2. PUNTOARCHIV
Con el desarrollo de este
proyecto el equipo de
investigación pretende
diseñar un directorio
virtual especializado en
proveedores de servicios y
suministros para la gestión
documental en Bogotá.
3. NECESIDAD
El directorio virtual es una guía para
aquellas organizaciones o personas que
necesiten contratar servicios como la
organización, almacenamiento,
custodia, microfilmación,
digitalización y/o adquirir elementos y
suministros para la conservación de los
documentos. Lo anterior, teniendo en
cuenta las medidas para la
conservación documental, la
legislación vigente y los sistemas de
control y calidad contemplados para la
gestión documental. Lo antes
mencionado, en razón a que en la
actualidad no existe una herramienta o
guía que sirva y permita a las empresas
de todos los sectores de Bogotá
acceder de una manera ágil y efectiva a
la información de los proveedores que
ofrecen estos suministros o servicios.
4. ANTECEDENTES
Es sumamente importante resaltar y
hacer énfasis en la forma de su
organización, almacenamiento,
custodia, conservación, mobiliario y en
las unidades de conservación
empleadas para los documentos de
archivos administrativos y
especializados que se han venido
manejando y utilizando en el archivo
de gestión como en el central debido a
que en este aspecto hay grandes
falencias en cuanto a calidad y
funcionalidad se refiere. Esto trae
como consecuencia el deterioro
continuo de los documentos y la
perdida notoria de información,
durante el tiempo de su vigencia y
posteriormente en su permanencia en
el archivo central.
5. OBJETIVOS
Identificar los proveedores que
prestan servicios de
organización, almacenamiento,
custodia, microfilmación,
digitalización, suministro de
unidades de información y
mobiliario para la gestión
documental en Bogotá.
6. Divulgar y dar a conocer
el directorio virtual
como una herramienta
de soluciones
empresariales en cuanto
a gestión documental.
7. Poner a disposición en
el ámbito Web el
directorio virtual para
la consulta de los
diferentes usuarios,
personas naturales,
empresas públicas y
privadas.
8. SERVICIOS DEL DIRECTORIO VIRTUAL
Los proveedores que se
encontrarán en el directorio
Virtual, han sido seleccionados,
para ofrecer los diferentes
productos y servicios en la
administración de sistemas de
información y documentación que
deben estar acordes a las
necesidades de las organizaciones
en cuanto a la conservación de los
documentos, sus productos son:
Custodia de archivos activos e
inactivos
Insumos
Digitalización