Conceptos, y fases del sistema SIPOC, definición, aplicación y ejemplificacion del ciclo PDCA de Deming

1. Nombre de la materia
Principios de administración de procesos
Nombre de la Licenciatura
Administración de Negocios
Nombre del alumno
Diana Edith Gómez Hernández
Matrícula
010014279
Nombre de la Tarea
Conceptos del SIPOC y fases delPDCA
Unidad #
3 y 4
Nombre del Tutor
Claudia Pilar Marban
Fecha18 Mayo – 1 Junio 2020

2. Unidad #: Generalidades de la contabilidad administrativa y de costos
Conceptualización y aplicación practica
2
SIPOC
Es una herramienta para identificar problemas y a definir apropiadamente las estrategias de mejora en los
procesos, ya que se identifican cada uno de los elementos que intervienen.
Suppliers Inputs Process Outputs Clients
Proveedores Entradas Proceso Salidas Clientes
Para conocer la funcionalidad del mapa de SIPOC, es necesario conocer los conceptos.
Proveedores: los que proporcionan las entradas al proceso
Entrada: Recursos que el proceso requiere, pueden ser humanos o materiales, siempre y cuando sean
medibles y cuantificables
Proceso: la actividad que transforma las entradas en salidas.
Limite de la salida: Especifica cuando termina el proceso,
Salidas: Unidades proporcionados que pueden ser productos o servicios
Clientes: inversionistas quienes establecen los requerimientos de las salidas
Requerimientos de las salidas: Lo que el quiere requiere de las salidas de forma medible y cuantificable.
Identificación y análisis de procesos mediante el mapeo SIPOC
es una descripción concreta de lo que hace un proceso, mediante el análisis de todos los elementos
intervinientes. Por ejemplo, anteriormente analizamos el flujo de proceso de una tienda en línea, pero lo
hicimos desde el punto de vista de lo que sucede dentro de la plataforma, sin tomar en consideración los
suministros que necesitamos para llevar a cabo la operación, ni tampoco contabilizamos las personas que
intervienen para que el proceso fluya hasta la salida ya sea que el cliente decida confirmar y finalizar su orden
o no. Con el mapeo de SIPOC analizamos desde el punto de los proveedores y las entradas, de esta manera
confirmamos todos los elementos que necesitamos antes de iniciar el proceso como lo veremos a
continuación.
S I P O C

3. Unidad #: Generalidades de la contabilidad administrativa y de costos
Conceptualización y aplicación practica
3
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA CLIENTE
Usuario Comunicación del cliente
mediante el chat de
plataforma
El cliente interactúa
con el operador para
realizar una compra
Venta digital
generada o
declinada
Centro de
contacto/ Operador
en línea
Usuario Dudas del cliente
mediante el chat de
plataforma o redes
sociales
Se brinda la
información y se
resuelven las dudas
de cliente
Cliente informado
Centro de
contacto/ Operador
en línea
Usuario /
Operador en
almacén /
Fabricante o
supermercado
 Orden generada
 Productos de
almacén
El operador revisa
los detalles de la
orden, revisa los
ítems disponibles y
contacta con los
proveedores para
adquirir los que
faltan
Recoger todos los
ítems de la orden
generada
(completar la
orden)
Operador en
almacén
Operador en
almacén
 Orden
completada
 Recepción de los
ítems faltantes
Validación de
productos, dirección,
y detalles del pago
Se genera la orden
de trabajo
Operador en
almacén
Operador en
almacén
Orden de trabajo Completar operación Orden exitosa Proceso interno
Operador en
almacén
 Productos de la
orden
 Insumos para el
envío
Se prepara el
paquete y se genera
la factura
Se envía el
paquete o se
solicita la
recolección de
DHL
Paquetería DHL
Paquetería
DHL
Recibe el paquete o lo
recoge
Incorpora el paquete
dentro de su sistema
de logística para su
entrega
Producto recibido
por el cliente
Cliente
Identificación de la Salidas: También podemos identificar los resultados esperados en las salidas, ya que el
resultado de este proceso puede no ser el resultado final sino la salida y la entrada al siguiente proceso, es
por eso la importancia que el resultado sea el correcto, por lo anterior debemos considerar que las salidas no
solamente se refieren a productos o ítems terminados o por terminar, como es el caso las salidas puede ser
únicamente la culminación de un proceso que puede ser un servicio, un documento, tramite, etc.

4. Unidad #: Generalidades de la contabilidad administrativa y de costos
Conceptualización y aplicación practica
4
Identificación de la Entrada: como lo hemos mencionado en la identificación de la salida, la identificación de la
entrada siempre es el resultado de un proceso anterior, sin embargo, cuando se habla de productos o ítems
adquiridos previamente por proveedores como los ingredientes para hacer un pastel, las entradas son los
ingredientes y no es relevante conocer el proceso anterior ya que es un proceso que no desempeñamos
nosotros, sino que es un producto terminado adquirido. Sin embargo, dentro de la función administrativa, una
estrada puede ser un formulario lleno por un empleado de otro departamento dentro de la misma
organización, en este caso el formulario representa la salida de ese departamento y nosotros somos el cliente,
ya que nosotros lo recibimos y de ser acorde a lo requerido iniciamos otro proceso con el mismo documento.
Es por eso por lo que es vital identificar las entradas para poder asignar actividades a los departamentos,
dividir procesos correctamente, entre otros, de esta manera nos aseguramos de que la información en el
proceso fluya adecuadamente y llegue a la persona indicada.
Identificación del proveedor y del cliente: En la práctica suelen darse problemas por una falla de identificación
del proveedor y del cliente, ya que solemos ver al proveedor y al cliente como entes externos, sin embargo en
el proceso interno, quien proporciona las herramientas para que se lleve a cabo un proceso es un proveedor
que muy fácilmente puede estar dentro de la organización, y al mismo tiempo el cliente es quien recibe la
salida del proceso y evalúa si cumple con lo requerido o no a modo que no siempre se trata del cliente final,
por ejemplo, en el área de producción el cliente puede ser algún empleado que bajo protocolos de calidad
reciba y evalúe el resultado de la salida para ser utilizado en el siguiente proceso, o en empresas de servicios
el cliente puede ser la persona dedicada al servicio al cliente, ya que este cliente debe recibir todas las
herramientas y medios conforme a lo requerido para desempeñarse adecuadamente en la atención del cliente
final.
Por lo anterior debemos entender mediante el mapeo de SIPOC como una cadena que va generando valor
dentro de la organización entre quien recibe los medios, quien los procesa y transforma, y quien los recibe y
evalúa.
Identificación del proceso: Se entiende que el proceso inicia
cuando ya se cuentan con todos los recursos materiales y no
materiales para llevarlo a cabo, es decir con las entradas recibidas
por parte de los proveedores, el proceso es mas sencillo de
identificar, ya que normalmente cada organización cuenta
previamente con un mapa del flujo del proceso como lo mostramos
en el primer avance.

5. Unidad #: Generalidades de la contabilidad administrativa y de costos
Conceptualización y aplicación practica
5
PDCA
El ciclo PDCAde Deming es uno de los temas más conocidos en la administración científica en todo el
mundo, sin embargo aún existen problemas para aplicar esta estrategia con efectividad sobre todo en las
organizaciones empresariales de occidente, ya que la mayoría de las empresas tienen la visión de maximizar
los rendimientos de su operación a corto plazo, lo que provoca que cuando se genere algún problema en la
operación solo se repare el error o la avería sin detenerse a dar solución a los problemas, la cultura PDCAnos
ayuda justamente a erradicar esto ya que consiste en: “parar para resolver los problemas de raíz”.
Entonces el ciclo PDCA se asegura que los miembros de la organización no se conviertan meramente en
hacedores, si que tenga la capacidad de identificar problemas, prevenirlos y en caso de que alguno se
presente resolverlo de raíz. y esto lo lleva a cao mediante las siguientes fases:
PLAN: esta fase implica la aceptación y la disposición para ponerle enfoque a lo que requiere atención, es
decir se debe considerar un área
destinada para las oportunidades de
mejora. Este plan implicar algunos
factores como comunicación,
perspectiva, delimitar el ámbito de a
cadena de valor, diagnóstico de las
causas del problema, planteamiento
de un curso de acción.
DO: Es sencillamente la
implementación del plan de acción.
CHECK: verificar que los cambios no
son casualidad, sino que son
resultado directo de las acciones
implementadas.
ACT: estandarizar las acciones
implementadas exitosamente.
Aplicación del PDCA
El ciclo de PDCA muchas veces lo hemos llegado a aplicar hasta en nuestra vida cotidiana, cuando algo sale
mal y conocemos la causa, lo intentamos nuevamente aplicando nuevas medidas o evitando ciertas cosas
que nos puedan conducir al mismo error. Por ejemplo.

6. Unidad #: Generalidades de la contabilidad administrativa y de costos
Conceptualización y aplicación practica
6
Plan 1
Planificar.
Debo llegar a mi nuevo empleo a las 9:00am, ya he analizado el tiempo que requiero para llegar, estudio las
diferentes alternativas que tengo para recorrer el trayecto, los medios de transporte, y los tiempos que
necesito.
Hacer.
Salgo de casa a las 8:00am, pero pierdo el autobús por unos segundos.
Verificar.
Después de haber perdido el autobús ¿a que hora finalmente llegue al trabajo? a las 9:10am tarde
Actuar.
Decido repetir el ciclo con un nuevo plan
Plan 2
Planificar.
Al siguiente día, debo llegar a mi empleo nuevamente a las 9:00am, ya he analizado que si pierdo el autobús
1 vez es suficiente para llegar retrasada al trabajo entonces decido llegar 15 minutos antes que el día de ayer
en caso de que el autobús se anticipe nuevamente.
Hacer.
Salgo de casa a las 7:45am, pero en esta ocasión el autobús se retrasa por 15 minutos.
Verificar.
Después de haber tomado el autobús retrasado ¿a qué hora finalmente llegue al trabajo? a las 9:15am más
tarde que la última ocasión
Actuar.
Decido repetir el ciclo con un nuevo plan

7. Unidad #: Generalidades de la contabilidad administrativa y de costos
Conceptualización y aplicación practica
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Plan 3
Planificar.
Al tercer día, debo llegar a mi empleo nuevamente a las 9:00am, ya he analizado que tengo una variable con
el tiempo de llegada del autobús a la parada, por que lo analizo una ruta cerca, segura y mas directa para
trasladarme con mi bicicleta, la ruta del Google MAP me indica que mediante un atajo puedo llegar en bicicleta
en media hora
Hacer.
Salgo de casa a las 8:30am, recorro el atajo con mi bicicleta a una velocidad regular sin ningún incidente o
contratiempo.
Verificar.
Después de haber recorrido el atajo en bicicleta sin incidentes o contratiempos y a una velocidad regular ¿a
qué hora finalmente llegue al trabajo? a las 9:00am hora correcta.
Actuar.
Decido repetir el ciclo con un nuevo plan, tomando en consideración algún incidente en el camino pueda
ocurrir, que se averíe o ponche una llanta, que el atajo este cerrado y deba buscar una ruta alterna.
Bibliografía.
ingenioempresa. (2017). Diagrama SIPOC: Qué es, para qué sirve y cómo se hace. 2019, de ingenioempresa
Sitio web: https://ingenioempresa.com/diagrama-sipoc/
Advanced Integrated Technologies Group. (2005). SIPOC. 2005, de Utel Pearson Sitio web:
https://genesisyhwh.files.wordpress.com/2011/06/05-sipoc.pdf
José Costas, Julio César Puche. (2010). Entender el ciclo PDCA de mejora continua. 2010, de Uteal Pearson
Sitio web:
file:///C:/Users/Diana/Downloads/Entender%20el%20Ciclo%20PDCA%20de%20mejora%20continua.2010(1).p
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