Este documento proporciona instrucciones para cargar datos de Access y Excel en Power BI y crear un modelo de datos y varios informes. Se explica cómo obtener datos de las bases de datos Access y Excel, crear relaciones entre tablas, agregar jerarquías y medidas calculadas, y diseñar informes con tablas, gráficos y mapas. El objetivo es analizar las ventas, costos y beneficios según productos, tiendas, fechas y otras dimensiones.

1. Ejemplo Access – Excel

2. Ejemplo
Datos:
• Ventas.mdb: Base de datos Access que contiene 4 tablas: Productos,
Tiendas, VentasCAB (Encabezados de ventas) y VentasDET (Líneas de
ventas)
• Fecha.xlsx: Archivo Excel que contiene información para el análisis
por Fechas

3. Ejemplo
Obtener datos de Access y cargarlos en el Modelo de Datos de Power
BI
1. Abrir Power BI Desktop y cierra la ventana emergente con fondo
amarillo que aparece.
2. En el menú, clic sobre la opción Get data y en el menú que se
despliega, clic en More.. y elegir la opción Access Database.
Finalmente clic sobre el botón Connect.
3. Elegir el archivo de Access llamado Ventas.mdb y luego Open.

4. Ejemplo
5. Selecciona las 4 tablas que hay disponibles, tal y como muestra la
imagen:
Darle clic en Load

5. Ejemplo
Obtener datos de Excel y cargarlos en el Modelo de Datos de Power BI
1. En el menú home, clic sobre la opción Get data y en el menú que se
despliega, clic en Excel workbook
2. Elegir el archivo de Excel llamado Fecha.xls y luego Open.
3. Selecciona la tabla Fecha solamente, tal y como muestra la imagen:
4. Clic en Load

6. Ejemplo
Mejorar el Modelo de Datos

7. Ejemplo
Puedes comprobar que aparecen una serie de líneas que unen las
diferentes tablas. Pero la tabla Fecha no dispone de ninguna línea que
la relacione con el resto de tablas. Esto es debido a que procede de un
origen de datos diferente y debes establecer dicha relación de forma
manual.

8. Ejemplo
Hacer clic en la columna “Fecha” de la tabla “VentasCAB” y sin soltar
arrastra el cursor hasta la columna “Fecha” de la tabla “Fecha”.
Obtendrás el resultado que se ve en la imagen:

9. Ejemplo
Para verificar que la
relación se ha establecido
por las columnas
adecuadas, haz doble-clic
sobre la línea que acabas
de crear, entre las tablas
“VentasCAB” y “Fecha”,
verás el siguiente
formulario:

10. Ejemplo
Verás las dos tablas que intervienen en la relación, las columnas por las
que se establece la relación (son las que aparecen con fondo gris, no
tienen por qué llamarse igual, ha sido coincidencia). Los elementos que
hay debajo (Cardinalidad, etc.) quedan fueran del ámbito de este curso.

11. Ejemplo
Creación de Jerarquía
1. Hacer clic en la parte izquierda, en la opción Report.
2. En la parte derecha de la pantalla, haz clic sobre la tabla “Fecha” y
te aparecen los diversos campos que la componen.

12. Ejemplo
Haz clic en el botón “…” que hay a la derecha del campo “Año” y selecciona
la opción “Create hierarchy”. Por defecto se crea como Año Hierarchy
Luego agregamos los campos nbMes3L y Fecha a la jerarquía que creamos.
Finalmente cambia el nombre de esta nueva jerarquía por “Año-Mes-Dia”,
para ello haz clic con el botón derecho sobre ella y elige la opción
“Rename”. Obtendrás el siguiente resultado:

13. Ejemplo
Creación de Columna Calculada
Vamos a crear una columna calculada y dos medidas utilizando
expresiones DAX (Data Analysis eXpressions). Hacemos clic en la parte
izquierda, en la opción Datos. Hacer clic en la tabla “VentasDET”
Para crear la columna calculada, le damos clic a la opción New Column
con la fórmula “Beneficio = ImporteVenta – ImporteCoste”.
En la parte superior (similar a la introducción de fórmulas en Excel)
escribe la siguiente expresión DAX:
𝐵𝑒𝑛𝑒𝑓𝑖𝑐𝑖𝑜 = [𝐼𝑚𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎] – [𝐼𝑚𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝐶𝑜𝑠𝑡𝑒]

14. Ejemplo
Para almacenar las medidas vamos a crear una blank query y la
renombramos a Medidas. Luego close & apply.
Crea una medida. Seleccionamos la tabla Medidas y pulsa la opción “New
Measure” en el menú superior y escribe la siguiente expresión DAX:
TotalVentas = SUM(VentasDET[ImporteVenta])
Repite el proceso creando las siguientes medidas adicionales:
TotalCostes = SUM(VentasDET[ImporteCoste])
TotalBeneficio = SUM(VentasDET[Beneficio])
Con esto damos por finalizado el diseño de nuestro Modelo de Datos

15. Ejemplo
Creación de Informes
Haz clic en la parte izquierda, en la opción “Report” y verás el lienzo en
blanco de tu primer informe, renombra “Pagina 1” como “Informe
Ventas”, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cada una
de ellas y seleccionando la opción “Renombrar Página”.
Este es el proceso a seguir para la creación de informes:
1. Arrastra campos de las tablas sobre el lienzo en blanco, si lo haces sobre un
elemento visual existente agregará ese campo a él, si lo haces sobre la
parte que está en blanco creará un nuevo elemento visual
2. Puedes hacer clic en cualquiera de los elementos visuales (gráficos, tablas,
segmentadores, mapas) y el elemento visual sobre el que estés
posicionado, cambiará al nuevo seleccionado

16. Ejemplo
Tabla “Subfamilia, TotalVentas, TotalCostes, TotalBeneficio”
Arrastra el campo “SubFamilia” de la tabla “Producto” al centro del
lienzo en blanco. A continuación, arrastra los siguientes campos de la
tabla “Medidas”: “TotalVentas”, “TotalCostes”, “TotalBeneficio”.
Puedes ajustar el tamaño y posición de la tabla libremente. Al igual que
el resto de elementos visuales que construirás a continuación, para
conseguir un informe similar al de la imagen.

17. Ejemplo
Segmentador “Nombre Tienda”
Tipo de gráfico: Slicer
Campos: NombreTienda
Segmentador “Año”
Tipo de gráfico: Slicer
Campos: Año

18. Ejemplo
Tarjeta “TotalVentas”
Tipo de gráfico: Card
Campo: TotalVentas
Gráfico de líneas “ImporteVenta y TotalBeneficio por AñoMes”
Tipo de gráfico: Line chart
Campos: X-axis AñoMes,
Y-axis TotalVentas y TotalBeneficio

19. Ejemplo
Gráfico de barras “ImporteVenta y TotalBeneficio por Subfamilia”
Tipo de gráfico: Clustered bar chart
Campos: Y-axis Subfamilia,
X-axis TotalVentas, TotalBeneficio
Mapa de calor “TotalVentas por NombreTienda”
Tipo de gráfico: Treemap
Campos: Category NombreTienda,
Values TotalVentas

20. Ejemplo 1
Usando el archivo Excel Datasets Empresa.xlsx, donde cada pestaña
representa una tabla de un modelo relacional:
• VENTAS: Podemos tener una o varias ventas al mismo CLIENTE
relacionadas por la columna cliente con el nombre y apellido.
• CLIENTES: La columna ubicación nos permite conocer la ciudad y país
del cliente. El cliente puede ser una persona o una empresa (Tipo).
• COBROS: Relacionado con las VENTAS por el NroFactura, una venta
puede fraccionarse en varios cobros.

22. Ejemplo 1
Cargar datos

23. Ejemplo 1

24. Ejemplo 1
En este paso es cuando procederíamos a normalizar los datos usando
el editor de consultas para eliminar columnas no deseadas o campos
con PK (Primary Key o clave primaria) con valor nulo o datos
redundantes por ejemplo.
Una vez vinculados los datos cualquier modificación en el libro Excel
externo tendrá reflejo en Power BI.

25. Ejemplo 1
Ahora procedemos a definir las categorías de datos de algunos campos
de las tablas (Data->Column Tools). Seleccionamos el campo “País” de
la tabla “TablaUbicaciones” es más que evidente que lo definimos
como “Country“, para la “ciudad” algo similar es ”City“.

26. Ejemplo 1
Primer informe: Cobros y facturas
Marcamos la casilla de “País” en la “TablaUbicaciones” e inmediatamente un
mapa aparece en el informe, seleccionamos el campo “MontoFactura” de
“TablaVentas” y lo ubicamos en Bubble Size para ver las ventas por país.
Podemos “embellecer” el formato del mapa con etiquetas, colores y otra serie
de opciones.

27. Ejemplo 1
Copiando el mapa y pegando como nuevo elemento creamos una
visualización en forma de gráfico de barras (Clustered bar chart) de
facturas por país.

28. Ejemplo 1
Ahora vamos a incluir un gráfico de Pie para segmentar nuestra cartera
de clientes por Tipo de Cliente: Empresa o Persona.
Seleccionamos una visualización “Pie Chart” con el campo “Tipo” de
“TablaClientes” pero aún no se ve nada, arrastramos y soltamos el
campo “Tipo” dentro de “Values” en los campos de la visualización.

29. Ejemplo 1
Ahora vamos a visualizar una tabla con las ventas, cobros y deuda restante por
cliente. Para ello vamos a crear una nueva consulta o fuente de datos vacía: Get
Data -> Blank Query (consulta en blanco).
En la ventana nueva Query Editor le damos un nombre, MEDIDAS, le damos
close & apply y luego seleccionamos la tabla para crear las medidas con “New
measure”.
Introducimos la formula necesaria para calcular la deuda:
Deuda = SUM(TablaVentas[MontoFactura])-SUM(TablaCobros[MontoCobrado])
Así como los siguientes:
Cobros = SUM(TablaCobros[MontoCobrado])
Ventas = sum(TablaVentas[MontoFactura])

30. Ejemplo 1
Ahora que tenemos las 3 medidas generamos la visualización:
Tabla con las medidas Cobros, Deuda, Ventas de la tabla Medidas y de TablaClientes
el campo cliente

31. Ejemplo 1

32. Ejemplo 1 - Publicado