2. Cuadro de Clasificación Documental - CDD Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de la Universidad y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional del fondo . No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos. De acuerdo con la metodología divulgada por el Archivo General de la Nación (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retención Documental - TRD se encuentra el cuadro de clasificación documental correspondiente.
19. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO CLASIFICACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS Disco Duro C: Directorio Raiz Nombre de la Dependencia Subdirectorio Nombre de la Serie Carpeta Nombre de la Subserie
20. ORDENACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS DENOMINACION DE LOS DOCUMENTOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA Ordenación Cronológica : Ubicación de los documentos electrónicos en el tiempo con relación a este, los documentos deben ser colocados en forma ascendente por año
21. TRATAMIENTO AUTOMATICO DEL TEXTO Propiedades del Documento Control de Cambios Guardar Versión Distribuir Documentos para su Revisión
23. RAZONES POR LAS QUE SE PIERDE LA INFORMACION EN LOS PC ¿Por qué se pierde la Información ?
24. ALMACENAMIENTO Si no suele acceder a ellos con demasiada frecuencia, lo más recomendable es comprimirlos todos en un único archivo que identifique la Serie Documental ( con la utilidad de Winzip.). De esa forma podrá ganar el espacio que reduce la compresión A pesar de que el disco duro de nuestro PC o Servidor, pueda parecer de una capacidad inagotable al principio, debe tenerse en cuenta que, más pronto o más tarde, acabará llenándose. Directamente relacionado con este tema se encuentra el hecho de tener gran cantidad de pequeños archivos en Directorios o Subdirectorios dependiendo de la cantidad de Series y/o Subseries Documentales asignadas a cada una de las dependencias.
31. Base de Datos de Historias Clínicas - CLINIHISTORIAS CLINIHISTORIAS s e encarga de llevar a cabo el control operativo de registro de las historias activas, inactivas e históricas como también de los traslados de un estado a otro.