El Archivo Histórico. Funciones. Instrumentos de búsqueda, consulta y de control del servicio

1. El Archivo Histórico.
Funciones. Instrumentos de
búsqueda, consulta y de
control del servicio.
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

2. Tipos de Archivos según el ciclo
de vida de los documentos
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO INTERMEDIO
ARCHIVO HISTÓRICO
Fase activa de
los documentos
Fase semiactiva
de los documentos
Fase inactiva de
los documentos

3. Archivos Históricos:
• Instituciones responsables de la custodia,
conservación y tratamiento de los fondos
pertenecientes al patrimonio histórico
documental español que sean reflejo de la
trayectoria de la administración estatal a lo
largo de la historia o que en todo caso,
resulten altamente significativos por su
valor histórico, su singular importancia o su
proyección internacional (Art. 12 R.D.
1708/2011 de España).

4. Archivos Históricos:
• El DTA (1995) plantea que es aquel Archivo
al que se le ha de transferir desde los
Archivos Intermedios, la documentación
que deba conservarse permanentemente,
por no haber sido seleccionada para su
eliminación.
• También pueden conservar documentos
históricos, recibidos por donación, depósito
o adquisición.

5. Archivos Históricos:
• Es la unidad responsable de conservar,
organizar, administrar, describir y divulgar la
memoria documental de la institución
(Gómez y Villanueva, 2010?).
• Esta documentación con valor informativo,
histórico y cultural, se conserva a
perpetuidad, en condiciones que garanticen
su integridad y trasmisión a las generaciones
futuras, por cuanto constituye parte del
patrimonio histórico de las naciones.

6. Archivos Históricos:
• Los documentos permanecerán en ellos a
perpetuidad.
• Los principales valores de los documentos
serán el informativo, el histórico y el
cultural.
• Los principales usuarios de estos Archivos
son los investigadores, los estudiantes, los
ciudadanos en general y las
Administraciones.

7. Procesos en el Archivo Histórico
• Descripción: Es la fase del tratamiento
archivístico destinada a la elaboración
de los instrumentos de consulta para
facilitar el conocimiento y consulta de
los fondos documentales y colecciones
de los archivos.

8. Procesos en el Archivo Histórico
• Conservación: es una de las misiones
fundamentales de los archivos, asegurando
la transmisión del patrimonio documental
a las generaciones futuras.

9. Procesos en el Archivo Histórico
• En la conservación se presta especial
atención también a:
–Los soportes: papel, pergamino, soportes
informáticos.
–El deterioro: alteraciones físicas de los
documentos:
• Intrínsecas: acidez del papel, la
descomposición de las tintas, fragilidad de
los documentos…
• Extrínsecas: temperatura, humedad relativa,
luz, polución, microorganismos, insectos…

10. Funciones del Archivo Histórico
Según el AHP de Ciudad Real, España
• Entre sus servicios se encuentran:
–De información: sobre el acceso, consulta y
otros servicios que ofrece el Archivo.
–Asesoramiento y orientación a los ciudadanos
en la búsqueda de fuentes documentales y
bibliográficas.
–Documental:
• Consulta documental y bibliográfica.
• Préstamo de documentos.

11. Funciones del Archivo Histórico
Y continúa el AHP de Ciudad Real, España
–Servicio administrativo:
• Obtención de copias, informes y certificaciones de
cualquier documento de libre acceso, cuando el
estado de conservación lo permita y mediante
pago de la correspondiente tasa o precio público.
–Servicio de difusión cultural y educativa:
• Actividades culturales y educativas para la difusión
de la información y de las fuentes documentales
contenidas en el Archivo.
• Visitas guiadas al Archivo concertadas con
antelación.

12. Archivo Histórico de Ciudad Real,
España
Fuente: http://ccta.jccm.es/dglab/ArchivosHist?opc=1&idArchivo=2

13. Funciones del Archivo Histórico
Según Barroso (2013) del Archivo Histórico
Provincial de Villa Clara, Cuba
• Atesorar, proteger, salvaguardar y difundir
el patrimonio documental del patrimonio
documental de la región.
• Difusión de los fondos y colecciones que
posee.
• Capacitación de los recursos humanos
vinculados a la actividad archivística.

14. Funciones del Archivo Histórico
Continúa Barroso (2013)
• Diversificar gradualmente las actividades de
servicio a la investigación académica y
desarrollar tareas cada vez más
relacionadas con la educación, la cultura, la
protección del patrimonio documental y la
promoción cultural hacia la comunidad.
• Coordinar el funcionamiento de los
archivos del Sistema que le correspondan.

15. Funciones del Archivo Histórico
Y finaliza Barroso (2013)
• Brindar servicios de asesoría y consultoría a
organismos, instituciones u organizaciones
en materia de gestión documental.
• Expedir certificaciones y copias certificadas
de los documentos que atesoran.
• Elevar la cultura de la gestión archivística en
los recursos humanos.
Fuente: http://archivohistorico.villaclara.cu/index.php/articulos-
publicados/123-lourdes-barroso-horta

16. Archivo Histórico Provincial de
Villa Clara. Cuba

17. Funciones del Archivo Histórico
Según Lucas (2007)
• Recoger los fondos que servirán para
elaborar los estudios de historia local.
• Convertirse en un servicio público de la
Administración y no solo reconocerlo como
una institución de marcado carácter
cultural.
• Brindar servicios culturales como cualquier
otra institución cultural.

18. Funciones del Archivo Histórico
Continúa Lucas (2007)
• Propiciar un uso científico a los documentos
y no solo histórico.
• Apoyar a la gestión y a la mejora de la
eficacia en las administraciones.
• Propiciar el acceso de los ciudadanos a la
información.
• Proteger y difundir el Patrimonio
Documental.

19. Algunos Archivos
Históricos

20. Archivos Históricos: Archivo de la
Corona de Aragón. Barcelona

21. Archivos Históricos: Archivo
General de Indias. Sevilla

22. Archivos Históricos: Archivo
General de Simancas. Valladolid

23. Archivos Históricos: Archivo
Histórico Nacional. Madrid

24. Archivos Históricos: Centro
Documental de la Memoria
Histórica. Salamanca

25. Archivos Históricos: Sección
Nobleza del Archivo Histórico
Nacional. Toledo

26. Archivos Históricos: Archivo de la
Real Chancillería de Valladolid

27. Función cultural de los Archivos
históricos (Cruz Mundet, 2012):
Evolución del Archivo
como Institución
Evolución de los
usuarios
Depósito de fuentes
de información
Los decisores y
gobernantes
Instituciones
culturales
Investigadores y
eruditos
Empresa de servicios
educativos y culturales
Investigadores,
Administraciones,
estudiantes y ciudadanos

28. Retos de la función cultural de
los Archivos Históricos
• Otro tipo de demanda por parte de los
nuevos usuarios.
• Las nuevas y particulares necesidades
informativas de los usuarios.
• La incompatibilidad horaria de los Archivos.
• El desconocimiento de las técnicas de
investigación por los usuarios.
• Insatisfacción tecnológica de los usuarios.

29. Retos de la función cultural de
los Archivos Históricos
• La rapidez en la respuesta que esperan los
usuarios.
• Necesidad de una buena imagen de la
institución y del servicio.
• Necesidad de diseño de nuevas formas de
publicidad de los Archivos: folletos,
boletines, medios de comunicación, visitas,
servicios on-line…

30. Conclusiones parciales:
• Los Archivos Históricos son aquellos a los
que se les transfiere los documentos que
van a tener una conservación permanente.
• El motivo de esa conservación son los
valores que tienen esos documentos.
• En estos Archivos se desarrollan una serie
de funciones y tareas que están en función
de los investigadores, las Administraciones,
los estudiantes y el resto de ciudadanos.

31. Otros instrumentos
empleados en los
Archivos Históricos

32. Recordando: Instrumentos de los
Archivos intermedios:
• Relaciones de Entrega.
• Registro General de Entrada de Fondos.
• Registro de Depósito.
• Guías (de Archivo, de Fondos y Censo-Guía).
• Cuadros de clasificación.
• Inventarios de series.
• Índices (Bases de Datos).

33. Guía del Archivo Diputación
Provincial de Cuenca, España
Fuente: http://www.dipucuenca.es/arbi/guia-archivo.asp

34. Guía de fondos del Archivo Histórico
Provincial de Villa Clara, Cuba
Fuente: http://archivohistorico.villaclara.cu/index.php/guia-
fondos

35. Otros Instrumentos
Además de los vistos en el Archivo
intermedio:
• Registro de procedencias.
• Registro topográfico.
• Registro de salida temporal y/o
definitiva de documentos.
• Registro de investigadores.
• Boletín de consulta.

36. Otros Instrumentos (Cont.)
• Modelo Solicitud de préstamo.
• Fichero de organismos.
• Repertorio de organigramas.
• Índice legislativo.
• Repertorio general de series.
• Calendario de conservación.

37. Registro de procedencia
Universidad de Salamanca:
• Archivo Histórico Antiguo o Archivo Secreto.
• Secretaría de la Universidad.
• Colegios Suprimidos.
• Audiencia Escolástica.
• Archivo Privado de Miguel de Unamuno (1864-
1936).
• De Pedro Dorado Montero (1861-1919).
• De Ricardo Espinosa Maeso (1894- 1980).

38. Registro
topográfico

39. Registro de salida temporal

40. Registro de salida definitiva

41. Registro de investigadores

42. Solicitud de préstamo

43. Índice legislativo
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, URUGUAY
Fondo: ExArchivo General Administrativo:
• Decreto del 28 de julio de 1880.
• Decreto del 14 de agosto de 1883.
Fondo: ExArchivo y Museo Histórico Nacional:
• Ley Nº 2.710
• Ley Nº 3.527
• Ley Nº 3.932
• Ley Nº 8.015
Fondo: Escribanía de Gobierno y Hacienda:
Fondo: Juzgados Letrados del Interior:
• Ley Nº 15.750

44. Índice legislativo
MINISTERIO DE PRESIDENCIA, ESPAÑA
Fondo: Ministerio de Presidencia:
• Código Civil. Artículo 1º: (16/08/1889).
• Decreto 1583/1960 (10/08/1960).
• Decreto 1836/1974 (31/05/1974).
• Ley de Procedimiento Administrativo. Título
VI. Capítulo Primero. (17/07/1958).
• Ley 50/1997 del Gobierno. Arts. 8, 18 y 22.
(27/11/1997).
• Ley 109/1963 (20/07/1963).
• Decreto 315/1964 Art. 67.1 (07/02/1964).

45. Apéndice de
legislación

46. Repertorio general de series

47. Conclusiones parciales:
• Son muchos los instrumentos que se
pueden emplear en un Archivo Histórico.
• Lo importante es emplear, de una manera
flexible, los que se requieran en el
momento y actividad precisos.
• Se necesita que los instrumentos se
empleen con enfoque sistémicos, o sea,
relacionados los unos con los otros para
hacerlos más eficientes.