Gestion logistica en farmacias y boticas - Dennis Senosaín Timaná

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GESTIÓN LOGÍSTICA EN FARMACIAS Y BOTICAS

ESQUEMA DE CONTENIDO
I.- LINEAMIENTOS DEL SERVICIO OFRECIDO
II.-OBJETIVOS DE UN SERVICIO DE FARMACIA
III.- PROCESOS LOGÍSTICOS:
III. 1. APROVISIONAMIENTO
a) FORMULACION DEL REQUERIMIENTO:
- METÓDO DEL CONSUMO HISTÓRICO
- METODO DE PERFIL EPIDEMIOLOGICO
III.2. ALMACENAMIENTO
a.- Recepción - Verificación
b.- Internamiento
c.- Conservación
d.- Registro de activos
e.- Tratamiento de existencias:
e. 1. Control de existencia dinámica
1.- EXISTENCIA MÁXIMA
2.- EXISTENCIA MÍNIMA
3.- PUNTO DE REPOSICION
e.2. Control de existencia estática
INVENTARIO
f.- Custodia
*Consideraciones adicionales: -MANEJO DE RECURSOS HUMANOS
-SUPERVISIÓN DE PERSONAL

GESTIÓN LOGÍSTICA EN FARMACIAS Y BOTICAS
Los procesos logísticos básicos para todo tipo de mercancías, son los mismos: compras, stocks y transporte,
compramos productos terminados para vender tal cual, normalmente productos para que el cliente los
seleccione; es decir los criterios y formas de compra cambian, pero también los criterios de
almacenamiento: ambientes más decorados, con el confort y comodidades hacia el comprador, con
permanencia de vendedores en de personal de almacenes, la cantidad de stock tiende a ser mayor para
atender a los clientes, los costos asociados a los stocks varían pues son parte del costo de venta, en vez del
costo logístico.
I.- LINEAMIENTOS DEL SERVICIO OFRECIDO
Maximizar el acceso de los clientes a medicamentos de alta calidad.
Mantener actualizado el sistema informático que contiene la base de activos proporcionando datos objetivos
y oportunos al regente.
Controlar el Ciclo interno (subjetivo) de todos los procesos.
Generar competitividad, rentabilidad y el desarrollo
integral del recurso humano e institucional.
Dirección técnica, responsable y garante del cumplimiento
de las normativas.
Control de temperatura a lo largo de toda la cadena de
almacenaje y distribución
Control exhaustivo del inventario: referencia, lote,
ubicación, cajas, unidades, y estado o disponibilidad del
inventario.
Seguimiento sistemático del nivel de servicio y control de
incidencias a través de un sistema de indicadores.
Elementos logísticos de gestión en farmacia

II.-OBJETIVOS DE UN SERVICIO FARMACÉUTICO
Todo sistema logístico farmacéutico exitoso debe proporcionar:
Un producto farmacéutico ADECUADO
En la cantidad ADECUADA
En el estado ADECUADO
En el lugar ADECUADO
En el momento ADECUADO
Por el costo ADECUADO
III.- PROCESOS LOGÍSTICOS:
III. 1. Aprovisionamiento (En la cantidad ADECUADA)
Este proceso consiste en Estimar y Programar oportunamente los requerimientos de los activos (productos
farmacéuticos) asumiendo criterios técnicos-sanitarios, administrativos y/o mercadotécnicos para su
selección.
a) FORMULACION DEL REQUERIMIENTO:
ESTABLECER VARIABLES.- Se realiza el tratamiento de información del sistema de activos actualizado
(rotación de stock), y coordinar con el área encargada la programación del abastecimiento cuantificándole
las necesidades y variables de previsión que permitan establecer puntos de pedido, siendo estas las
encargadas de valorizarlas, para posteriormente generar un Cuadro de Adquisición.
Las previsiones pueden prepararse empleando diversas fuentes:
-Usando estadística del movimiento de stock, acceso de usuarios datos de población, zonas de
competencia.
-Definiendo variables de previsión refieren por ejemplo el tiempo real que puede tardar en recibirse los
medicamentos solicitados y/o limitaciones de espacio en el almacén.

-Evaluando las cotizaciones a los proveedores el medicamento mas indicado para el caso concreto no solo
se decide en base al precio.
Se fundamentan en la información disponible sobre frecuencia en la utilización de los medicamentos
esenciales
Formular el CUADRO DE ADQUISICIÓN de los medicamentos que a la fecha requieran iniciar la reposición
de Stock, proyectándose cubrir períodos no menores de tres meses.
Remitir el CUADRO DE ADQUISICIÓN.
ESTIMACIÓN Y VALORIZACIÓN DE NECESIDADES
a. METÓDO DEL CONSUMO HISTÓRICO: recetas despachadas, historias clínicas, o kardex manual – arroja
una cantidad determinada de medicamentos para un periodo establecido que puede promediarse y
proyectarse.
NECESIDAD = FRECUENCIA EN LA FORMULACION
(*) Cuando se van a solicitar o adquirir medicamentos, entrarán en juego otras variables tales como
existencias o inventarios
CANTIDAD A ADQUIRIR = CONSUMO - INVENTARIO
(*) La disponibilidad presupuestal va a determinar en última instancia, si se atiende total o parcialmente las
necesidades, en último caso se deberán establecer prioridades a través del método VEN (Vitales,
Esenciales, No esenciales).
Es conveniente recalcar la importancia de la depuración del dato, a través de procedimientos idóneos, y la
necesidad de considerar la demanda insatisfecha.
ESTIMACIÓN DE NECESIDADES
Para efectos de cálculo se considera la propuesta de Griffiths llamada del Consumo ajustado, con dos
alternativas.

Hacer el cálculo en base a los registros de pacientes, siempre y cuando haya anotación de los tratamientos,
en otras palabras registros completos.
Efectuar los cálculos sobre la base de los datos de existencias o stock en el almacén.
Generalmente la segunda alternativa es la más viable, y se aplican las siguientes fórmulas:
Con posterioridad debe realizarse ajustes por mermas y pérdidas evitables, dependiendo de la historia del
sistema de salud en un 10%, 20%, etc. En tal caso la cantidad a adquirir será:
CONSUMO = EXISTENCIAS + INGRESOS – INVENTARIO
MENSUAL INICIALES DURANTE MES FINAL
CANTIDAD A ADQUIRIR = CONSUMO + PERDIDAS MENSUAL EVITABLES
El método toma en cuenta el agotamiento de existencias; cuando no se dispone de un medicamento para
una parte del período analizado, el cálculo sólo se hace sobre el lapso de tiempo en el cual se contó con
existencias; la fórmula es como sigue:
CONSUMO A ADQUIRIR = CONSUMO X PERIODO DE CALCULO
PERIODO C/EXISTENC.
Finalmente el cuadro siguiente resume las diferentes variables:

b. METODO DE PERFIL EPIDEMIOLOGICO
En la presencia y/o aparición de enfermedades en la población local ().
se basa en la frecuencia de la morbilidad, medida por la proporción de prevalencia, en tasas de incidencia o
número de episodios; y la cantidad de medicamentos necesarios para tratar la enfermedad, de acuerdo al
esquema de tratamiento establecido.
NECESIDAD = FRECUENCIA X CANT. MEDICAMENTOS
MORBILIDAD POR TRATAMIENTO
(*) Cuando se recurre a tratamientos alternativos para una misma patología, por respuestas individuales,
intolerancia, sensibilidad, etc., es recomendable no asignar el 100% del cálculo a una sola alternativa, tal es
el caso de los analgésicos: ácido acetilsalicílico y paracetamol. Si se selecciona únicamente el primero, se
cuantifica el 100%, así no podrán atender necesidades de quienes no toleran el ASA.

Si existe información, se hará una distribución conforme a los datos, por ejemplo, 70% para ASA y 30% para
paracetamol.
En este caso las variables de inventario y pérdidas evitables, también deben tenerse en cuenta.
Estimar CUÁNTO DURARÁ EL SUMINISTRO DE UN MEDICAMENTO es como sigue:
Abastecimientos en reserva/Consumo mensual promedio (CMP) = Meses de abastecimientos en reserva
III.2. Almacenamiento: En el estado ADECUADO
a.- Recepción - Verificación.- Consiste en examinar la entrega (registro, sellos, envolturas, envolturas,
embalajes), verificación cualitativa y cuantitativa de la mercancía, asimismo la descripción y condición del
producto valorizado. Otorgándole la conformidad correspondiente según el caso, sobre la documentación
consignada (orden de compra y guía respectiva).
b.- Internamiento.- En el lugar ADECUADO
Es el proceso de asignar un espacio físico definido y acondicionado a los productos farmacéuticos en los
anaqueles del almacén, siguiendo un patrón alfabético ya sea por laboratorio, nombres comerciales o por
clasificación fármaco terapéutica. Siguiendo en todo momento una organización ágil y fluida del espacio
considerando atributos tales como alta rotación, periodo de vencimiento estrecho. La distribución en el
punto de almacenaje de productos durante el internamiento debe realizarse respetando el sistema de
salida FIFO (primero que ingresa primero que sale) o FEFO (primero que expira primero que sale)
c.- Conservación.- Es precisamente en este proceso cuando el criterio farmacéutico valida la calidad del
producto, monitorizando las condiciones de almacenamiento una vez culminado el internamiento de
medicamentos conforme a las exigencias de estabilidad del fabricante en los ambientes especiales (Cadena
de Frío) con equipos o anaqueles adecuados que protejan los productos de la luz, humedad, lluvia, etc.

d.- Registro de activos.- Documentar los activos consiste en el registro de controles vigentes para los
diferentes procesos y actividades de la institución, así como todas las transacciones y hechos
significativos que se produzcan, deben documentarse como mínimo en cuanto a la descripción de los
hechos sucedidos, la información relativa del flujo de productos recibidos, enviados, perdidos/ajustados
y el remanente, el efecto o impacto recibido sobre el control interno, los objetivos institucionales, las
medidas tomadas para su corrección y los responsables en cada caso; asimismo, esta documentación
correspondiente debe estar disponible para su verificación.
El regente debe ser oportunista ante los hechos importantes que afectan la toma de decisiones y acciones
sobre los procesos, operaciones y transacciones debiendo esta información clasificarse y registrarse
inmediatamente.
e.- Tratamiento de existencias.- (En el momento ADECUADO gestionar el stock)
e. 1. Control de existencia dinámica
El objetivo de este proceso es MANTENER la existencia óptima de cada uno de los medicamentos que el
servicio de farmacia suministra permanentemente, para lo cual llevará un control estricto de stock y en
base a esto decidir cuándo hacer pedidos habitualmente (punto de reposición), cuánto deben pedir
evitando el desabastecimiento y cuando reponer sin “sobre -stockearse”.
Para minimizar la tasa de egresos por merma que es consecuencia del sobre-stock el personal realizara
revisiones periódicas de aquellos medicamentos que poseen periodos de vencimiento muy cortos y para la
categoría restante revisiones a lapsos más largos.
Lo importante de este proceso es monitorizar el Ingreso y Salida de los medicamentos (Suministro-
ingreso/venta-egreso). En tanto se requiere una tarjeta de control visible de existencias (sistema manual de
egresos) por producto en el caso de establecimientos no sistematizados o contar con un programa
informático (SISFAR, LOLFAR, etc.) que permita la visualización en línea de la venta realizada por cada caja

registradora, desglosada en todas las formas de pago, que cuantifique la venta total por día del local y la
acumulada en el mes en curso, así como rinda el stock en tiempo real, ofreciendo al detalle la siguiente
información:
1. Denominación del producto farmacéutico (entre paréntesis: nombre comercial)
2. Código de producto
3. Unidad de Medida: Forma farmacéutica, concentración.
4. Existencia máxima
5. Existencia mínima
Programa informático estándar (SISFAR o LOLFAR, etc.) que permite el control la visualización en línea de la venta
realizada por cada caja registradora
Gestión de máximos y mínimos

Se solicitan al área de administración de inventarios de la empresa los siguientes listados:
a) Productos con inventario en el local por encima del máximo asignado.
b) Productos con máximo cero en el local y con venta en los últimos tres meses.
c) Productos con máximo cero en el local y con venta en los últimos tres meses dentro de la cadena.
d) Reportes movimiento de stock
e) Reportes del abastecimiento (provisión).
Con la información incluida en la lista a) se solicita una reversa de inventario, devolviéndose el sobrestock a
la Bodega Central o matriz inducir a la rotación si corresponden a productos OTC de venta libre, sanitarios,
de tocador y perfumería.
3. Utilizando las listas c) y d) se solicita a los auxiliares de farmacia marcar los productos que recuerden les
han sido solicitados por algún cliente.
Es entonces que el director técnico o regente realiza un análisis de esta información y para los productos
seleccionados asignando un límite de reposición o puede procesar en el sistema la creación de máximos.
Asimismo debe prepararse y proyectarse cronogramas para cambios de la demanda (estacionalidad) así
como prepararse para lo imprevisto
1.- EXISTENCIA MÁXIMA
Es la cantidad máxima de un medicamento que se estima es suficiente para atender condiciones normales y
por un período determinado las necesidades de la Farmacia o Botica, para su funcionamiento, es el
Abastecimientos en reserva. También se le denomina Nivel Máximo de Stock.- Cantidad de cada tipo de
bien que es suficiente para atender en condiciones normales y por un periodo determinado
Se recomienda actualizarlo cada 3 meses (90 días).

La magnitud de la existencia máxima de un medicamento se puede determinar de acuerdo al siguiente
procedimiento:
Existencia Máxima = Consumo promedio diario x # de días entre un pedido y otro
El CONSUMO PROMEDIO DIARIO ajustado, se calcula tomando los consumos originados en un período de
12 meses y se divide entre el número de días que el abastecimiento fue continuo.
Consumo anual
Consumo promedio diario =
N° días de abastecimiento normal
Ejemplo:
En una Farmacia se obtuvo la siguiente información del consumo de jarabe de CLOROFENIRAMINA, 4 mg en
frasco de 60 ml, 3 frascos diarios.
El NUMERO DE DIAS ENTRE UN PEDIDO Y OTRO debe considerar el tiempo que la Farmacia o Botica
proyecta estar abastecido, más el tiempo que demora el Distribuidor.
Ejemplo:
PERIODO PROYECTADO DE ABASTECIMIENTO: 90 DIAS
Elaboración de Pedido Envió de Pedido Recepción del Pedido
1 Día 1 Día 18 Días
El pedido por lo general se elaborará en 1 (un) día, la remisión del pedido demora 1 (un) día adicional, el
distribuidor enviara el Pedido en 3 Días. Por lo tanto el período real entre un pedido y otro será los 90 días
del Período Proyectado de Abastecimiento más que se tarda en la elaboración, envió y atención del pedido,
95 días.
Finalmente:
La existencia máxima es igual a:

3 Frasco x 95 = 285 Fcos.
Consumo promedio Periodo de tiempo E. Max
Diario entre pedidos
2.- EXISTENCIA MÍNIMA
Es la CANTIDAD MÍNIMA de medicamentos que se requiere para continuar abastecidos durante el tiempo
que demore el trámite de reposición de Stock. También se denomina Stock Mínimo de seguridad.-
Cantidad de cada tipo de bien que se requiere para continuar el abastecimiento, durante el tiempo que
demore el tramite de reposición de stock.
La EXISTENCIA MÍNIMA se determinará multiplicando el consumo promedio diario por el número de días
que tarda el pedido en ser abastecido, desde que se elabora.
Existencia Mínima = Consumo Promedio Diario x N° de días que tarda el Pedido
Siguiendo el ejemplo anterior, tenemos que la existencia mínima sería:
3 Frascos 20 días = 60 Fcos.
Consumo Promedio Número de días
Diario que tarda el pedido Exis. Min.

3.- PUNTO DE REPOSICION
Es el momento ideal para iniciar las acciones conducentes a la reposición de existencias a fin de evitar el
consumo total de stock mínimo o de seguridad en la botica.
Cabe resaltar que se debe reservar presupuesto para las compras tanto en proyecciones como en ejercicio,
a pesar que se posea mucha experiencia en el asunto y las decisiones se tomen sobre la marcha, debemos
recordar que las necesidades de adquisición surgen de los informes de stock en farmacia y que las
situaciones que se presenten en la operativa no debe predominar en la política de gastos.
El PUNTO DE REPOSICIÓN se inicia cuando las existencias de medicamentos descienden al nivel en que se
empieza a consumir la EXISTENCIA MÍNIMA.
En tal situación, el responsable de la Farmacia o Botica deberá: y Da inicio al proceso de
aprovisionamiento.
d.2. Control de existencia estática
Con la finalidad de constatar la existencia física de los productos en el almacén de un establecimiento
farmacéutico se debe contar con un sistema de control del
inventario que periódicamente efectué una precisión cuali-
cuantitativa del stock y actualice la base de datos del sistema
contable.
INVENTARIO:
Es la verificación física de productos almacenados, que permite
calificar su estado de conservación o deterioro, condiciones de
seguridad, así como determinar la exactitud contable, origen
de los sobrantes y faltantes (comparar la información de los
registros contables y la existencia tangible)

Es entonces que los resultados reportados por pertenencia de Inventarios sirven como herramienta de
proyección para realizar ajustes en el establecimiento y debe estar disponible en la institución.
TIPOS INVENTARIO
Inventario Masivo o total: Se recomienda una vez cada tres o seis meses, incluye todos los bienes
almacenados. Para este tipo de inventario se cierran las operaciones del almacén por uno o varios días y
sirve de sustento para la entidad, para toma de decisiones administrativas y proyecciones del manejo
financiero así como medir la capacidad de gestión del regente.
Inventario parcial o selectivo: Se realiza generalmente por iniciativa del regente para constatar la veracidad
de las existencias del grupo de bienes sobre los cuales se tiene interés, sin importar ubicación.
Se realiza sin paralizar el almacén, solo se efectúa un bloqueo temporal de la documentación y el despacho
del grupo de medicamentos involucrados.
Inventario muestreo: Lo dispone el auditor institucional quien asigna un grupo de bienes previamente
seleccionados para comprobar si los registros de stock se mantienen actualizados y verificar que las
existencias físicas concuerden con los registros de las tarjetas de control visible de almacén y las tarjetas de
existencias valoradas. En la mayoría de los casos se realiza paralizando el movimiento de almacén y el flujo
de la documentación involucrada.
PROCESO DE INVENTARIO
PREPARACION DEL INVENTARIO
Ordenamiento Físico del Almacén
Suspensión de movimiento de stock

Documentación Actualizada o Regularizar Pendientes egresos- ingresos
Base de datos del Sistema con Existencias Valoradas al día
IMPLEMENTACION
Equipo de auditores.- Lo realiza la Comisión Encargada (Oficina de Logística) en ningún caso será integrada
por el mismo personal del establecimiento.
Medios o instrumentos.- Dotar al equipo de verificadores de catálogos, winchas, calibradores, metros,
balanzas, etc. Para certificar medidas y denominadores, pesos, códigos, etc. Para el caso de
establecimientos estatales los Instrumentos básicos en el registro de activos durante el inventario son:
TARJETAS DE CONTROL VISIBLE DE ALMACEN. TARJETAS DE EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACEN, NOTA
DE ENTRADA A ALMACEN, PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA.
RESULTADOS DE INVENTARIO
CRUCES
Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.
Este caso se resuelve por ajuste, anulando la salida del sobrante sustentada con el informe de la comisión
de verificación y registra en sistema la salida del producto faltante. En la practica diaria los descruces se
realizan reparando en el registro contable con salida del faltante y dispensación del sobrante.
SOBRANTES
Determinar el origen y pueden ser debido a:
Documentos de fuentes no registrados en la T E V
Bienes entregados en menor cantidad Estos casos se subsanan incorporando en los registros de existencias
formulando la respectiva Nota de Entrada a Almacén
FALTANTES
Los bienes perdidos por robo o sustracción, con el informe
de la Comisión de Inventario, el expediente de las
investigaciones y denuncia policial.

• Es la suma de los costos de los productos que formaron parte del inventario del local y que sin haber sido
vendidos ya no se encuentran físicamente. Su causa mayoritaria es el hurto, pero también están
consideradas las pérdidas por problemas técnicos que afectan a los productos.
• Se determina de dos maneras:
Inventario diario de los productos: Diariamente se inventarían determinados sectores del local y los
resultados de merma se van acumulando en un informe denominado “Bodega de Merma”.
Faltante por robo o sustracción.- Expediente de las investigaciones realizadas acompañadas de la denuncia
policial
MERMAS
Son todos aquellos productos que al ser expuestos a factores adversos (ver fundamentos de estabilidad) o
por tiempo de vida útil caducada, se encuentran en completo estado de inutilidad, no aptos para
administrarse.
Los casos son:
Preparados galénicos sólidos o líquidos que por su naturaleza se volatilizan,
Productos con fecha de vencimiento expirada.
Productos dañados en la integridad de su empaque por acción de roedores o insectos o por mala
manipulación.
Productos sanitarios o material medico de exigencia estéril que evidencia contaminación
Productos que evidencian descomposición del vehiculo por acción de agentes microbiológicos tales como
mohos o bacterias.
Productos con características organolépticas defectuosas distintas al aspecto especificado.
Productos que de manera no intencionada fueron expuestos a condiciones extremas en las instalaciones del
establecimiento tales como alta temperatura, humedad o luz solar directa.
Cuando se reporta alta tasa de merma se puede atribuir la perdida por negligencia al jefe de almacén y el
servidor o servidores a cargo de la custodia pues son responsables tanto pecuniaria como
administrativamente de la perdida.
No obstante se puede justificar como merma circunstancial siempre y cuando en el caso de los productos
galénicos estén dentro del tiempo de vida útil o la empresa se abstenga a la iniciativa de previsión en el
acondicionamiento óptimo de las instalaciones, seguridad y saneamiento del almacén.

BAJA DE BIENES
Se cuantifica y se declara Vencidos son separados e identificados siendo dados de baja ante el proveedor,
procediéndose a su destrucción o devolución a los laboratorios.
La comisión evaluara e informara sobre la merma Con el Informe Sanitario respectivo y el informe de
Control Interno sobre deslinde de responsabilidades.
Resuelve la baja se registra, informa y sustenta su salida.
f.- Custodia.- Medidas de seguridad
El personal y los bienes almacenados, deben protegerse de robos, sabotaje, incendios, inundaciones y para
ello el personal debe contar con equipos e implementos de custodia.
Ciertas formulaciones sujetas a fiscalización deben resguardarse bajo responsabilidad del regente, así como
preveer la Rotación de Psicotrópicos.
Consideraciones adicionales:
MANEJO DE RECURSOS HUMANOS.- El éxito de una
botica o farmacia se sustenta en lo más valioso que
posee cualquier institución, su personal; existen
elementos intangibles tales como Honestidad,
comunicación vertical y horizontal fluida, tolerancia y
metas claras, que no son menos importantes que el
tecnicismo o sistematización de los procesos explicados
sobre gestión logística. En tanto para exigir eficiencia a
los los Recursos Humanos, el regente debe clarificar las
funciones y responsabilidades de cada uno de ellos.

Debemos estar al tanto en medir sobre nuestro personal auxiliar aspectos como:
Identificación (sentirse ligado a su institución)
Motivación (en este caso vocación de servicio)
Preparación (capacitado para lo que va a hacer)
-SUPERVISIÓN DE PERSONAL.- La dirección superior y los subalternos que ocupan puestos de jefatura
deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de los procesos, transacciones y operaciones
con el propósito de asegurar que las labores se realicen de conformidad con la normativa y las
disposiciones internas y externas en vigencia.

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