Guìa de costos_emprendedores

Autor: Aracelly Buitrago Mejía. Consultora Empresarial. Ibagué Colombia. 2014. Docente Universidad
del Tolima. Correo electrónico: abuitragom@ut.edu.co
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Guía de Costos para Emprendedores
Presentación
Esta cartilla ayuda al emprendedor o emprendedora a comprender y realizar un buen manejo
financiero de la empresa, para asegurar la generación de utilidades y la supervivencia y
crecimiento de la empresa
Introducción
Son muchos los casos de empresas con gran potencial en el mercado, que fracasan por no hacer
un adecuado manejo de los precios de venta, no tener registros actualizados de la información
financiera, no hacer controles permanentes a la estructura de costos y gastos. De tal manera que
esta cartilla orientará el manejo financiero de la empresa para que se logren los objetivos de
rentabilidad propuestos.
Contenido
1. Costos y fijación de precios
2. Punto de equilibrio
3. Resultados del ejercicio
4. Presupuesto de efectivo
5. Finanzas
OBJETIVOS
Objetivo General
Adquirir una visión general acerca de las diferentes herramientas financieras, que permitan
establecer el precio de los productos y servicios de una empresa, hacer adecuado manejo de la

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liquidez y efectuar proyecciones financieras que le ayude a tomar decisiones que redunden en
beneficios empresariales.
1. COSTEO Y FIJACIÓN DE PRECIOS

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1.1 CONCEPTUALIZCIÓN

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Costos:
 Las materias primas son los insumos con los cuales se fabrican los productos; en una
empresa comercial que no fabrica los productos, los costos están representados en el
valor de la mercancía que se compra para la venta.
IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS INSUMOS Y MATERIALES REQUERIDOS PARA LA
PRODUCCIÓN
Clase Cantidad Valor Valor total
Total

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 La mano de obra directa es la de que se le paga a los operarios que fabrican los
productos.
IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DEL PERSONAL REQUERIDO PARA LA PRODUCCIÓN
Nombre dela actividad que va a
realizar Cantidad
Valor a pagar
diario Valor mensual
 Los costos indirectos son aquellos costos necesarios para producir como los servicios
públicos, el arrendamiento o el mantenimiento de la maquinaria. También se incluye
personal de producción que no participa directamente en la fabricación del producto como
los supervisores o jefes de producción.
IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS REQUERIDOS PARA LA
PRODUCCIÓN
Clase de costo Cantidad Valor unitario Valor total
Arrendamiento
Agua
Luz
Teléfono
Gas
Depreciación
Mantenimiento
Seguros
Total
Gastos: Salarios del gerente y la secretaria, la papelería de la empresa, los impuestos, la
publicidad, los salarios y comisiones de los vendedores.
IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS GASTOS DE LA UNIDAD PRODUCTIVA
Clase de gasto Cantidad Valor unitario Valor total
Total

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1.2 Estructura del Costo estándar
Costo Estándar del producto o servicio: Costo para producir una unidad
Nombre del producto: UNIDAD DE
MEDIDA
Compras Consumo
MATERIA PRIMA
Cantidad Valor Cantidad Valor
Total costo materia prima (1)
MANO DE OBRA
Costo por hora
Tiempo de producción
Total costo mano de obra (2)
COSTO INDIRECTO
Total costos indirectos / Horas de
trabajo
Tiempo de producción
Total costo indirecto (3)
TOTAL costo estándar: Sumatoria
de (1) + (2) + (3).
Definición: El costo estándar es el cálculo del costo unitario de un producto o servicio,
discriminado el costo de la materia prima, la mano de obra y los costos indirectos
Objetivo: Conocer el costo unitario de los productos o servicios que produce y vende la empresa.
Procedimiento: 1) Determinar la cantidad de materiales que se requiere para elaborar un
producto. 2) Determinar el tiempo en horas o minutos que se requiere para elaborar un producto.
3) Para determinar el costo indirecto que le corresponde a cada producto, en el caso que la empresa
fabrique más de un producto: Se identifican y cuantifican todos los costos indirectos en que
incurre mensualmente la empresa; por ejemplo el arrendamiento, los servicios públicos,
mantenimiento de la maquinaria. Se determina el total del tiempo en horas que trabajan en
producción. Se efectúa una división entre el total de costos indirectos mensuales y el total mensual
de horas de trabajo. Este resultado se denomina la tasa de costo indirecto que se va a aplicar a
cada producto y se ubica en el rango de costo indirecto del costo estándar del producto.
Comentarios: Es importante hacer un cálculo riguroso de los costos de materia prima, mano de
obra y costo indirecto, para que el cálculo de la utilidad sea totalmente ajustado a la realidad.

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Ejemplo: Una camiseta vendida en $20.000, cuyo costo de fabricación fue de $12.000,
genera una utilidad de $8.000.

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Costos Variables: Los materiales e insumos, la mano de obra directa de producción, los salarios
de los vendedores.
Costos fijos: El arrendamiento, la depreciación, el mantenimiento de maquinaria y equipos.

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Ejemplo:
En Pesos $:
Un pantalón cuyo precio de venta es de$50.000 y su costo variable es de $20.000, arroja un
margen de contribución de $30.000. Su cálculo se realiza así:
$50.000 - $20.000 = $30.000 es el margen de contribución en $
En porcentaje %:
El cálculo del margen de contribución en porcentaje % se calcula dividiendo el margen de
contribución en $ ($30.000) en el precio de venta del producto ($50.000) y se multiplica por
100.
(30.000 / 50.000) X 100 = 60% es el margen de contribución en %.

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Uso del margen de contribución:
El margen de contribución de $30.000 generado en el ejemplo de la página anterior, sumado a los
márgenes de contribución de todos los productos vendidos en la empresa, sirve para pagar los
costos y gastos fijos y para generar la utilidad de la empresa.

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2. Punto de Equilibrio
Punto de Equilibrio
Es el nivel mínimo de ventas mensuales que debe tener la empresa para no generar pérdidas. En
el punto de equilibro tampoco se generan utilidades. En el punto de equilibro las ventas son iguales
a la suma de los costos y los gastos

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Cuando las ventas superan los costos y los gastos, se genera utilidad
Cuando las ventas son inferiores a los costos y los gastos, se genera perdida
Cálculo
El cálculo del punto de equilibrio se realiza así:
Costos fijos y gastos fijos / margen de contribución
Ejemplo:
Costos fijos $3.000.000
Precio de venta $50.000
Costo variables $35.000
En unidades:
Punto de equilibro PE = costos fijos CF/Margen de contribución MC
PE = 3.000.000 / (50.000-35.000)
PE = 3.000.000 / 15.000
PE = 200 unidades
Este resultado significa que la empresa debe vender mínimo 200 unidades mensuales para no
producir pérdidas ni utilidades, es decir que los ingresos por ventas son iguales a las suma de los
costos y los gastos de la empresa.
En pesos:
Punto de Equilibro = costos fijos CF/Margen de contribución MC en %
PE = 3.000.000/ 30%
PE = $10.000.000
PE = Ingresos totales $10.000.000 = Costos Totales: CF + CV: 3.000.000+7.000.000. Como se
puede apreciar en el punto de equilibrio los ingresos $10.000.000 son iguales a los costos
$10.000.000, es decir que no se generaron utilidades ni pérdidas.
PE = Ingresos totales IT 10.000.000 = costos totales CT = 10.000.000
Utilidad = 0 Perdida = 0

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3. Resultados del ejercicio empresarial: Ganancias o pérdidas
Estado de resultados. Período:
Concepto Valor
VENTAS
COSTO DE VENTAS
+ Costo de los materiales
+ Costo de Mano de obra
+ Costo indirecto
= Costo de producción
= Costo de Ventas
Utilidad Bruta
Gastos operacionales
- Gastos de Administración
Gastos de ventas
= Utilidad operacional
- Gastos financieros
= Utilidad antes de impuesto
- Impuesto de renta
= Utilidad Neta

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Si se quiere incrementar las utilidades, deberá ser muy austero en los costos y los gastos y
muy agresivo en el incremento de las ventas.
Definición: El estado de resultado es un estado financiero que permite determinar si la empresa
en un periodo determinado, obtuvo utilidades o pérdidas.
Objetivo: Conocer el resultado económico de la operación del negocio
Procedimiento: 1.) Realizar el cálculo de las ventas mensuales. 2) Efectuar el cálculo del costo
total de materia prima, mano de obra y costos indirectos, para lo cual se realiza una multiplicación
entre el costo estándar de cada producto por el número de unidades vendidas en el mes. 3) Calcular
el monto de los gastos mensuales de la empresa. 4) Efectuar la resta entre los ingresos y los costos,
cuyo resultado se denomina utilidad bruta. 5) Restar a la utilidad bruta el valor de los gastos
operacionales, administrativos y de ventas; a este resultado lo denominamos Utilidad operacional.
6) A la utilidad operacional le restamos el impuesto de renta y a ese resultado llamamos utilidad
Neta.
Comentarios: Realizar de manera cuidadosa e incluyendo la totalidad de costos y gastos para que
el resultado obtenido, bien sea utilidad o pérdida, sea real y la unidad productiva tome decisiones
seguras contando con la información aquí recopilada.

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4. Presupuesto de efectivo

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Presupuesto de efectivo: Es el resultado de coordinar los ingresos y egresos en efectivo, en un
período determinado.
Importancia del presupuesto de efectivo: La importancia de elaborar el presupuesto de efectivo
radica en que permite al empresario conocer de manera anticipada el saldo de efectivo y
determinar cuáles son las necesidades de efectivo para gestionarlo oportunamente y cuáles son
los excedentes de efectivo para realizar con ellos inversiones rentables y seguras para la empresa.
Ingresos:

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Los ingresos en efectivo: están representados por las ventas de contado, el recaudo de las
ventas a crédito, aportes de los dueños de la empresa y préstamos externos.
Egresos:
Los pagos en efectivo: están representados en compras de mercancías, insumos y materiales para
la fabricación de productos, pagos al personal, arrendamientos, servicios públicos, publicidad,
pagos a proveedores y pago a los prestamistas, entre otros.
Cálculo del presupuesto de efectivo

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PRESUPUESTO DE EFECTIVO
Saldo inicial
INGRESOS
Ventas de contado
Recuperación de cartera
Prestamos
Total disponible
EGRESOS
Compras de contado
Pago a Proveedores
Mano de Obra
Costos Indirectos
Gastos Administración y Ventas
Gastos financieros
Amortización de préstamos
Impuestos
Total egresos
SALDO FINAL
Depreciación
Saldo neto de efectivo
Ventas
% de ventas de contado
% de ventas a crédito
Total ventas
Compras
% de compras de contado
% de compras a crédito
Total compras
Definición: El presupuesto de efectivo es una herramienta financiera que compara los ingresos y
egresos en efectivo, para determinar si la empresa tiene buena disponibilidad de efectivo para
atender sus pagos o si por el contrario tiene necesidades de efectivo para atender sus pagos, para
lo cual deberá gestionar la consecución de los recursos en efectivo faltantes.
Objetivo: Sincronizar los ingresos y egresos en efectivo para conocer su resultado y asegurar la
disponibilidad del dinero requerido para atender los compromisos de pago.
Procedimiento: 1) Efectuar el cálculo de todos los ingresos mensuales en efectivo, bien sea de
ventas de contado, pagos de los clientes a quienes se les ha dado crédito, préstamos o aportes de
la empresa. 2) Cuantificar los pagos mensuales en efectivo, por concepto de compras de materias
primas, pago a los proveedores que nos hayan dado crédito para pagarle la mercancía o las
materias primas, pagos del personal, de los servicios públicos, arrendamiento, pagos de préstamos
y reparto de excedentes a los dueños de la empresa. 3) Determinar el saldo final de efectivo,

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efectuando una resta entre los ingresos y las salidas de efectivo. 4) Realizar análisis del saldo de
efectivo hallado para determinar si se requiere conseguir recursos en efectivo o si por el contrario
se tiene buena disponibilidad de efectivo y analizar que inversiones se podrían generar con esos
excedentes de efectivo.
Comentarios: Para la empresa es tan importante calcular si la empresa está obteniendo ganancias
o pérdidas, como conocer el estado de su liquidez, es decir si obtiene excedentes o déficit de
liquidez, para tomar decisiones anticipadas que permitan lograr equilibrio y darle un buen manejo
a la liquidez de la empresa.

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5. FINANZAS

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5.1 Inversión y Financiamiento
5.1.1. Muebles, maquinaria y equipos
Identificación y valoración de los muebles, maquinaria y equipos necesarios para el funcionamiento
de la unidad productiva
Clase
Fecha de
adquisición Cantidad
Valor
Valor total
Indique la forma de
financiamiento
Total
Definición: Cuantificar la inversión y el financiamiento inicial de la empresa le da la visión a la
empresa sobre las posibilidades de iniciar la unidad productiva, al determinar el tamaño de la
inversión y la posibilidad de disponer del financiamiento necesario, bien sea con recursos propios,
de financiación o cofinanciación.
Objetivo: Conocer el valor de las inversiones requeridas para el funcionamiento de la Unidad
productiva (UP) y la forma de financiamiento.
Procedimiento: Cuantifique cada uno de los muebles, maquinaria y equipo requerido para el
funcionamiento de la UP. Incluya lo que ya tiene disponible y lo que necesita adquirir.
Comentarios: Tiene especial relevancia la contribución de recursos propios que hacen los dueños
de la empresa, bien sea con recursos en efectivo, insumos disponibles, muebles, maquinaria y
equipos, instalaciones para el funcionamiento del negocio o trabajo valorado de los dueños de la
empresa, entre otros.
5.1.2. Insumos requeridos para la producción
IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS INSUMOS Y MATERIALES REQUERIDOS PARA LA
PRODUCCIÓN
Clase Cantidad Valor Valor total
Total

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5.2 Estructura financiera
Estructura Financiera Fecha:
Nombre de la Empresa: Valor
ACTIVO CORRIENTE
EFECTIVO
CLIENTES
INVENTARIOS
TOTAL ACTIVO CORRIENTE
ACTIVO FIJO
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES
MUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO
VEHICULO
MUEBLES Y ENSERES
EQUIPO DE COMPUTACION
MENOS DEPRECIACION ACUMULADA
TOTAL ACTIVO FIJO NETO
TOTAL ACTIVO
PASIVO
PROVEEDORES
CUENTAS POR PAGAR
IMPUESTOS POR PAGAR
TOTAL PASIVO
PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL
UTILIDAD DE EJERCICIOS ANTERIORES
UTILIDAD DE EJERCICIO
UTILIDAD RETENIDAS
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
Definición: La estructura financiera del negocio muestra las propiedades que tiene la empresa
(Activos) y la forma como han sido financiadas (Pasivo o Patrimonio)
Objetivo: Conocer el tamaño de la empresa, el endeudamiento y la propiedad que tiene la
asociación en la empresa.
Procedimiento: Se identifican y cuantifican todas las propiedades de la empresa, las cuales
pueden estar representadas en dinero en efectivo, en deudas de los clientes a quienes se les ha
vendido a crédito, el valor de los inventarios de productos elaborados, productos en proceso y
materias primas. También se incluyen las propiedades representadas en maquinaria, equipos,

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muebles y enseres, computadores, locales propios, entre otros. Todo lo anterior es lo que se
denomina los activos de la empresa. De otro lado se identifica la forma como se ha realizado la
adquisición de esas propiedades; si se ha hecho con recursos propios, recursos de cofinanciación
o a crédito. La inversión realizada a crédito la llamamos pasivo y la realizada con recursos propios
la llamamos capital de la empresa, de tal manera que la suma del pasivo y el capital concuerda
con el valor del total de las inversiones.
Comentarios: La estructura financiera de la empresa permite determinar cuál es el porcentaje de
endeudamiento de la empresa y cuál es el porcentaje de propiedad de la empresa, lo que a su vez
refleja la solidez con cuenta la unidad productiva.

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