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Manuales administrativos

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  • 1. MANUALES ADMINISTRATIVOS
  • 2. ¿Qué es un manual administrativo?
    • “ Un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”
    • Terry George
    “ Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo”. Galindo Martínez García
  • 3. Manual administrativo
    • Un documento que contiene en forma ordenada, sistemática y accesible, información relevante e instrucciones con el fin de asistir a los miembros de una organización o a terceros que se relacionan con ella en su actuación con respecto a dicha organización.
  • 4. CLASIFICACIÓN
    • Manual de organización
    Manual de servicios Manual de procedimientos
  • 5. CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
    • Portada
    • Nombre de la Dependencia o Entidad, Logotipo oficial, Título y alcance del documento (manual general o específico), lugar y fecha de elabora- ción.
    • Índice
    • Dar una referencia numérica o alfanumérica a cada concepto, colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos incluidos, enunciar cada capítulo con sus secciones, temas y números de página.
    • Presentación
    • Importancia de contar con un manual, metodología utilizada en el desarrollo del trabajo, contenido del documento y una breve descripción o propósitos básicos que se pretenden alcanzar.
  • 6. CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
    • Antecedentes
    • Comprende una breve descripción de cómo se originó la Dependencia o Entidad, la Ley o Decreto que le da sustento y los principales aspectos de su evolución histórica hasta la actualidad.
    • Marco Jurídico
    • Constitución, Tratados, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Leyes, Códigos, Decretos, Reglamentos, Convenios, Acuerdos.
  • 7. CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
    • Estructura Orgánica
    • Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad autorizada por las instancias correspondientes, misma que muestra de manera general los puestos o áreas que la integran y establece los niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad y asesoría
    • Descripción de Puestos
    • Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgánica autorizada, que le permiten a la Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales
    • Directorio
    • Relación de los principales funcionarios del área descrita en el manual y los cargos que ocupan dentro de la estructura de la Dependencia o Entidad
    • Firmas de Autorización
    • Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Dependencia o entidad que autorizan el manual, así como de las áreas que los elaboran y revisan.
  • 8.  
  • 9.  
  • 10.  
  • 11.  
  • 12.  
  • 13.  
  • 14. MANUAL DE PROCESOS
  • 15. MANUAL DE PROCESOS
    • Los manuales de proceso o procedimiento describe en detalle los procesos o procedimientos que ser realizan en una organización.
    • Según las características y necesidades de cada empresa es posible encontrar manuales que describen los procedimientos, los procesos o ambos.
  • 16. Contenido de un manual de procesos
    • Carátula
    • Índice
    • Introducción y objetivos
    • Mapa general de procesos o cuadro de índice de los procedimientos incluidos
    • Organigrama de la organización
    • Políticas y reglas generales que guían la ejecución de los procesos y procedimientos
  • 17. Contenido de un manual de procesos
    • Glosario de términos utilizados y símbolos
    • Descripción literal de cada procedimiento
    • Plano de planta física (en ocasiones)
  • 18. Formularios del manual de procedimientos de una empresa de plaza
  • 19. Formularios del manual de procedimientos de una empresa de plaza
  • 20. Formularios del manual de procedimientos de una empresa de plaza
  • 21. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE SERVICIO
  • 22. Manual de procedimientos de servicio
    • El manual de servicio deberá de contener los siguientes detalles:
    • 1.- PORTADA
    • - Logo símbolo del SAT.
    • - Datos del servicio.
    • - Versión.
    • - Datos del manual: En la parte inferior el numero de la versión, la fecha de vigencia y el numero de paginas.
  • 23.  
  • 24. 2.- Formato de identificación de firmas de validación
    • Garantizan que el manual este debidamente autorizado por los responsables de normar y establecer las reglas de negocio para la operación del servicio y por los responsables de su operación por los diversos canales definidos.
  • 25.
    • 3 .- ÍNDICE
    • Es la relacion de los apartados que integran el manual.
    • La paginación deberá ser progresiva y en forma arábiga.
  • 26.  
  • 27.
    • 4.- Introducción
    • 5.- Objetivo
    • 6.- Políticas de operación del servicio
    • 7.- Flujo de operaciones del servicio
    • 8.- Actividades del servicio y su detalle
    • La relacion de actividades se debe vincular a una tabla con el detalle de las tareas que componen la actividad
    • 9.- Glosario
  • 28. Actividades de servicio y su detalle
  • 29. 9.- Control de versiones
    • Permite identificar el histórico de las modificaciones que ha tenido el manual.
  • 30. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACION DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
  • 31. Elaboración
    • 1.- Recopilación de la información pertinente
    2 .- Redacción propiamente dicha 3.- Encabezado
  • 32. Encabezado
    • Es recomendable que el encabezado incluya:
    • Identificación de la organización
    • Identificación del manual
    • Numeración de las páginas
    • Fecha de vigencia del manual
    • Fecha de revisión del manual
    • Responsable por la elaboración del manual
    • Responsable por la aprobación y revisión del manual
  • 33.
    • Un ejemplo de encabezado:
  • 34. Elaboración
    • 4.- Formato
    5.- Normas de redacción 6.- Edición
  • 35. Formato
    • Para los manuales en formato papel, algunos aspectos que es recomendable acordar son:
    • Tamaño y tipo de papel
    • Espacio para márgenes, encabezado y pie de página
    • Tipo y tamaño de letra
    • Tabuladores y sangría
    • Interlineado de párrafos
    • Uso de colores e imágenes
  • 36. Normas de redacción
    • Los manuales deben de ser claros breves y concisos y mostrar un estilo de redacción profesional y uniforme.
    • Algunos aspectos que se deben de tomar en cuenta al redactar son los siguientes:
    • Se recomienda no utilizar la voz pasiva.
    • Por ejemplo, en lugar de decir: ”Se firma por parte del jefe la factura” es preferible decir: “El jefe firma la factura”
  • 37. Normas de redacción
    • Los cuadros, tablas o graficas a incluir deben de tener títulos, ser claros y agregar información relevante.
    • Cuado en un documento presentado en forma vertical, sea necesario incluir un cuadro apaisado, debe hacerse de tal forma que el cuadro o grafico se aprecie al girar 90º hacia la derecha.
  • 38. Edicion
    • La edición del manual procura verificar tanto la inexistencia de errores de tipografía y composición como la uniformidad de los estilos e redacción y formato.