Curso de Preparación para la Certificación (PMI-RMP)® - Planificar Respuestas a los Riesgos

Sesión 07:
PLANIFICAR RESPUESTAS A LOS
RIESGOS
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CURSO DE PREPARACIÓN
PARA LA CERTIFICACIÓN
(PMI(PMI-RMP)®

Conocer el propósito y objetivo del proceso Planificar la
Respuesta a los Riesgos.
Determinar los Factores Críticos de Éxito del proceso
Planificar la Respuesta a los Riesgos.
Conocer las Estrategias para respuesta a los riesgos.
Conocer las Herramientas y Técnicas del Proceso
Planificar la Respuesta a los Riesgos.
Documentar los Resultados del proceso Planificar la
Respuesta a los Riesgos.
Conocer las técnicas, ejemplos y plantillas para Planificar
la Respuesta a los riesgos.


Objetivo de la sesión

7. Planificar Respuestas a los Riesgos
7.1 Propósito y Objetivos del Proceso Planificar Respuestas a los
Riesgos
7.2 Factores Críticos de Éxito del Proceso Planificar la Respuestas a los
Riesgos
7.3 Estrategias para la Respuesta a los Riesgos
7.4 Herramientas y Técnicas del Proceso Planificar la Respuestas a los
Riesgos
7.5 Documentar los Resultados del Proceso Planificar la Respuestas a los
Riesgos
7.6 Anexo D.5 Técnicas, Ejemplos y Plantillas para Planificar la
Respuesta a los Riesgos
7.7 Planificar la Respuesta a los Riesgos


Contenido de la Sesión 07



7. PLANIFICAR
RESPUESTAS A LOS
RIESGOS

Determinar un conjunto de acciones las cuales mejoren las oportunidades de éxito del
proyecto y que a la vez cumplan con las restricciones organizacionales y del proyecto que
sean aplicables.
Objetivo
principal
IDENTIFICADO

RIESGOS

Hayan
sido

ANALIZADO

PLANIFICAR
RESPUESTAS
A LOS
RIESGOS

PRIORIZADO
RIESGO
CONSIDERADO
IMPORTANTE


7.1 PROPÓSITO Y OBJETIVOS DEL PROCESO
PLANIFICAR RESPUESTAS A RIESGOS

ASIGNAR

RESPONSABILIDAD
DE MONITOREAR LAS
CONDICIONES DEL
PROYECTO
RIESGO

ASIGNAR UN
PROPIETARIO DEL
RIESGO

RESPUESTA

ASIGNAR UN
PROPIETARIO DE
ACCIÓN DE
RIESGO

IMPLANTAR LAS
ACCIONES
CORRESPONDIENTES



Asignación de Responsabilidades

RESPUESTAS
IMPLANTADAS

generan

tienen

EFECTOS
POTENCIALES EN
OBJETIVOS DEL
PROYECTO

RIESGOS
ADICIONALES

generan
Conocido
como

RIESGOS
SECUNDARIOS


Respuestas Implantadas

integrar
ACCIONES
APROBADAS

Surgieron
de

PLANIFICAR
RESPUESTAS
A LOS
RIESGOS

PLAN PARA LA
DIRECCIÓN DEL
PROYECTO

Llevadas a cabo

Deben
seguir

REGLAS
ORGANIZACIONALES Y incluyen
DE GESTIÓN DE
PROYECTOS

PROCESO DE
IMPLANTACIÓN DEL
PROYECTO

GESTIÓN DE CAMBIOS DEL PROYECTO
Y CONTROL DE LA CONFIGURACIÓN
PLANEAMIENTO, PRESUPUESTO, Y
PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO
GESTIÓN DE RECURSOS
PLANEAMIENTO DE COMUNICACIONES
DEL PROYECTO



Acciones aprobadas que emergieron del Planeamiento de Respuestas



7.2 FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO DEL PROCESO
PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS

INTERESADOS
ABIERTA

COMUNICACIÓN
APROPIADA



7.2.1 Comunicar

EQUIPO DEL
PROYECTO E
INTERESADOS

APOYO E
INVOLUCRAMIENTO

ROLES CLAVE
PARA LA
GESTIÓN DE
RIESGOS DEL
PROYECTO

de

depende

PROPIETARIO
DEL RIESGO

REPUESTAS A
RIESGOS


PROPIETARIO
DE ACCIÓN DEL
RIESGO


7.2.2 Definir Claramente los Roles y Responsabilidades
Relacionadas con Riesgos

Deben ser

Dependen de

CONDICIONES
INCIERTAS

MONITOREADAS

Se deben
PLAN PARA LA
DIRECCIÓN DE
PROYECTOS

RESPUESTAS
ACORDADAS

Deben ser

integrar


PROGRAMADAS
Y ASIGNADAS
PARA
EJECUCIÓN


7.2.3 Especificar el Momento de las Respuestas a Riesgos

RECURSOS
PLAN PARA LA
DIRECCIÓN DEL
PROYECTO

COSTOS
DURACIÓN

integrarse

GESTOR
DEL PROYECTO

Implica
estimar

RESPUESTA DEBE
PLANIFICARSE

apoyo

GERENCIA

CRONOGRAMA
APROBACIÓN DE
GERENCIA
ACTUALIZAR
PRESUPUESTO

En detalle de acuerdo a

METODOLOGIA DEL
PROYECTO


7.2.4 Proporcionar Recursos, Presupuesto, y Cronograma para las
Respuestas

RESPUESTAS

ESTRUCTURA DE
DESCOMPOSICIÓN DEL
TRABAJO

DIAGRAMAS DE
AFINIDAD

U OTRAS HERRAMIENTAS
DE CATEGORIZACIÓN



7.2.5 Abordar la Interacción de los Riesgos y las Respuestas

CATEGORIZACIÓN
DE RIESGOS

Consistencia con los valores organizacionales,
objetivos del proyecto, y expectativas de los
interesados.

RESPUESTAS

Evaluado con
los siguientes
criterios:

APROPIADAS

deben
ser

Factibilidad técnica.

Capacidad del equipo de proyecto o de los
propietarios de acción de riesgo externos al
proyecto, de llevar a cabo las acciones
correspondientes.

OPORTUNAS
COSTO EFECTIVAS
FACTIBLES

Balance entre el impacto total de la respuesta en
los objetivos del proyecto y la mejora en el perfil de
riesgo del proyecto.

LOGRABLES
CONSENSUADAS
ASIGNADAS
ACEPTADAS


7.2.6 Asegurar Respuestas Apropiadas, Oportunas, Efectivas, y
Consensuadas

AMENAZAS
dentro
un solo
PLANIFICACIÓN
DE RESPUESTAS A
RIESGOS

PLAN INTEGRADO

OPORTUNIDADES

No se abordan
plenamente
INCOMPLETO
CONJUNTO
COMBINADO DE
ESTRATEGIAS DE
RESPUESTA
INVÁLIDO


7.2.7 Abordar tanto Riesgos como Oportunidades

GESTOR DEL
PROYECTO

CONSENSUADAS

ESTRATEGIAS DE
RESPUESTA A RIESGOS

RIESGOS
INDIVIDUALES

CONJUNTOS DE
RIESGOS

RIESGOS A NIVEL
DE PROYECTO


ENTIDAD QUE
APRUEBA LAS
ESTRATEGIAS


7.3 ESTRATEGIAS PARA LA RESPUESTA A LOS
RIESGOS

NO PODRÁ OCURRIR
ASEGURAR

AMENAZAS
ESTRATEGIA
NO TENDRÁ EFECTO
EN EL PROYECTO

OCURRIRÁ

TOMAR ACCIONES

ASEGURAR

OPORTUNIDADES
EL PROYECTO
TOMARÁ VENTAJA DE
ELLA



7.3.1 Evitar una Amenaza o Explotar una Oportunidad

ESTRATEGIA

TERCERO
(MEJOR POSICIONADO)

enfrentar
AMENAZA

aprovechar
OPORTUNIDAD



7.3.2 Transferir una Amenaza o Compartir una Oportunidad

IMPACTO DE AMENAZA

MITIGAR
MEJORAR

ESTRATEGIAS DE
RESPUESTA MÁS
AMPLIAMENTE
APLICADAS

IDENTIFICAR
ACCIONES

IMPACTO DE
OPORTUNIDAD



7.3.3 Mitigar una Amenaza o Mejorar una Oportunidad

IMPLICA

IMPLICA

ACEPTACIÓN

DESARROLLAR POR
ADELANTADO
PLANES DE
CONTINGENCIA O DE
RESPALDO

NO TOMAR
ACCIÓN

a menos
que

EL RIESGO
REALMENTE
OCURRA


EL RIESGO
OCURRE


7.3.4 Aceptar una Amenaza o una Oportunidad


7.3.5 Aplicar Estrategias de Respuesta a Riesgos al Riesgo Total del
Proyecto

Proseguir con el proyecto a pesar que la exposición al riesgo
excede el nivel deseado.

Re-planificar el proyecto o cambiar el alcance y límites del
proyecto.

Fijar una estructura de negocio en la cual el cliente y el proveedor
compartan el riesgo.

Cancelar el proyecto, como último recurso, si el nivel total de
riesgo permanece inaceptable.


Hay cuatro categorías de herramientas y técnicas, que son las siguientes:

Herramientas de creatividad para identificar respuestas
potenciales.
Herramientas de soporte a decisiones para determinar la
respuesta potencial óptima.
Técnicas de implantación de estrategias diseñadas para
poner en acción una estrategia.
Herramientas para transferir el control al proceso Monitorear y
Controlar Riesgos.



7.4 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DEL PROCESO
PLANIFICAR RESPUESTAS A LOS RIESGOS

PLANEAMIENTO DE
RESPUESTAS A RIESGOS

determina

CONJUNTO ÓPTIMO DE
RESPUESTAS

involucrar

requieren

emplear

EXPERTOS EN LA
MATERIA

TÉCNICAS DE
CREATIVIDAD

TÉCNICAS DE
PLANIFICACIÓN Y
EJECUCIÓN DE
PROYECTOS

EFECTOS POTENCIALES EN
LOS OBJETIVOS DEL
PROYECTO



7.4.1 Identificación de Respuestas

RESPUESTAS POTENCIALES
ESTABLECIDAS

EL MEJOR
SUBCONJUNTO DE

RIESGOS ABORDADOS

TÉCNICAS DE SOPORTE
tomar en
cuenta


COSTO DE RESPUESTAS
IMPACTO EN OBJETIVOS
INCERTIBUMBRE DE
RESULTADOS
POSIBLES RIESGOS
SECUNDARIOS
RIESGOS RESIDUALES


7.4.2 Selección de Respuestas

HERRAMIENTAS DE
PLANIFICACIÓN DE
PROYECTOS

convierte

ESTRATEGIAS ESCOGIDAS


en

ACCIONES CONCRETAS
E INTEGRARLAS DENTRO
DE LOS PLANES


7.4.3 Planificación de Acciones

GESTOR DEL
PROYECTO

usa

PROCESOS DE
ASIGNACIÓN DE
RECURSOS

Y

GESTIONADO

CADA RIESGO

LLEVADA A CABO DE MANERA
OPORTUNA Y EFECTIVA

CADA ACCIÓN DE
RESPUESTA.


ASEGURAR
DISPONIBILIDAD DE
UN PROPIETARIO
PARA:


7.4.4 Asignación de Propiedad y Responsabilidad



Pasos involucrados en el Planeamiento de Respuestas a Riesgos

7.5.1 Adicionar Respuestas de Riesgos al Registro de Riesgos
INTERESADO

INVOLUCRADO

para


VERIFICAR SUS
RESPONSABILIDADES Y
GESTIONAR EL RIESGO DE
ACUERDO AL PLAN DE
RESPUESTA A RIESGOS.


7.5 DOCUMENTANDO LOS RESULTADOS DEL PROCESO
PLANIFICAR LA RESPUESTAS A LOS RIESGOS

CONJUNTO
DETALLADO DE
RESPUESTAS A
RIESGOS

COSTOS

IMPLICACIONES
RELACIONADAS AL
PROYECTO

PARA INCLUSIÓN EN
UN PLAN MODIFICADO
DE GESTIÓN DE
PROYECTOS

ASIGNACIÓN DE
RECURSOS
DETALLES DE
PROGRAMACIÓN
CAMBIOS A LA
DOCUMENTACIÓN DEL
PROYECTO



7.5.2 Adicionar las Respuestas a los Riesgos al Plan de Gestión del
Proyecto

definido e
integrado
RESPUESTAS A
RIESGOS

PLAN DE GESTIÓN DEL
PROYECTO

RIESGOS RESIDUALES
INDIVIDUALES Y
GLOBALES


REQUIERE O NO
PLANIFICACIÓN
ADICIONAL DE
RESPUESTAS


7.5.3 Revisar y Documentar la Exposición Prevista

Planificar la Respuesta a los Riesgos desarrolla el conjunto de acciones
necesarias para tener en cuenta los riesgos del proyecto y sus
características e integra el correspondiente Plan para la Dirección del
Proyecto. El plan resultante debe satisfacer los deseos y actitudes de los
interesados con respecto a los riesgos.



7.6 Anexo D.5 TÉCNICAS, EJEMPLOS Y PLANTILLAS
PARA PLANIFICAR LAS RESPUESTAS A LOS RIESGOS

PLANES DE CONTINGENCIA
Fortalezas

Debilidades

Asegura que las acciones son
disponibles
para
direccionar
eventos significativos antes de su
ocurrencia.

Puede dar una falsa sensación de
confianza – como si el riesgo
hubiera sido evitado.

CSF para eficaz
Aplicación
Las
condiciones
de
los
disparadores (Triggers)
deben
ser claramente definidas y
seguidas.

Permite una respuesta rápida y
centrada.

Los planes deben ser validados
periódicamente.

Mejora
la
imagen
de
profesionalidad de la manera en
que el proyecto es administrado.

Disposición de la organización
para
ejecutar
el
plan
y
proporcionar los recursos y el
presupuesto cuando la condición
del disparador sucede.

ESTIMACIÓN DE RESERVA PARA CONTINGENCIAS
Fortalezas

Debilidades

Proporciona una base para las
reservas.
Es una base para un debate
constructivo con el Patrocinador

Hace visible la reserva y por lo
tanto susceptible de ser reducido
arbitrariamente.


CSF para eficaz
Aplicación
Política para la Gestión de
Reservas de acuerdo con el
Patrocinador y la Alta Dirección.


D5.1 Técnicas para el Plan de Respuesta a los Riesgos

Fortalezas

Debilidades

Junto
con
muchos
otros
enfoques, insiste en resolver los
problemas de disponibilidad de
recursos en el desarrollo de la
programación.
Direcciona
los
riesgos
del
Cronograma
ingresando
"
colchones de alimentación" para
absorber
las
variaciones
estadísticas en la duraciones de
las actividades de la ruta no
crítica
para
reducir
su
contribución
al
riesgo
del
cronograma.
Mitiga parcialmente el Riesgo
Financiero mediante el control de
la cantidad de "trabajo en
proceso"
Umbrales de "penetración del
buffer
(colchón)"
pueden
utilizarse como una condición de
disparador para las acciones de
respuesta específicas.

Colchones
de
alimentación
pueden tratar con variaciones
predecibles de causa común,
pero pueden ser insuficientes
para
atender
las
causas
especiales.
Fechas “indicativas” de inicio y fin
pueden alterar las expectativas
de gestión convencional, y puede
causar problemas para establecer
hitos intermedios.
Los supuestos que las Bases
Estimadas representan niveles de
confianza de 50% (esta debilidad
no es seguida en todas las
variantes de esta clase de
herramienta).
No todos los Cronogramas del
Proyecto son totalmente de
recursos


CSF para eficaz
Aplicación
Requiere una programación de
proyecto completamente dotado
de recursos.
Comprensión y aceptación por la
administración y los miembros del
equipo de proyecto las fechas de
actividad son indicativos en lugar
de
promesas
definitivas,
generalmente se establece para
proporcionar un 50 % nivel de
confianza.
Distribución equitativa de los
colchones por todos los miembros
del equipo interesados


CADENA CRÍTICA DE GESTIÓN DE PROYECTOS (CCPM)

Fortalezas

Debilidades

CSF para eficaz
Aplicación

Permite el cálculo de los
valores monetarios esperados
de
varias
opciones
de
respuesta, así como el valor de
los resultados en el peor de los
casos y en el mejor de los
casos.(observe la sesión 6)

TÉCNICA DELPHI
Fortalezas

Debilidades

CSF para eficaz
Aplicación

Implica
la
selección
de
expertos en el proceso.
(Observe Sesión 4)

VALOR MONETARIO ESPERADO (EMV)
Fortalezas

Debilidades

Proporciona una estimación de
los beneficios potenciales de
una respuesta de riesgo.
(observe la sesión 6).

CSF para eficaz
Aplicación


ANÁLISIS MEDIANTE ÁRBOL DE DECISIONES

Fortalezas

Debilidades

CSF para eficaz
Aplicación

El diagrama puede sugerir
donde mejor aplicar las
respuestas.
(observe
la
sesión 4)

BASE DE CONOCIMIENTOS DE LA INDUSTRIA
Fortalezas

Debilidades

CSF para eficaz
Aplicación

Algunos
riesgos
tienen
respuestas estándar. (observe
la sesión 4)

ENTREVISTAS
Fortalezas

Debilidades

Expertos pueden proporcionar
dos nuevas ideas y actuar
como "abogado del Diablo"
para
posibles
respuestas.
(observe la sesión 4)

CSF para eficaz
Aplicación


ANÁLISIS DE CAMPO DE FUERZA

Fortalezas

CSF para eficaz

Debilidades

Aplicación

Útil como una técnica de
creatividad
para
generar
nuevas respuestas. (observe
la sesión 4)

TÉCNICAS DE SELECCIÓN MULTI-CRITERIA
Fortalezas

Debilidades

Proporcionar
un
medio
para
seleccionar las respuestas que
mejor soporta el conjunto de los
objetivos del proyecto.

Puede dar resultados contrarios al
sentido común.

CSF para eficaz
Aplicación
Necesidades
de
un
conjunto
acordado de criterios ponderados de
éxito del proyecto.

COMENTARIOS POST PROYECTO/LECCIONES APRENDIDAS/INFORMACIÓN
HISTÓRICA
Fortalezas

Debilidades

Aprovecha experiencias previas.


CSF para eficaz
Aplicación


TÉCNICA GRUPO NOMINAL

Fortalezas

Debilidades

Proporciona un medio de
evaluar el efecto potencial de
los planes de respuesta sobre
el riesgo general de proyecto.
(observe la sesión 6)

Puede
ser
demasiado
involucrados o complejos para
el beneficio previsto..

CSF para eficaz
Aplicación
Previo
análisis
eficaz.

cualitativo

ANÁLISIS DE CAUSA RAIZ
Fortalezas

Debilidades

Permite a la organización identificar y
direccionar las causas fundamentales de los
riesgos para respuestas eficientes y
efectivas; responder al nivel de la causa raíz
podría direccionar con eficacia los riesgos
múltiples.
Puede
proporcionar
un
medio
de
identificación de los síntomas para el uso
como condiciones de los disparadores para
respuestas contingentes. (observe la sesión
4)

CSF para eficaz
Aplicación


ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS

Fortalezas

Debilidades

CSF para eficaz
Aplicación

Estimula la creatividad.

ANÁLISIS DE ESCENARIO
Fortalezas

Debilidades

Proporciona una vista de los
efectos potenciales de los
riesgos relevantes y la estrategia
de respuesta correspondiente.
Obliga a los participantes a
analizar el efecto de cualquier
estrategia.
Ayuda a identificar riesgos
secundarios.

Agrega a la lista de supuestos.
Puede llevar mucho tiempo.


CSF para eficaz
Aplicación
Todos
los
participantes
necesitan
una
buena
comprensión de los planes del
proyecto.


LISTAS RÁPIDAS

Descripción General del Proceso
EXPLOTAR
RIESGOS
POSITIVOS

COMPARTIR

VARIAS
ESTRATEGIAS DE
RESPUESTA A LOS
RIESGOS

EL EQUIPO DE
GESTIÓN DE
RIESGOS

MEJORAR

ACEPTAR
EVITAR
RIESGOS
NEGATIVOS

MITIGAR
TRANSFERIR

Registro de
Riesgos

Plan de proceso de
respuesta de riesgo
por: Proceso Planificar
la Respuesta a los
Riesgos


Registro de
Riesgo
Actualizado


7.7 PLANIFICAR LAS RESPUESTAS A LOS RIESGOS

Aquí están algunas preguntas que le guiarán en la determinación de si las respuestas se
están elaborando en el camino correcto:
¿La respuesta es adecuada a la importancia del riesgo?
¿Es un costo efectivo conocer el desafío planteado por el riesgo?
¿Es realista en el contexto del proyecto?
¿Todas las partes están de acuerdo con la respuesta?
¿Se ha asignado un propietario responsable para el riesgo?
¿Está la respuesta planificada para la ejecución en el momento adecuado?
¿Se ha seleccionado la mejor respuesta de riesgo?


Preguntas que debes responderte

Registro de Riesgos
El registro de riesgos proporciona la
lista de riesgos analizados que
requieren una respuesta. Estos
riesgos pueden contener posibles
respuestas documentadas, causas y
riesgos que requieren una respuesta
de corto plazo.

Plan de Gestión de Riesgos
Este plan proporciona actividades de
riesgo, directrices para establecer
reservas, niveles de tolerancia de
riesgo de los interesados y umbrales
de niveles de riesgo altos,
moderados y bajos.



Entradas al Proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos

Estrategias para los Riesgos Negativos (Amenazas) y Positivos
(Oportunidades)
Riesgos
positivos
(Oportunidades)

Compartir (Share)

Mitigar (Mitigate)

Mejorar (Enhance)

Evitar (Avoid)

Explotar (Exploit)
Aceptación Pasiva
Aceptación Activa

Riesgos
Negativos
(Amenazas)

Transferir (Transfer)

Aceptar (Accept)

Aceptar (Accept)



Herramientas y Técnicas del Proceso Planificar la Respuesta a los
Riesgos

• Una respuesta de
riesgo no requiere
ejecución inmediata.
En su lugar, son
ejecutados cuando
los
disparadores
(Triggers)
predefinidos
suceden. Esto se
llama un Plan de
Contingencia.

Planes de
Contingencia

Planes
Alternativos
• Planes
Alternativos
son
respuestas
planificadas para
riesgos,
usado
cuando las otras
respuestas
planificadas
resultan
ineficaces.

• Es la cantidad de fondos,
presupuestos o el tiempo
necesario por encima de la
estimación para reducir el
riesgo de desbordamientos
de los objetivos del
proyecto
a
un
nivel
aceptable
para
la
organización.

Reservas


Juicio de
Experto
• Implica
la
retroalimentación
y la participación
de aquellos que
tienen
la
experiencia
y
conocimiento en
el
establecimiento
de respuestas de
riesgo.


Estrategias de Respuesta a Contingencias

Disparador (Trigger) de Riesgo
Riesgos Residuales
Se conoce como señal de
advertencia o síntomas.
Los
disparadores
de
Riesgos proporcionan una
advertencia que un riesgo
está a punto de ocurrir.

Riesgos Secundarios
Son los riesgos que se
esperan
que
permanezcan después de
que la planificación de
respuestas a los riesgos
ha sido ejecutada.

Son los riesgos que
surgen
como
consecuencia directa de
la aplicación de una
respuesta de riesgo.



Términos Adicionales

Actualizaciones
al Registro de
Riesgos

Riesgos
Relacionados
con Decisiones
del Contrato

Actualizaciones
de Documentos
de Proyecto

Actualizaciones
del Plan de
Gestión de
Proyecto



Salidas del Proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos

IMPLICA
ACTUALIZACION A:



Actualizaciones al registro de riesgos

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