Cómo administrar el consultorio dental

1. CONCEPTOS BASICOS DE
ADMINISTRACION EN EL
CONSULTORIO DENTAL
PARA AUXILIARES DE
ODONTOLOGIA
Ing. Katherine Acosta T.

2. La Administración es un arte cuando interviene los
conocimientos empíricos. Sin embargo, cuando se
utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la
práctica con técnicas, se denomina Ciencia.
Las técnicas son esencialmente formas de hacer las
cosas, métodos para lograr un determinado resultado
con mayor eficacia y eficiencia.
El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e
interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:

4. FUNCIONES DEL AUXILIAR DE
ODONTOLOGIA

5. Organizar es una de las funciones de la administración
que se ocupa de escoger qué tareas deben realizarse,
quién las tiene que hacer, cómo deben agruparse, quién
reporta a quién y dónde deben tomarse las decisiones. En
la función de planeación fijamos objetivos y después
formulamos una estrategia y un conjunto de planes para
alcanzar estos objetivos. Pero se requiere de gente para
lograrlos. Se necesita asignar tareas a las personas y estas
tareas deben coordinarse. El objeto de la organización es
hacer que cada uno de los miembros conozca "qué
actividades son las que va a ejecutar". La función
organizadora crea líneas definidas de autoridad y
responsabilidad en una organización mejorando así las
funciones de activación y control del gerente.

6. Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la
organización son:
1. Es de carácter continuo, puesto que la empresa y sus recursos están
sujetos a cambios constantes.
2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente con un mínimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, delimita funciones y
responsabilidades. Por lo que la acción de organizar es de gran importancia
para todo organismo dado que es la función por la cual los administradores
darán un uso metódico a los recursos del sistema administrativo.

7. La asistente dental, es la persona encargada de
asistir o ayudar al dentista en todos los
procedimientos que involucran la atención a
pacientes. Se puede decir que la asistente es la
mano derecha del dentista. Ella debe conocer bien
el funcionamiento de consultorio dental, del equipo,
el instrumental. La relación y trato a los pacientes
debe ser eficiente, respetuosa, amable y discreta

8. El consultorio dental, una
empresa
Un consultorio dental es una empresa
privada que se integra a los sistemas
de salud de la comunidad dándole
servicio. La asistente dental ingresa al
consultorio que es una empresa
organizada y administrada por el/la
dentista.
La administración es una actividad humana muy importante que
consiste en crear y conservar un ambiente adecuado que le
permita a un grupo de personas trabajar eficiente y eficazmente
para lograr objetivos comunes. Al adoptar un método de
administración, se deben fijar los objetivos, de tal manera que se
tenga el menor costo considerando tiempo, dinero y recursos
materiales. Los planes son la forma de acercarse a los objetivos,
Planear es decidir de antemano qué hacer, cómo hacerlo,
cuándo y quién deberá llevarlo a cabo

9. La planeación es como un puente entre un punto donde nos
encontramos y aquel adonde queremos ir. Lograr los resultados
deseados es el arte de “saber como hacer las cosas”, es decir, tener el
conocimiento especializado. En inglés se llama “know how”
Para que una empresa logre el objetivo trazado necesita:
1. conocimiento especializado: “know how”
2. equipo para elaborarlo, logrando así la función de producción.
Para ser capaz como asistente dental, usted debe:
• determinar los objetivos de calidad de cada procedimiento
• determinar la secuencia de los procedimientos, de tal manera que si el
dentista pregunta cuándo se entregará un trabajo de laboratorio, usted
tenga una respuesta
• medir los resultados y mantener esa calidad o corregirla
• El esfuerzo que usted empeñe en hacer bien su trabajo redunda en
múltiples beneficios para la empresa. Usted tendrá reconocimiento por
el trabajo bien hecho, además de grandes satisfacciones al lograrlo. El
dentista le dará responsabilidades y cierta libertad de acción, junto con
la supervisión apropiada

10. Áreas de trabajo en un consultorio dental
Un consultorio dental por lo general cuenta con las siguientes áreas
de trabajo:
1. Recepción y sala de espera para pacientes
2. Área del cubículo dental o sala de tratamiento
3. Despacho
4. Área de esterilización
5. Área del laboratorio dental
6. Área de RX y cuarto oscuro
7. Almacén
8. Baños
9. Área de descanso para el
personal del consultorio.

11. Áreas de trabajo en un consultorio dental
Cada dentista planea su consultorio según sus necesidades y el
presupuesto inicial de la inversión. Las necesidades son
determinadas según la especialidad que el dentista práctica y si
está asociado con uno o más dentistas con otras especialidades.
En esta sección describiremos lo que consideramos es en
general el área de trabajo en un consultorio dental de un sólo
dentista. La buena distribución del consultorio y el estilo como
esté decorado serán a gusto del dentista

12. La Asistente Dental: Uniforme, Personalidad, Lenguaje
Y Comportamiento Profesional
El uniforme de una persona es importante
para indicarnos el trabajo que desempeña.
El uniforme de un militar o de un oficial de
vialidad impone respeto, pues las demás
personas reconocemos en ellos que son
una autoridad responsable de guardar el
orden. Igualmente una enfermera o una
mesera uniformadas transmiten con su
uniforme bien lavado y planchado, un
mensaje de limpieza, y calidad en el
servicio. Si nosotros viéramos a cualquiera
de estas personas con sus uniformes
maltratados o sucios, pensaríamos que no
solo esa persona no le gusta lo que hace,
sino que también percibiríamos falta de
cuidado en su actividad hacia los demás.

13. El uniforme de la asistente dental consiste en una bata (filipina)
de manga corta. Puede ser con pantalón (es más cómodo) o
falda. Los zapatos deberán ser de preferencia blancos, tipo
zapato de enfermera. Todos los días la asistente dental deberá
tener su pelo recogido, uñas limpias y cortas, maquillaje discreto
y usar joyería pequeña. Además deberá utilizar gafas (lentes) de
protección, guantes (desechables con cada paciente) y cubre
bocas cuando esté trabajando en el paciente, con o sin el
dentista. De esta manera el aspecto físico de la asistente dental
será muy profesional y agradable a los demás.
Tenga seguridad. y no demuestre nerviosismo. Siempre
llame a la persona por su nombre y título profesional, como
“licenciado”, “arquitecto”, etc. De la misma forma a una
“hermana” (p. Ej.: monja de un convento), o algún “padre”
(cura de una iglesia).

14. Para un paciente es muy importante que todas las personas que
trabajan en el consultorio le infundan confianza. Tener Paciencia
y consideración son atributos fundamentales de la asistente
dental, para que los pacientes hablen bien de su experiencia
dental, del consultorio y del dentista

15. Los niños son muy sensibles a emociones ocultas. El manejo de
un niño requiere de sentido común, amor hacia los niños y
experiencia. Nunca lo llame por “muchachito”, siempre por su
nombre.
El primer día de consulta, es de gran ayuda que el dentista
reciba al niño en la sala de espera. Un niño muy pequeño se
aferrará al brazo de su madre. Si el dentista o usted no lo puede
convencer con palabras, el odontólogo deberá acercarse al niño
de manera amigable y rodearle con los brazos como si fuera a
abrazarle. El dentista se encargará de hacer la primera cita muy
agradable y rápida.
El trato con el niño deberá ser normal y
familiar, según la edad del paciente. Cuando
sea posible, dirija la conversación hacia el
niño. Pregunte algo para que el niño le
conteste. Muestre interés por sus respuestas
y vuelva a preguntar

16. Evite
1. saludar con demasiado entusiasmo, con volumen de voz
elevado
2. ser insistente
3. el contacto visual de un paciente con otro paciente que tenga
dolor, o que tenga los ojos enrojecidos de llorar, o que esté
perturbada/o emocionalmente
4. hablar con los niños como si fueran más pequeños de los que
en realidad son
En el sillón dental los pacientes pueden ser receptivos o no
receptivos al tratamiento. Todos los dentistas del mundo
tienen que saber controlar el momento difícil para el
paciente y la asistente deberá ayudarle en todo momento

17. Comportamiento del Auxiliar con el “Paciente moroso”
Como el “talón de Aquiles”, el paciente moroso es alguien que hace
vulnerable nuestro patrimonio y bienestar.
Con este paciente hay que utilizar mucha inteligencia emocional,
educación todo el tiempo. Lo pertinente es llamar para decir que hay un
pago pendiente en el consultorio y que para cuando esperan que pase a
liquidar. La mejor táctica es insistencia y prudencia. Igualmente se puede
enviar cartas al domicilio de la persona, o bien hacer llamadas por
teléfono en varias ocasiones. Este manejo lo deberá tener claramente
establecido el/la dentista, como parte de la administración de un
consultorio dental.
El cuidado en la comunicación verbal es el vehículo fundamental que
hace accesible el relacionarnos con los pacientes. Siga la regla del 80-
20. Deje que el paciente hable el 80%, y usted hable el 20%

18. Comportamiento del paciente dental
En el sillón dental los pacientes pueden ser receptivos o no
receptivos al tratamiento. Todos los dentistas del mundo tienen
que saber controlar el momento difícil para el paciente y la
asistente deberá ayudarle en todo momento

19. Saber que decir en el teléfono...primordial en la atención del paciente
Un consultorio dental de éxito tiene personal bien entrenado. En muchos
consultorios puede ser que la asistente dental reciba llamadas telefónicas
porque no hay recepcionista o bien porque la recepcionista se enfermó.
Representa un “reto” de comunicación el tratar a pacientes en el teléfono,
debido a que con ellos no hay contacto visual. Dicen que de la vista nace
el amor. Cuando esta información se aplica al contacto telefónico con el
paciente, esto hace evidente porque la forma apropiada de contestar el
teléfono es esencial en disminuir el “faltante” del componente visual en
mejorar la credibilidad del mensaje.
• El componente verbal es el mensaje, de las palabras que se dijeron.
• El componente vocal es el tono, la resonancia y la proyección de la voz.
• El componente visual es lo que ven las personas-el lenguaje corporal, el
movimiento y la expresión de la cara y el cuerpo.
• Las personas valoran la calidad del servicio basados en la forma de
comunicación del dentista y de su equipo de trabajo.
• Verbal, 7%
• Vocal, 38%
• Visual, 55%

20. Identificar quien es la persona
El buen trato del paciente se inicia en el momento que suena el
teléfono. Dentro de la administración de consultorios, la
recepcionista, la asistente/higienista dental y la administradora de
la clínica tienen diferentes roles. Todos juntos con el/la dentista
servicio a pacientes que necesitan recibir trato de calidad, en todo
momento.
El paciente llama por teléfono al consultorio por diferentes razones:
• alguien lo recomendó (recomendación boca a boca, es la mejor
referencia)
• vio o escucho algún anuncio en medios: sección amarilla,
periódico, radio, televisión, página de Internet
• vio el anuncio del consultorio en la calle
• alguna tarjeta de presentación entregada en persona
• carta o folleto de presentación del consultorio, enviado a domicilio
• tiene dolor

21. Las necesidades de los pacientes son distintas por lo que hay que
diferenciarlos.
1. Paciente de primera vez
2. Paciente en tratamiento (secuencia de citas)
3. Paciente de revisión y limpieza
4. Paciente de urgencia
5. Paciente postoperatorio
6. Paciente moroso
7. Paciente que busca al dentista, y el/la dentista puede o no puede
atenderle en ese momento
En todos los casos, ¿Qué es lo que busca un paciente?
1. preparación profesional del clínico tratante
2. buen trato
3. limpieza
4. personal entrenado
5. buen resultado del tratamiento

22. Para mejorar la comunicación telefónica del personal del consultorio y
establecer confiabilidad, enseñe los siete pasos para la etiqueta telefónica:
1. Tenga una actitud positiva al contestar el teléfono. Su actitud da el tono
de su voz.
2. Sonría. Su cara y su expresión proyecta su tono.
3. Salude a las personas que llaman y de las gracias a los pacientes,
identifique el nombre de su práctica y diga su nombre. Por ejemplo: Buenas
tardes consultorio del Dr. _______ le atiende ________(diga su nombre)
como le puedo ayudar? o bien...”a sus órdenes”.
4. Durante la conversación, diga el nombre de la persona 3 veces.
5. Tome los mensajes completos y entréguelos.
6. Maneje el conmutador apropiadamente al poner a las personas en
espera. Pida permiso para poner a la persona en espera. Este pendiente
de la persona en espera cada 30 segundos.
7. Termine la llamada con una oración empática. Pregunte “Sr.(a)
_________¿hay algo más en lo que pueda ayudarle el día de hoy?” O
Sr.(a) ______________le estaremos esperando.

23. HISTORIA
CLINICA UNICA

26. PROCESO ADMINISTRATIVO
Apertura de la Historia Clínica Única
Los establecimientos de salud de la red del Ministerio de Salud Pública abrirán una
Historia Clínica Única (compuesto por la carpeta y el juego de formularios) a todo
usuario que asiste por primera vez a demandar atención de salud. La identificación
de la H.C.U. se realiza mediante un sistema dígito-terminal simple (5 dígitos) y
compuesto (6 dígitos), de acuerdo a la complejidad de la unidad operativa y
numeración correlativa (orden ascendente) A medida que progrese la conectividad
del Sistema, se unificará la identificación única con el número de la Cédula de
Identidad y/o Ciudadanía.
Archivo, acceso y custodia
Los archivos activo y pasivo se organizarán y funcionarán de acuerdo a normas
técnicas. Su custodia será responsabilidad del establecimiento que genera la
atención.
El acceso a la historia clínica estará permitido al usuario, al profesional responsable
y a las autoridades judiciales y sanitarias, de acuerdo a la Ley.
La Historia Clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 15 años, contados a
partir de la fecha de la última atención: 5 años en el archivo activo y 10 años en el

27. Confidencialidad
Los expedientes de las historias clínicas deben conservarse en un área restringida
con acceso exclusivo al personal de salud autorizado, para asegurar la
confidencialidad de la información y adoptar medidas de protección para evitar la
destrucción o pérdida de los documentos
Ordenamiento
Durante la hospitalización los formularios se ordenarán de acuerdo a la siguiente
secuencia (1) Signos vitales y actividades de enfermería, (2) Administración de
líquidos y medicamentos, (3) Evolución y prescripciones, (4) Notas de evolución, (5)
Informes de laboratorio e imagenología.
El subproceso de Estadística se encargará de registrar el nombre del paciente y el
número de la Historia Clínica en todos los formularios adjuntados al expediente,
mientras que el profesional responsable del uso de la Historia Clínica se encargará
de numerar en forma ascendente cada uno de los grupos de formularios.
Después de concluir unos tratamientos completo los grupos de formularios deben
organizarse por orden cronológico. El personal de Estadística agrupará
separadamente el conjunto de formularios de cada egreso hospitalario (episodio
completo de internación) y el conjunto de formularios de cada alta de consulta
externa.

28. FORMULARIO 033 – ODONTOLOGÍA
Objetivo
Mantener un registro secuencial y cronológico de los datos recopilados del
diagnóstico, tratamiento, evolución del progreso y/o variaciones del tratamiento y
de las prescripciones efectuadas por el profesional Odontólogo de acuerdo a las
recomendaciones de las guías de práctica estomatológica.
Nº TÍTULOS SUBTÍTULOS INSTRUCCIONES DE LLENADO
ANVERSO: ODONTOLOGÍA (1)
ESTABLECIMIENTO NOMBRE Y APELLIDO SEXO EDAD NÚMERO DE HISTORIA CLÍNICA
1
MOTIVO DE
CONSULTA
DESCRIBIR ORIGINA CONSULTA, EN
PALABRAS TEXTUALES DEL USUARIO
2
ENFERMEDAD
O PROBLEMA
ACTUAL
ESCRIBIR EL RESULTADO ORGANIZADO
DEL INTERROGATORIO DE SÍNTOMAS
SOBRE EL PROBLEMA ODONTOLÓGICO
3
ANTECEDENT
ES
PERSONALES
Y FAMILIARES
PERSONALES
MARCAR “X” SI SE DETECTA
ANTECEDENTE DE ENFERMEDADES
PERSONALES. ESCRIBIR EL RESULTADO
DEL INTERROGATORIO ACERCA DE
PROBLEMAS DE SALUD RELEVANTES DEL
USUARIO
FAMILIARES
MARCAR “X” SI SE DETECTA
ANTECEDENTE DE ENFERMEDADES
FAMILIARES RESULTADO DEL
INTERROGATORIO ACERCA DE
PROBLEMAS DE SALUD RELEVANTES DE
LOS MIEMBROS DE LA FAMILIA

29. 4
SIGNOS
VITALES
REGISTRAR LOS DATOS OBTENIDOS SOBRE,
PRESIÓN ARTERIAL, FRECUENCIA CARDIACA
min, FRECUENCIA RESPIRATORIA min,
TEMPERATURA ºC,
5
EXAMEN DEL
SISTEMA
ESTOMATOGN
ÁTICO
MARCAR “X” SOLAMENTE SI EXISTE
PATOLOGÍA Y DESCRIBIR EN LA PARTE
INFERIOR
6
ODONTOGRAM
A
REGISTRAR LOS RESULTADOS DE Y DE LOS
TEJIDOS DUROS Y BLANDOS DE Y / O
TEMPORAL, UTILIZANDO LOS SÍMBOLOS
CORRESPONDIENTES
7
INDICADORES
DE SALUD
BUCAL
HIGIENE ORAL SIMPLIFICADA - HOS
ÍNDICE QUE RESULTA DE HIGIENE ORAL EN
DIENTES TEMPORALES Y/O DEFINITIVOS
ENFERMEDAD PERIODONTAL - EP
ÍNDICE QUE RESULTA DE LOS TEJIDOS
PERIODONTALES EN DENTICIÓN TEMPORAL
Y/O DEFINITIVA
MAL OCLUSIÓN
ÍNDICE QUE RESULTA DE MAXILARES EN
DENTICIÓN TEMPORAL Y DEFINITIVA
FLUOROSIS
ÍNDICE QUE RESULTA DE EXCESO DE FLUOR
DEPOSITADO EN EL ESMALTE DENTARIO
QUE PRODUCE DEFORMACIONES Y
COLORACIÓN ANORMAL
8
ÍNDICES CPO -
ceo
REGISTRAR EL ÍNDICE QUE RESULTA DE
GRADO DE AFECTACIÓN DE LOS TEJIDOS
DENTARIOS TEMPORALES O DEFINITIVOS
9
SIMBOLOGÍA
DEL
ODONTOGRAM
A
SELLANTES
LOCALIZACIÓN DE OBTURACIONES
TEMPORALES EN PIEZAS DENTARIAS PARA
PREVENIR CARIES DENTAL.
EXODONCIAS
NÚMERO DE PIEZAS DENTALES FALTANTES
O EXTRAÍDAS.
PRÓTESIS
CARACTERÍSTICAS DE LAS PRÓTESIS
REMOVIBLES Y NO REMOVIBLES
DESTINADOS REESTABLECER APARATO
ESTOMATOGNATICO.
Nº TÍTULOS SUBTÍTULOS INSTRUCCIONES DE LLENADO

30. Nº TÍTULOS SUBTÍTULOS INSTRUCCIONES DE LLENADO
REVERSO: ODONTOLOGÍA (2)
10
PLANES DE
DIAGNÓSTICO,
TERAPÉUTICO
Y
EDUCACIONAL
ANOTAR LOS EXÁMENES
COMPLEMENTARIOS SOLICITADOS PARA
DEFINIR O AMPLIAR EL CRITERIO
DIAGNÓSTICO
ANOTAR , PRESENTACIÓN, VÍA , DOSIS
UNITARIA , FRECUENCIA Y DÍAS QUE SE
ADMINISTRARÁ EL MEDICAMENTO
PRESCRITO
ANOTAR LAS INDICACIONES PARA
PREVENCION DE COMPLICACIONES Y
CUMPLIMIENTO DEL TRATAMIENTO
11 DIAGNÓSTICOS
CATEGORÍA
MARCAR “X” EN DIAGNÓSTICO PRESUNTIVO
O DEFINITIVO
CIE
ESCRIBIR EL CÓDIGO ASIGNADO A ACUERDO
A DE ENFERMEDADES APLICADA A
ODONTOLOGIA
FECHA HORA NOMBRE DEL PROFESIONAL CODIGO NUMERO DE HOJA
12 TRATAMIENTO
SESIÓN Y FECHA
REGISTRAR EL NÚMERO DE ORDEN DE , LA
FECHA
DIAGNOSTICOS Y COMPLICACIONES
DESCRIBIR PROGRESO DEL TRATAMIENTO.
NUEVOS DATOS DEL EXAMEN
ODONTOLÓGICO Y DE LOS RESULTADO DE
EXÁMENES DE DIAGNÓSTICO
PROCEDIMIENTOS
REGISTRAR LAS ACTIVIDADES E
INTERVENCIONES PREVENTIVAS Y
CURATIVAS REALIZADAS
PRESCRIPCIONES
ANOTAR EL NOMBRE DE LOS
MEDICAMENTOS E INSUMOS PRESCRITOS
CÓDIGO Y FIRMA
REGISTRAR EL NOMBRE Y CÓDIGO DEL
PROFESIONAL Y LA FIRMA