introducción a la Administración

1. ESTRUCTURA FUNCIONAL
DE LA EMPRESA
Funciones sustantivas y de apoyo
Para lograr los objetivos, se deben cumplir en cualquier tipo de organización , una serie de
funciones que resultan ser de variada naturaleza.
Estas funciones guardan una directa relación con la naturaleza y alcance de los objetivos
propios de cada organización en particular. Algunas de estas funciones,-constituidas por un
conjunto de actividades homogéneas y afines-, serán diferentes según se trate de una empresa
comercial, de una empresa industrial o de una empresa de servicios.
Tomando como referencia tipos especiales de organizaciones como lo son por ejemplo, las
empresas industriales, las comerciales o las que prestan servicio, se observa en cada una de
ellas una serie de funciones que se cumplen con el fin de preparar un producto para luego
ofrecerlo y tratar de venderlo a los potenciales clientes o usuarios. Concretada la venta o
colocación de ese producto será preciso distribuirlo y ponerlo a disposición del consumidor;
por último se deberá cobrar el producido de la venta, ingresando de esa manera a la empresa
uno de sus principales recursos, los recursos financieros.
Distribuye
Cuanto más se produzca y más se venda, mayores serán los ingresos y beneficios de la empresa,
sin embargo para efectivizar esos ingresos, las funciones de producción y ventas deben ser
complementadas por otras como son la distribución del “producto” a los clientes y el cobro de lo
que éstos deben pagar a la empresa.
Dos grandes categorías de funciones:
a) Funciones principales o sustantivas
a.1. Producción
a.2. Comercialización
b) Funciones complementarias o de apoyo
b.1. Finanzas
b.2. Contabilidad
b.3. Personal
El producto que la empresa produce de pende del giro de esta última, si se trata de una empresa
industrial habrá un proceso de transformación de materias primas o materiales en productos
terminados como por ejemplo, un vehículo de trasporte de pasajeros, o productos alimenticios. En
estos casos la función de producción se lleva a cabo de una serie de actividades tales como la
Empresa
Produce
Vende
Cobra
Clientes
Reciben
Pagan

2. compra de materiales o materias primas, la especificación técnica del producto que se va a
elaborar, la selección del proceso de producción y de los equipos que se van a utilizar para la
transformación de las materias primas y materiales así como también el mantenimiento y el
desarrollo técnica de esos equipos.
Si la empresa tiene por objeto prestar determinados servicios, como por ejemplo, una institución
bancaria, el producto podrá estar representado por un préstamo financiero. Si la organización es
una empresa comercial como por ejemplo una librería , los productos que tenga disponibles para
la venta podrán ser libros, revistas, artículos de oficina como por ejemplo: biblioratos,
engrampadoras, tinta para impresora.
El conjunto de actividades que integra la segunda función sustantiva –la comercialización- tiene
por finalidad vender, distribuir el producto o servicio a los consumidores o usuarios. Para lo cual se
realizaran una serie de actividades como la propaganda de los productos, la promoción ,
investigación del mercado en que la empresa coloca sus productos, la fijación de precio de venta,
asistencia técnica y almacenamiento.
Todas estas actividades requieren para su normal cumplimiento, la disponibilidad de una serie de
recursos de diversa naturaleza, entre ellos los recursos financieros. Surgen así las funciones de
apoyo, la función financiera y la contable. La primera función tiene el doble propósito de asegurar
la obtención de los fondos necesarios para financiar las actividades que es preciso realizar y al
mismo tiempo asegurar el uso eficiente de esos fondos (capital, inversiones, préstamos, crédito,
rentas, financiamiento). La función contabilidad, a través de los aspectos básicos de registración,
información y control, tiene la finalidad de permitir analizar y evaluar los resultados financieros
alcanzados.
Los recursos humanos tienen el carácter de insustituibles en el funcionamiento de cualquier
organización. Para vender y distribuir los productos se necesita de un equipo de vendedores y
distribuidores; para producirlo se requiere en una empresa industrial, personal que opere las
máquinas, jefes que supervisen a los operarios e ingenieros de planta que supervisen el control de
calidad de los productos. La función personal surge con el fin de administrar los recursos humanos
necesarios en la empresa: reclutar personal de acuerdo a los perfiles de los cargos, seleccionar al
personal de acuerdo a las reales necesidades de la empresa, adiestrar o perfeccionar a ese
personal.
Dos enfoques de la empresa
El enfoque clásico:
Tomando como base de referencia un modelo tradicional de la organización formal como lo es un
organigrama, las tan diferentes y variadas actividades que se llevan a cabo en las organizaciones
para que estas puedan alcanzar sus objetivos se pueden agrupar en diferentes órganos de acuerdo
a un criterio funcional.
El criterio funcional se basa en dos principios: la división del trabajo y la especialización.
La asignación de tareas para asegurar el cumplimiento de las respectivas actividades y funciones
se realiza teniendo en cuenta las habilidades, aptitudes y conocimientos especializados que tienen
las personas con la que cuenta la empresa para desempeñar esas tareas.

3. Si se utiliza este criterio se pueden agrupar a las personas que realizan tareas similares o
relacionadas, en áreas funcionales u órganos. Estas áreas se las identifica, según el nivel jerarquice
que ocupan en la estructura organizativa, como Gerencias o Departamentos, en otros casos como
Direcciones o Divisiones o Áreas.
En el Departamento o Gerencia de Producción se puede encontrar los ingenieros de fábrica, los
jefes o supervisores de taller, los operarios que ponen en funcionamiento las maquinas, a los
técnicos que controlan el nivel de inventarios o la calidad de los productos que se elaboran.
En la Dirección del área de Comercialización actúan, por ejemplo, el Director o Jefe de Ventas, el
equipo de vendedores, el personal que releva datos y elabora la información sobre las
características del mercado, el ejecutivo que analiza esa información y fija políticas de promoción
y ventas.
En la Gerencia de Finanzas se encuentran los Contadores y analistas que manejan los elementos y
las técnicas referidas a la administración financiera de la empresa; planificación y programación
financiera, administración de capital de trabajo, inversión y financiamiento a largo plazo,
estructuras de financiamiento y costo de capital, políticas de dividendos y retención de utilidades
o autofinanciamiento.
En la Gerencia de Personal o Recursos Humanos pueden encontrarse profesionales y ayudantes
encargados de reclutar, seleccionar y desarrollar al personal de la empresa, describir los cargos,
establecer un sistema de calificaciones y ascensos, fijar y negociar niveles de remuneraciones o
administrar un sistema de información del personal de la empresa.

4. Estructura funcional de la empresa
.
Cabe destacar que en esta representación gráfica los órganos están ubicados de esa manera por
únicas razones de análisis, sin estar asociada esaubicación con niveles jerárquicos.
Finanzas
Función:obtenciónyuso
eficientede fondos.
Actividades:Colocaciónde
acciones,gestiónde
préstamos,pagos,
cobranzas,inversiones
Producción
Función:producirbienes,refinarmaterias
primasbásicas,o prestarservicios.
Actividades:procesoproductivo,comprade
materiaprimas,control de calidad
Comercialización
Función:Vendery distribuirproductoso
servicios.
Actividades:Fijaciónde precios,promoción,
selecciónde canalesde distribución.
Gerencia General
Función:adaptar la empresaal mercado,
atenderlasdemandasdel medioambiente.
Actividades:Formulaciónde lapolíticas,
coordinaciónde funciones,evaluaciónde
resultados,ajustes.
Contabilidad
Función:evaluarresultados
financierosde lagestión.
Actividades:seleccióndel
sistemacontable,
registración,análisisde
datosfinancieros.
Personal
Función:administrarlos
recursoshumanosde la
empresa
Actividades:reclutamiento,
selección,capacitación,
remuneraciones,higiene y
seguridadsocial.

5. Enfoque de sistemas.
El enfoque de sistemas considera cualquier tipo de empresa como un sistema con objetivos
determinados, para el logro de los cuales necesita una serie de recursos o insumos, que son
sometidos a un proceso transformación para obtener finalmente los resultados o productos
esperados.
Un sistema es un conjunto de elementos que se relacionan e interactúan entre sí con miras a
alcanzar ciertos objetivos. A través de las relaciones entre los distintos elementos, se busca
integrar, con una visión de conjunto, los esfuerzos parciales de cada una de las partes con el
propósito de alcanzar un resultado final que va más allá de lo que podría ser la suma de esos
resultados parciales.
Elementos del sistema:
a) Insumos: que son los medios o los recursos de carácter humano, material, tecnológico y
financiero tales como las materias primas, los materiales, las máquinas y equipos, el
capital, la información, las técnicas y el personal que la empresa necesita para poder llevar
a cabo las actividades que le son propias.
b) Unidad de procesamiento: representada por la empresa misma, por su estructura
organizativa y por los sistemas administrativos. Cada una de las unidades administrativas
en las que se llevan a cabo las actividades específicas de cada función se considera como
un subsistema que forma parte de un sistema mayor. Se tienen así subsistemas de
Comercialización, de Producción, de Finanzas, de Contabilidad y de Personal. Cada uno de
estos subsistemas cuenta a sus vez con su propia unidad de procesamiento y genera sus
propios productos. La integración de los diversos productos de cada subsistema
contribuye a lograr los productos finales del sistema mayor representado por la empresa.
c) Productos o resultados: pueden ser, el corto plazo, bienes terminados o ser vicios que se
prestan a los usuarios, en un plazo más mediato, los productos pueden estar
representados por las ganancias o pérdidas de la empresa o si se trata de una organización
que no persigue fines de lucro, por determinadas necesidades sociales satisfechas
(vivienda, deportes o salud por ejemplo).
Otros elementos básicos de los sistemas son el control y la retroalimentación.
Una de las características más salientes del enfoque de sistemas y que lo diferencia
sustancialmente del enfoque clásico radica en el énfasis que se otorga a las relaciones de
integración entre partes o áreas funcionales (subsistemas), esas relaciones se consideran no en
forma aislada sino en le marco de la unidad o conjunto total del que forman parte,
representado por la empresa.