Gestión de Proyectos / Convocatorias
Marcelino Martel Díaz
@emarcenet
OBJETIVO
•Conocer la estrategia a seguir en la presentación de proyectos /
convocatorias siguiendo como ejemplo el funcion...
Fundación Formación y Empleo de Andalucía.
•Desde 1992 formando a personas trabajadoras y
desempleadas.
•Acciones de orien...
¿Por qué? ¿Qué hacer? ¿Cómo hacerlo?
ESTRATÉGICO
TÉCNICO
GESTIÓN
•Formación
PROYECTO DE FORMACIÓN
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•Línea estrat...
¿Por qué?
Líneas Estratégicas
Políticas Activas de
Empleo
Internas /externas
Necesidades Capacitación
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Dirección/ Gerencia
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PRE-CONVOCATORIA
Trabajo continuo
Tareas muy vinculadas a la estrategia
Elaboración y diseño de doc...
INICIO DE CONVOCATORIA
•Plazo disponible. (días naturales, hábiles,..)
•Modalidad de la convocatoria (concurrencia competi...
INICIO DE CONVOCATORIA
•Identificar al responsable legal.
•Identificar a la entidad.
•Declaración responsable sobre la ver...
INICIO DE CONVOCATORIA
DOCUMENTACIÓN
TÉCNICA
•Acreditación de la experiencia de la entidad en planes
que se solicitan.
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CONVOCATORIA (estructura)
•Objeto y el ámbito de
aplicación
•Relación de Normativas
aplicables
DISPOSICIONES
GENERALES
•Ti...
EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO
Y EVALUACIÓN
PROGRAMAS
FORMATIVOS
Cumplimiento Plazos y Obligaciones
EJECUCIÓNORGANIZACIÓN
PROYECTO...
¿Lo estamos haciendo bien?
FORMULACIÓN
DISEÑO DEL
PROYECTO
PROYECTO DE FORMACIÓN
EJECUCIÓN DEL
PROYECTO
FINALIZACIÓN
DEL P...
CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN
RECOMENDACIONES GENERALES
1. Garantizar una comunicación fluida entre todos los participante...
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BIBLIOGRAFÍA
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Gestión de Proyectos y Convocatorias Públicas

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Presentación utilizada para la Sesión del Máster Inter Universitario oficial en Políticas Territoriales de Empleo en el que participo.

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Gestión de Proyectos y Convocatorias Públicas

  1. 1. Gestión de Proyectos / Convocatorias Marcelino Martel Díaz @emarcenet
  2. 2. OBJETIVO •Conocer la estrategia a seguir en la presentación de proyectos / convocatorias siguiendo como ejemplo el funcionamiento y la estrategia de la Fundación FOREM-A •Definir y clasificar las fases de elaboración de un proyecto •Definir y clasificar todos los agentes implicados en la presentación de un proyecto /convocatoria •Adaptar y extrapolar este procedimiento a proyectos / convocatorias de cualquier otra índole. Un proyecto es un mapa, una guía para conseguir alcanzar una meta, un objetivo y no perderse
  3. 3. Fundación Formación y Empleo de Andalucía. •Desde 1992 formando a personas trabajadoras y desempleadas. •Acciones de orientación y asesoramiento al autoempleo. •Investigación y desarrollo de proyectos.•Investigación y desarrollo de proyectos. Algunos datos en los últimos 4 años: 5.500 cursos 83.300 alumnos Más de 100 planes y programas gestionados
  4. 4. ¿Por qué? ¿Qué hacer? ¿Cómo hacerlo? ESTRATÉGICO TÉCNICO GESTIÓN •Formación PROYECTO DE FORMACIÓN •Necesidad •Línea estratégica •Capacitación PLANES •Formación •Orientación •Investigación CONCURSOS •Carnets Profes. •Habilitaciones •Otros PLANIFICACIÓN ORGANIZACIÓN EJECUCIÓN EVALUACIÓN DIRECCIÓN / GERENCIA TÉCNICOS Y FORMADORES RESP. FORMACION Y RR.HH
  5. 5. ¿Por qué? Líneas Estratégicas Políticas Activas de Empleo Internas /externas Necesidades Capacitación Carnets Profesionales PROYECTO DE FORMACIÓN “CLIENTES” Empleo Europeas, Estatales Autonómicas Regionales y Locales Recualificaciones Reconversiones Otras necesidades Carnets Profesionales Habilitaciones Federaciones y Secretarias de CCOO Administraciones Públicas Empresas / Otros FOREM-A Colectivos / Usuarios
  6. 6. Dirección/ Gerencia ¿Por qué? Resp. Formación RRHH Agentes implicados PROYECTO DE FORMACIÓN •Definir bien los Objetivos •Establecer prioridades a corto/largo plazo. •Facilitar la comunicación con el Cliente •Marcar un Plan “B” •Búsqueda de nuevos clientes •Asesoramiento técnico y viabilidad •Organización de los Recursos Humanos •Realizar propuestas a la Dirección / Gerencia. •Diseñar el plan estratégico en base a las directrices •Adecuar la actividad a los objetivos y elaborar estrategias alternativas
  7. 7. ¿Por qué? RECOMENDACIONES PROYECTO DE FORMACIÓN Los proyectos son para llevarlos a cabo. Hay que pensar en buscar los recursos necesarios y aprovechar los que se tienen. Deben responder a una necesidad real, por lo que hay que pensarlos yDeben responder a una necesidad real, por lo que hay que pensarlos y madurarlos. Cuanto más se piensen, mejor. Quienes desarrollen el proyecto deben ser personal competente e implicado en el la misión de la entidad. Es importante dar el sitio a cada uno de los participantes y aprovecharlos al máximo. El proyecto en estos ámbitos debe tener un fin económico, Necesitamos la financiación para desarrollarlo pero no a la inversa.. Un proyecto es un compromiso con el cliente/ usuario final.
  8. 8. CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN ¿qué hacemos? Formación para Trabajadores Sectoriales Intersectoriales SAE PROGRAGAMAS ACCIONES C L I E N T E S PLANES Formación para Desempleados Jóvenes Colectivos especiales Orientación Asesoramiento And. Orienta Autónomos Investigación Estudios Diseño Material SAE CONSEJERÍA EDUCACIÓN SEPE CCOO
  9. 9. C L CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN ¿qué hacemos? Carnets Profesionales AYUNTAMIENTOS L I E N T E S CONCURSOS HABILITACIONES Habilitaciones Acreditaciones experiencia Proyectos locales y regionales DIPUTACIONES CONSEJERÍAS MINISTERIOS
  10. 10. ¿qué hacemos? Agentes implicados •Facilitar la interlocución entre clientes y Dirección/ Gerencia •Coordinación de los planes y de los programas •Gestión Documental de los planes y programas •Garantizar la comunicación con los órganos Resp. Formación RRHH PROYECTO DE FORMACIÓN responsables de RRHH y Formación. •Garantizar la provisión de los Recursos Humanos necesarios •Garantizar la comunicación con los órganos convocantes. •Diseñar el equipo humano para los planes. •Estudio y profundización en cualquier novedad o cambio respecto a convocatorias anteriores. •Elaboración de material y explotación de datos en base a la experiencia de la entidad. •Detectar cualquier incidencia técnica que pueda ocasionar distorsión en el procedimiento. Técnicos
  11. 11. ¿qué hacemos? RECOMENDACIONES PROYECTO DE FORMACIÓN Un proyecto debe estar directamente relacionado con las necesidades e intereses para lo que se ha creado. Con las personas a las que van dirigidas. Un buen proyecto atenderá a necesidades no cubiertas Plasmar el proyecto por escrito y planificarlo para no perdernos Debe estar basado en ideas claras.
  12. 12. ¿cómo lo hacemos? PROYECTO DE FORMACIÓN Hay que responder a varias preguntas: QUIÉN Lo va a hacer Nuestra entidad/filosofía POR QUÉ Se quiere hacer Justificación pertinencia QUÉ Se quiere hacer ProyectosQUÉ Se quiere hacer PARA QUÉ Se quiere hacer Objetivos A QUIÉN Va dirigido Destinatarios/clientes CÓMO Se va a hacer Metodología CUANDO Se va hacer Temporalización DÓNDE Lo vamos a hacer Lugar localización CON QUIÉN Lo vamos a hacer Recursos Humanos CON QUÉ Se va a hacer y costear Recursos materiales y económicos
  13. 13. TÉCNICOS RESP. FORMACIÓN Y RRHH D I R G E R ¿cómo lo hacemos? PLANIFICACIÓN SOLICITUD CONCESIÓN SINO PROYECTO DE FORMACIÓN DOCENTES E C C Ó N E N C I A ORGANIZACIÓN EJECUCIÓN EVALUACIÓN ANÁLISIS DE CALIDAD Y PROPUESTAS DE MEJORA Y SUBSANACIÓN
  14. 14. CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN ¿cómo lo hacemos? Agentes implicados •Estar localizado para garantizar la Dirección/ Gerencia •Control documental para cada una de las acciones presentadas. (Juego de copias) •Garantizar cumplimiento de hitos y plazos en la Resp. Formación RRHH comunicación con interlocutores •Facilitar firmas internas y externas. •Toma de decisiones a nivel estratégico •Garantizar cumplimiento de hitos y plazos en la convocatoria. •Coordinar el equipo humano •Conexión interdepartamental (contabilidad, personal) •Elaboración de Fichas (Acciones formativas) •Memorias Proyectos •Memorias Entidad. •Tramitación datos electrónicos Técnicos
  15. 15. INICIO DE CONVOCATORIA PRE-CONVOCATORIA Trabajo continuo Tareas muy vinculadas a la estrategia Elaboración y diseño de documentación sobre la Entidad. Provisión de documentos legales. PROYECTO DE FORMACIÓN CONVOCATORIA Estudio pormenorizado de la convocatoria Recopilar las normativas a las que hacen referencia y afectan a la convocatoria Hacer el mapa de relaciones y condiciones. Órgano concedente y Administraciones implicadas.
  16. 16. INICIO DE CONVOCATORIA •Plazo disponible. (días naturales, hábiles,..) •Modalidad de la convocatoria (concurrencia competitiva, concesión directa, …) PROYECTO DE FORMACIÓN ESTUDIO NORMATIVA concesión directa, …) •Relación de Normativas que afectan (importante la Ley de Subvenciones) •Valorar el apoyo jurídico para la interpretación. •Definir relación documental •Documentación normalizada •Modalidad de Presentación (electrónica vs registro)
  17. 17. INICIO DE CONVOCATORIA •Identificar al responsable legal. •Identificar a la entidad. •Declaración responsable sobre la veracidad de los datos aportados. •Documentación de estar al corriente con la Tesorería General de PROYECTO DE FORMACIÓN DOCUMENTACIÓN A PREPARAR •Documentación de estar al corriente con la Tesorería General de la Seguridad Social • Pagos a la Administraciones tributaria •Copia de los estatutos de la Entidad y modificaciones •Declaración responsable en relación a la Ley 38/2003 de subvenciones de que se cumple la condición de beneficiario. •Vida laboral de la empresa (VILEM) IMPORTANTE: se deben tener los originales para el cotejo de la Administración. Puede que los documentos ya estén digitalizados (caso de la Administración Andaluza.
  18. 18. INICIO DE CONVOCATORIA DOCUMENTACIÓN TÉCNICA •Acreditación de la experiencia de la entidad en planes que se solicitan. •Documentación técnica que se requiera. Acreditaciones de centro. Convenios de prácticas. Convenios de uso de instalaciones. •Fichas de Acciones formativas PROYECTO DE FORMACIÓN •Fichas de Acciones formativas •Sistemas de Calidad implantados en la Entidad. PRESUPUESTO ECONÓMICO •Elaborar un presupuesto económico real. (eficiencia económica en las convocatorias) •Establecer los costes directos e indirectos •Establecer los límites presupuestarios y definirlos bien en tu convocatoria. (porcentajes destinados a un lado y otro además de límites de cuantías)
  19. 19. CONVOCATORIA (estructura) •Objeto y el ámbito de aplicación •Relación de Normativas aplicables DISPOSICIONES GENERALES •Tipos de acciones. •Requisitos para ser solicitante. ACCIONES SUBVENCIONABLES •Ejecución de las Acciones •Recursos necesarios •Obligaciones y cumplimientos •Auditorías y seguimiento del Órgano Concedente. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO PROYECTO DE FORMACIÓN aplicables •Finalidades y principios •Duración del proyecto •Definiciones de conceptos •Participantes •Beneficiarios •Presupuesto •Presentación (lugar y plazos) •Contenido Solicitud •Los límites para concursar •Baremación Valoración de la concurrencia. •Instrucción del procedimiento •Reformulaciones •Resolución y pago FUNCIONAMIENTO CONVOCATORIA •Técnica y económica •Procedimiento de tramitación •Condiciones •Reintegros y devoluciones •Obligaciones, documentación a custodiar. JUSTIFICACIÓN Órgano Concedente. •Expost Hay que prestar especial atención a las disposiciones adicionales y las transitorias. Esconden muchas excepciones y particularidades
  20. 20. EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN PROGRAMAS FORMATIVOS Cumplimiento Plazos y Obligaciones EJECUCIÓNORGANIZACIÓN PROYECTO DE FORMACIÓN Cumplimiento Plazos y Obligaciones Reformulaciones Pazos Justificación Comunicación de modificaciones. Cumplimientos requisitos de valoración Calendarización Necesidades de Entidad Requisitos Convocatoria Distribución de Recursos Del proceso De las acciones De la Calidad De Satisfacción del alumnado EVALUACIÓN
  21. 21. ¿Lo estamos haciendo bien? FORMULACIÓN DISEÑO DEL PROYECTO PROYECTO DE FORMACIÓN EJECUCIÓN DEL PROYECTO FINALIZACIÓN DEL PROYECTO EV. INICIAL EV. INTERMEDIA •Analizar los resultados y EV. FINAL INDICADORES Evaluación por el Cliente Evaluación por la propia entidad Evaluación por entidad externa ADECUACIÓN EFICIENCIA EFICACIA •Se ajusta a los objetivos propuestos. •Es viable y ajustado a la realidad. •Ver posibles desvíos y adoptar medidas correctoras. •Se ajusta a lo aprobado •Aporta el valor esperado •Analizar los resultados y valorar mejoras o modificaciones. •Se ajusta a la subvención Aporta el valor esperado.
  22. 22. CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN RECOMENDACIONES GENERALES 1. Garantizar una comunicación fluida entre todos los participantes y el organigrama de la entidad. 2. Conocer bien a la entidad y los clientes que interactúan con ella 3. Documentación técnica de la entidad de forma adecuada y con estilo 4. Documentación técnica de los proyectos ajustada y con estilo. 5. Previsión económica trasparente y ajustada. 6. Profundizar en la norma y los requisitos para ajustarse a la realidad de la convocatoria. 7. Implicar al mayor número de personas y expertos dentro del equipo interdisciplinar. 8. Prestar mucha atención a la evaluación del proceso. 9. Realizar una memoria de actuaciones 10. No olvidar que adquieres un compromiso y una obligación
  23. 23. CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN BIBLIOGRAFÍA • VVAA. Diseño y planificación de la formación. Grupo Fondo Formación, AIE, Sevilla 2009 • Guía sobre la formación en la pequeña y mediana empresa. Federación de Empresarios del Metal de Zaragoza. Zaragoza 2006 • C PARADAS, F. DE LA RIVA (Fund. Esplai) Los Proyectos. Cómo convertir sus ideas en acción sin liarse como la pata de un romano. Cornellá de Llobregat. Barcelona. Documentos electrónicos ALGUNOS CONSEJOS PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS EN CONCURSOS Y CONVOCATORIAS PARA EMPRENDEDORES. http://www.euskadiemprende.net/es/portada- euskadiemprende/noticias/algunos-consejos-para-elaboracion-proyectos-concursos-convocatorias-para- emprendedores/382.aspx MANUAL DE PROYECTOS PARA VOLUNTARIADOS. http://www.bolunta.org/pdf/manual_proyectos.pdf
  24. 24. CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN MUCHAS GRACIAS Si estáis interesados en contactar: @emarcenet http://es.linkedin.com/pub/marcelino-martel- díaz/27/b86/240 Huelva, Abril 2015

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