PRIMER INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE 2013. Marzo de 2013

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INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL
DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
LEY 1474 DE 2011
MARZO 27 DE 2013
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
DEBILIDADES AVANCES
· La herramienta dinámica gerencial
continua sin ser actualizada, lo que
genera dificultades en el
cumplimiento de tareas que vienen
ajustadas a la plata forma
sistemática, que correlaciona las
funciones de varios procesos, para
resultados óptimos, eficientes, y
oportunos. Procesos como activos
fijos, costos, contabilidad,
suministros, recurso humano. La
firma SYAC cotizo la actualización
por valor de $186.000.635. en el
año 2012.
· Modulo de activos fijos presente
algunas cifras irreales, el modulo
de costos no está tomando cifras
de depreciación de activos fijos,
por lo que se dice se hace
necesario corregir los desfases del
modulo de activos fijos.
· Poco sentido de pertenecía por
parte de algunos empleados de
planta y contratistas en el
desarrollo del objeto para lo cual
fueron contratados, como es el
caso de Facturación y Auditoria
Medica, las negligencias continuas
por parte de estas áreas se ve
reflejada en el elevado número de
glosas.
· 35 funcionarios no diligenciaron la
encuesta de estudio de
necesidades de capacitación para
la elaboración del plan de
capacitación.
· Poco apoyo de la alta dirección y
de los funcionarios que manejan
los procesos que han derivado en
riesgos para la Institución. Muchos
de los riesgos identificados tienen
una connotación de ineficiencia e
inoperancia para mitigar el riesgo.
· La resolución No. 0038 de 22 de febrero de 2013, por medio de la cual se
modifica la resolución No. 0481 de 28 de diciembre de 2007, en el que se
crea e integra el comité de ética para la ESE HOSPITAL SAN JERONIMO
DE MONTERIA. permitirá dinamizar las acciones encaminadas a mejorar
aspectos como el conocimiento pormenorizado de MISION, VISION,
POLITICAS DE CALIDAD, OBJETIVOS DE CALIDAD, PRINCIPIOS,
VALORES.
· El área de planeación en armonía con gerencia y calidad, realizaron
socialización de plataforma estrategia y código de ética y buen gobierno.
Las áreas que recibieron la información fueron las siguientes: Urgencia
adulto, Urgencia pediátrica, urgencia ginecológica, cirugía, UCI1, UCI2,
Puerperio, pediatría, neonatos y lactantes, medicina interna, quirúrgica,
pensionado A, pensionado B, Consulta externa, laboratorio, banco de
sangre, RX, patología, terapia respiratoria, auditoria, archivo central y de
HC, jurídica, mantenimiento, costurero, suministro, servicios generales,
cocina, atención al usuario, trabajo social, psicología, central de
autorizaciones, has terciarias capuchinas, sistemas, facturación 2 piso,
facturación 1 piso – cartera, fotocopiadora, talento humano, presupuesto y
pagos, control interno, costos, calidad, planeación, tesorería, contabilidad,
subdirección administrativa, gerencia, mercadeo, cajas recaudadoras,
médicos internos, control interno disciplinario, gestión ambiental,
Coordinación de enfermería, asesor jurídico externo, Coor. Biomédica.
· En el área de atención al usuario se logra determinar que de 289 quejas
recibidas durante la vigencia anterior, 235 con respuesta de fondo, 50 con
respuesta de tramite y 1 queja trasladada a otra entidad por no
competencia.
· Con base al puntaje obtenido en la evaluación parcial, el área de Talento
Humano entrego incentivo por valor de $4.789.500 para las siguientes
empleadas: María Villalva, Edilsa Zuluaga, Elcianir Burgos, Esther
Jiménez, Teresita Uribe, Denis Acosta; Palmis Rodríguez, Emma Chaves,
Onay Salgado, Nora Cristancho, Edita Herrera, Elsy Pico, Carmen Marín,
Carmiña Vásquez.
· Con motivo de la navidad se organizo actividad recreativa y lúdica para los
hijos menores de 13 años de los trabajadores de la ESE Hospital San
Jerónimo de Montería y un taller de una integración para los empleados de
planta de la entidad.
· Incentivo pecuniario a los trabajadores de planta, 115 beneficiarios en
total. Bono por valor de $ 500.000, para lista de útiles escolares.
· El informe de evaluación del plan de gestión como aspecto a resaltar:
ü Aumento de la facturación.
ü CALIDAD – MECI. 92% en procesos implementados.
ü Porcentaje de cumplimiento de MECI, 100%

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· Poco apoyo presupuestal para el
desarrollo de acciones anti riesgo.
· El área de control Interno realizo la
encuesta de autoevaluación del
Control Interno, como fomento de
la cultura de AUTOCONTROL. Los
resultados de la encuesta fueron
los siguientes: De 135 encuestas
entregadas, fueron diligenciadas
75.
Puntaje subtotal 234.07
Puntaje total /75
encuestas
3,12
rango criterios
Puntaje total
entre 0.0 y 2.0
inadecuado
Puntaje entre 2.1
y 3.0
deficiente
Puntaje total
entre 3.1 y 4.0
satisfactorio
Puntaje total
entre 4.1 y 5.0
adecuado
Se pudo observar que la calificación fue
de 3, 12 en un criterio de satisfactorio.
Quiere decir que estamos en un
importante margen para llegar a
adecuado. Razón por la cual se prevé
plan de mejoramiento con el fin de elevar
el rango para la próxima encuesta de
autoevaluación. Evidentemente las
debilidades más notables estaban el
Subsistema CONTROL ESTRATEGICO.
Componente AMBIENTE DE CONTROL.
· No se hace seguimiento en las
evaluaciones por parte del área
respectiva de capacitación, donde los
servidores consideran o no haber
recibido los conocimientos
necesarios para el cumplimiento de
sus funciones.
· No se hace seguimiento en las
evaluaciones de capacitación, donde
los servidores consideran o no haber
recibido los conocimientos
necesarios para el cumplimiento de
sus funciones.
· Los niveles de autoridad deben
definirse de manera más radical en la
ü Planeación, 87%, en el porcentaje del cumplimiento del plan estratégico.
Lo anterior significa buenos estándares porcentuales en materia de plan
de gestión.
· En el mes de diciembre se logro realizar el evento Salud Mental – Área de
mantenimiento el día 19 de diciembre de 2013.
· En la vigencia 2013, durante los meses de enero y febrero se aplico la
encuesta de estudio de necesidades de capacitación para la elaboración
del plan de capacitación de la vigencia. En total se recibieron 56 encuestas
debidamente diligenciadas.
· Hasta la fecha se han realizado en 2013 las siguientes capacitaciones:
Capacitación a la Brigada, entrenamiento en pista. 5 de enero de 2013;
Manejo de relaciones interpersonales. 4 de febrero de 2013;
· Socialización del plan de emergencia Institucional. 14 de febrero de 2013.
· Se realizo inducción a 3 médicos rurales que iniciaron sus actividades el
día 12 de marzo de 2013.
· Resolución 0012 de 25 de enero de 2013, modifica la resolución 008 de 14
de enero de 2013 por medio de la cual se crea el comité de asesoría y
seguimiento a los procesos contractuales que celebre la ESE HSJM y
deroga la resolución 0382 de 17 de diciembre de 2012. Dicha resolución
tiene la intención de dinamizar el control que se ejerce en la elaboración y
seguimientos de Contratos por la ESE HSJM.
· El área de control Interno logro identificar 19 importantes riesgos
financieros, arrojados por el informe de rendición de cuenta de octubre de
2012.
· El área de Control Interno en sus políticas de administración de riesgo,
logro verificar que según el informe de riesgos asistenciales, 10 riesgos
fueron controlados. Con calificación 5.0.
· Fortalecimiento en el área Atención al Usuario, mejoras accionadas con
resultados en:
Socialización al personal de atención al usuario sobre los procesos y servicios
prestados en la Institución con el fin de brindar una información dinámica, y
oportuna a los usuarios.
Actividades y talleres dirigidos a los colaboradores basados en salud mental, con
el fin de mejorar la eficiencia del personal.
Tramite permanente a las quejas presentadas por los usuarios.
Dinámica y oportuna socialización y divulgación de los derechos y deberes de los
usuarios, para la mejora continua.
Seguimiento continuo a la apertura de buzones, con presencia del área de
Control Interno y representante de la alianza al usuario.

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jerarquización interna.
· No existe un comité de compra
dinámico.
SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION.
DEBILIDADES AVANCES
· Hasta la fecha algunas áreas no
han entregado el cuadro de POA
2013, como son: Sistema de
información; Subdirección
Administrativa; Subdirección
Científica (exceptuando Ronda de
pacientes); Área de Talento
Humano. La fecha límite fue 15 de
febrero de 2013.
· El informe de Glosas presentado
por el área de Auditoria medica
(Isaura Hernández P). el orden de
los elementos que están
ocasionando las Glosas es el
siguiente:
ü TARIFAS. 38%
Ayudas diagnosticas 30%
Procedimientos 21%
Consulta 20%
Estancia 13%
Medicamentos 12%
Materiales 4%
ü FACTURACION. 23%
Procedimientos 26%
Derecho de sala 26%
Medicamentos 15%
Ayudas diagnosticas 14%
Estancia 8%
Otros planes de beneficio 5%
Materiales 3%
Consulta 3%
ü PERTINENCIA. 21%
Ayudas diagnosticas 66%
Estancias 28%
Urgencias no pertinentes y
medicamentos 3%
ü SOPORTE.13%
Ayudas diagnosticas 40%
Medicamentos 18%
Consulta 17%
Descripción qx 10%
Estancia, honorarios e historias
clínicas 5%
ü DEVOLUCION. 3%
ü COBERTURA Y
· Sistema de Control Interno contable institucionalmente establecido.
· Recopilación de formatos concernientes a la elaboración por áreas del
POA 2013, es así como a la fecha se tiene gestión ambiental, planeación,
gestión de calidad, control interno. se prevé primer seguimiento para junio
de 2013.
· El 8 de enero de 2013, se contrata una medico Epidemiológica, ya que era
una de las debilidades latentes que no se contaba con un medico en esta
rama de la medicina. Hoy en día lo consideramos un avance porque es
quien se responsabiliza directamente por mantener informar sobre los
eventos que en materia de epidemiologia se den en la ESE HSJM. entrega
el Boletín 1 – 1- 13 Epidemiológico.
· Elaboración por parte del área de calidad, sobre protocolo de recibo,
custodia de cadáveres en la morgue, protocolo de hospitalización en casa
SHEC.
· El Área de Calidad ha presentado una dinámica de permanente interacción
con los usuarios:
Rondas nocturnas de calidad.
Rondas permanentes de seguridad del paciente.
Sensibilización de los procesos de bioseguridad.
Seguimiento diario a los procesos asistenciales para su correcto
cumplimiento.
· Gestión de información estadística continua y dinámica, con informes
constantes que han permitido identificar debilidades significativas para
mejora de procesos. Tres importantes informes:
10 diciembre 2012. 390.30.16.012.12
9 de enero de 2013. 390.30.16.001.13
10 de febrero de 2013. 390.30.002.13
Todos con debilidades identificadas en las diferentes áreas asistenciales
y con acciones de mejoras propuestas.

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AUTORIZACION. 1%
Este aspecto debe ser mejorado
de manera inmediata y para ello
el área de control interno
levantara plan de mejoramiento
en el que se evaluara que la
problemática de este concepto
se controlen drásticamente, por
parte de los responsables y así
evitar en que se siga dando un
manejo tan ineficiente a dicho
proceso. ( plan de mejoramiento
Institucional).
· Plan de Comunicación
Institucional no presenta
dinámica vigente, lo que a
ocasionado a su vez que la
pagina web de la Institución este
desactualizada. Ya que no se
presentas estrategias dinámicas
permanentemente para
mantener una información
vigente. En este momento se ha
venido mejorando algunos
aspectos pero no son suficientes
para determinar un rango
superior en la mejora.
· Se deben establecer
mecanismos para realizar
rendición de cuenta durante esta
vigencia.
· Los usuarios deben tener más
mecanismos anti trámites a su
disposición. es el caso de la
necesidad de puesta en marcha
de verificación de citas en línea.
· Mejorar significativamente el
reparto de documentación
interna. En ocasiones se le
entrega la documentación a
personas ajenas a ellas, que ni
la devuelven y por el contrario la
archivan, poniendo en riesgo la
puntualidad para responder lo
solicitado.
SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION
DEBILIDADES AVANCES

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· Falta de responsabilidad,
puntualidad, eficiencia y eficacia en
la presentación de los planes de
mejoramiento y del compromiso
para que estas se ejecuten en los
tiempos determinados.
· Mayor apoyo presupuestal para la
puesta en marcha de acciones que
conlleven un gasto por parte de las
áreas q suscriben los respectivos
planes de mejoramiento con
acciones especificas que generan
un gasto determinado y la
autorización del mismo.
· Presentación ante el DAFP, del Informe Ejecutivo Anual del Sistema de
Control Interno, con los siguientes resultados:
ENTIDAD ESE HOSPITAL SAN JERONIMO
PUNTAJE CALIDAD 79%
PUNTAJE MECI 89.82%
Lo anterior indica que a pesar de tener un buen puntaje hay aspectos por los que
seguir trabajando.
· El área de Control Interno realizo encuesta de autoevaluación en el último
trimestre del año 2012, con resultados que han permitido medir entre otros
el clima laboral, y el conocimiento de los procesos y procedimientos por
parte de los funcionarios.
· El área de Control Interno realizo permanente seguimiento al plan de
mejoramiento Institucional suscrito con la Contraloría Nacional vigencia
2011.
· El área de Control Interno lidero el cumplimiento ante la Contraloría
General del Departamento de Córdoba en cumplimiento de la resolución
01-001-17-No. 004 de enero 10 de 2013.
· 14 planes de mejoramiento producto de procesos de auditoría 2012 en
permanente seguimiento.
· Seguimiento plan de mejoramiento Institucional Rendición Interna de
cuentas 2012.
· La Oficina de Control Interno presento ante el Comité Coordinador de
Control Interno Plan Anual de Auditoría Interna, plan Operativo anual y
plan de acción 2013.
El plan anual de auditoría quedo de la siguiente manera:
Auditoria Fecha
Gestión Jurídica contratación, compra,
suministro, activos fijos.
MARZO – MAYO DE 2013
Gestión del talento humano y acciones de
salud ocupacional
Mayo – junio 2013
Control Interno Contable Junio – Julio 2013
Sistema de información de gestión
documental y archivo
Julio – Agosto de 2013
Gestión ambiental Agosto de 2013
Planeación Septiembre 2013
Gestión revisoría fiscal Octubre – Noviembre 2013
Subdirección Científica Noviembre 2013
Con base a la información enviada a la CONTADURIA GENERAL DE LA
NACION correspondiente al año 2012, la calificación obtenida para Control
Interno Contable fue de 4.00 (adecuado). Lo que nos deja en un margen de
estabilidad, pero con mejoras pendientes para alcanzar un mejor rango.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

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El sistema de Control Interno ha venido gestando importantes acciones en los elementos evaluación independiente al sistema
de control Interno y auditorías internas. El resultado obtenido en el Informe Ejecutivo Anual fue de 89.82%, lo que refleja que
se ha trabajado en cumplimiento de las acciones propuestas por la Jefatura de Control Interno.
La identificación de los riesgos por parte de Control Interno ha permitido minimizar situaciones que amenazan constantemente
a la Institución.
Las Encuestas de autoevaluación permitieron analizar las debilidades que tienen los funcionarios no solo en el desarrollo de
sus procesos sino en el conocimiento que tienen de la entidad, las acciones de mejora deberán generar resultados medibles
para el análisis del mejoramiento individual.
El seguimiento a los planes de mejoramiento que han suscrito las diferentes áreas es permanente, hay planes que han tenido
avances y otros en los cuales se sigue trabajando hasta controlar el riesgo derivado de la debilidad.
RECOMENDACIONES GENERALES
General mas acciones de control por parte de la alta dirección con el fin de ver la eficiencia del personal que se está
contratando. Lo importante es destacar que estas personas deben generar soluciones a la ESE HSJM y no hacer parte de la
problemática.
Mayor apoyo por parte de los responsables de los procesos, al momento de realizar las auditorias; debe evidenciarse
información oportuna, para evitar auditorias que no generen ningún impacto significativo.
Los planes de mejoramiento deben contar con más apoyo para los mejoramientos que conlleven gasto presupuestal, como las
mejoras de infraestructura y adquisición de equipos entre otras.
Mejorar la comunicación interna, lograr identificar minuciosamente cada documento que va a reparto para saber a quién se le
entrega la información, en ocasiones se ve que se diluye la responsabilidad de informar porque esta se le entrega a la
persona equivocada.
ELABORÓ. JEFE CONTROL
INTERNO HSJM
REVISO. GERENTE ESE HSJM