access

1. Tutorial Access
Hecho por:
Brandon Steeven Gonzalez Gomez
Profesora:
Dilly Dagnis Montes
Cefit
Envigado
2017

2. Contenido
1. BASES DE DATOS...........................................................................................................3
1.1 TABLA ............................................................................................................................3
1.2 Cambiar nombre de tabla................................................................................................3
1.3 Edición de campos..........................................................................................................4
1.4 Introducción de registros.................................................................................................4
2. RELACIONES...................................................................................................................5
2.1 Relaciones de 1 a 1.........................................................................................................5
2.2 Relaciones de uno a varios .............................................................................................6
3. FORMULARIOS................................................................................................................6
3.1 Como crear un nuevo formulario .....................................................................................6
3.2 Editar formulario..............................................................................................................7
3.3 Agregar botones..............................................................................................................7
3.3.1 Formulario siguiente.....................................................................................................7
3.3.2 Agregar registro............................................................................................................9
3.3.3 Eliminar registro ......................................................................................................... 10
3.3.4 Buscar registro.......................................................................................................... 11
4. INFORMES ..................................................................................................................... 12
4.1 Crear un informe ........................................................................................................... 12
5. CONSULTAS .................................................................................................................. 13
5.1 Como crear una consulta .............................................................................................. 13
5.2 Edición de consulta....................................................................................................... 15

3. 1. BASES DE DATOS
Una base de datos es una serie de datos organizados por medio de un programa
especial (en este caso access, pero puede ser cualquier otro tipo de programa).
Para comenzar a utilizar el Access y crear tablas de datos debemos de tener los
siguientes aspectos en cuenta.
1.1 TABLA
Para crear una nueva tabla de datos, debemos ir a la opción “crear”, luego de eso
clicar en la opción tabla.
1.2 Cambiar nombre de tabla
Para la edición del nombre de la tabla que deseemos debemos ir a la opción “ver”
en la parte superior izquierda de la pantalla, luego de eso clicar en la opción “vista
diseño”, luego de eso podremos darle el nombre que queramos a la tabla nueva que
acabamos de crear y le damos en aceptar.

4. 1.3 Edición de campos
Para comenzar la edición de campos, debemos dar click sobre la casilla donde
vamos a escribir, y digitar el campo con lo que necesitamos.
Hay que tener en cuenta, que en cada campo nuevo que necesitemos, debemos
colocar una propiedad dependiendo de lo que necesitemos en cada campo en
específico, por ejemplo, campo1: identificación, en este campo debemos colocar
como propiedad la opción de número.
1.4 Introducción de registros
Ya creados los campos necesarios, podremos rellenar cada uno de estos campos
con los registros necesarios para obtener el contenido deseado.

5. 2. RELACIONES
Es una característica especial que nos permite trabajar con varias tablas
relacionadas a través de un campo en común.
2.1 Relaciones de 1 a 1
En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un
registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es
común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se
almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una
tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad
o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla
principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo
común.

6. 2.2 Relaciones de uno a varios
En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un
registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es
común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se
almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una
tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad
o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla
principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo
común.
3. FORMULARIOS
Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más
fácil ver u obtener los artículos que se buscan.
3.1 Como crear un nuevo formulario

7. Primero que todo debemos seleccionar la tabla que actualmente tenemos
seleccionada, luego de esto debemos ir a la opción de crear en la parte superior de
la página, luego de esto le clicamos en la parte donde dice formularios.
3.2 Editar formulario
Luego de tener creado el formulario, si se quiere editar a gusto, le damos en la
opción “ver”, que aparece en la parte superior izquierda de la página, justo debajo
de la opción de archivo y le damos en vista de diseño.
3.3 Agregar botones
Para agregar los botones de agregar, eliminar…
3.3.1 Formulario siguiente
Para agregar el botón para ir al formulario siguiente, se debe ir a vista de diseño, ir
a la opción de diseño en la parte superior de la pagina, luego de esto debemos darle
en la opción donde aparece “xxxx” (botón), luego de esto debemos dibujar el lugar
donde queremos que aparezca el botón, seguido de esto aparecerá una ventana

8. nueva con una variedad de opciones, con la cual debemos seleccionar la opción de
“operaciones con formularios”, luego seleccionamos “abrir formulario”, para
finalmente seleccionar la tabla a la cual queremos dirigirnos.

9. 3.3.2 Agregar registro
Para agregar un nuevo registro debemos hacer los mismos primeros pasos del
anterior punto, para que podamos agregar un nuevo registro, debemos seleccionar
la opción de “operaciones con registros” y luego en “agregar nuevo registro” y a lo
siguiente le daremos en aceptar y asi quedará creado.

10. 3.3.3 Eliminar registro
Para agregar el botón de eliminar registro, debemos darle a todo lo mismo
exceptuando la opción de “agregar registro”, esta vez debemos seleccionar la
opción de “eliminar registro”.

11. 3.3.4 Buscar registro
Para agregar el botón de buscar registro debemos hacer todo el procedimiento para
crear el botón. Cuando tengamos la ventana abierta debemos seleccionar donde
dice “navegación de registros” y siguiente a esto debemos seleccionar “buscar
registro”.

12. 4. INFORMES
Un informe de Access, es una tabla más, pero sirve para que se vea más estética a
la vista, y hace que se pueda imprimir.
4.1 Crear un informe
Para crear un informe en Access, debemos clicar primero sobre la tabla a la cual le
queremos hacer un informe, luego de esto debemos darle sobre la opción de crear
(la cual aparece en la parte superior izquierda de la pantalla), lo siguiente que
debemos hacer es seleccionar la opción que dice informe, luego de esto se creará
automáticamente el informe que necesitamos, luego de que esté creado el informe
podremos editarlo como queramos.

13. 5. CONSULTAS
Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más
tablas para conseguir información detallada de una base de datos.
5.1 Como crear una consulta
Para crear una consulta, debemos comenzar seleccionando la opción de “asistente
para consultas”, luego de esto se abrirá una nueva ventana, con la cual elegiremos
la opción “asistente para consultas sencillas” luego de esto le damos en aceptar y
nos llevará a una nueva ventana, donde clicaremos en el botón del centro que nos
muestra las dos flechas, esta solo nos mostrará los campos seleccionados, y asi
seleccionamos el campo con el cual deseemos que aparezca nuestra consulta, le
damos en siguiente y nos lleva a una nueva ventana, donde nos da las opciones de
“detalle” o “resumen”, si queremos que nos aparezca los registros con todos sus
detalles, les debemos dar en “detalle” para que asi nos muestre todos los detalles
que tiene nuestro registro consultado, seguido de esto le daremos en la opción de
“abrir la consulta para ver información” y le damos en finalizar, luego de esto nos
quedará creada nuestra consulta.

15. 5.2 Edición de consulta
Para poderle dar un mensaje a nuestra consulta, luego de tener nuestra consulta
creada, debemos darle con el click derecho sobe la consulta creada, y asi darle en
la opción de vista diseño. Cuando ya estemos dentro del modo edición de nuestra
consulta, debemos seleccionar en la parte de abajo del campo que seleccionamos
anteriormente, y luego para ingresar el texto debemos abrir unos corchetes ([ ]),
dentro de estos corchetes, vamos a introducir el texto que deseemos para que
pueda entrar a la información de la consulta.