LAMINAS

1.
República Bolivariana de Venezuela
Universidad Fermín Toro
Cabudare – Edo. Lara
Autora:
Nachi Desiree Hernández Hidalgo
Cedula: 16.477.788
SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL
DEPARTAMENTO DE FACTURACION DE LA
BOUTIQUE “MARIELA FASHION”

2. INTRODUCCION
Esta investigación tiene como propósito diseñar un sistema automatizado para el
departamento de facturación de la Boutique Mariela Fashion que mejore las actividades
manuales usadas actualmente en la empresa, por unas que las faciliten más ampliamente.
Los capítulos que se exponen en esta investigación se encuentran estructurados de la
siguiente manera:
CAPITULO I: EL PROBLEMA
Muestra el planteamiento del problema, junto con los objetivos de la investigación, tanto
general como específicos, así también la justificación y los alcances y limitación
correspondiente a la investigación.
CAPITULO II: MARCO TEORICO
Se encuentran algunos antecedentes a la presente investigación, que sirvieron como guía y
ejemplo para la realización de la misma, también se muestran los términos y conceptos
utilizados, la utilización y operacionalización de las variables conjuntamente con el
cuestionario usado para el análisis de los resultados de la investigación.

3. CAPITULO I
EL PROBLEMA
Actualmente la modernización es un factor muy importante, la tecnología avanza a cada momento
lo que significa que se debe estar paralelamente con estas dos ramas que conllevan al éxito.
En lo que respecta a la empresa “MARIELA FASHION” ubicada en la Av.20 entre calles 22 y 23 en
el C.C Barquicenter se puede decir que esta dedicada a la compra y venta de prendas de vestir, se
encuentra organizada de la siguiente manera: Dos departamento (Administración y Facturación) que
funcionan de forma dependiente, es decir, administración coordina la parte contable de lo que resulta
en facturación. Tiene como misión satisfacer las necesidades del mercado comercial y como visión
lograr las metas en superación como empresa y cubrir las expectativas de los clientes.
Cabe destacar que en el departamento de facturación de la empresa “MARIELA FASHION” se pueden
observar diferentes fallas, la problemática consiste en que se pierde tiempo al hacer las relaciones de
compra-venta y el inventario, existe la posibilidad de pérdida de dinero; al no contar con un sistema
automatizado que lleve un control especifico y exacto de todo lo que entra y sale, tanto mercancía como
efectivo.
Es este sentido surge la inquietud de las siguientes interrogantes ¿Tendrá necesidad la empresa
de obtener un sistema automatizado? ¿El sistema actual cumple con los requerimientos de la
empresa? ¿Estará la empresa en condiciones técnica, operativa y económica para el diseño de un
nuevo sistema? y ¿Cuáles son los módulos que utilizaría el sistema de facturación de la empresa?

4. Objetivo General
Diseñar un sistema automatizado para el departamento de facturación que permita el control de la
compra-venta de prendas en la boutique “Mariela Fashion” ubicada en la Av. 20 entre calles 22 y 23,
C.C Barquicenter, Barquisimeto, Estado Lara.
Objetivos Específicos
Estudiar el sistema actual de facturación para determinar las fallas que este presenta.
Realizar un estudio de factibilidad técnica, operativa y económica para el diseño del sistema.
Construir los módulos relativos a compras, ventas, proveedores, clientes, inventario.

5. Justificación
En el departamento de facturación de la empresa “MARIELA FASHION” se pueden apreciar
numerosas fallas, la problemática existente en este departamento se basa en la perdida de tiempo,
dinero, documentación y papel, un descontrol en la relación de compra-venta e inventario que mantiene
la empresa, por tal motivo se justifica implantar un sistema automatizado que corrija los errores y fallas
que existen actualmente en dicha empresa, este nuevo sistema permitirá el conocimiento veraz de las
actividades que la empresa realice, ya sea en la compra de mercancía como en la venta de la misma y
en su existencia, de igual manera permitirá verificar si el estado de cuenta que se entrega concuerda con
los archivos que guarda el sistema.
Alcances y Limitaciones
La empresa podrá contar con este nuevo sistema únicamente para ser implantado en el departamento
de facturación de la misma.
Con este nuevo sistema el departamento de facturación podrá sin duda alguna presentar un excelente
control y manejo de las operaciones que se realicen tanto en la compra como en las ventas e inventario
que maneje la empresa, se podrá obtener una información clara y precisa de los movimientos diarios que
realice la empresa, así como también se ahorrará el desperdicio de papel y la pérdida de dinero (en caso
de que exista).

6. CAPITULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes de la investigación
Con el objeto de proporcionar una mejor visión sobre estudios previos a la investigación se
plantean los siguientes antecedentes.
López (2002) diseñó un sistema que permite la formalización del periodo de un determinad
cliente, desde su recepción hasta su facturación, dotando el área comercial de una sencilla
herramienta de trabajo que le permita realizar de forma automatizada todo el proceso de oferta,
facturación, registro de clientes, estado de las cuentas por cobrar, existencia en almacenes, etc., con
solo introducir algunos datos.
En el mismo orden de ideas, Luzardo (1997) en su trabajo de grado titulado Diagnostico del sistema de
facturación y despacho de la Distribuidora PROCRIA C.A ubicada en Yaritagua Estado Yaracuy, cuyo
objetivo principal esta referido a diagnosticar el actual sistema de facturación y despacho, concluye que al
actualizar y mejorar la empresa podrá ejercer un mejor control al optimizar el proceso y por ende los
procedimientos inherentes al sistema, van a tener un mejor control administrativo-contable de los activos y
financieramente va a obtener mayor productividad.

7. Bases teóricas
Según Catacora (1996, p.282) afirma que “el proceso de facturación tiene el objetivo de controlar,
procesar y registrar todas las actividades u operaciones conducentes a mantener y aumentar las ventas de
una empresa”.
Según el mismo autor, el ciclo de facturación es fundamental para la empresa, pues de este dependen sus
ingresos, la mayoría de las empresas miden su crecimiento o tamaño a través de las cifras de ventas y su
incremento permite visualizar la expansión y posibilidades de inversión.
Automatización:
Es la tecnología relacionada con la aplicación de sistemas mecánicos, eléctricos e informáticos para
realizar y controlar la producción.
Programa:
Conjunto de instrucciones dadas al computador en un lenguaje y secuencia específica con el fin de
realizar una tarea.
Programación:
Parte de la computación encargada del diseño y ejecución de programas.

8. Lenguaje de programación:
Plataforma base en donde se desarrolla un programa basado en síntesis, gramática y semántica.
Módulo:
Componente autónomo de un programa o sistema, bloque de almacenamiento que puede incorporarse
a un determinado sistema para incrementar la respectiva capacidad, unidad que puede añadirse o
intercambiar. Puede ser un componente de hardware o software.
Simplificación del trabajo:
Está orientada hacia el logro de una forma más eficiente, coordinada, fluida y breve de las actividades
de una empresa. Al lograr la mayor eficiencia se reduce al mínimo el consumo de tiempo, esfuerzo e
insumos.
En este sentido, Morales (1994, p.21) dice que “…la simplificación del trabajo debe reducir los costos
operativos al mínimo para que la empresa pueda competir con ventaja y la inversión sea más rentable…”

9. Sistema de variables
Según Bavaresco de Prieto, Aura (1997), en como hacer un diseño de investigación, las variables
“representan las diferentes condiciones, cualidades, características y modalidades que resumen los
objetos en el estudio desde el inicio de la investigación”. Las variables son el producto de un flujo de
ideas que pueden tener su asiento en la creatividad de quien investiga, donde es posible la captación
del fenómeno brindando significado a los fenómenos observados por medio de relaciones perceptibles.
Operacionalización de variables
Las variables, para que permitan medir los conceptos teóricos deben llevarse a sus referentes
empíricos, es decir, expresarse en indicadores que cumplen tal función. A esa descomposición de la
variable llamada nominal en su mínima expresión de análisis se le ha denominado proceso de
operacionalización, lo que hace manejable las variables, o sea, ir de lo más teórico a lo real empírico, al
dato, al hecho.
Por esta razón para estudiarlas hay que hacerlas más específicas, más operacionales.
La operacionalización de las variables de la presente investigación reseñado en indicadores de
estudio aparece en la tabla Nº 1 diseñada para tal fin y que se presenta a continuación.

10. Operacionalización de las variables
Tabla Nº 1
Operacionalización de Variables
Propósito
Del
Instrumento
Variable Dimensiones Indicadores Fuente Ítem
Estudiar el
sistema
actual de
facturación
para
determinar
las fallas que
éste presenta
Proceso de
facturación
actual.
Control del
Departamento
de Facturación
Necesidad
Frecuencia
Confiabilidad
Control
Seguridad
Reportes
Cuestionario
(Anexo 1)
1
2
3
4
5
Realizar un
estudio de
factibilidad
técnica,
operativa y
económica
para el
diseño del
sistema.
Factibilidad
del sistema
propuesto
Factibilidad
Económica
Factibilidad
Técnica
Factibilidad
Operativa
Recursos
Financieros
Recursos
Humanos
Equipos
Disposición
Cuestionario
(Anexo )
Cuestionario
(Anexo )
6
7,8
9
10

11. CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
Naturaleza de la Investigación
La presente se sustenta en una investigación de campo de carácter descriptivo bajo la modalidad de proyecto
factible.
Se entiende como proyecto factible, según el manual de normas para la presentación del trabajo de grado de la
Universidad Fermín Toro (2002), como “ Una propuesta basada en la factibilidad para la resolución de un problema
dado” (p6), cuyas estrategias de desarrollo se orientan a la elaboración de proposiciones sustentadas en un modelo
operativo viable para solucionar un problema o una situación especifica.
Una investigación de campo según el manual de Trabajos de Grado de Especialización, Maestrías y Tesis
Doctorales de la UPEL (2004), “ Es el análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de
describirlo, interpretarlo, entender su naturaleza y factores contribuyentes, explicar su causa y efecto o pretender su
ocurrencia.
La investigación descriptiva según pagina Web Wikipedia consiste en una investigación inicial y preparatoria que
se realiza para recoger datos y precisar la naturaleza; y sirve para describir diversas pautas de comportamientos
sociales de una comunidad, tales como: origen racial, opiniones, políticas, rango de edad, preferencias, etc.
Así mismo para el desarrollo de esta investigación se utilizaron diferentes técnicas de levantamiento de
información, entre las que se pueden mencionar: La Observación directa del proceso y la Entrevista

12. Población y Muestra.
Población.
Representa el universo o conjunto de los casos, sujetos, elementos que concurren o se
identifican con las variables estudiadas.
Actualmente en la Boutique “Mariela Fashion” laboran seis (6) personas, tres (3) de ellos
encargados de atender al público un (1) administrador, un (1) cobrador y el despachador que
se encuentra en el almacén.
Muestra.
Se considera una parte de la totalidad estudiada, es decir, un subgrupo de la población
seleccionada.
Para la realización de esta investigación se tomó como muestra las seis (6) personas que
laboran en la empresa debido a que la población es muy pequeña.

13. Técnicas e instrumentos para la recolección de Datos.
Representan los recursos o medios utilizados para la recolección de datos y la información
necesaria para la implantación del sistema. Existen diversas técnicas e instrumentos de
recolección de datos, entre las técnicas se tienen; la encuesta, la observación directa, el análisis
documental, entre otros. Como instrumentos se tienen el cuestionario, la entrevista, otros.
Las técnicas de recolección de datos usadas para implantar el nuevo sistema son: la encuesta
y la observación directa. El instrumento que se aplicó en un cuestionario dicotómico.
Se entiende por diccionario dicotómico, sistema de preguntas que tienen por finalidad obtener
datos para una investigación. Responde a un diseño previo donde se han definido hipótesis
variables, lo que significa que es un instrumento de trabajo práctico guiado por la teoría.
Este cuestionario fue aplicado al personal que labora en la boutique con la finalidad de dar a
conocer la situación actual del sistema y como se lleva a cabo el proceso de facturación.
Del mismo modo la observación directa, permitió la obtención de información precisa de cada
una de las fallas presentes en el proceso de facturación actual de la Boutique.

14. Validez del Instrumento.
El cuestionario, instrumento utilizado, cumple una función de enlace
entre los objetivos de la investigación y la realidad de la población. Este
se realizó mediante la revisión y utilización de la variable por otros
investigadores procediéndose a elaborar un universo de ítem posibles
para medir la variable y sus dimensiones, el cual fue consultado por los
investigadores familiarizados con la variable para su validación.
El instrumento fue evaluado por tres expertos en el área y
establecieron además una validez descriptiva basada según Kerlinger
(1979), quien sostiene que “en la validez descriptiva el crítico fijado por
los especialistas, es a futuro, donde se compararan los resultados con el
desempeño de los objetos medidos”.

15. Técnicas de Análisis de Datos.
Las técnicas aplicadas (Encuesta, Observación
Directa), fueron realizadas de manera particular,
logrando percibir la carencia de un sistema
automatizado, debido a que el proceso utilizado
actualmente resulta inseguro, facilitando la perdida de
información y mejor manejo de las entradas y salidas
de prendas a la Boutique.

16. Procedimiento.
Para llevar a cabo esta investigación, lo primero que se hizo fue estudiar la
situación del sistema de facturación existente en la Boutique, posteriormente se
diseñó la propuesta para contribuir al mejor desempeño de las funciones y tareas del
proceso, con la finalidad de permitir al departamento de facturación poder contar con
la información veraz y precisa que apoye la toma de decisiones. Este estudio se
realizó mediante un levantamiento de información con la aplicación de un
cuestionario al personal que labora en dicha Boutique, a través de éste se pudo
detectar la situación que ha venido presentándose con el sistema manual que existe
en relación con el proceso de facturación, observándose de esta manera la
necesidad de diseñar e implantar un nuevo sistema que permita una mejora en el
control de dicho proceso.

17. CAPITULO IV
PRESENTACION Y ANALISIS DE RESULTADOS
1.- Análisis del instrumento para cada uno de los ítems.
Los resultados que se lograron obtener luego de aplicar los instrumentos de medición que fueron:
La observación directa y un diccionario dicotómico con dos opciones de respuestas “SI” ó “NO” a los
objetivos de la investigación, referido a indagar sobre la necesidad de controlar de una manera mas
efectiva la entrada y salida de la Boutique y la importancia de un nuevo sistema automatizado para
tal fin.
Las respuestas dichas por los encuestados, se organizaron en cuadro comparativo para su
tabulación y hacer posteriormente su representación gráfica y su explicación, donde se refleja la
frecuencia y el porcentaje que permitieron realizar el análisis estadístico para cada pregunta
realizada en el cuestionario.

18. Alternativas Número de
personas
Porcentaje (%)
SI 6 100%
NO 0 0
TOTAL 6 100%
1.- ¿Considera usted necesario diseñar e implantar un sistema automatizado que mejore el sistema de
facturación actual, Si ó No?
Análisis
La tabla proyecta como resultado que los empleados encuestados
estuvieron de acuerdo en un 100% de que era necesario implementar un
sistema de facturación automatizado.

19. Alternativas Número de
personas
Porcentaje (%)
SI 5 900%
NO 1 10
TOTAL 6 100%
2.- ¿Cree usted que el nuevo sistema será usado con frecuencia, Si o No?
Análisis
La tabla proyecta como resultado que el 90% de los encuestados
considera que el sistema será utilizado por el personal frecuentemente,
mientras el 10% restante no lo considera de esta manera.

20. Alternativas Número de
personas
Porcentaje (%)
SI 0 0%
NO 6 100
TOTAL 6 100%
3.- ¿Se puede considerar que el sistema actual de facturación es confiable y seguro, Si o No?
Análisis
La tabla proyecta como resultado que los empleados encuestados
estuvieron de acuerdo en un 100% de que la manera como se lleva el control de
facturación actual no es confiable.

21. Alternativas Número de
personas
Porcentaje (%)
SI 6 100%
NO 0 0
TOTAL 6 100%
4.- ¿Considera usted que el sistema automatizado le permitirá llevar de manera mas segura el control de la facturación, Si o No?
Análisis
La tabla proyecta como resultado que los empleados encuestados
estuvieron de acuerdo en un 100% de que el sistema automatizado les
permitirá llevar el control de facturación de una manera segura.

22. Alternativas Número de
personas
Porcentaje (%)
SI 0 0%
NO 6 100
TOTAL 6 100%
5.- ¿Puede obtener de manera rápida y confiable un reporte que especifique la entrada y salida de prendas y dinero con el sistema actual, Si o No?
Análisis
La tabla proyecta como resultado que los empleados encuestados
estuvieron de acuerdo en un 100% de que no se puede obtener de manera
rápida un reporte que especifique la entrada y salida de prendas y dinero
con el sistema actual.

23. Alternativas Número de
personas
Porcentaje (%)
SI 6 100%
NO 0 0
TOTAL 6 100%
6.- ¿Cree usted que la Boutique está en condición de cubrir los gastos que genera la implementación del nuevo sistema, Si o No?
Análisis
La tabla proyecta como resultado que los empleados
encuestados estuvieron de acuerdo en un 100% de que la
Boutique posee los recursos necesarios para adquirir el
nuevo sistema.

24. Alternativas Número de
personas
Porcentaje (%)
SI 5 900%
NO 1 10
TOTAL 6 100%
7.- ¿Considera usted que la Boutique posee recurso humano capacitado para operar el nuevo sistema, Si o NO?
Análisis
La tabla proyecta como resultado que el 90% de los empleados encuestados
estuvieron de acuerdo en que la Boutique posee el recurso humano capaz de
operar el nuevo sistema, mientras que un 10% dijo que no.

25. Alternativas Número de
personas
Porcentaje (%)
SI 6 100%
NO 0 0
TOTAL 6 100%
¿Esta Boutique cuenta con los recursos tecnológicos para la implementación del nuevo sistema, Si o No?
Análisis
La tabla proyecta como resultado que los empleados encuestados
estuvieron de acuerdo en un 100% en considerar que la Boutique cuenta
con los recursos tecnológicos necesarios para la implementación del nuevo
sistema.

26. Alternativas Número de
personas
Porcentaje (%)
SI 6 100%
NO 0 0
TOTAL 6 100%
10.- ¿Considera usted que implementar el nuevo sistema automatizado ayudará de forma positiva al departamento de facturación, Si o No?
Análisis
La tabla proyecta como resultado que los empleados encuestados
estuvieron de acuerdo en un 100% en considerar que un nuevo sistema
automatizado ayudará de manera positiva al departamento de facturación de la
Boutique.

27. 2.- Fase I Diagnóstico
En la Boutique Mariela Fashion ubicada en el C.C Barquicenter de la ciudad de
Barquisimeto se pudo verificar la problematiza existente en dicha empresa, en lo
referente al manejo y control de las entradas y salidas de mercancía, así como
también los diferentes procesos de dicha actividad que se generan directamente.
La administración de dicho registro, es realizado manualmente utilizando para tal
fin facturas hechas a mano y libros de contabilidad para el control de la mercancía
que allí se vende y se compra, el empleado refleja en un cuaderno la venta de la
prenda y luego ésta información es llevada al libro diario de forma manual, de esta
manera se realiza el control diario de dicha actividad.
Se pudo diagnosticar a través de la observación directa en el sitio que el sistema
utilizado no es confiable y seguro ya que se presta para que exista un mal manejo del
dinero que entra por la venta de las prendas, otro inconveniente del sistema manual
es que no se puede obtener un reporte rápido y confiable de la entrada o salida de la
mercancía, aún más, no se puede obtener ningún reporte completo de todas las
ventas que se realizan en la Boutique.
Una vez efectuado todo este proceso de diagnóstico, se procedió a recomendar la
implementación de un sistema de facturación automatizado, lo que derivó a realizar el
estudio de factibilidad correspondiente para la implementación de dicho sistema.

28. 3.- Fase II Factibilidad
Para desarrollar la propuesta de un sistema de facturación automatizado se debe realizar un
estudio de factibilidad que abarque tanto los aspectos económicos, técnicos, de personal y
operatividad del mismo.
Factibilidad Económica
En el aspecto económico se debe evaluar la capacidad de la empresa para cubrir los costos
que genera implementar un sistema automatizado, dentro de estos costos se debe contemplar los
siguientes aspectos: La adquisición de los equipos necesarios para el sistema, el adiestramiento
del personal, los costos producidos por la programación del sistema y su instalación, así como el
asesoramiento técnico respectivo para el mantenimiento del sistema.

29. Descripción Cantidad Precio
TARJETA MADRE PENTIUM 4
SON/RED/VIDEO
1 149.000,00
PROCESADOR PENTIUM 4
2.66 GHZ INTER
1 333.000,00
MEMORIA DDR 256 MB 1 64.000,00
PLOPPY DRIVE 31/2 1.44 MB
HD
1 19.144,40
DISCO DURO 80 GB 1 148.000,00
CASE ATX P4 1 96.266,64
TECLADO SPEED SPK-58 1 23.000,00
MONITOR SVGA COLOR 17
LG
1 309.000,00
CORNETAS SIRAGON SSP-
338 3W
1 16.544,70
MOUSE LAB TEC SCROLL
WHELL 3B BLACK SILVER
SOURIS
1 18.900,00
MOUSE 1 10.526,00
REGULADOR INTEGRA 1 38.500,00
IMPRESORA HEWLETT
PACKARD 3940
1 147.000,00
CABLE USB UNIVERSAL 1 3.500,00
TOTAL+IVA 1.365.855,74
Presupuesto
Costo del Hardware.

30. Factibilidad Técnica
Se debe evaluar la factibilidad técnica de la empresa, que le permita
contar con los recursos tecnológicos para implementar el sistema
propuesto, entre ellos podemos mencionar un computador y una
impresora.
En la actualidad el departamento de facturación de la Boutique Mariela
Fashion no cuenta con las herramientas necesarias para instalar dicho
sistema, con la adquisición de los equipos tecnológicos necesarios se
podrá generar la implementación del nuevo sistema.
Por otra parte se debe implementar la infraestructura necesaria y
básica que aseguren el resguardo y protección efectiva de los equipos,
tales como unidades de aires acondicionados para el enfriamiento de los
equipos computarizados, sistemas sobre protección eléctrica para
prevenir sobre cargas eléctricas que puedan dañar los equipos, etc.

31. Factibilidad operativa.
Un aspecto primordial a evaluar es la capacidad
del recurso humano apto para manipular y administrar
el sistema automatizado a implementar, baluarte
importante dentro de la empresa, de lo contrario no
tendrá objetivo su instalación, ya que esto acarrearía
gastos innecesarios a la empresa.
Por ultimo, se evaluó la disposición de la empresa
a recibir el adiestramiento necesario para el manejo
del sistema.

32. 4.- Fase III Diseño y presentación de la propuesta.
Una vez superadas todas estas etapas se procedió al diseño final
de la propuesta completándose el diseño de un sistema de facturación
automatizado que permite controlar y registrar la entrada y salida de
prendas, obteniéndose una serie de reportes tanto de manera
individual como general, entre las cuales destacan: reportes de compra
y venta, reportes de clientes y proveedores que se encuentran
registrados en la base de datos, etc.
Esta propuesta fue presentada y aceptada por el personal de
facturación y administración de la Boutique Mariela Fashion.
Para el diseño del sistema se utilizó el lenguaje de programación
Visual Fox-Pro versión 6.0, el mismo esta bajo programación
orientada a objeto y herencia de clases.

33. Conclusiones.
Debido a la situación de necesidad presentada por el departamento de
facturación de la Boutique Mariela Fashion en la cual se lleva un control manual del
sistema, la implantación de un sistema automatizado que mejore sus actividades, se
traduce en mejora significativa en la realización de los procedimientos actuales.
En consecuencia, el aumento en cuanto a las necesidades de automatización en los
procesos administrativos, la implantación del sistema automatizado para el control de
las actividades que se realizan en el proceso de facturación de la Boutique, permitirá
al departamento contar con una herramienta bastante confiable y poderosa que
aminorará la carga laboral que allí se ejecuta y hará mas fácil el cumplimiento de las
funciones correspondientes, esto facilitará a los empleados el proceso de
rendimiento de cuentas, así como también les permitirá obtener rendimiento y tiempo
libre para prestar mayor y mejor atención a los clientes y así poder demostrar la
eficiencia y eficacia que es necesaria para las empresas.