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INSTITUTO UNIvERSITARIO POLITECNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
SISTEMA SAIA SECCION 4G
REALIZADO POR:
JOSE OSCAR SALAZAR
CI:26707544
ING-SISTEMA #47
MANUALESDEORGANIZACIÓN Y DISEÑO PROCEDIMIENTOS ANALIZISPOLITICO
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS SON MEDIOS VALIOSOS PARA LA COMUNICACIÓN, Y SIRVEN
PARA REGISTRAR Y TRANSMITIR LA INFORMACIÓN, RESPECTO A LA ORGANIZACIÓN, Y
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REVISTE UNA IMPORTANCIA TRASCENDENTE PARA LAS EMPRESAS, PORQUE LE PERMITE
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UNIFORMEN TANTO EL CONTENIDO DE LOS MANUALES, COMO SU FORMA DE PRESENTACIÓN.
EN LAS SIGUIENTES PÁGINAS SE MENCIONAN LOS ELEMENTOS QUE SE CONSIDERA DEBEN INTEGRAR UN MANUAL DE
ORGANIZACIÓN, POR SER LOS MÁS RELEVANTES PARA LOS OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN CON SU ELABORACIÓN.
EN PERMITANPROVEERCOMOTENDRÁNQUESERLASCOSASE IDEARLOSINSTRUMENTOSADECUADOS A LOS OBJETIVOS
PREESTABLECIDOS. TODO EL TEMAENCONJUNTOSE PUEDE DEDUCIRQUE LAS2 VAN DE LA MANOPOR QUE MIENTRASQUE EN
LASMETODOLOGÍASSE CREA O SE EXPRESAUNDISEÑOYSE TIENE YA ARMADO DICHODISEÑOMEDIANTELA APLICACIÓN DE TEORÍAS
SE TIENE QUE REALIZAR UN MANUAL SEA A DONDE SE VAYA A ABARCAR SEA A ORGANIZACIONES, POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y
NORMAS, EMPLEADOS O DE PROPÓSITO MÚLTIPLE. LOS BENEFICIOS QUE NOS PUEDE DAR LA APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE
DISEÑO Y LA IMPLEMENTACIÓN DE MANUALES EN UNA ORGANIZACIÓN ES PODER DARLE A LA MISMA LA FACILIDAD DE HACER
DISEÑOS DE CALIDAD SIEMPRE PROYECTADOS A LO QUE SE DESEMPEÑE ADEMÁS DE REALIZAR LOS PROCEDIMIENTOS SIN SUFRIR
TANTO DENTRO DE LA FAENA LABORAL YA QUE AL INSTRUIR, ENSEÑAR O GUIAR A LOS EMPLEADOSBRINDÁNDOLEMANUALESSE
PUEDE MEJORARELRENDIMIENTODE LAMISMAYTAMBIÉNSE PUEDE DAR LAPOSIBILIDADDE
OPTIMIZARPASOSPARAAHORRARHORASDE TRABAJOQUE ESBENEFICIOMONETARIOPARA LA ORGANIZACIÓN
ANALIZAR POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS, PARA COMPARAR LAS FUNCIONES QUE REALIZA DE ACUERDO CON LA DEPENDENCIA EN LA CUAL
TRABAJA Y LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE CONTENER LOS ANÁLISIS DEL MISMO.PARA COMPRENDER ESAS DEFINICIONES SE
HABLARÁ UN POCO DE LA CREACIÓN Y DE LOS ANTECEDENTES DE ESTE SISTEMA DE MEJORAMIENTO EN EL
CAMPO LABORAL ADMINISTRATIVO.SE PROFUNDIZARÁ EN LAS FUNCIONES QUE CUMPLE LA UNIDAD DE O Y M,
PARA PODER DESTACAR LA MEJOR UBICACIÓN DEL MISMO EN UNA EMPRESA U ORGANISMO, BASÁNDOSE Y TENIENDO EN CUENTA
LA COORDINACIÓN Y LAS NORMATIVAS DE DICHO ÓRGANO.ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ESTUDIA
LOS PROBLEMAS DE ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN, CUMPLIENDO COMO FUNCIÓN EL ACONSEJAR A
LOS FUNCIONARIOS INTERESADOS EN MEJORAR LA ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS EMPLEADOS POR LOS SERVICIOS QUE DIRIGEN. LA
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MÁQUINA ADMINISTRATIVA, Y MEDIANTE LA APLICACIÓN ADECUADA DE MÉTODOS CIENTÍFICOS DE ORGANIZACIÓN; CONSEGUIR
ECONOMÍAS EN EL COSTO DE LA PRODUCCIÓN Y EN LA UTILIZACIÓN DE MANO DE OBRA, PERO COMO REGLA GENERAL A
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS NO SE LE CONCEDE AUTORIDAD SOBRE OTRAS UNIDADES EN ADMINISTRACIÓN.
EL AVANCE INCESANTE DE LA COMPLEJIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN Y TODOS LOS EVIDENTES DEFECTOS QUE ELLA ACUSA, HA
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SISTEMATIZAR, CONTROLAR Y DAR MAYOR EFICIENCIA A SU ADMINISTRACIÓN. Y ES ASÍ COMO HOY EN DÍA, EN LA MAYORÍA DE LAS
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COMO LLEVAR TRABAJOS ADMINISTRATIVOS MECÁNICOS CON LA MAYOR ECONOMÍA DE ESFUERZO Y CON EL MÁXIMO
DE EFICACIA EN LOS RESULTADOS". Y POR EXTENSIÓN, SE LLAMA UNIDAD, EQUIPO O SERVICIO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS AL
CONJUNTO DE FUNCIONARIOS ESPECIALIZADOS EN LA APLICACIÓN DE LA TÉCNICA DEL MENCIONADO SERVICIO.
IMPLEMENTAR LAS NORMAS DE CONTENIDO Y
SU UTILIDAD
PÚBLICA O PRIVADA NO TIENE UNA HERRAMIENTA TÉCNICA EN LA CUAL SE AGRUPEN TODAS LAS ACCIONES Y FUNCIONES
QUE DEBE DESARROLLAR, O LA MANERA EN QUE DEBE DE REALIZARLAS, ESTA DEFICIENCIA HACE QUE EL RIESGO DE
BRINDAR LOS BIENES Y/O SERVICIOS A LOS USUARIOS DE FORMA INEFICIENTE SE INCREMENTE EXPONENCIALMENTE.
DENTRO DE LOS PROBLEMAS QUE ESTA SITUACIÓN PUEDE ACARREAR SE PUEDEN MENCIONAR: QUE LA ESTRUCTURA
ORGÁNICA QUE FUNCIONA EN LA PRÁCTICA DIFIERA DE LA ESTRUCTURA APROBADA POR LOS JERARCAS INSTITUCIONALES;
QUE LA FORMA EN LA CUAL SE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES SEA PRODUCTO DE LA COSTUMBRE, LA TRADICIÓN O LA
OCURRENCIA, EXISTIENDO EN ALGUNOS DIVERSIDAD DE MANERAS DE BRINDAR UN MISMO BIEN Y/O SERVICIO; QUE NO
EXISTA UN MECANISMO PARA TRANSMITIR EL CONOCIMIENTO DE UN FUNCIONARIO A OTRO, TENIENDO ENTONCES QUE
DEDICAR LARGAS HORAS AL ENTRENAMIENTO DE NUEVOS FUNCIONARIOS, YA QUE ESTOS NO CUENTA CON UNA
HERRAMIENTA PRÁCTICA QUE LE MUESTRE LOS PASOS BÁSICOS PARA DESEMPEÑAR SUS LABORES; QUE NO EXISTAN
ELEMENTOS BÁSICOS PARA MEDIR EL DESEMPEÑO, YA QUE AL NO ESTAR NORMADAS LAS FORMAS CORRECTAS DE
REALIZAR LAS TAREAS, NO ES POSIBLE SEÑALAR OBJETIVAMENTE LOS DEFECTOS EN LA EJECUCIÓN DE LAS MISMAS, ENTRE
OTROS.
-ESTE TIPO DE PROBLEMAS QUE PRESENTAN LAS INSTITUCIONES SE PUEDEN SOLUCIONAR CON LA REALIZACIÓN DE
MANUALES ADMINISTRATIVOS DE CONTENIDO NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE LES PERMITAN REGISTRAR Y
TRANSMITIR EN FORMA ORDENADA Y SISTEMÁTICA LA INFORMACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN Y SERVIR COMO MEDIO DE
COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN ENTRE LOS FUNCIONARIOS DE LA MISMA. EL USO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS EN
LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CONTRIBUYE A SOLUCIONAR PROBLEMAS TALES COMO LA FALTA DE COMUNICACIÓN
ADECUADA EN LA CADENA DE MANDO EN TODOS LOS NIVELES JERÁRQUICOS INSTITUCIONALES, YA QUE SUMINISTRARÁ A
LOS FUNCIONARIOS EL MEDIO DE RECIBIR INSTRUCCIONES E INFORMACIONES, DE ESTUDIARLAS METÓDICAMENTE E
INSTRUIRSE EN LOS DETALLES DE LAS DIRECTIVAS GENERALES Y ADMINISTRATIVAS DE LA INSTITUCIÓN.
LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: SON AQUELLOS INSTRUMENTOS QUE APOYAN EL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN
A TRAVÉS DE LA ESPECIFICACIÓN DE BASES JURÍDICAS, ATRIBUCIONES, ESTRUCTURAS, OBJETIVOS, POLÍTICAS, DETERMINACIÓN
DE CAMPOS DE COMPETENCIA, DESLINDAMIENTO DE RESPONSABILIDADES, FUNCIONES, ACTIVIDADES, OPERACIONES O
PUESTOS, Y EN GENERAL TODA LA INFORMACIÓN AMPLIA Y DETALLADA DEL QUEHACER DE LA ORGANIZACIÓN.
-LOS MANUALES, SON UNA FORMA SENCILLA, DIRECTA, UNIFORME Y AUTORIZADA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN QUE TRATA
DE LOS DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE UN EMPLEADO, LOS REGLAMENTOS BAJO LOS CUALES TENDRÁ QUE TRABAJAR Y LAS
POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE LA EMPRESA.
-LA EMPRESA EN EL MOMENTO DE IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, DEBE ELABORAR UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS, EN EL CUAL DEBE INCLUIR TODAS LAS ACTIVIDADES Y ESTABLECER RESPONSABILIDADES DE LOS
FUNCIONARIOS, PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES.
-TAMBIÉN LLAMADOS MANUALES DE OPERACIÓN, DE PRÁCTICAS ESTÁNDAR, DE INTRODUCCIÓN SOBRE EL TRABAJO, DE
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-EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PRESENTA SISTEMAS Y TÉCNICAS ESPECÍFICAS, "SEÑALA EL PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA
LOGRAR EL TRABAJO DEL PERSONAL DE OFICINA O DE CUALQUIER OTRO GRUPO DE TRABAJO".
-LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, SON AQUELLOS INSTRUMENTOS DE INFORMACIÓN EN LOS QUE SE CONSIGNAN EN
FORMA METÓDICA, LAS OPERACIONES QUE DEBEN SEGUIR PARA LA REALIZACIÓN DE LAS FUNCIONES DE UNA ENTIDAD O DE
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MANUALES DE ORGANIZACION ANALIZAR POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ORGANIZACIÓN

  • 1. INSTITUTO UNIvERSITARIO POLITECNICO “SANTIAGO MARIÑO” SISTEMA SAIA SECCION 4G REALIZADO POR: JOSE OSCAR SALAZAR CI:26707544 ING-SISTEMA #47 MANUALESDEORGANIZACIÓN Y DISEÑO PROCEDIMIENTOS ANALIZISPOLITICO
  • 2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS SON MEDIOS VALIOSOS PARA LA COMUNICACIÓN, Y SIRVEN PARA REGISTRAR Y TRANSMITIR LA INFORMACIÓN, RESPECTO A LA ORGANIZACIÓN, Y FUNCIONAMIENTO DE LA DEPENDENCIA; ES DECIR, ENTENDEREMOS POR MANUAL DE ORGANIZACIÓN EN GENERAL EL DOCUMENTO QUE CONTIENE, EN FORMA ORDENADA Y SISTEMÁTICA, LA INFORMACIÓN Y/O LAS INSTRUCCIONES SOBRE HISTORIA, ORGANIZACIÓN, POLÍTICA Y/O PROCEDIMIENTOS DE UNA INSTITUCIÓN, QUE SE CONSIDEREN NECESARIOS PARA LA MEJOR EJECUCIÓN DEL TRABAJO. LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN SON UTILIZADOS POR LAS ORGANIZACIONES PARA DAR A CONOCER LA ESTRUCTURA DE LA MISMA COMO ES EL NOMBRE SUS POLÍTICAS, SU VISIÓN Y MISIÓN; ASÍ COMO LOS PUESTOS QUE LO CONFORMAN Y QUE FUNCIÓN TIENE CADA UNA ENTRE OTROS ASPECTOS. ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA INFORMACIÓN PARA PODER ELABORAR UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN CON TODOS LOS PUNTOS QUE DEBE LLEVAR DICHO MANUAL ASÍ COMO EL FORMATO Y MUESTRA UNOS CUANTOS EJEMPLOS PARA UN MEJOR ENTENDIMIENTO DEL TEMA.
  • 3. MANUAL DE POLÍTICAS REVISTE UNA IMPORTANCIA TRASCENDENTE PARA LAS EMPRESAS, PORQUE LE PERMITE ESTABLECER LINEAMIENTOS A TODOS SUS INTEGRANTES; DESDE EJECUTIVOS HASTA TRABAJADORES Y DEMÁS PERSONAS INTERESADAS EN CONOCER EL FUNCIONAMIENTO DE UNA ORGANIZACIÓN. POR MEDIO DE LOS MANUALES, SE PUEDE FOMENTAR EL TRABAJO EN EQUIPO, ENCAUSAR INICIATIVAS E INNOVACIÓN, PERMITIENDO COORDINAR LOS ESFUERZOS DE TODOS LOS DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA EN LA MISMA DIRECCIÓN Y FINALIDAD. EL USO DE LOS MANUALES ES FUNDAMENTAL PARA CUMPLIR LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES, MISMOS QUE GENERALMENTE ESTÁN EXPUESTOS EN LO QUE SE CONOCE COMO VISIÓN, MISIÓN Y VALORES. PERMITE Y PROMUEVE LA MEJORA EN LOS PROCESOS INTERNOS, INCREMENTANDO CON ELLO SUS NIVELES DE PRODUCTIVIDAD, EFICIENCIA Y DESDE LUEGO EN SU EFICACIA DE GESTIÓN.
  • 4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS. Es LA EXPRESIÓN ANALÍTICA DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS A TRAVÉS DE LOS CUALES SE CANALIZA LA ACTIVIDAD OPERATIVA DE LA EMPRESA, COMO LA ENUNCIACIÓN DE NORMAS DE FUNCIONAMIENTO BÁSICAS A LOS CUALES DEBERÁ AJUSTARSE LOS MIEMBROS DE LA MISMA.SE DETALLAN A CONTINUACIÓN LOS ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DE UN MANUAL DE ESTAS CARACTERÍSTICAS: NORMAS DE PROCEDIMIENTOS: ES LA RELACIÓN POR ESCRITO DE LA SECUENCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS QUE CONSTITUYEN LA BASE DE LA ORGANIZACIÓN, CON LA INDICACIÓN DE LOS DISTINTOS SECTORES A TRAVÉS DE LOS CUALES LOS MISMOS SE DESENVUELVEN. FORMULARIOS: SON TODOS AQUELLOS DOCUMENTOS Y COMPROBANTES QUE CIRCULAN DENTRO DE LOS CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS. FLUJO GRAMAS: SON LOS PROCEDIMIENTOS DESCRITOS DE MANERA GRAFICA, QUE SE CONOCEN TAMBIÉN COMO DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS.
  • 5. MANUAL DEL ESPECIALISTA ES AQUEL QUE AGRUPA NORMAS, PAUTAS E INSTRUCCIONES DE APLICACIÓN EN FORMA ESPECÍFICA A DETERMINADO TIPO DE ACTIVIDADES O TAREAS COMO POR EJEMPLO: MANUAL DEL VENDEDOR O COMPENDIO DE LA SECRETARIA. LA PREPARACIÓN DE ESTE TIPO DE MANUALES POR PARTE DE LA MISMA EMPRESA ES RECOMENDABLE CUANDO EL NÚMERO DE EMPLEADOS QUE LOS UTILIZA ES LO SUFICIENTEMENTE GRANDE COMO PARA JUSTIFICARLO. EL OBJETIVO BÁSICO PERSEGUIDO CON SU PREPARACIÓN, ES EL DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN DE EMPLEADOS, COMO ASÍ SERVIR TAMBIÉN DE ELEMENTO DE CONSULTA PARA LA REALIZACIÓN DE LAS DE TAREA ASIGNADAS
  • 6. MANUAL DEL EMPLEADO LOGRAR UNA RÁPIDA ASIMILACIÓN DE PERSONAL NUEVO (INDUCCIÓN) ASÍ COMO TAMBIÉN PARA POSTERIOR ENTRENAMIENTO, ESTE MANUAL ES ESPECIALMENTE ÚTIL PARA NIVELES INTERMEDIOS U OPERATIVOS. SE ENUNCIAN A CONTINUACIÓN ALGUNAS INFORMACIONES QUE UN MANUAL DE ESTAS CARACTERÍSTICAS DEBE CONTENER:ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LA EMPRESA. BREVE RESEÑA HISTÓRICA.OBJETIVOS GENERALES QUE SE PERSIGUEN.DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADOS EN GENERAL. NORMAS DE COMPORTAMIENTO BÁSICAS Y DE CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO PARA TODO EL PERSONAL.SERVICIOS QUE LA EMPRESA PRESTA A SUS EMPLEADOS.
  • 7. MANUAL DE PROPÓSITO MÚLTIPLE YA SE HA VISTO QUE UN MANUAL PUEDE CONTENER MATERIAL DE TIPO DIVERSO, LO QUE HACE QUE LOS TIPOS MENCIONADOS NO RESULTEN SIEMPRE BIEN DEFINIDOS. LA INMENSA MAYORÍA DE LOS MANUALES DE OFICINA PARECEN ESTAR DISEÑADOS INTENCIONALMENTE PARA VARIOS FINES, POR EJEMPLO, EN LA PREPARACIÓN DE CUALQUIER MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EXISTEN DOS REQUISITOS INDISPENSABLES PARA ASEGURAR SU ÉXITO: MANIFESTACIÓN CLARA DE LAS NORMAS GENERALES DE LA EMPRESA. COMPRENSIÓN TOTAL DE LA ORGANIZACIÓN BÁSICA DE LA MISMA. ES DECIR, DE POCO SERVIRÍAN LAS MANIFESTACIONES DETALLADAS DE PROCEDIMIENTOS SI AL MISMO TIEMPO LA ORGANIZACIÓN Y LAS NORMAS BÁSICAS NO SON, CLARAMENTE FIRMES Y COMPRENSIBLES.
  • 8. MANUAL DE FINANZAS LAS RESPONSABILIDADES DEL CONTRALOR Y TESORERO EXIGEN DE ELLOS QUE DEN INSTRUCCIONES NUMEROSAS Y ESPECÍFICAS A TODOS AQUELLOS QUE DEBEN PROTEGER EN ALGUNA FORMA LOS BIENES DE LA EMPRESA, PARA ASEGURAR LA COMPRENSIÓN DE SUS DEBERES EN TODOS LOS NIVELES DE LA ADMINISTRACIÓN. MANUALES DEL SISTEMA EL MANUAL DEL SISTEMA DEBE SER DESARROLLADO A MEDIDA QUE SE DESARROLLA EL SISTEMA, Y ESTÁ CONSTITUIDO POR UN GRUPO DE MANUALES O PARTES Y ESTRUCTURADO DE LA SIGUIENTE MANERA: OBJETIVOS DEL SISTEMA, ARQUITECTURA DE DATOS, ARQUITECTURA FÍSICA DEL SISTEMA, ÍNDICE DE COMPONENTES, ETC.
  • 9. MANUAL DE CALIDAD DEFINE UN MANUAL DE CALIDAD COMO UN DOCUMENTO QUE ENUNCIA LA POLÍTICA DE LA CALIDAD Y QUE DESCRIBE EL SISTEMA DE CALIDAD DE UNA ORGANIZACIÓN. ESTE MANUAL PUEDE ESTAR RELACIONADO CON LAS ACTIVIDADES TOTALES DE UNA ORGANIZACIÓN O CON UNA PARTE SELECCIONADA DE ESTAS. ES IMPORTANTE QUE LOS REQUISITOS Y EL CONTENIDO DEL SISTEMA DE LA CALIDAD Y DEL MANUAL DE LA CALIDAD SE ESTRUCTUREN DE ACUERDO CON LA NORMA QUE SE INTENTA SATISFACER. ESTA NORMA SUMINISTRA LOS LINEAMIENTOS PARA DESARROLLAR DICHOS MANUALES DE CALIDAD
  • 10. BENEFICIO E APLICAR LA METODOLOGÍA DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN SE ELABORA PARA PROPORCIONAR, EN FORMA ORDENADA, LA INFORMACIÓN BÁSICA DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD RESPONSABLE COMO UNA REFERENCIA OBLIGADA PARA LOGRAR EL APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS Y EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES ENCOMENDADAS. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN: ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL EN LA ACTUALIDAD EXISTE UNA GRAN VARIEDAD DE FORMAS DE PRESENTAR UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POR ESTAS RAZONES, RESULTA CONVENIENTE QUE EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL SE ADOPTEN NORMAS GENERALES QUE UNIFORMEN TANTO EL CONTENIDO DE LOS MANUALES, COMO SU FORMA DE PRESENTACIÓN. EN LAS SIGUIENTES PÁGINAS SE MENCIONAN LOS ELEMENTOS QUE SE CONSIDERA DEBEN INTEGRAR UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POR SER LOS MÁS RELEVANTES PARA LOS OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN CON SU ELABORACIÓN. EN PERMITANPROVEERCOMOTENDRÁNQUESERLASCOSASE IDEARLOSINSTRUMENTOSADECUADOS A LOS OBJETIVOS PREESTABLECIDOS. TODO EL TEMAENCONJUNTOSE PUEDE DEDUCIRQUE LAS2 VAN DE LA MANOPOR QUE MIENTRASQUE EN LASMETODOLOGÍASSE CREA O SE EXPRESAUNDISEÑOYSE TIENE YA ARMADO DICHODISEÑOMEDIANTELA APLICACIÓN DE TEORÍAS SE TIENE QUE REALIZAR UN MANUAL SEA A DONDE SE VAYA A ABARCAR SEA A ORGANIZACIONES, POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y NORMAS, EMPLEADOS O DE PROPÓSITO MÚLTIPLE. LOS BENEFICIOS QUE NOS PUEDE DAR LA APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE DISEÑO Y LA IMPLEMENTACIÓN DE MANUALES EN UNA ORGANIZACIÓN ES PODER DARLE A LA MISMA LA FACILIDAD DE HACER DISEÑOS DE CALIDAD SIEMPRE PROYECTADOS A LO QUE SE DESEMPEÑE ADEMÁS DE REALIZAR LOS PROCEDIMIENTOS SIN SUFRIR TANTO DENTRO DE LA FAENA LABORAL YA QUE AL INSTRUIR, ENSEÑAR O GUIAR A LOS EMPLEADOSBRINDÁNDOLEMANUALESSE PUEDE MEJORARELRENDIMIENTODE LAMISMAYTAMBIÉNSE PUEDE DAR LAPOSIBILIDADDE OPTIMIZARPASOSPARAAHORRARHORASDE TRABAJOQUE ESBENEFICIOMONETARIOPARA LA ORGANIZACIÓN
  • 11. ANALIZAR POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS, PARA COMPARAR LAS FUNCIONES QUE REALIZA DE ACUERDO CON LA DEPENDENCIA EN LA CUAL TRABAJA Y LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE CONTENER LOS ANÁLISIS DEL MISMO.PARA COMPRENDER ESAS DEFINICIONES SE HABLARÁ UN POCO DE LA CREACIÓN Y DE LOS ANTECEDENTES DE ESTE SISTEMA DE MEJORAMIENTO EN EL CAMPO LABORAL ADMINISTRATIVO.SE PROFUNDIZARÁ EN LAS FUNCIONES QUE CUMPLE LA UNIDAD DE O Y M, PARA PODER DESTACAR LA MEJOR UBICACIÓN DEL MISMO EN UNA EMPRESA U ORGANISMO, BASÁNDOSE Y TENIENDO EN CUENTA LA COORDINACIÓN Y LAS NORMATIVAS DE DICHO ÓRGANO.ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ESTUDIA LOS PROBLEMAS DE ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN, CUMPLIENDO COMO FUNCIÓN EL ACONSEJAR A LOS FUNCIONARIOS INTERESADOS EN MEJORAR LA ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS EMPLEADOS POR LOS SERVICIOS QUE DIRIGEN. LA FINALIDAD DE UNA UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ES ASEGURAR EL MÁXIMO DE EFICIENCIA EN EL FINANCIAMIENTO DE LA MÁQUINA ADMINISTRATIVA, Y MEDIANTE LA APLICACIÓN ADECUADA DE MÉTODOS CIENTÍFICOS DE ORGANIZACIÓN; CONSEGUIR ECONOMÍAS EN EL COSTO DE LA PRODUCCIÓN Y EN LA UTILIZACIÓN DE MANO DE OBRA, PERO COMO REGLA GENERAL A ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS NO SE LE CONCEDE AUTORIDAD SOBRE OTRAS UNIDADES EN ADMINISTRACIÓN. EL AVANCE INCESANTE DE LA COMPLEJIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN Y TODOS LOS EVIDENTES DEFECTOS QUE ELLA ACUSA, HA PUESTO EN GUARDIA A LOS INTEGRANTES DE LAS EMPRESAS LOS CUALES HAN BUSCADO LOS MEDIOS NECESARIOS PARA SISTEMATIZAR, CONTROLAR Y DAR MAYOR EFICIENCIA A SU ADMINISTRACIÓN. Y ES ASÍ COMO HOY EN DÍA, EN LA MAYORÍA DE LAS EMPRESAS HAN SIDO CREADAS CENTRALES DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS PARA DAR EFICIENCIA Y SIMPLICIDAD AL MECANISMO ADMINISTRATIVO; ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ES UNO DE LOS TÉRMINOS QUE INTEGRAN LA LABOR GENERAL DE LA RACIONALIZACIÓN. SOBRE LA TEORÍA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS SE MANIFIESTA QUE ES "UNA FORMA DE CONSULTA IDEADA PARA PROVEER ASESORAMIENTO SOBRE COMO DIVIDIR LAS ACTIVIDADES, COMO AGRUPAR LAS TAREAS, COMO DISPONER PROCEDIMIENTOS Y COMO LLEVAR TRABAJOS ADMINISTRATIVOS MECÁNICOS CON LA MAYOR ECONOMÍA DE ESFUERZO Y CON EL MÁXIMO DE EFICACIA EN LOS RESULTADOS". Y POR EXTENSIÓN, SE LLAMA UNIDAD, EQUIPO O SERVICIO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS AL CONJUNTO DE FUNCIONARIOS ESPECIALIZADOS EN LA APLICACIÓN DE LA TÉCNICA DEL MENCIONADO SERVICIO.
  • 12. IMPLEMENTAR LAS NORMAS DE CONTENIDO Y SU UTILIDAD PÚBLICA O PRIVADA NO TIENE UNA HERRAMIENTA TÉCNICA EN LA CUAL SE AGRUPEN TODAS LAS ACCIONES Y FUNCIONES QUE DEBE DESARROLLAR, O LA MANERA EN QUE DEBE DE REALIZARLAS, ESTA DEFICIENCIA HACE QUE EL RIESGO DE BRINDAR LOS BIENES Y/O SERVICIOS A LOS USUARIOS DE FORMA INEFICIENTE SE INCREMENTE EXPONENCIALMENTE. DENTRO DE LOS PROBLEMAS QUE ESTA SITUACIÓN PUEDE ACARREAR SE PUEDEN MENCIONAR: QUE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA QUE FUNCIONA EN LA PRÁCTICA DIFIERA DE LA ESTRUCTURA APROBADA POR LOS JERARCAS INSTITUCIONALES; QUE LA FORMA EN LA CUAL SE EJECUTAN LAS ACTIVIDADES SEA PRODUCTO DE LA COSTUMBRE, LA TRADICIÓN O LA OCURRENCIA, EXISTIENDO EN ALGUNOS DIVERSIDAD DE MANERAS DE BRINDAR UN MISMO BIEN Y/O SERVICIO; QUE NO EXISTA UN MECANISMO PARA TRANSMITIR EL CONOCIMIENTO DE UN FUNCIONARIO A OTRO, TENIENDO ENTONCES QUE DEDICAR LARGAS HORAS AL ENTRENAMIENTO DE NUEVOS FUNCIONARIOS, YA QUE ESTOS NO CUENTA CON UNA HERRAMIENTA PRÁCTICA QUE LE MUESTRE LOS PASOS BÁSICOS PARA DESEMPEÑAR SUS LABORES; QUE NO EXISTAN ELEMENTOS BÁSICOS PARA MEDIR EL DESEMPEÑO, YA QUE AL NO ESTAR NORMADAS LAS FORMAS CORRECTAS DE REALIZAR LAS TAREAS, NO ES POSIBLE SEÑALAR OBJETIVAMENTE LOS DEFECTOS EN LA EJECUCIÓN DE LAS MISMAS, ENTRE OTROS. -ESTE TIPO DE PROBLEMAS QUE PRESENTAN LAS INSTITUCIONES SE PUEDEN SOLUCIONAR CON LA REALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS DE CONTENIDO NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE LES PERMITAN REGISTRAR Y TRANSMITIR EN FORMA ORDENADA Y SISTEMÁTICA LA INFORMACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN Y SERVIR COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN Y COORDINACIÓN ENTRE LOS FUNCIONARIOS DE LA MISMA. EL USO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CONTRIBUYE A SOLUCIONAR PROBLEMAS TALES COMO LA FALTA DE COMUNICACIÓN ADECUADA EN LA CADENA DE MANDO EN TODOS LOS NIVELES JERÁRQUICOS INSTITUCIONALES, YA QUE SUMINISTRARÁ A LOS FUNCIONARIOS EL MEDIO DE RECIBIR INSTRUCCIONES E INFORMACIONES, DE ESTUDIARLAS METÓDICAMENTE E INSTRUIRSE EN LOS DETALLES DE LAS DIRECTIVAS GENERALES Y ADMINISTRATIVAS DE LA INSTITUCIÓN.
  • 13. LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS: SON AQUELLOS INSTRUMENTOS QUE APOYAN EL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN A TRAVÉS DE LA ESPECIFICACIÓN DE BASES JURÍDICAS, ATRIBUCIONES, ESTRUCTURAS, OBJETIVOS, POLÍTICAS, DETERMINACIÓN DE CAMPOS DE COMPETENCIA, DESLINDAMIENTO DE RESPONSABILIDADES, FUNCIONES, ACTIVIDADES, OPERACIONES O PUESTOS, Y EN GENERAL TODA LA INFORMACIÓN AMPLIA Y DETALLADA DEL QUEHACER DE LA ORGANIZACIÓN. -LOS MANUALES, SON UNA FORMA SENCILLA, DIRECTA, UNIFORME Y AUTORIZADA DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN QUE TRATA DE LOS DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE UN EMPLEADO, LOS REGLAMENTOS BAJO LOS CUALES TENDRÁ QUE TRABAJAR Y LAS POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE LA EMPRESA. -LA EMPRESA EN EL MOMENTO DE IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, DEBE ELABORAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, EN EL CUAL DEBE INCLUIR TODAS LAS ACTIVIDADES Y ESTABLECER RESPONSABILIDADES DE LOS FUNCIONARIOS, PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES. -TAMBIÉN LLAMADOS MANUALES DE OPERACIÓN, DE PRÁCTICAS ESTÁNDAR, DE INTRODUCCIÓN SOBRE EL TRABAJO, DE RUTINAS DE TRABAJO, DE TRÁMITES Y MÉTODOS DE TRABAJO. -EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PRESENTA SISTEMAS Y TÉCNICAS ESPECÍFICAS, "SEÑALA EL PROCEDIMIENTO A SEGUIR PARA LOGRAR EL TRABAJO DEL PERSONAL DE OFICINA O DE CUALQUIER OTRO GRUPO DE TRABAJO". -LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, SON AQUELLOS INSTRUMENTOS DE INFORMACIÓN EN LOS QUE SE CONSIGNAN EN FORMA METÓDICA, LAS OPERACIONES QUE DEBEN SEGUIR PARA LA REALIZACIÓN DE LAS FUNCIONES DE UNA ENTIDAD O DE VARIAS DE ELLAS. -LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, POR SUS CARACTERÍSTICAS DIVERSAS PUEDEN CLASIFICARSE EN MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE OFICINA Y DE FÁBRICA. TAMBIÉN PUEDEN REFERIRSE: A TAREAS Y TRABAJOS INDIVIDUALES POR EJEMPLO, CÓMO OPERAR UNA MÁQUINA DE CONTABILIDAD. A PRÁCTICAS DEPARTAMENTALES, EN EL QUE SE INDICAN LOS PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN DE TODO UN DEPARTAMENTO. A PRÁCTICAS GENERALES EN UN ÁREA DETERMINADA DE ACTIVIDAD COMO MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, COMERCIALES, DE PRODUCCIÓN, FINANCIEROS