o acto realizado en el
ejercicio de sus funciones por personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con
unas características de tipo material y formal.”
Es la combinación de un soporte y laEs la combinación de un soporte y la
información registrada en él.información registrada en él.

27.  En un sentido muy amplio y genérico, documento
es un objeto corporal producto de la actividad
humana, que sirve de fuente de conocimiento y
que demuestra o prueba algo. O el testimonio de
la actividad del hombre fijado en un soporte
perdurable que contiene información

29. CARACTERESCARACTERES
INTERNOSINTERNOS
CARACTERESCARACTERES
EXTERNOSEXTERNOS
CARACTERES DECARACTERES DE
LOS DOCUMENTOSLOS DOCUMENTOS
CLASE. TIPO. FORMATO.CLASE. TIPO. FORMATO.
CANTIDAD. FORMA.CANTIDAD. FORMA.
ENTIDAD PRODUCTORA.ENTIDAD PRODUCTORA.
ORIGENES FUNCIONALES.ORIGENES FUNCIONALES.
FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓNFECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN..
CONTENIDO SUSTANTIVO.CONTENIDO SUSTANTIVO.

30.  Clase. Esta determinado por el procedimiento empleado
para transmitir la información (Doc. Textuales,
iconográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos.)
 Tipo. Revela el contendido y su estructuración en el
documento. (ley, cuestionario, informe, real cedula, etc.)
 Formato. Esta en función de la forma y del soporte
(legajos, volúmenes, A 3 A 4, CD ROM, USB Diskette)
 Cantidad. Se refiere al numero de unidades y al espacio
(legajos, volúmenes, metros lineales, etc.)
 Forma. Ó tradición documental, consiste en la
ingenuidad, es decir la condición de original ó copia y sus
variantes: Copia certificada, copia simple , etc.

32.  Entidad productora.Entidad productora. El autor del documento (personaEl autor del documento (persona
física, moral publica o privada.física, moral publica o privada.
 Orígenes funcionalesOrígenes funcionales. Las razones por las que ha. Las razones por las que ha
producido el documento. Comprende la función, laproducido el documento. Comprende la función, la
actividad y el tramite por los que ha sido realizado.actividad y el tramite por los que ha sido realizado.
 Fecha y lugar de producción.Fecha y lugar de producción. Constituye la dataciónConstituye la datación
crónica y tópica. (tiempo y espacio)crónica y tópica. (tiempo y espacio)
 Contenido sustantivo.Contenido sustantivo. El asunto o tema de que trataEl asunto o tema de que trata
un documento, o sea, los fines y objetivos perseguidosun documento, o sea, los fines y objetivos perseguidos
con su redacción.con su redacción.

33. Los elementos que lo caracterizan son:
 El soporte que les confiere corporeidad
física: puede ser desde una tablilla de barro
hasta un disco óptico.
 La información, es decir la noticia que
transmite.
 El registro, o sea, la fijación de la información
en el soporte, ya sea mediante tinta, impulsos
electromagnéticos, etc.

34. En cuanto a la naturaleza de los documentos
pueden ser textuales y no textuales.

35. Son los documentos que contienen información escrita
sobre el soporte que es papel.

36. Son los documentos que aunque pueden
contener información escrita, sin embargo lo
más importante es que suelen estar en otros
tipos de soportes diferentes al papel.

37.  Son características que tienen que ver con el carácter
informativo. Las características intelectuales son el
contenido, la finalidad, el tema, etc.
 Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos
primarios, secundarios y terciarios.
 Los documentos primarios son aquellos que contienen
información original del autor/a y no han pasado por
ninguna clase de tratamiento. Los documentos
secundarios son el resultado de aplicar tratamiento a los
documentos primarios. Los documentos terciarios son el
resultado de aplicar tratamiento a los documentos
secundarios.

38.  Carácter seriado: los documentos se producen uno a uno
y con el paso del tiempo constituyen series (correspondencia,
actas, etc.)
 La génesis. Se producen dentro de un proceso natural de
actividades, surgen como producto y reflejo de las tareas de
su productor, no son algo ajeno a el.
 La exclusividad.La exclusividad. La información que contiene rara vez seLa información que contiene rara vez se
encuentra en otro documento con idéntica extensión oencuentra en otro documento con idéntica extensión o
intensidad, es exclusiva.intensidad, es exclusiva.
 La interrelación.La interrelación. Como principio general las piezas aisladasComo principio general las piezas aisladas
(documentos sueltos) no tienen sentido ó tienen muy poco,(documentos sueltos) no tienen sentido ó tienen muy poco,
su razón de ser viene dada por la pertenencia a un conjuntosu razón de ser viene dada por la pertenencia a un conjunto
--la unidad archivística ó expedientela unidad archivística ó expediente - y por las relaciones- y por las relaciones
establecidas entre si.establecidas entre si.

41. ARCHIVO
INTERMEDIO
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTORICO
ARCHIVO
DE
GESTIÓN
AGN

42. Histórico
Cultural
Investigación
Científico
ARCHIVO DEARCHIVO DE
GESTIGESTIÓÓNN
ARCHIVOARCHIVO
CENTRALCENTRAL
ARCHIVOARCHIVO
HISTHISTÓÓRICORICO
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Técnico
Valores
Primario
s
Valores
secundarios
Documentación
Activa
Documentación
Semi-activa
Documentación
Inactiva

43. AGN
OAA – ARCHIVO
INSTITUCIONAL
ARCHIVO
PERIFERICO
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
GESTIÓN
TRAMITE DOCUMENTARIO

44.  Es el responsable de la
organización, conservación y uso
de la documentación recibida y
generada en un área establecida
orgánicamente, sea cual sea el
nivel asignado.
 Su permanencia en las oficinas no
deben durar mas de cinco años.
 Su importancia es fundamental ya
que de su organización depende
el desarrollo de los demás
niveles de archivo.

45.  Son archivos creados
por la realidad de cada
institución, ya que
constituyen segmentos
del archivo central ó
administrativo, que por
su distribución
geográfica, no son
administrados de forma
directa.

46. Impedir la dispersión o eliminación de documentos
Formación correcta de las series documentales
Coordinación fluida con el Archivo Central para
identificación de series.
Prepara las transferencias de acuerdo con las normas
siguiendo un registro de estas.
Controla las salidas y entradas de los documentos(Pueden
utilizarse sistemas informáticos)
Solicitar y devolver correctamente al archivo central los
documentos que ya han sido transferidos.
Elabora instrumentos que faciliten el acceso a la información y a la
documentación

47.  Es el responsable de cumplir y
hacer cumplir las normas y
directivas del Sistema Nacional de
Archivos y del Sistema
Institucional coordinando las
actividades archivísticas, así
como la conservación y el uso de
la documentación proveniente de
los archivos periféricos y de
gestión
 No puede poseer documentos de
mas de 30 años de antigüedad.

48.  Es el responsable de transferir los documentos de
los archivos centrales cuando su consulta ya no sea
frecuente al archivo histórico.
 No puede conservar documentación de mas de 50
años de antigüedad.

49.  Contiene la documentación no eliminada y trasferida
por el archivo intermedio.
 Puede conservar o poseer donaciones y colecciones
de documentos concernientes a la historia nacional.

50. ARCHIVISTICA
Referencia
Encuadernación
Certificación
Consulta
Reproducción y Reprografía