Este documento describe los procedimientos para auditar las cuentas por pagar a corto plazo de una empresa, incluyendo la solicitud de confirmación de saldos a proveedores, la verificación de pagos posteriores, la revisión de contratos y actas, el análisis de movimientos entre cuentas y la certificación de la gerencia de que no existen pasivos no registrados.

1. • Equipo 7
CUENTAS POR PAGAR A CORTO
PLAZO

2. CONCEPTO
• Son las deudas contraídas por prestamos recibidos y otros
débitos con vencimiento no superior a un año, instrumentadas
mediante efectos de giro, incluidas aquellas que tengan su
origen en suministros de bienes inmovilizados.

3. NORMAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA
VALUACIÓN:
a) Los pasivos por proveedores que tienen su origen en la compra de bienes, surgen y se
deben reconocer en el momento en que los riesgos y los beneficios de los mismos han
sido transferidos, es decir que un pasivo derivado de la adquisición de bienes solo se
podrá reconocer contablemente cuando dicho bien este en poder y uso de la empresa
adquiriente.
b) Los pasivos por proveedores que tienen su origen en la contratación de servicios deben
reconocerse en el momento que estos son recibidos por la entidad, es decir solo se
puede conocer contablemente cuando dicho servicio haya sido recibido a satisfacción de
la empresa adquiriente.
c) En el caso de prestamos obtenidos en efectivo, el pasivo debe reconocerse por el
importe recibido o utilizado, es decir que un pasivo de prestamos en efectivo, usualmente
proveniente de empresas financieras solo se podrá reconocer contablemente cuando
dicho préstamo este a disposición de la empresa para ser utilizado sin limites.
d) Teniéndose pasivos en moneda extranjera, estos deberán valorarse al tipo de moneda de
cambio en vigor a la fecha de cierre del ejercicio.

4. OBJETIVOS
1. Verificar que todos los pasivos registrados sean reales (por bienes y/o
servicios realmente recibidos y pendientes de pago)
2. Cerciorarse que todas las obligaciones pendientes de pago estén
registradas
3. Definir la clasificación correcta para efectos de presentación en los estados
financieros en atención al concepto, al acreedor y al vencimiento.
4. Para el caso de los pasivos en moneda extranjera verificar la correcta
valuación, sin olvidar la existencia de activos en moneda extranjera que los
compensen.

5. CONTROL INTERNO
a) Registro oportuno exacto. Debe existir un control especifico de las operaciones
generadas de pasivos, compras, obtención de prestamos, régimen fiscal, etc. Los
pasivos registrados deben respaldarse claramente con el bien o servicio recibido y
registrarse en cuanto se reciba el mismo.
b) Deben someterse a revisión y autorización adecuada, previo al registro. Es decir,
debe existir un proceso de autorización previo a su registro que no deje duda de que
se trata de un pasivo real por un bien o servicio recibido, que debe ser pagado mas
adelante.
c) Debe registrarse periódicamente la antigüedad y la programación adecuada de
pagos.
d) Debe exigirse autorización especial previa al pago, es decir, debe existir un proceso
de autorización, previo al pago, que no deje duda de un pasivo real pendiente de
pago.

6. PROCEDIMIENTOS
I. Solicitud de confirmación de adeudo
II. Verificación de pagos posteriores
III. Revisión de actas y contratos
IV. Conexión con otras cuentas
V. Análisis de movimientos
VI. Certificación – carta de gerencia

7. I.- SOLICITUD DE CONFIRMACIÓN DE ADEUDO
• Se acostumbra utilizar el método llamado positivo indirecto (o ciego), es decir que no se
incluyen cifras en la solicitud de confirmación sino que se pide al acreedor que conteste
anotando el importe a su favor según sus registros.
• También es recomendable enviarle solicitud aquellos proveedores que hubiesen
mostrado movimientos importantes durante el ejercicio, aunque puedan parecer
saldados.
• Para confirmar saldos a favor de instituciones de crédito, el certificado bancario que se
presento en el capitulo de caja y bancos.
• En todos los trabajos que impliquen cifras por parte de terceros, las respuestas deben ser
especialmente atendidas, en particular, cuando existen diferencias importantes. Estas
respuestas inconformes deben revisarse exhaustivamente.

8. II.- VERIFICACIÓN DE PAGOS POSTERIORES
• Se refiere a la revisión de desembolsos efectuados para liquidar pasivos,
cuidando que le pago sea real.
• La revisión debe abarcar los pagos de pasivos registrados, así como
aquellos por nuevas operaciones, a fin de verificar si estas incluyan algunas
que correspondan al ejercicio que se revisa y deberán ser incluidas, es decir
que si el auditor encuentra un pago efectuado después del cierre el cual
corresponde a un bien o servicio recibido en ese ejercicio, cuyo pasivo no se
encuentra incluido, estaría frente aun pasivo no registrado.
• El pago de una obligación implica su aceptación, lo que le da validez a este
procedimiento.

9. III.- REVISIÓN DE ACTAS Y CONTRATOS
• Existen compras a proveedores, tan importantes que se establecen en
sendos contratos que definen todas las características de la operación:
precio, volumen, plazo de pago, garantías, etc. En estos casos el
procedimiento consiste en obtener una copia de dichos contratos y formular
un extracto con el que pueda compararse los movimientos.
• Por lo general, las compras de importancia, son determinadas y autorizadas
en el alto nivel y por ello resulta muy valioso revisar los acuerdos de la
asamblea de los accionistas y de juntas de consejo de administración para
verificar que en lo mencionado en ellos se encuentre debidamente reflejado
en la contabilidad así como los pasivos que pudiesen haberse generado.

10. IV.- CONEXIÓN CON OTRAS CUENTAS
• Al examinar las compras de mercancía o de activos fijos de importancia, que
no se hubiesen pagado de inmediato, deben relacionarse con este grupo de
cuentas por pagar para determinar la corrección del pasiva relativo. De
manera semejante, la existencia de intereses pagados, o de interés
documentados por anticipado indica la existencia de pasivos a corto o largo
plazo y es indispensable ratificar su correcto registro, efectuando los cruces
relativos entre ambas cuentas.

11. V.- ANÁLISIS DE MOVIMIENTOS
• Este procedimiento se aplica al estudio de los proveedores mas importantes
para fortalecer los procedimientos anteriores y algunas cuentas no
provenientes de compras (acreedores diversos), a fin de procesar el
concepto del saldo y determinar su presentación en el balance general.

12. VI.- CERTIFICACIÓN – CARTA DE GERENCIA
• El problemas mas importante en la revisión de pasivos es la posible la existencia de
pasivos no registrados. Los procedimientos anteriores y el trabajo anterior de auditoria
pueden ayudar a detectarlos, pero no es posible afirmar esto con máxima seguridad, por
ello, es conveniente que el auditor solicite a la administración o la gerencia, y
particularmente a los que detenten los poderes de dominio de la empresa, una
declaración en el sentido de que los pasivos registrados constituyen todas las
obligaciones a cargo de la empresa y sin omisiones importantes. De este modo, el auditor
fortalece la confianza que le proporcione el resultado de su trabajo y define, de forma
simultanea la buena fe de quienes asumen las responsabilidades ejecutivas en la
empresa.