El documento describe la importancia de identificar todos los procesos de una organización, no solo los procesos principales. Señala que para identificar correctamente los procesos se debe realizar un análisis completo de todas las áreas de la empresa. También establece criterios para facilitar la gestión por procesos como evitar describir muchas o pocas actividades en un solo proceso y asegurar la participación de todas las personas involucradas. Explica que el mapa de procesos muestra la jerarquía de los procesos estratégicos, de soporte,

1. IDENTIFICACIÓN POR PROCESOS
Generalmente las personas que pertenecen a organizaciones piensan que la
identificación de procesos se relaciona directamente con las actividades
misionales de la misma, sin embargo, para la identificación de los procesos se es
necesario la aplicación de un análisis que intervenga en todas las áreas de la
empresa y no simplemente en lo que puede llegar a identificar el cliente o el
usuario del producto o servicio. Por ejemplo, en un almacén de pinturas los
procesos que se identificarían a primera vista son: la mezcla de la pintura, la venta
de herramientas para pintar, la compra de la pintura por el negocio, el alquiler de
automóviles para el transporte (si es petición del cliente), entre otros etcs; pero
pocas veces se identifican las actividades de inspeccionar pedidos, informar a
trabajadores, hacer mantenimientos de equipos e infraestructuras, tomar datos de
gestión, gestionar la formación del personal, inspeccionar las zonas de
almacenamiento y otras actividades que no se relacionan directamente con la
venta de la pintura.
Criterios para facilitar la gestión por procesos:
1. Evitar describir un amplio número de actividad en un solo proceso, debía a que
luego será excesiva y compleja de procesar.
2. Evitar colocar pocas actividades en un solo proceso, puesto que, luego se
obtendría un numeroso conjunto de proceso; difíciles para estar en continuo
control.
3. Evitar que un proceso quede en desarrollo de varias áreas o dependencias.
4. La gestión por procesos busca que todas las personas involucradas en el
proceso participen activamente y por el contrario no busca que la responsabilidad
recaiga sobre una solo persona indirectamente.
Es importante desarrollar el mapa de procesos, puesto que, dentro de su enfoque
se visualiza la jerarquía del manejo de los procesos.
En primer lugar, encontramos los procesos estrategias, buscando con estos la
planeación liderada por la persona mejor capacitada, generalmente de carácter
administrativo; en segundo lugar encontramos, los procesos de soporte,
necesarios para la gestión y desarrollo de la empresa; en tercer lugar, los
procesos de medición, que permiten saber cómo ésta la empresa en sus
diferentes procesos y por último, los procesos asistenciales, que muestran lo que
hace la empresa para cumplir sus metas en el producto o servicio. Teniendo

2. siempre en cuenta que el mapa de procesos siempre inicio con el cliente
(necesidades de este) y finaliza con el mismo (satisfacción del producto).
SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PROCESOS
Luego de estructurar el mapa de procesos se aplican una serie de herramientas
que permiten su mejor entendimiento y análisis:
•
Misión del proceso: Establece los objetivos y la finalidad del proceso.
•
Alcance del proceso: Se dicta cuando un proceso empieza y cuando
termina esto con el propósito de definir los limites.
•
Entradas del proceso: Principalmente consiste en identificar quien es el
proveedor de nuestro proceso.
•
Salidas del proceso: Al procesar las entradas se llevan a la salida del
proceso.
•
Responsable del proceso: Busca que todo el personal participe en el
liderazgo del proceso. La responsabilidad la implica la persona dentro de la
gestión de su proceso.
•
Documentación aplicable: Es todo la información que involucra en
desarrollo de un proceso.
•
Registro del proceso: Evidencia lo establecido en los documentos con le
desarrollo del proceso.
•
Indicadores del proceso: Define que datos son necesarios para medir cada
proceso.
•
Descripción del proceso: Estructura cuales son las actividades o
procedimientos para hacer el proceso con sus correspondientes entradas y
salidas.