1. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
METODOLOGÍA
PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
1

2. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
DE PROCEDIMIENTOS
CONTENIDO
PRESENTACIÓN……………………………………………. 4
I. CONCEPTUALIZACIÓN…………………………………... 5
1.- ¿Qué es un manual de procedimientos?............. 6
2.- Justificación…………………………………………… 6
3.- Objetivos……………………………………………….. 7
II. LINEAMIENTOS…………………………………………..... 7
1.- En materia de elaboración………………………… 7
2.- En materia de autorización………………………… 8
3.- En materia de publicación…………………………. 8
4.- En materia de distribución y control……………… 8
5.- En materia de revisión y actualización………...... 9
III. POLÍTICAS PARA LA ELABORACIÓN LITERAL DEL
PROCEDIMIENTO………………………………………….. 10
1.- Actividades a desarrollar para la emisión de
los procedimientos…………………………………… 10
2.- Normas para su redacción………………………… 11
a) De la descripción de los
procedimientos administrativos
b) Uso de notas, paréntesis, párrafo con
negritas referencias de página, decisiones
IV.- DEL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO……. 15
1.- Símbolos básicos para elaborar un diagrama
de Flujo…………………………………………………. 15
2.- Aspectos a considerar en el Diagrama de
Flujo…………………………………………………....... 17
V.- FORMATOS UTILIZADOS………………………………….. 21
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
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1.- Instructivo para el llenado de formas……………. 22
VI.- MODIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS………..... 23
VII.- INTEGRACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS… 24
1.- Carátula……………………………………………...... 24
2.- Índice…………………………………………………… 24
3.- Introducción…………………………………………… 24
4.- Objetivo del Manual………………………………………… 25
5.- Marco legal……………………………………………………… 25
6.- Alcance………………………………………………………... 25
7.- Simbología…………………………………………………….. 25
VIII.- CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO……………………………. 25
1.- Hoja de Aprobación………………………………………… 25
2.- Objetivos del Procedimiento………………………………. 26
3.- Marco Legal…………………………………………………… 26
4.- Área Involucrada…………………………………………….. 26
5.- Políticas de Operación……………………………………… 26
6.- Descripción del procedimiento…………………………… 27
7.- Diagrama del procedimiento……………………………... 27
8.- Formatos……………………………………………………….. 28
GLOSARIO ADMINISTRATIVO…………………………………… 30
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
3

4. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
PRESENTACIÓN
La Secretaría de Administración a través del Instituto de
Innovación y Calidad Gubernamental, elaboró esta guía
técnica con el propósito de apoyar a las Dependencias y
Entidades de la Administración Pública del Estado de Oaxaca
en la formulación de sus Manuales de Procedimientos. Por
tratarse de documentos de carácter oficial, se incluyen para la
formalización y operación de los mismos, los lineamientos
normativos referentes a su autorización, impresión, publicación,
distribución y control.
El Instituto de Innovación y Calidad Gubernamental está
facultado en términos del artículo 5 fracción XVI de su Ley
Orgánica para “Prestar asesoría en materia de administración
e innovación gubernamental a las Dependencias y Entidades;
así como apoyarlos en la instrumentación de sus manuales
administrativos y asegurar la vinculación de estos con los
reglamentos interiores y normatividad aplicable”
Se pretende así que los Manuales mantengan la uniformidad
necesaria para facilitar la sistematización global de su
información y permitan, tanto al usuario como a los servidores
públicos, un conocimiento más profundo de la organización y
funcionamiento de la Administración Pública Estatal.
Contar con Manuales de Procedimientos, es necesario porque
existen trámites que presentan cierto grado de complejidad y
se requieren descripciones claras y precisas de los mismos, de
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
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5. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
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tal manera que sea fácil consultarlos para aclarar dudas,
asegurando así la uniformidad en el desarrollo de los trámites y
procedimientos.
De igual manera se incluyen de forma general, los puntos más
relevantes que deben contener los procedimientos que forman
parte de un sistema de calidad, a fin de que los mismos
cumplan tanto con el estándar internacional, como con las
necesidades propias del área en la que se llevan a cabo sus
actividades.
I. CONCEPTUALIZACIÓN
La comprensión de la metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos, requiere determinar algunos
conceptos básicos que nos lleven a decidir de manera lógica
las causas principales y justificables necesarias para su
realización; por lo anterior, es necesario conocer lo que es un
proceso y un procedimiento e identificar sus diferencias.
Un proceso es la transformación de un conjunto de insumos
(personas, materiales, energía, equipo, procedimientos) en
resultados (producto, servicio o terminación de una tarea), y
consiste en:
• Observar y registrar pasos importantes para el logro de
resultados.
• Colocar cada paso en la secuencia apropiada.
• Identificar cada tipo de paso y su aportación al resultado
• Registrar toda la información que se considere
importante.
Un procedimiento es la sucesión cronológica y detallada de las
operaciones en su orden lógico y su método de ejecución. En
ocasiones es común determinar que un proceso es lo mismo
que un procedimiento; la diferencia radica en que el primero
contiene los pasos importantes para llevar a cabo la
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
5

6. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
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implantación del sistema, mientras que un procedimiento
contiene el detalle de actividades a realizar por cada uno de
los pasos determinados en el proceso.
1. ¿Qué es un Manual de Procedimientos?
Es un instrumento de información en el cual se describen en
forma secuencial y cronológica, las operaciones que deben
seguirse para la realización de las funciones de una
Dependencia o Entidad, o varias de ellas.
Los procedimientos administrativos son un conjunto de
operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que
precisan la forma sistemática de hacer un determinado
trabajo de rutina.
2. Justificación
La necesidad de contar con un Manual de Procedimientos se
presenta cuando:
• Existen trámites complejos que requieren descripciones
precisas y de fácil consulta;
• Se requiere uniformar el desarrollo de los trámites;
• Se deben simplificar el o los procedimientos;
• Es importante apoyar la capacitación del personal; y
• Procede automatizar los métodos y sistemas de trabajo.
Esta metodología nos conduce a analizar el qué estamos
haciendo, y no sólo a buscar el cómo y el quién lo está
realizando, esto último se contempla como un aspecto
importante pero, la prioridad es conocer las actividades que
hacen posible que un proceso, se vuelva rápido y factible
económicamente, basándose en los siguientes aspectos:
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
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7. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
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• Utilización de la información sobre la persona o puesto
responsable para mejorar, arreglar o implantar las
actividades.
• Búsqueda de la simplificación.
• Diseño de opciones sobre las cuales una actividad
pueda ser manejada a fin de satisfacer a sus usuarios o
clientes.
• Mejoramiento de la comunicación y coordinación.
3. Objetivos
El contar con un Manual de Procedimientos permite el logro de
diversos objetivos, entre ellos:
• La reglamentación y uniformidad de los procedimientos.
• Instrumentar las políticas de la Institución al establecer un
método obligatorio para realizar las actividades futuras.
• El mejoramiento de los procedimientos de trabajo.
II. LINEAMIENTOS
1. En materia de elaboración
De conformidad a la fracción XVIII del artículo 24 de la Ley
Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca
corresponde a la Secretaría de Administración “Elaborar,
con la participación de las Dependencias y Entidades, el
Manual General de Organización de la Administración
Pública, así como los Manuales de Procedimientos y de
Servicios al Público”
La elaboración de los Manuales de Procedimientos iniciará
cuando la Dependencia o Entidad cuente con su Manual
de Organización, el cual debe servir como marco de
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
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8. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
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referencia para definir el área responsable de la realización
de los procedimientos.
Las Dependencias y Entidades que integran la
Administración Pública Estatal, serán las responsables de la
elaboración de sus respectivos manuales de procedimientos
a través de sus Unidades Administrativas, con el apoyo
técnico de la Secretaría de Administración a través de la
Subsecretaría de Normatividad, Organización y Métodos.
2. En materia de Autorización
Los Manuales de Procedimientos se someterán a la
aprobación y autorización de las instancias
correspondientes, en el siguiente orden:
Del Titular de la Dependencia responsable del manual. En
•
las Entidades: del Consejo de Administración o Junta
Directiva; del Director General y posteriormente, del
Secretario del ramo a que corresponda como cabeza del
Sector.
Del Titular de la Secretaría de Administración.
•
3. En materia de Publicación
Una vez elaborado y autorizado, las Dependencias o
Entidades podrán hacerlo del conocimiento público a
través de publicaciones, trípticos, folletos, periódicos
murales, Internet o cualquier otro medio de comunicación;
ya que los Manuales de Procedimientos se contemplan
como información pública en términos de lo establecido en
el artículo 7 de la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública para el Estado de Oaxaca.
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
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9. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
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4. En materia de Distribución y Control
La distribución de los ejemplares se llevará a cabo por el
personal de las áreas responsables de su elaboración,
debiéndose efectuar reuniones o pláticas de difusión y de
instrucción sobre su uso con el personal encargado de
realizar las funciones, actividades y las operaciones
señaladas en el mismo.
El personal de las Dependencias o Entidades que reciba la
instrucción sobre el uso de los manuales, deberá de firmar
de enterado de la operación de los procesos en la entrega
de los Manuales.
Para llevar un control y actualización de los Manuales de
Procedimientos, las Dependencias y Entidades deberán
remitir a la Secretaría de Administración el registro de
funcionarios y unidades administrativas que cuentan con
ejemplares de los mismos.
5. En materia de Revisión y Actualización
Cuando una unidad administrativa requiera hacer cambios,
adiciones o revisiones al manual, La Dependencia o Entidad
presentará los proyectos de modificaciones
correspondientes a la Secretaría de Administración.
La Subsecretaría de Normatividad, Organización y Métodos
de la Secretaría de Administración revisará los proyectos de
manuales de procedimientos para asegurar la vinculación
de éstos con los reglamentos interiores, manuales de
organización y normatividad aplicable; así como para
verificar que los mismos se realicen de acuerdo con las
políticas generales de la Dependencia o Entidad y prever
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
9

10. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
los posibles efectos en otras unidades, así como mantener la
uniformidad de estilo y presentación.
POLÍTICAS PARA LA ELABORACIÓN LITERAL DEL
III.
PROCEDIMIENTO
Para los procedimientos en general, deberán contar con la
hoja de aprobación, la cual contendrá:
Escudo del Gobierno del Estado y nombre de la
•
Dependencia o Entidad responsable.
• Nombre de la Unidad Administrativa que presenta sus
procedimientos.
• Nombre del Procedimiento
• Fecha
• Nombre, puesto y firma de los funcionarios que elaboran,
revisan, validan y aprueban el procedimiento.
Estos requerimientos se necesitan tanto para
procedimientos que se emiten por primera vez como para
las actualizaciones y/o modificaciones posteriores.
1. Actividades a desarrollar para la emisión de los
procedimientos
Las Dependencias y Entidades realizarán las actividades
siguientes:
1) Identificar el procedimiento
2) Delimitar el procedimiento
3) Desarrollar el procedimiento
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
10

11. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
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4) Presentar el proyecto del procedimiento a la Unidad
Administrativa para obtener sus comentarios.
5) Obtener las aprobaciones correspondientes.
6) Conservar el archivo de los originales de los
procedimientos emitidos y las hojas de aprobación
correspondientes.
7) Se requiere determinar y difundir su ubicación para
facilitar su consulta, de tal forma que siempre este
disponible y evitar la reproducción constante (fotocopias
innecesarias).
8) Resulta de gran utilidad realizar un inventario de
procedimientos y establecer tiempo de las acciones de
los mismos, lo que permite integrarlos a un proceso de
mejora continua.
2 Normas para su redacción.
a) De la descripción de los Procedimientos Administrativos.
A fin de que los procedimientos que se emitan, mantengan
una estructura de redacción y presentación homogénea,
en este apartado se describen las normas que deberán
observar las Unidades Administrativas encargadas de su
elaboración, por lo que deberán utilizar el “Formato A”, que
se encuentra en el apartado VIII de este documento.
La descripción del procedimiento se redacta de acuerdo a
las siguientes reglas:
En la columna “área responsable”, se anotará el
•
nombre del puesto o de la Unidad Administrativa
que ejecuta la actividad, describiendo arriba el
nombre del área a la que pertenece, ejemplo:
Dirección de Recursos Humanos
Departamento de Capacitación
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
11

12. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
Departamento de Capacitación
Oficina de Selección de Personal
Si las actividades subsecuentes son realizadas por el
•
mismo responsable no es necesario volver a
nombrarlo.
• Al usar otra hoja se debe anotar en la columna de
“área responsable”, el nombre del puesto o de la
Unidad Administrativa correspondiente
• En el espacio “descripción de la actividad” se
describirán las actividades del procedimiento, en el
renglón donde aparece el nombre del área
responsable, la redacción será tipo libreto; es decir, en
el orden en que las Unidades Administrativas van
apareciendo en el desarrollo de las actividades y así la
redacción tendrá un orden secuencial y lógico.
Se utilizarán letras altas y bajas, tipo arial tamaño 12
•
en la redacción de los procedimientos y en todo el
documento.
Al inicio de la redacción y de cada paso o actividad,
•
se utilizará un verbo en tiempo presente de modo
indicativo.
Ejemplo:
“Revisa documento”, “elabora oficio”
• Cada actividad debe dividirse en las acciones que se
consideren necesarias.
Ejemplo:
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
12

13. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
“Elabora oficio en original y tres copias, recaba firma
de autorización, sella, pone folio y turna”.
Se deben usar números arábigos para enumerar las
•
actividades y de manera continua.
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
13

14. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
• Suprimir las palabras innecesarias. Una buena
redacción es concisa. Ejemplo:
INNECESARIO RECOMENDABLE
Adjunto éste documento Adjunto
Con el fin de Para
En el caso de Si
En relación a Sobre
Para cumplir las disposiciones De conformidad con
• Evitar las incorrecciones. Es decir, colocar las frases
aclaratorias y subordinadas después de los nombres
que califican.
INCORRECTO CORRECTO
Encargada Después del Encargada Entrevista al
de de
examen paciente,
admisiones médico admisiones previo
entrevista al examen
paciente médico
• Evitar las palabras ostentosas. Sustituir las palabras
rebuscadas por frases sencillas y claras ya que el
manual los interpretará el usuario. A continuación se
muestra un ejemplo de la definición de “buzón”, en
forma rebuscada:
“Dispositivos de insumos de activación manual para
desarrollar la recuperación de los materiales
introducidos por quienes lo manejan”.
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
14

15. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
• Expresarse con claridad. La eliminación de palabras
inútiles es una buena manera de contribuir a la
claridad, así como de una uniformidad en el estilo.
• En la columna “tiempo” se anotará en el renglón
correspondiente a las actividades, la suma del tiempo
que se utiliza en realizarlas.
b) Uso de notas, paréntesis, párrafo con negritas,
referencias de página, decisiones.
• Notas
Cuando se requiere aclarar o recalcar alguna instrucción
se usarán notas en el procedimiento, éstas deben ser
breves e irán al final de la actividad referida, no incluir
demasiadas
• Paréntesis
Se usa además de los casos citados en páginas
anteriores, para hacer referencia a alguna actividad del
procedimiento, indicar el retroceso o avance de una
actividad, el orden o color de la copia de un formato o
para proporcionar información adicional que se juzgue
conveniente.
• Comillas
Se usan cuando se transcribe textualmente un párrafo de
algún documento, para alguna leyenda o para resaltar
alguna referencia.
• Párrafos con negritas
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
15

16. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
Solamente se usa cuando sea muy relevante lo que se
trata de resaltar.
Referencia de actividades
•
Cuando el flujo de la actividad retroceda o avance a
otra actividad dentro del mismo procedimiento se
señalará con las palabras retorna o continúa y el número
de la actividad donde se dirige. Se indica al final de la
actividad donde sea requerida. Ejemplo:
No aprueba documento, (retorna a la actividad No. 3)
• Decisiones
En el caso de las disyuntivas o alternativas que se deriven
de una actividad, estas deberán anotarse en la
descripción del procedimiento en letras negritas.
DEL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO
IV.
Con el objeto de facilitar la comprensión del procedimiento
de quien lo consulte, los diagramas de flujo representan en
forma gráfica la secuencia en que se realizan las operaciones
y/o recorrido de las personas, formas o los materiales. Muestran
las áreas administrativas responsables de la atribución y
puestos que intervienen para cada operación descrita y
pueden indicar, el equipo que se utiliza en cada caso. Se
emplean principalmente en el análisis de los procedimientos;
sin embargo, presentados en forma sencilla y accesible en el
manual, proporcionan una descripción sintética de conjunto,
que facilita la comprensión de los mismos.
1. Símbolos básicos para elaborar un diagrama de flujo
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
16

17. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
Los símbolos que a continuación se señalan son los que
convencionalmente se han tomado para representar las
operaciones de un procedimiento por lo que deberán
aplicarse en todas las Dependencia o Entidades.
SÍMBOLO SIGNIFICADO
ACTIVIDAD: describe una
actividad por medio de una
frase breve y clara dentro del
símbolo
DOCUMENTO: representa
cualquier tipo de documento
que entre, se utilice, se envíe,
se reciba, se genere o salga
del procedimiento.
INICIO O TERMINACIÓN DEL
FLUJO: puede ser acción o
lugar, se escribe dentro del
símbolo la palabra “inicio o
final”.
FLUJO O LÍNEA DE UNIÓN:
conecta los símbolos
señalando el orden en que se
deben realizar las distintas
operaciones.
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
17

18. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
DECISIÓN O ALTERNATIVA:
indica un punto dentro del
SI
flujo en que son posibles varias
alternativas derivadas de una
decisión, es decir, en una
NO
situación en la que existen
opciones y debe elegirse
entre alguna de ellas.
CONECTOR DE OPERACIÓN:
representa la conexión o
enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra
parte lejana del mismo.
CONECTOR DE PÁGINA:
representa una conexión o
enlace con otra hoja
diferente, en la que continúa
el diagrama de flujo
ARCHIVO: representa un
archivo común y corriente de
oficina, donde se guarda un
documento en forma
permanente.
ARCHIVO TEMPORAL:
representa la guarda o
T
almacenamiento de
documentos de manera
temporal.
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
18

19. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
NOTA: describe dentro del
símbolo de manera breve
alguna aclaración o
instrucción dentro del
procedimiento
2. Aspectos a considerar en el diagrama de flujo
Para su elaboración se utilizará el “Formato B”, que se
encuentra en el apartado VIII de este documento, anotando
los datos que se requieren en el mismo.
En cada columna se anotará el nombre de las áreas
•
responsables que intervienen en el procedimiento, en
este caso se indicarán en el mismo orden en que
aparecen en el procedimiento literal.
• Las actividades deberán tener el mismo número
señalado en la descripción del procedimiento,
anotando el número en la parte superior derecha del
cuadro de la actividad, a excepción del símbolo de
decisiones el cual no se numerará.
• Cuando se elabora o genera un documento con
copia o copias se anota dentro del símbolo
documento el nombre del documento, la letra “O” de
original, una diagonal y el número de copias que
corresponda, ejemplo:
- Elabora
oficio
Oficio O/3
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
19

20. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
• En la distribución o destino del documento, las copias
se marcarán con el número que les corresponda
señalando su destino, ya que ningún documento debe
quedar suelto.
Ejemplo:
Unidad Administrativa Dirección de Recursos Humanos
Departamento de Dirección Unidad de
Recursos Humanos Servicios al
Personal
- Elabora
oficio
- Recibe
oficio
Oficio O
Oficio O
Oficio 1
Finanzas - Recibe
Oficio 2
copia de
oficio
Oficio 1
Oficio 3
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
20

21. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
• Cuando varios documentos pasen al archivo o su
destino sea una misma área, se utilizará una llave para
agruparlos indicando su envío.
- Envía
documentos
Oficio O
Acta O
Solicitud O
Sobre el símbolo de decisión la opción de la situación
•
se escribirá dentro del símbolo de manera resumida y
en forma interrogativa. La respuesta a la pregunta
planteada será generalmente SI o NO y deberán
escribirse sobre las líneas de flujo, que señalan los
diferentes caminos. Ejemplo:
SI
Datos correctos
?
NO
• En ocasiones se podrán tener tres respuestas o
alternativas a la pregunta planteada, como pueden
ser SI, NO y PARCIALMENTE, y deberá quedar claro el
camino a seguir. Esto no deberá prestarse a que se
diagramen situaciones ambiguas o imprecisas.
Ejemplo:
NO por saldo
insuficiente SI
Procede
Metodología para la elaboración de
?
Manuales de Procedimientos
21
NO por datos
incorrectos

22. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
Respecto al símbolo conector de operación debe
•
usarse para evitar cruce entre líneas del flujo o para
llegar a una mejor distribución de lo símbolos,
conviene indicar dentro de ellos letras en orden
alfabético según se vayan utilizando con el fin de
identificarlos fácilmente y no se confundan con los
conectores de página.
Ejemplo:
A A
3 3
(salida) (entrada)
• El conector de página se utiliza cuando por razones
de espacio, el procedimiento no cabe en una
página.
• Cada conector debe identificarse con otro cuyo
número sea el mismo (el mismo para el envío que
para la recepción). Ejemplo:
Por cuestiones de presentación los símbolos que se
•
utilicen deberán ser de un mismo tamaño.
Entra
Sales 1 1
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
22

23. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
• El símbolo “nota” se indica sobre la actividad que se
quiere hacer, alguna aclaración o instrucción.
Para la elaboración de los diagramas de flujo se
•
sugiere utilizar el siguiente software: Visio, Word, Power
Point ó Excel, o cualquier otro programa siempre y
cuando se cumpla con los criterios señalados en la
presente guía.
V. FORMATOS UTILIZADOS
Los formatos que deberán ser utilizados por las Dependencias o
Entidades, son los que están ya expresamente diseñados por
cada una de las Dependencias, llenando cada parte con la
información correspondiente de acuerdo al ejemplo que se
anexa a la presente guía.
Toda oficina o área administrativa, requiere de un control
interno que le permita registrar la información obtenida por la
realización de sus actividades, utilizando para ello formatos
que permitan el manejo y control de la misma.
Un formato no es más que un objeto (hoja) que tiene impresa
información estática con espacios en blanco para asentar
información variable.
Por lo tanto, los formatos que se utilizan dentro de un
procedimiento deben también formar parte del Manual de
Procedimientos y se deberán incluir al final de los
procedimientos de cada Unidad Administrativa.
Los formatos que por su tamaño no sea posible presentarlas en
sus medidas originales, es necesario obtener fotocopia en
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
23

24. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
reducción para agregarlas. En éste caso se deberá anotar una
leyenda “La medida original de esta forma es tamaño…..”, e
indicar la dimensión del tamaño original o anotar en
centímetros sus dimensiones, cuando se trate de formatos de
tamaño especial.
1. Instructivo para el llenado de los formatos
Las instrucciones para el llenado de un formato es un apartado
necesario que debe aparecer en todo Manual de
Procedimientos.
Para que esas referencias o instrucciones sean eficaces deben
contener el siguiente lineamiento:
Se deben numerar los campos de llenado del formato
•
con números arábigos pequeños, encerrándolos en
círculos, en el mismo orden aplicado para llenar el
formato.
En una hoja por separado se explicará la información
•
necesaria en cada uno de los conceptos a llenarse de
acuerdo al orden de la numeración asignada a los
campos del llenado del formato, tal y como se muestra
en el ejemplo anexado a la presente guía.
MODIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
VI.
Toda modificación. Alta o baja de un procedimiento, deberá
hacerse del conocimiento a la Subsecretaría de Normatividad
de la Secretaría de Administración a través de la Unidad
Administrativa de la dependencia o entidad y cubrir los
siguientes puntos:
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
24

25. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
El o los procedimientos remitidos a la Unidad
•
Administrativa de la dependencia o entidad deberán
estar revisados por el Titular que corresponda.
• En caso de que la modificación sea en una sola hoja y la
numeración de las demás no cambie ni altere el orden
del procedimiento, ésta se remitirá para su integración en
el procedimiento que corresponda, previa revisión y
validación.
• En caso de que se altere la numeración de las hojas y el
orden del procedimiento, se mandará una impresión de
todo el procedimiento previamente revisado, indicando
en que consisten los cambios efectuados, para su
validación y autorización.
• Los nuevos procedimientos que sean remitidos para
integración al Manual de Procedimientos, deberán
cumplir con los criterios establecidos en la presente Guía.
• En el caso de los procedimientos que causen baja, la o
las Unidades Administrativas deberán justificar el motivo
de su eliminación dentro del Manual de Procedimientos.
VII. INTEGRACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
En este apartado se describe el contenido de un Manual de
Procedimientos, ya sea específico para un solo órgano o bien
que contenga descripciones de procedimientos que implican
la intervención de dos o más órganos de la Dependencia o
Entidad o varias de ellas. Se recomienda que en su formulación
se contemplen los apartados siguientes:
1. Carátula
• Nombre oficial de la Dependencia o Entidad,
• Lugar y fecha de elaboración,
• Número de revisión,
• Responsables de su elaboración;
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
25

26. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
• Cantidad de ejemplares impresos.
2. Índice
Es una relación de los capítulos que constituyen la estructura
del documento, señalando la numeración progresiva que
facilite su localización.
3. Introducción
Es una síntesis del contenido del manual, en la que deberán
explicarse de forma clara y concisa la finalidad del
documento, el objetivo que se pretende cumplir a través de él,
su alcance, cómo utilizar el manual y cuándo se harán las
revisiones y actualizaciones.
4. Objetivo del Manual
Debe contener una explicación del propósito que se pretende
cumplir con el manual, indicando el “que” y “para que”. Por
ejemplo:
“Recibir, registrar y distribuir la correspondencia a las diversas
áreas de la Secretaría, con la finalidad de dar respuesta a los
asuntos que correspondan”
5. Marco Regulatorio
En este apartado se hace una relación de los principales
ordenamientos o disposiciones jurídicas de los que se derivan
las atribuciones de la Dependencia o Entidad, indicándose la
fecha de publicación de cada ordenamiento.
6. Alcance
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
26

27. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
Este apartado se refiere al ámbito del procedimiento y
contiene una relación de las Unidades Administrativas que
intervienen en los procedimientos y la delimitación precisa de
sus respectivas responsabilidades.
7. Simbología
Se representarán los principales símbolos que se utilizan en el
diagrama de flujo
VIII. CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO
1. Hoja de Aprobación
Como ya ha quedado previamente establecido, se hará de
acuerdo al punto número 2 referente a los lineamientos para la
aprobación de la Admisión de Procedimientos Administrativos.
2. Objetivo del Procedimiento
Es conveniente que todo procedimiento tenga su objetivo y
que éste se aplique en el Manual de forma clara y precisa a fin
de que el personal de la Dependencia conozca las acciones
necesarias, para su desarrollo.
3. Marco Regulatorio
En este apartado se hace una relación de los principales
ordenamientos o disposiciones jurídicas, de los que se derivan
las atribuciones de las Unidades Administrativas, para llevar a
cabo el procedimiento debe indicarse la fecha de su
publicación, además de señalarse los artículos y las fracciones
o apartados, si así lo requiere el procedimiento.
4. Área Involucrada
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
27

28. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
GUBERNAMENTAL
Éste apartado se refiere al ámbito y contiene una relación de
las Unidades Administrativas que intervienen en los
procedimientos y la delimitación precisa de sus respectivas
responsabilidades.
5. Políticas de Operación
Son las decisiones que se toman sobre ciertos asuntos y sus
problemas, convirtiéndose en un plan permanente que
proporciona guías generales, para canalizar el pensamiento
administrativo en direcciones específicas. Así mismo, facilitar las
tareas de las Unidades administrativas que intervienen en el
procedimiento, previniendo situaciones alternativas que
pueden presentarse al aplicar los procedimientos.
6. Descripción del Procedimiento
Es el punto central del Manual de Procedimientos, en éste
apartado deben presentarse en forma secuencial cada una
de las operaciones que deben realizarse dentro de un
procedimiento, al explicar en que consisten y señalar la Unidad
Administrativa o puesto responsable de su ejecución, el texto
debe ser claro, y de manera narrativa, explicando cada paso
en que consisten, cuándo, cómo, con qué, dónde y en qué
tiempo se llevan a cabo.
Cuando la descripción del procedimiento sea general, y por lo
mismo comprenda varias áreas, debe indicarse para cada
paso, la Unidad Administrativa responsable de su ejecución.
Si se trata de un procedimiento detallado dentro de una
Unidad Administrativa, debe indicarse el puesto del
responsable de la ejecución de cada operación.
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Manuales de Procedimientos
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7. Diagrama del Procedimiento
Con el objeto de facilitar la comprensión del procedimiento de
quien lo consulta, los diagramas de flujo, representan la
manera de visualizar el desarrollo de las actividades a
desarrollar, para un determinado procedimiento; así como de
los sujetos responsables de su ejecución.
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8.- Formatos
Formato A
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD
DIRECIÓN O ÁREA RESPONSABLE
Nombre del procedimiento:
Fecha de Emisión:
No. del Procedimiento:
Tiempo Total del Procedimiento:
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ÁREA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD TIEMPO
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Formato B
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD
DIRECIÓN O ÁREA RESPONSABLE
Nombre del procedimiento:
Fecha de Emisión:
No. del Procedimiento:
Tiempo Total del Procedimiento:
(ÁREA) (ÁREA) (ÁREA)
INICIO
7
1 2
ACTIVIDAD
3
4
NOTA:
A
8
DOCUMENTO
T
SI
DECISIÒN
TERMINA
NO
5
6
Metodología para la elaboración de
Manuales de Procedimientos
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33. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
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Metodología para la elaboración de
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34. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
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GLOSARIO ADMINISTRATIVO
ACTIVIDAD
En un sentido genérico, actividad es un conjunto de actos, así
se habla de actividad administrativa en general, como el
conjunto de actos administrativos que realiza una institución o
parte de ella.
En un sentido más restringido, actividad es sinónimo de labor.
Cuando un procedimiento puede subdividirse en varios grupos
de operaciones afines y sucesivas, ejecutadas por una misma
persona o una misma unidad administrativa, cada uno de
estos grupos de operaciones constituyen una actividad o
labor.
ANÁLISIS DEL PROCESO
Descripción de los distintos tipos de pasos que se asocian a un
proceso en particular, que identifica los pasos que le agregan
valor y los que no lo hacen.
CRONOGRAMA
Gráfico de programación y control de actividades, utilizando
diferentes unidades de medición de tiempo.
DESCRIPCIÓN DE LABORES Y ACTIVIDADES
Es una relación de lo que hace una persona o una unidad
administrativa, sin que contenga necesariamente la secuencia
ni el método conforme a los cuales deban ser ejecutados.
DESPERDICIO
Toda acción que no le agrega valor a un proceso que incluye
todo esfuerzo que desperdicia tiempo, materiales, movimientos
y sólo agrega demoras.
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DIAGRAMA
Es una carta que representa gráficamente un hecho, una
situación, un movimiento, una relación o un fenómeno
cualquiera, generalmente por medio de símbolos
convencionales.
FLUJOGRAMA
Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas
operaciones que componen un procedimiento o parte de él,
estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o
su propósito, puede contener información adicional sobre el
método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida, el tiempo
empleado.
FORMATO
Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y
espacios en blanco para ser llenados con información variable
que se usa en los procedimientos de oficina. Una forma puede
constar de varias copias, que pueden tener destinos o usos
diversos.
FUNCIÓN
Es un grupo de actividades afines y coordinadas necesarias
para alcanzar los objetos de la institución, de cuyo ejercicio
generalmente es responsable un órgano o unidad
administrativa. Por ejemplo, son funciones las compras,
financiamiento, administración personal, etc.
La operación, la actividad y la función se refieren a “lo que se
hace” y a “quién lo hace”. El método, el procedimiento y el
sistema, se refieren además a “cómo se hace” y en “qué
orden o con qué secuencia se hace”.
LISTA DE ACTIVIDADES
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Detalle sobre las labores principales de una Dependencia o
Entidad.
MÉTODO
Es la manera de efectuar una operación o una secuencia de
operaciones.
MODELO
Es un patrón conforme al cual debe ser elaborado un
documento.
Se distingue de la forma propiamente dicha, en el que el
modelo se copia, mientras que la forma requiere que el
documento conste precisamente en el mismo papel impreso
que constituye la forma.
OBJETIVO
Es el fin o meta que se pretende alcanzar, ya sea con la
realización de una sola operación, de una actividad concreta,
de un procedimiento, de una función completa o de todo el
funcionamiento de la institución.
OPERACIÓN
En cada una de las acciones, físicas o mentales, pasos o
etapas que es necesario ejecutar para llevar a cabo una
actividad o labor determinada.
ÓRGANO
Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo
el ejercicio de una o varias funciones o parte de ellas, que
puede estar integrada por uno o varios puestos. Son órganos
las direcciones, las gerencias, los departamentos, oficinas y
puestos, etc.
Metodología para la elaboración de
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37. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
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Todo puesto es un órgano, pero un órgano puede estar
integrado por uno varios puestos. Un órgano es una unidad
genérica; un puesto es una unidad específica. Un órgano
puede constar de un solo puesto y una sola plaza, como una
pequeña sección de archivo que puede estar integrada por
una sola persona.
POLÍTICA
Es una norma de carácter general que guía la actuación de
los integrantes de la institución, sobre una función
determinada, para alcanzar los objetivos.
Una política es una guía básica para la acción; prescribe los
límites generales dentro de los cuales han de realizarse las
actividades. Las políticas sirven para:
a) Orientar a los subordinados en las decisiones particulares
que deben tomar.
b) Evitar frecuentes consultas sobre asuntos fundamentales.
c) Favorecer la coordinación, uniformidad en el
funcionamiento y el trabajo en equipo.
PROCEDIMIENTO
Es la sucesión cronológica o secuencia de operaciones lógicas
y su método de ejecución, que realizada por una o varias
personas, constituyen una unidad y son necesarias para realizar
una función, un aspecto de ella o un procedimiento; es una
rutina de trabajo.
PROCESO
Mezcla y transformación de un conjunto específico de insumos
en uno de resultados más valiosos.
PUESTO
Es una unidad de trabajo específica e impersonal, constituida
por un conjunto de operaciones que debe realizar, aptitudes
Metodología para la elaboración de
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38. INSTITUTO DE INNOVACIÓN Y CALIDAD
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que debe poseer y responsabilidades que debe asumir su
titular, en determinadas condiciones de trabajo. Un puesto
puede estar integrado por una o varias plazas. Son puestos el
de Director, Jefe de Departamento, Jefe de Oficina, Jefe de
Sección, etc.
REINGENIERÍA
Rediseño radical de un proceso en particular para lograr
dramáticas mejoras, consistentes en eliminar o reducir al
mínimo todo el desperdicio relativo al proceso.
REGLAS DE EJECUCIÓN
Las reglas de ejecución en un Manual son el texto que explica
una rutina de trabajo.
SISTEMA
Es un conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y
métodos) relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una
función. Por ejemplo: sistema contable, de archivo, logístico,
etc.
TRABAJO
Acciones que hacen avanzar un proceso y que le agregan
valor en forma directa.
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