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    Manuales administrativos Manuales administrativos Presentation Transcript

    • MANUALES ADMINISTRATIVOS
    • ¿Qué es un manual administrativo?
      • “ Un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”
      • Terry George
      “ Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo”. Galindo Martínez García
    • Manual administrativo
      • Un documento que contiene en forma ordenada, sistemática y accesible, información relevante e instrucciones con el fin de asistir a los miembros de una organización o a terceros que se relacionan con ella en su actuación con respecto a dicha organización.
    • CLASIFICACIÓN
      • Manual de organización
      Manual de servicios Manual de procedimientos
    • CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
      • Portada
      • Nombre de la Dependencia o Entidad, Logotipo oficial, Título y alcance del documento (manual general o específico), lugar y fecha de elabora- ción.
      • Índice
      • Dar una referencia numérica o alfanumérica a cada concepto, colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos, enunciar cada capítulo con sus secciones, temas y números de página.
      • Presentación
      • Importancia de contar con un manual, metodología utilizada en el desarrollo del trabajo, contenido del documento y una breve descripción o propósitos básicos que se pretenden alcanzar.
    • CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
      • Antecedentes
      • Comprende una breve descripción de cómo se originó la Dependencia o Entidad, la Ley o Decreto que le da sustento y los principales aspectos de su evolución histórica hasta la actualidad.
      • Marco Jurídico
      • Constitución, Tratados, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Leyes, Códigos, Decretos, Reglamentos, Convenios, Acuerdos.
    • CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
      • Estructura Orgánica
      • Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad autorizada por las instancias correspondientes, misma que muestra de manera general los puestos o áreas que la integran y establece los niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad y asesoría
      • Descripción de Puestos
      • Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgánica autorizada, que le permiten a la Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales
      • Directorio
      • Relación de los principales funcionarios del área descrita en el manual y los cargos que ocupan dentro de la estructura de la Dependencia o Entidad
      • Firmas de Autorización
      • Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Dependencia o entidad que autorizan el manual, así como de las áreas que los elaboran y revisan.
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    • MANUAL DE PROCESOS
    • MANUAL DE PROCESOS
      • Los manuales de proceso o procedimiento describe en detalle los procesos o procedimientos que ser realizan en una organización.
      • Según las características y necesidades de cada empresa es posible encontrar manuales que describen los procedimientos, los procesos o ambos.
    • Contenido de un manual de procesos
      • Carátula
      • Índice
      • Introducción y objetivos
      • Mapa general de procesos o cuadro de índice de los procedimientos incluidos
      • Organigrama de la organización
      • Políticas y reglas generales que guían la ejecución de los procesos y procedimientos
    • Contenido de un manual de procesos
      • Glosario de términos utilizados y símbolos
      • Descripción literal de cada procedimiento
      • Plano de planta física (en ocasiones)
    • Formularios del manual de procedimientos de una empresa de plaza
    • Formularios del manual de procedimientos de una empresa de plaza
    • Formularios del manual de procedimientos de una empresa de plaza
    • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE SERVICIO
    • Manual de procedimientos de servicio
      • El manual de servicio deberá de contener los siguientes detalles:
      • 1.- PORTADA
      • - Logo símbolo del SAT.
      • - Datos del servicio.
      • - Versión.
      • - Datos del manual: En la parte inferior el numero de la versión, la fecha de vigencia y el numero de paginas.
    •  
    • 2.- Formato de identificación de firmas de validación
      • Garantizan que el manual este debidamente autorizado por los responsables de normar y establecer las reglas de negocio para la operación del servicio y por los responsables de su operación por los diversos canales definidos.
      • 3 .- ÍNDICE
      • Es la relacion de los apartados que integran el manual.
      • La paginación deberá ser progresiva y en forma arábiga.
    •  
      • 4.- Introducción
      • 5.- Objetivo
      • 6.- Políticas de operación del servicio
      • 7.- Flujo de operaciones del servicio
      • 8.- Actividades del servicio y su detalle
      • La relacion de actividades se debe vincular a una tabla con el detalle de las tareas que componen la actividad
      • 9.- Glosario
    • Actividades de servicio y su detalle
    • 9.- Control de versiones
      • Permite identificar el histórico de las modificaciones que ha tenido el manual.
    • PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
    • Elaboración
      • 1.- Recopilación de la información pertinente
      2 .- Redacción propiamente dicha 3.- Encabezado
    • Encabezado
      • Es recomendable que el encabezado incluya:
      • Identificación de la organización
      • Identificación del manual
      • Numeración de las páginas
      • Fecha de vigencia del manual
      • Fecha de revisión del manual
      • Responsable por la elaboración del manual
      • Responsable por la aprobación y revisión del manual
      • Un ejemplo de encabezado:
    • Elaboración
      • 4.- Formato
      5.- Normas de redacción 6.- Edición
    • Formato
      • Para los manuales en formato papel, algunos aspectos que es recomendable acordar son:
      • Tamaño y tipo de papel
      • Espacio para márgenes, encabezado y pie de página
      • Tipo y tamaño de letra
      • Tabuladores y sangría
      • Interlineado de párrafos
      • Uso de colores e imágenes
    • Normas de redacción
      • Los manuales deben de ser claros breves y concisos y mostrar un estilo de redacción profesional y uniforme.
      • Algunos aspectos que se deben de tomar en cuenta al redactar son los siguientes:
      • Se recomienda no utilizar la voz pasiva.
      • Por ejemplo, en lugar de decir: ”Se firma por parte del jefe la factura” es preferible decir: “El jefe firma la factura”
    • Normas de redacción
      • Los cuadros, tablas o graficas a incluir deben de tener títulos, ser claros y agregar información relevante.
      • Cuado en un documento presentado en forma vertical, sea necesario incluir un cuadro apaisado, debe hacerse de tal forma que el cuadro o grafico se aprecie al girar 90º hacia la derecha.
    • Edicion
      • La edición del manual procura verificar tanto la inexistencia de errores de tipografía y composición como la uniformidad de los estilos e redacción y formato.