Este documento describe diferentes tipos de documentos administrativos como cartas, circulares, hojas de vida, certificados y constancias. Explica sus partes, estilos y usos. Las cartas son un medio de comunicación escrito entre un emisor y receptor. Las circulares se usan para comunicar un mismo asunto a varias personas. Las hojas de vida contienen información laboral y académica de un empleado. Los certificados y constancias son documentos probatorios de hechos o actos.
2. CARTAS
Es un medio de comunicación escrito por un
emisor ( remitente) y enviado a un
receptor ( destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del
destinatario aparecen en el frente del
sobre, y el nombre y la dirección del
remitente aparecen en el reverso del mismo
(en el caso de sobres manuscritos) o en el
anverso (en los sobres pre impresos).
3. ESTILOS DE CARTAS
BLOQUE EXTREMO: Todos los elementos de la
carta en el margen izquierdo, sin sangrías.
SEMIBLOQUE: Al comienzo de cada párrafo con
sangría, el saludo sin sangría.
BLOQUE: Todas sus palabras y oraciones inician
en el margen izquierdo dejando un doble espacio
entre cada párrafo.
4. PARTES DE LA CARTA
MEMBRETE: Nombre, dirección, teléfono, y ciudad de la empresa que la escribe.
FECHA: Ciudad , entidad federativa, día, mes, año en que se expide la carta.
TRATAMIENTO: Nombre de la persona a la cual va dirigida, cargo, nombre de la
empresa, dirección y ciudad a la cual va dirigida.
ASUNTO: Exposición del tema a tratar.
SALUDO: Es una manera cordial de dirigirse a la persona.
TEXTO: Exposición de la carta que motiva el asunto.
DESPEDIDA: Cortesía con la que se da termino a la carta.
FIRMA
5. CIRCULAR
Es un escrito que se emplea para comunicar
simultáneamente un mismo asunto a varias
personas a quienes por igual les interesa.
6. TIPOS DE CIRCULARES
VOLUNTARIAS: Son aquellas que tienen la función principal de promover
productos, empresas o personas como lo son: ofrecer los servicios de
algún negocio, dar a conocer un nuevo producto, avisos al personal etc.
OBLIGATORIAS: Son aquellas que la ley establece que debemos dar los
avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación
comercial con nuestros clientes.
7. PARTES DE LA CIRCULAR
NUMERACION: Se escribe la palabra circular en mayúsculas y luego el número de la
circular.
FECHA: Se escribe el día, mes y año.
DESTINATARIO
ASUNTO: Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en
resumen o síntesis.
TEXTO: Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar.
DESPEDIDA: generalmente es muy breve se utiliza la palabra atentamente o
cordialmente.
FIRMA Y CARGO: La firma es la rubrica a mano, se colocan los nombres y los apellidos
y el cargo de la persona.
8. HOJA DE VIDA CORPORATIVA
Es un documentos que se genera dentro de la
organización y se registra la información del
personal que labora dentro de la organización
especificando, información laboral, académica, y
competencias de la persona. Y es registrada y
archivada por el departamento de Talento
Humano de la compañía.
9. PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA
IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO: La frase hoja de vida
corporativa se escribe contra el margen superior en mayúscula.
NOMBRE: El nombre de la persona es conveniente escribirlo en mayúscula
sostenida.
DATOS BASICOS: Se incluyen el numero de identificación, lugar y fecha
de expedición, fecha de nacimiento, dirección, teléfono.
INFORACION LABORAL: Se recomienda incluir datos como afiliación de
riesgos profesionales, EPS, y fondo de pensiones. Se debe incluir la fecha
de ingreso y egreso de la ultima empresa.
INFORMACON ACADEMICA: Se incluyen los títulos académicos
(técnico, tecnólogo, profesional ,maestrías, doctorados) la institución
educativa donde se graduó.
EXPERIENCIA LABORAL: Se recomienda presentar esta información de
manera cronológica desde la mas reciente a la as antigua.
INVESTIGACIONES, PUBLICACIONES Y DISTINCIONES O
PREMIOS.
10. CERTIFICADOS
Es un documento de carácter probatorio, publico
o privado, que asegura la veracidad y la legalidad
de un hecho o acto solemne ( acontecimiento
acompañado de formalidades necesarias para la
validez de un acto judicial, juramento, ceremonia,
norma y requiere registro notarial).
11. TIPOS DE CERTIFICADOS
Calificaciones obtenidas en periodos
académicos.
Registro civil o parroquial de Nacimiento,
bautizo, matrimonio o de defunción.
Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y
salvos, resultados médicos, documentos de
identidad
12. PARTES DEL CERTIFICADO
Logo de la entidad que lo expide.
Código
Fecha de expedición
Titulo del departamento donde se expide
La palabra “certifica”
Texto
Firma
Transcriptor
13. CONSTANCIAS
La constancia es un documento de carácter
probatorio, que no requiere solemnidad, puede
ser personal.
14. TIPOS DE CONSTANCIA
Se clasifican según el acto:
Tiempo de servicio
Experiencia
Salarios u honorarios
Clases de trabajo
Jornada laboral
15. PARTES DE LA CONSTANCIA
Logo de la entidad que la expide
Código
Lugar y fecha de elaboración
Cargo de quien lo expide
Identificación del documento
Texto
Firma del responsable.