Fundamentos de administración

Fundamentos de
administración.

DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
EMPRESA CLÍNICA DE COMPUTADORES LTDA
MISIÓN:
la clínica de computadores LTDA trabajamos para cumplir las necesidades del
público implementando nuevas estrategias en las ventas, mejorando las técnicas y
la calidad en los productos ofrecidos.

EMPRESA CLINICA DE COMPUTADORES LTDA
VISIÓN:
En el 2018 ser reconocida en el ámbito nacional e internacional, por la calidad y el
servicio hacia nuestros clientes y ser considerada como la primera opción de los
usuarios actuales y futuros, satisfaciendo sus necesidades y requerimientos.

ORGANIGRAMA
Junta de Socios
Gerente
Dpto. Administrativo
Contable
Dpto. de Ventas
Jefe de Ventas
Secretaria Servicios
Generales
Auxiliar
Contable
Vendedor
2
Asesor
Comercial
Jefe Dpto. Administrativo y Contable
Vendedor
1

Nombre del Cargo Gerente
Dependencia Área Gerencial
Número de Cargos Uno
MANUAL DE FUNCIONES
Gerente
 Planear y desarrollar metas a mediano y largo plazo.
 Gestionar y supervisar al personal a su cargo.
 Organizar y planificar la producción de la empresa.
 Evaluar periódicamente el desempeño y cumplimiento de objetivos
de cada una de las áreas de la empresa.
 Representar a la organización frente a los clientes, proveedores y
demás importantes colaboradores de la empresa.

Nombre del Cargo Contador Público
Dependencia Área Administrativa y Contable
MANUAL DE FUNCIONES
Contador Público
 Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera
y llevar libros mayores.
 Presentar informes sobre la situación financiera de la empresa.
 Ayudar a la Gerencia y Junta de Socios a tomar decisiones en base
a estados financieros.
 Controlar el correcto registro de los auxiliares de contabilidad
 Planificar y coordinar todas las funciones relacionadas con el área
contable y de impuestos con el fin de obtener la
Consolidación de los Estados Financieros.

A
Nombre del Cargo Secretaria
Dependencia Área de Administración
MANUAL DE FUNCIONES
Secretaria
 Mantener el orden los archivos de la oficina.
 Atender las llamadas telefónicas y personalizadas.
 Controlar la existencia de útiles y papelería para la oficina.
 Velar por los registros y documentos de la empresa.
 Llevar en un orden determinado las distintas actas que se llevan a
cabo en las reuniones de la Junta de Socios.

Nombre del Cargo Auxiliar Contable
Dependencia Área Contable
MANUAL DE FUNCIONES
Auxiliar Contable
 Elaborar registros con la ayuda del software contable.
 Presentar registros de facturas de ventas y todos los soportes
contables al Jefe de área correspondiente.
 Realizar transacciones bancarias y mantener registro de ello.
 Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros
registros con las cuentas respectivas.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Nombre del Cargo Servicios Generales
Dependencia Área de Aseo – Admón.
EMPRESA CLINICA DE COMPUTADORES
MANUAL DE FUNCIONES
Servicios Generales
 Velar por el buen aseo de la empresa.
 Mantener el buen estado de las instalaciones de la empresa.
 Prestar el servicio de mensajería, cuando un miembro de la empresa
lo requiera
 Preparar y suministrar el tinto, las aromáticas o las bebidas
requeridas por los empleados de la zona que le sea asignada
 Colaborar con la prevención y control de situaciones de
emergencia.

Nombre del Cargo Jefe de Ventas
Dependencia Departamento de Ventas
MANUAL DE FUNCIONES
Jefe de Ventas
 Asesorar sobre proyecciones de ventas.
 Dirigir estratégicamente la gestión de las ventas.
 Capacitar al personal de ventas sobre productos, técnicas de ventas
y políticas de la empresa.
 Investigar de su mercado territorial.
 Revisar los reportes de ventas de los vendedores.

Nombre del Cargo Asesor Comercial
Dependencia Dpto. de Ventas
MANUAL DE FUNCIONES
Asesor Comercial
 Organizar el tiempo y establecer contacto previo con los clientes.
 Visitar a los distintos clientes de la empresa.
 Presentar informe de gestión diario.
 Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes
potenciales.
 Diligenciar los formularios y procedimientos para registrar las
operaciones de ventas.

Nombre del Cargo Vendedor
Dependencia Área de Ventas
Número de Cargos Dos
MANUAL DE FUNCIONES
Vendedor
 Establecer una comunicación con el cliente.
 Ayudar a solucionar problemas en su área de trabajo
 Informar los clientes sobre los productos que ofrece la empresa.
 Administrar su territorio de ventas.
 Asesorar a los clientes en las ventas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GERENTE
FUNCION: Planear y desarrollar metas a mediano y largo plazo.
Actividades.
 Determinar el marco legal de la empresa.
 Propone las actividades que se debe utilizar para lograr un objetivo.
 Identifica vacíos o brechas en la empresa.
 Propone estrategias.
 Socializa y valida las estrategias propuestas.
 Realiza una reunión con la especificación de los temas a tratar.
 Revisa las propuestas de solución de temas.

CONTADOR PÚBLICO
FUNCIÓN: Presentar informes sobre la situación financiera de la empresa.
Actividades.
 Mensualmente se debe de entregar un informe de ingresos y egresos de la
empresa.
 Diligenciar y archivar copias de los documentos de contabilidad que se
realicen.
 Semanalmente ordenar y clasificar los documentos
 Presentar un informe después de cada pago.
 Llevar la contabilidad en un programa de computador o libros contables.
 manejar la información de la empresa de forma confidencial y con seguridad.

SECRETARIA
FUNCIÓN: Velar por los registros y documentos de la empresa.
Actividades.
 Llevar el registro de la empresa.
 Ser responsable con los archivos de la empresa
 Llevar la contabilidad que se presenta en este Dpto.
 Colaborar con la elaboración de informes necesarios para la contabilidad.
 Ser la responsable de dar citas, entrevistas, reuniones etc.
 Contener el manejo y la elaboración de documentos que requiera su jefe
inmediato o su dependencia (Dpto.).

AUXILIAR CONTABLE
FUNCION: Presentar registros de facturas de ventas y todos los soportes
contables al Jefe de área correspondiente.
Actividades.
 Solicita facturas con proveedores cuando es necesario, ya sea vía telefónica o
bien por email.
 Verifica que las facturas estén capturadas correctamente.
 Lleva el control y manejo del archivo de su área (facturas, pagos, etc.).
 Archivar la diferente documentación financiera de la empresa.
 Ayudar para la toma de decisiones de la empresa.
 Es el encargado de comisiones, pagos y proveedores.

SERVICIOS GENERALES
FUNCIÓN: Velar por el buen aseo de la empresa.
Actividades:
 Debe de iniciarse la actividad laboral diaria de mantener limpio los muebles,
enseres, ventanas internas, cortinas y todo accesorio de trabajo que se
encuentre en el área a la cual fueron asignadas.
 Asear las oficinas y áreas asignadas, antes del ingreso de los funcionarios y
vigilar que se mantengan aseadas.
 Mantener los baños y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y limpieza y
con la dotación necesaria.
 Clasificar la basura empacando desechos orgánicos, papeles y materiales
sólidos en bolsas separadas.
 Responder por los elementos a su cargo e informar sobre cualquier
anormalidad o deterioro que ellos presenten y solicitar su reposición o
reparación si es del caso.

JEFE DE VENTAS.
FUNCIÓN: Dirigir estratégicamente la gestión de las ventas.
Actividades.
 Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el
control de ventas.
 Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en
relación a los pedidos y entregas de los productos.
 Realizar el registro contable, administrativo y archivar en la base de datos.
 Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas.
 Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega de pedido, y
descuentos ofrecidos por pago a tiempo.
 Enviar el reporte de sistema de clientes al vendedor del área de la venta

ASESOR COMERCIAL
FUNCION: Organizar el tiempo y establecer contacto previo con los clientes.
Actividades.
 Atender personalmente y por teléfono a todos los clientes.
 Mostrar y colaborar con la búsqueda del producto deseado.
 Debe con un portafolio de productos el cual permita ver al cliente la variedad
de productos ofrecidos.
 Atender diariamente las opiniones de los clientes y dar pronta solución.
 Tener disposición para mostrar el producto las veces que el cliente lo requiera.

VENDEDOR
FUNCION: Establecer una comunicación con el cliente.
Actividad.
 Saludar amablemente, mostrarle el respeto y hacer sentir importante al cliente.
 Prestar atención de las especificaciones que pidan los clientes y promocionarles
los productos correctos que ellos ordenen, tomando respectiva nota por escrito
o por forma electrónica.
 Dar a conocer las promociones que puedan interesar al comprador, y los
obsequios que la compañía le pueda regalar por ser cliente del grupo.
 Tomar cursos referentes a los productos, leer manuales o libros de ventas, estar
siempre activo e investigando la mejor manera de vender.
 Se debe de acercar a aquellos supermercados o tiendas que no son clientes del
grupo, y se debe de ofrecer el catálogo con la variedad de productos, que en el
respectivo negocio pueda tener.

REGLAMENTO INTERNO
1. Uniforme.
Nuestra empresa está caracterizada por mantener un orden en el vestuario, donde al sector externo se les haga
posible reconocernos para así poder dar unas mejores expectativas a las personas que estén interesadas en
nuestros artículos. El trabajador si no cumple con la obligación de utilizar el uniforme, el reglamento interno
de trabajo de nuestra empresa tiene la posibilidad de sancionar al trabajador.
2. Horario.
Las horas de entrada y salida de un trabajador dentro de nuestra empresa se van a estipular de la siguiente
manera:
Lunes a sábados (personal administrativo):
8:00 a.m. a 12:00 m.
Hora de almuerzo y descanso:
12:00 m. a 2:00 p.m.
Iniciación en la jornada de la tarde:
2:00 p.m. a 6:00 p.m.
Domingos.
El personal tendrá este día libre.
Festivos.
8:00 a.m. a 12:00 m.
Lunes a sábados (personal operacional):
El personal operacional presentara su horario de lunes a sábados de igual manera que al nivel administrativo.
Domingos y festivos
8:00 a.m. a 12:00 m.

REGLAMENTO INTERNO
3. Días de descanso por obligación:
Los días de descanso por obligación serán aquellos días de fiestas que sean celebrados o reconocidos como lo
son: 1 de enero, 20 de julio, 7 de agosto, 11 de noviembre, 8 y 25 de diciembre, además de los jueves y
viernes santos.
4. Obligaciones especiales para la empresa y los trabajadores:
Obligaciones del empleador:
1. Poner a disposición de los trabajadores, salvo estipulaciones en contrario, los instrumentos adecuados y las
materias primas necesarias para la realización de las labores.
2. Procurar a los trabajadores locales apropiados y elementos adecuados de protección contra accidentes y
enfermedades profesionales en forma que se garanticen razonablemente la seguridad y la salud.
3. Prestar de inmediato los primeros auxilios en caso de accidentes o enfermedad. Para este efecto, el
establecimiento mantendrá lo necesario según reglamentación de las autoridades sanitarias.
4. Pagar la remuneración pactada en las condiciones, períodos y lugares convenidos.
5. Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador y sus creencias y sentimientos.
Obligaciones del trabajador:
1. Realizar personalmente la labor en los términos estipulados; observar los preceptos de este reglamento,
acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de manera particular le imparta la empresa o sus
representantes según el orden jerárquico establecido
2. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y útiles que les hayan
facilitado y las materias primas sobrantes.
3. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros.

REGLAMENTO INTERNO
4. Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estimen conducentes a evitarle daño y
perjuicios.
5. Prestar la colaboración posible en caso de siniestro o riesgo inminentes que afecten o amenacen las
personas o las cosas de la empresa.
5. Faltas y sanciones disciplinarias:
La empresa tendrá que sancionar a personas que presenten los siguientes fallos:
a) El retardo hasta de treinta (30) minutos en la hora de entrada sin excusa suficiente, cuando no cause
perjuicio de consideración a la empresa.
b) La falta en el trabajo en la mañana, en la tarde o en el turno correspondiente, sin excusa suficiente cuando
no causa perjuicio de consideración a la empresa, implica por primera vez suspensión en el trabajo hasta por
tres días y por segunda vez suspensión en el trabajo hasta por ocho días.
c) La falta total al trabajo durante el día sin excusa suficiente, cuando no cause perjuicio de consideración a la
empresa, implica, por primera vez, suspensión en el trabajo hasta por ocho días y por segunda vez,
suspensión en el trabajo hasta por dos meses.
6. Salarios.
Salario es la retribución que el empleador debe pagar al trabajador con motivo de la relación de trabajo, y
comprende no sólo lo pagado en dinero y especie, sino también las gratificaciones, percepciones,
bonificaciones, primas, comisiones, participación en las utilidades y todo ingreso o beneficio que el
trabajador reciba por razón del trabajo o como consecuencia de éste.

REGLAMENTO INTERNO
7. Formas de fijar el salario.
El salario solamente podrá fijarse por unidad de tiempo (mes, quincena, semana, día u hora) y por tareas o
piezas.
8. Derecho a las vacaciones.
Todo trabajador tiene derecho a un descanso anual remunerado. El derecho a vacaciones existe aunque el
contrato no exija trabajar todas las horas de las jornadas ordinarias o todos los días de la semana.
9. Duración y forma de remunerar las vacaciones.
La duración y la remuneración de las vacaciones se regirán por las siguientes normas:
1. Treinta días por cada once meses continuos de trabajo, a razón de un día por cada once días al servicio de
su empleador.
2. Pago de un mes de salario cuando la remuneración se hubiere convenido por mes, y de cuatro semanas y un
tercio, cuando se hubiere pactado por semana. En estos casos, si el salario incluye primas, comisiones u otras
sumas variables,
3. Cuando se trate de trabajadores pagados por hora o por día se dividirá el total de la remuneración ordinaria
y extraordinaria, que hubiera recibido el trabajador en los últimos once meses de servicio por el número de
jornadas ordinarias servidas, o tiempo menor servido si se trata de vacaciones proporcionales, y este cociente
se multiplicará por el número de días de descanso anual que le correspondan.

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