Presentación utilizada para la Sesión del Máster Inter Universitario oficial en Políticas Territoriales de Empleo en el que participo.

1. Gestión de Proyectos / Convocatorias
Marcelino Martel Díaz
@emarcenet

2. OBJETIVO
•Conocer la estrategia a seguir en la presentación de proyectos /
convocatorias siguiendo como ejemplo el funcionamiento y la
estrategia de la Fundación FOREM-A
•Definir y clasificar las fases de elaboración de un proyecto
•Definir y clasificar todos los agentes implicados en la
presentación de un proyecto /convocatoria
•Adaptar y extrapolar este procedimiento a proyectos /
convocatorias de cualquier otra índole.
Un proyecto es un mapa, una guía para conseguir alcanzar una meta,
un objetivo y no perderse

3. Fundación Formación y Empleo de Andalucía.
•Desde 1992 formando a personas trabajadoras y
desempleadas.
•Acciones de orientación y asesoramiento al autoempleo.
•Investigación y desarrollo de proyectos.•Investigación y desarrollo de proyectos.
Algunos datos en los últimos 4 años:
5.500 cursos
83.300 alumnos
Más de 100 planes y programas gestionados

4. ¿Por qué? ¿Qué hacer? ¿Cómo hacerlo?
ESTRATÉGICO
TÉCNICO
GESTIÓN
•Formación
PROYECTO DE FORMACIÓN
•Necesidad
•Línea estratégica
•Capacitación
PLANES
•Formación
•Orientación
•Investigación
CONCURSOS
•Carnets Profes.
•Habilitaciones
•Otros
PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
EJECUCIÓN
EVALUACIÓN
DIRECCIÓN / GERENCIA
TÉCNICOS Y FORMADORES
RESP. FORMACION Y RR.HH

5. ¿Por qué?
Líneas Estratégicas
Políticas Activas de
Empleo
Internas /externas
Necesidades Capacitación
Carnets Profesionales
PROYECTO DE FORMACIÓN
“CLIENTES”
Empleo
Europeas, Estatales
Autonómicas
Regionales y Locales
Recualificaciones
Reconversiones
Otras necesidades
Carnets Profesionales
Habilitaciones
Federaciones y
Secretarias de CCOO
Administraciones
Públicas
Empresas / Otros FOREM-A Colectivos / Usuarios

6. Dirección/ Gerencia
¿Por qué?
Resp. Formación RRHH
Agentes implicados
PROYECTO DE FORMACIÓN
•Definir bien los Objetivos
•Establecer prioridades a corto/largo plazo.
•Facilitar la comunicación con el Cliente
•Marcar un Plan “B”
•Búsqueda de nuevos clientes
•Asesoramiento técnico y viabilidad
•Organización de los Recursos Humanos
•Realizar propuestas a la Dirección / Gerencia.
•Diseñar el plan estratégico en base a las
directrices
•Adecuar la actividad a los objetivos y elaborar
estrategias alternativas

7. ¿Por qué?
RECOMENDACIONES
PROYECTO DE FORMACIÓN
Los proyectos son para llevarlos a cabo. Hay que pensar en buscar los
recursos necesarios y aprovechar los que se tienen.
Deben responder a una necesidad real, por lo que hay que pensarlos yDeben responder a una necesidad real, por lo que hay que pensarlos y
madurarlos. Cuanto más se piensen, mejor.
Quienes desarrollen el proyecto deben ser personal competente e
implicado en el la misión de la entidad. Es importante dar el sitio a cada uno
de los participantes y aprovecharlos al máximo.
El proyecto en estos ámbitos debe tener un fin económico, Necesitamos la
financiación para desarrollarlo pero no a la inversa..
Un proyecto es un compromiso con el cliente/ usuario final.

8. CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN
¿qué hacemos?
Formación para
Trabajadores
Sectoriales
Intersectoriales
SAE
PROGRAGAMAS ACCIONES
C
L
I
E
N
T
E
S
PLANES
Formación para
Desempleados
Jóvenes
Colectivos especiales
Orientación
Asesoramiento
And. Orienta
Autónomos
Investigación
Estudios
Diseño Material
SAE
CONSEJERÍA
EDUCACIÓN
SEPE
CCOO

9. C
L
CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN
¿qué hacemos?
Carnets Profesionales
AYUNTAMIENTOS
L
I
E
N
T
E
S
CONCURSOS
HABILITACIONES
Habilitaciones
Acreditaciones experiencia
Proyectos locales y
regionales
DIPUTACIONES
CONSEJERÍAS
MINISTERIOS

10. ¿qué hacemos?
Agentes implicados
•Facilitar la interlocución entre clientes y
Dirección/ Gerencia •Coordinación de los planes y de los programas
•Gestión Documental de los planes y programas
•Garantizar la comunicación con los órganos
Resp. Formación RRHH
PROYECTO DE FORMACIÓN
responsables de RRHH y Formación.
•Garantizar la provisión de los Recursos
Humanos necesarios
•Garantizar la comunicación con los órganos
convocantes.
•Diseñar el equipo humano para los planes.
•Estudio y profundización en cualquier novedad o
cambio respecto a convocatorias anteriores.
•Elaboración de material y explotación de datos en base a la
experiencia de la entidad.
•Detectar cualquier incidencia técnica que pueda ocasionar
distorsión en el procedimiento.
Técnicos

11. ¿qué hacemos?
RECOMENDACIONES
PROYECTO DE FORMACIÓN
Un proyecto debe estar directamente relacionado con las necesidades e
intereses para lo que se ha creado. Con las personas a las que van dirigidas.
Un buen proyecto atenderá a necesidades no cubiertas
Plasmar el proyecto por escrito y planificarlo para no perdernos
Debe estar basado en ideas claras.

12. ¿cómo lo hacemos? PROYECTO DE FORMACIÓN
Hay que responder a varias preguntas:
QUIÉN Lo va a hacer Nuestra entidad/filosofía
POR QUÉ Se quiere hacer Justificación pertinencia
QUÉ Se quiere hacer ProyectosQUÉ Se quiere hacer
PARA QUÉ Se quiere hacer Objetivos
A QUIÉN Va dirigido Destinatarios/clientes
CÓMO Se va a hacer Metodología
CUANDO Se va hacer Temporalización
DÓNDE Lo vamos a hacer Lugar localización
CON QUIÉN Lo vamos a hacer Recursos Humanos
CON QUÉ Se va a hacer y costear Recursos materiales y
económicos

13. TÉCNICOS
RESP. FORMACIÓN Y
RRHH
D
I
R
G
E
R
¿cómo lo hacemos?
PLANIFICACIÓN SOLICITUD CONCESIÓN
SINO
PROYECTO DE FORMACIÓN
DOCENTES
E
C
C
Ó
N
E
N
C
I
A
ORGANIZACIÓN
EJECUCIÓN
EVALUACIÓN
ANÁLISIS DE CALIDAD Y PROPUESTAS
DE MEJORA Y SUBSANACIÓN

14. CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN
¿cómo lo hacemos?
Agentes implicados
•Estar localizado para garantizar la
Dirección/ Gerencia •Control documental para cada una de las acciones
presentadas. (Juego de copias)
•Garantizar cumplimiento de hitos y plazos en la
Resp. Formación RRHH
comunicación con interlocutores
•Facilitar firmas internas y externas.
•Toma de decisiones a nivel estratégico
•Garantizar cumplimiento de hitos y plazos en la
convocatoria.
•Coordinar el equipo humano
•Conexión interdepartamental (contabilidad,
personal)
•Elaboración de Fichas (Acciones formativas)
•Memorias Proyectos
•Memorias Entidad.
•Tramitación datos electrónicos
Técnicos

15. INICIO DE CONVOCATORIA
PRE-CONVOCATORIA
Trabajo continuo
Tareas muy vinculadas a la estrategia
Elaboración y diseño de documentación sobre la
Entidad.
Provisión de documentos legales.
PROYECTO DE FORMACIÓN
CONVOCATORIA
Estudio pormenorizado de la convocatoria
Recopilar las normativas a las que hacen referencia y
afectan a la convocatoria
Hacer el mapa de relaciones y condiciones.
Órgano concedente y Administraciones implicadas.

16. INICIO DE CONVOCATORIA
•Plazo disponible. (días naturales, hábiles,..)
•Modalidad de la convocatoria (concurrencia competitiva,
concesión directa, …)
PROYECTO DE FORMACIÓN
ESTUDIO
NORMATIVA
concesión directa, …)
•Relación de Normativas que afectan (importante la Ley de
Subvenciones)
•Valorar el apoyo jurídico para la interpretación.
•Definir relación documental
•Documentación normalizada
•Modalidad de Presentación (electrónica vs registro)

17. INICIO DE CONVOCATORIA
•Identificar al responsable legal.
•Identificar a la entidad.
•Declaración responsable sobre la veracidad de los datos
aportados.
•Documentación de estar al corriente con la Tesorería General de
PROYECTO DE FORMACIÓN
DOCUMENTACIÓN
A PREPARAR
•Documentación de estar al corriente con la Tesorería General de
la Seguridad Social
• Pagos a la Administraciones tributaria
•Copia de los estatutos de la Entidad y modificaciones
•Declaración responsable en relación a la Ley 38/2003 de
subvenciones de que se cumple la condición de beneficiario.
•Vida laboral de la empresa (VILEM)
IMPORTANTE: se deben tener los originales para el cotejo de la Administración.
Puede que los documentos ya estén digitalizados (caso de la Administración
Andaluza.

18. INICIO DE CONVOCATORIA
DOCUMENTACIÓN
TÉCNICA
•Acreditación de la experiencia de la entidad en planes
que se solicitan.
•Documentación técnica que se requiera. Acreditaciones
de centro. Convenios de prácticas. Convenios de uso de
instalaciones.
•Fichas de Acciones formativas
PROYECTO DE FORMACIÓN
•Fichas de Acciones formativas
•Sistemas de Calidad implantados en la Entidad.
PRESUPUESTO
ECONÓMICO
•Elaborar un presupuesto económico real. (eficiencia
económica en las convocatorias)
•Establecer los costes directos e indirectos
•Establecer los límites presupuestarios y definirlos bien
en tu convocatoria. (porcentajes destinados a un lado y
otro además de límites de cuantías)

19. CONVOCATORIA (estructura)
•Objeto y el ámbito de
aplicación
•Relación de Normativas
aplicables
DISPOSICIONES
GENERALES
•Tipos de acciones.
•Requisitos para ser
solicitante.
ACCIONES
SUBVENCIONABLES
•Ejecución de las Acciones
•Recursos necesarios
•Obligaciones y cumplimientos
•Auditorías y seguimiento del
Órgano Concedente.
EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO
PROYECTO DE FORMACIÓN
aplicables
•Finalidades y principios
•Duración del proyecto
•Definiciones de conceptos
•Participantes
•Beneficiarios
•Presupuesto
•Presentación (lugar y
plazos)
•Contenido Solicitud
•Los límites para concursar
•Baremación Valoración de la
concurrencia.
•Instrucción del procedimiento
•Reformulaciones
•Resolución y pago
FUNCIONAMIENTO
CONVOCATORIA
•Técnica y económica
•Procedimiento de tramitación
•Condiciones
•Reintegros y devoluciones
•Obligaciones, documentación
a custodiar.
JUSTIFICACIÓN
Órgano Concedente.
•Expost
Hay que prestar especial atención a las disposiciones adicionales y las transitorias.
Esconden muchas excepciones y particularidades

20. EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO
Y EVALUACIÓN
PROGRAMAS
FORMATIVOS
Cumplimiento Plazos y Obligaciones
EJECUCIÓNORGANIZACIÓN
PROYECTO DE FORMACIÓN
Cumplimiento Plazos y Obligaciones
Reformulaciones
Pazos Justificación
Comunicación de modificaciones.
Cumplimientos requisitos de
valoración
Calendarización
Necesidades de Entidad
Requisitos Convocatoria
Distribución de Recursos
Del proceso
De las acciones
De la Calidad
De Satisfacción del alumnado
EVALUACIÓN

21. ¿Lo estamos haciendo bien?
FORMULACIÓN
DISEÑO DEL
PROYECTO
PROYECTO DE FORMACIÓN
EJECUCIÓN DEL
PROYECTO
FINALIZACIÓN
DEL PROYECTO
EV. INICIAL EV. INTERMEDIA
•Analizar los resultados y
EV. FINAL
INDICADORES
Evaluación por el
Cliente
Evaluación por la
propia entidad
Evaluación por
entidad externa
ADECUACIÓN
EFICIENCIA
EFICACIA
•Se ajusta a los objetivos
propuestos.
•Es viable y ajustado a la
realidad.
•Ver posibles desvíos y adoptar
medidas correctoras.
•Se ajusta a lo aprobado
•Aporta el valor esperado
•Analizar los resultados y
valorar mejoras o
modificaciones.
•Se ajusta a la subvención
Aporta el valor esperado.

22. CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN
RECOMENDACIONES GENERALES
1. Garantizar una comunicación fluida entre todos los participantes y el organigrama de la
entidad.
2. Conocer bien a la entidad y los clientes que interactúan con ella
3. Documentación técnica de la entidad de forma adecuada y con estilo
4. Documentación técnica de los proyectos ajustada y con estilo.
5. Previsión económica trasparente y ajustada.
6. Profundizar en la norma y los requisitos para ajustarse a la realidad de la convocatoria.
7. Implicar al mayor número de personas y expertos dentro del equipo interdisciplinar.
8. Prestar mucha atención a la evaluación del proceso.
9. Realizar una memoria de actuaciones
10. No olvidar que adquieres un compromiso y una obligación

23. CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN
BIBLIOGRAFÍA
• VVAA. Diseño y planificación de la formación. Grupo Fondo Formación, AIE, Sevilla
2009
• Guía sobre la formación en la pequeña y mediana empresa. Federación de
Empresarios del Metal de Zaragoza. Zaragoza 2006
• C PARADAS, F. DE LA RIVA (Fund. Esplai) Los Proyectos. Cómo convertir sus ideas
en acción sin liarse como la pata de un romano. Cornellá de Llobregat. Barcelona.
Documentos electrónicos
ALGUNOS CONSEJOS PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS EN CONCURSOS Y
CONVOCATORIAS PARA EMPRENDEDORES. http://www.euskadiemprende.net/es/portada-
euskadiemprende/noticias/algunos-consejos-para-elaboracion-proyectos-concursos-convocatorias-para-
emprendedores/382.aspx
MANUAL DE PROYECTOS PARA VOLUNTARIADOS. http://www.bolunta.org/pdf/manual_proyectos.pdf

24. CICLO DE UN PLAN DE FORMACIÓN
MUCHAS GRACIAS
Si estáis interesados en contactar:
@emarcenet
http://es.linkedin.com/pub/marcelino-martel-
díaz/27/b86/240
Huelva, Abril 2015