Excel básico: funciones, errores y quitar duplicados

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 5
MATERIALES DE FORMACIÓN
DEVOLUTIVO
(Herramienta -
equipo)
CONSUMIBLE
(unidades
empleadas
durante el
programa)
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
2. INTRODUCCIÓN
MS Excel se ha convertido en una herramienta muy importante, ya que posee muchas funciones y fórmulas
para aplicar a cualquier problema o área.
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Programa de Formación: Excel
Básico
Código:
Versión:
Nombre del Proyecto:
Realizar mantenimiento
preventivo y correctivo de la
sala de cómputo
Código:
Fase del proyecto: Análisis
Actividad (es) del Proyecto:
Recopilar información
relacionada con el proyecto.
Actividad (es) de
Aprendizaje:
* Reconocer las diferentes
herramientas tecnológicas de
trabajo colaborativo, sus
principales características y
requisitos técnicos.
Ambiente de
formación
ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos
y condiciones de
seguridad industrial, salud
ocupacional y medio
ambiente)
Resultados de Aprendizaje:
Competencia: aplicar
herramientas ofimáticas,
redes sociales y
colaborativas de
Acuerdo con el proyecto
a desarrollar
Aula, laboratorio Computador
Duración de la guía ( en
horas):
10
3.1 Actividades de Reflexión inicial. Se socializa la introducción al tema y se realiza una prueba
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
diagnóstica verbal.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.
1. FUNCIONES EN EXCEL
Una de las grandes herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas funciones nos permiten
realizar operaciones más complejas y de forma sencilla, tanto con valores numéricos o valores de texto.

Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
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Todas las funciones tienen en común, el nombre de la función la cual la identifica y una serie de
argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, todos ellos dentro de paréntesis. Veremos que
puede haber alguna función que no tenga ningún tipo de argumento, pero siempre existirán los paréntesis
después del nombre de la función.
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1.1 Funciones básicas:
El botón Autosuma o suma cumple varias funciones, si se presiona
directamente sumará un rango de celdas, pero si se presiona la
pequeña flecha que se encuentra a su derecha se observarán funciones
nuevas.
Vamos a escribir los siguientes valores en Excel empezando en A1:
1.1.1 MAX: Vamos a una celda libre, damos clic en el botón suma y luego en MAX; seleccionamos el
rango desde A1 hasta A4 y presionamos la tecla Enter.
El resultado es 62, ya que esta función selecciona el
número mayor de un rango de celdas.
1.1.2 MIN: en una celda libre, damos clic de nuevo en el botón suma y seleccionamos MIN, y
escogemos el mismo rango del ejemplo anterior, el resultado será 4, ya que esta función devuelve el valor
mínimo de un rango de celdas.

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Vamos a reescribir los siguientes valores en Excel empezando en A1:
1.1.3 Contar: en una celda libre, damos clic de nuevo en el
botón suma y seleccionamos Contar Números y
escogemos desde A1 hasta A5, el resultado será 4, ya que
existen 4 datos de tipo numérico.
Las 3 funciones antes relacionadas pertenecen a la categoría de Estadísticas.
Para acceder a las demás funciones podemos utilizar el botón Insertar función .

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Se pueden buscar funciones si tenemos su
nombre o si conocemos a que categoría
pertenece.
1.1.4 Vamos a continuar con las funciones de tipo
estadístico, damos clic en esta categoría.
Seleccionamos la función Contara y puego
presionamos Aceptar o Enter.
Aparece la ventana de la función con sus argumentos o campos.
Cada función tiene argumentos diferentes, por ejemplo esta posee Valor 1 y Valor 2, la primera se
encuentra en negrita (Valor1), ya que como mínimo debemos tener datos en ese campo para que
funcione, valor2 no es requisito para que se ejecute la función.
Situados en Valor1, seleccionamos el rango desde A1 hasta A5, el resultado debe ser 5, ya que la función
Contara cuenta celdas no vacías.

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1.1.5 Contar.Si: Vamos a situarnos en una celda libre y buscar la función Contar.Si, la cual se encuentra
en la categoría Estadísticas.
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Como nuevos
argumentos
aparecen Rango y
Criterio, ya que
esta función
cuenta las celdas
que cumplan una
condición
determinada.
El rango será el mismo que en el ejemplo anterior, y en criterio escribimos la condición, que solo cuente
las celdas que tienen datos mayores a 20.
El resultado será 3.
Es bueno aclarar que esta función no solo sirve para comparar datos numéricos, ya que puede comparar
información tipo texto con celdas que también tengan texto.
Ej: vamos a contar la cantidad de ventas realizadas a crédito y al contado:
El rango a contar será desde A9 hasta A13, y el criterio será la palabra “contado”, va entre “” porque es
texto, y debemos asegurarnos que este escrito IGUAL que en las celdas, ya que diferencia mayúsculas de
minúsculas; el resultado es 3.

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Para contar la cantidad de créditos, en Rango escribimos el mismo rango anterior A9:A13, y en criterio la
palabra “crédito”.
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1.1.6 Sumar.Si: en una
celda libre, vamos a
presionar el botón de
insertar función, en la
categoría de TODAS,
vamos a seleccionar
Sumar.Si.
Esta función tiene 3 campos, de los cuales 2 son necesarios para que la función se ejecute.
Solo necesitamos Rango y Criterio, en Rango utilizamos el mismo de los ejemplos pasados, de igual forma
en Criterio, solo vamos a sumar las celdas que tengan datos mayores a 20.
Sumar.Si suma celdas que cumplan con cierta condición.
Errores comunes en Excel
En Excel se presenta un valor de error en una celda cuando no puede calcular correctamente la fórmula
para dicha celda. Los valores de error comienzan siempre con el signo de número (#) y algunos de estos
son:
 #¡DIV/0¡ : Está tratando de dividir entre cero.
 # N/A : Se refiere a un valor que no esta disponible (No Aplica).

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 #¿NOMBRE? : Usa un nombre que Excel no reconoce.
 #¡NULO¡ : Específica una interacción inválida de dos áreas.
 #¡NUM¡ : Usa un número de manera incorrecta.
 #¡REF¡ : Se refiere a una celda que no es correcta al tomarse como referencia.
 #¡VALOR¡ : Usa un argumento o un operando equivocado.
 #### : Se produce cuando un dato es demasiado largo para la celda También ocurre cuando un
valor numérico constante es demasiado largo. Esto en realidad no es un error, sino que la columna
debe ser más ancha.
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a. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Actividades propias del concepto para adquirir el conocimiento
1.2 EJERCICIO EJEMPLO:
Vamos a trabajar con una tabla de unos medicamentos, clasificados en categorías y con su precio
correspondiente:
Medicamento Categoría Total ($)
Bisolvon jarabe 4500
Novemina Comprimido 2850
Talipectín Comprimido 6400
Vitamina B Inyectable 7600
Arbilar jarabe 5900
Redoxón Comprimido 10000
Insulina Inyectable 8500
Al pegarlo en Excel tendrá un aspecto parecido al de la imagen en la parte superior, y agregamos una columna que
dice “Categorías son repetir”.
Luego copiamos y pegamos las categorías en la columna recién creada, les aconsejo no quitar la selección de los
elementos:

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1.3 Quitar duplicados de una lista:
Damos clic en la pestaña DATOS y luego en el botón “Quitar Duplicados”:
Si en algún momento nos pregunta si deseamos ampliar la selección, debemos seleccionar “Continuar con
la selección actual”.
Aparecerá uan ventana pidiendo confirmación de la columna a la cual le vamos a quitar los duplicados,
luego clic en Aceptar.
Mostrará una ventana que informará de la cantidad de valores duplicados eliminados y de los valores que
permanecen.

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1.4 Darle nombre a rangos de celdas:
Para facilitar el manejo de las celdas, sobre todo en situaciones en las que queremos arrastrar la fórmula
para evitar repetirla muchas veces podemos darle nombre al rango que vamos a utilizar para dejarlo fijo y
que no se modifique al arrastrar la fórmula.
Vamos a darle nombre a las celdas de la columna “Categoría”, para ello, damos clic en la pestaña
“Fórmulas”, luego en el botón “Asignar nombre” o “Asignar nombre a un rango”, dependiendo de la versión
de Excel que tengan.
Aparecerá una ventana, y en el espacio al frente de nombre pueden digitar el nombre deseado para ese
conjunto de celdas, tengan en cuenta que no se puede asignar un nombre que ha sido asignado
previamente, ni se pueden escribir nombres con espacios intermedios, se sugiere no escribir nombres con
tildes.
Al presionar Aceptar el rango de celdas comprendido entre B2:B8 ya se llama categoría, podemos
verificarlo al dar clic en la flecha del cuadro de nombres, ya que saldrá desplegado el nombre asignado al
rango, y al darle clic se debe seleccionar automáticamente dicho rango:
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1.5 Contar la cantidad de medicamentos de la lista:
Se utilizará la función Contar.SI, la idea es calcular la cantidad para jarabe y arrastrar para el resto de las
categorías, para esto nos vamos a situar en la celda F2 o en la celda que se encuentre al frente de la primera
categoría sin repetir:
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Allí aplicamos la función Contar.si que se encuentra en la categoría “Estadísticas”:
En el campo “Rango” podemos digitar el nombre del rango categoria, o seleccionarlo de las celdas B2:B8,
en el campo “Criterio” pueden dar clic en la celda E2, que es donde se encuentra la primera palabra “jarabe”
sin repetir.
Al obtener el resultado podemos arrastrar con la “flaca” y se contarán de forma automática el resto de
categorías:

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1.6 Calcular el precio total por cada categoría:
Se solicita sumar de manera independiente los jarabes, comprimidos e inyectables, para esto se sugiere
utilizar la función Sumar.si, que suma unos datos según un criterio dado.
En este caso el criterio es tipo texto y no numérico como en los ejemplos anteriores de esta función.
Vamos a agregar un título para la celda G1:
La función Sumar.si tiene 3 campos en la ventana de Argumentos de Función, se utilizan Rango y Criterio
cuando el Criterio es numérico, pero se utilizan los 3 cuando el criterio es tipo texto como este caso.
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Se recomienda darle nombre a la columna de los totales “Total” para aplicar esta fórmula:

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Ahora apliquemos la función Sumar.si en la celda G2 o en la celda que se encuentre al frente de la cantidad
de medicamentos calculada anteriormente y llamamos la función que se encuentra en la sección
“Matemáticas y trigonométricas”:
En Rango: seleccionamos las celdas de las categorías de los medicamentos o escribimos la palabra
“categoria”.
En criterio: damos clic sobre la celda E2 o donde se encuentre la palabra “jarabe” sin repetir.
Rango suma: la columna que queremos sumar, aquí deben ir solo valores numéricos.
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Se obtienen estos resultados:

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1.7 Aplicar validación de datos a la columna de “categorías”:
La idea es cambiar fácilmente las categorías de los medicamentos mediante un control desplegable, esto
minimizará los errores de digitación en una tabla cuando las opciones a ingresar son repetitivas.
Seleccionamos las categorías de la tabla de los medicamentos, vamos a la pestaña “Datos” y luego a
“Validación de datos”:
Aparecerá una ventana que indica que se puede ingresar cualquier valor a la celda, damos clic allí y
seleccionamos “Lista”:
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Abajo aparecerá un campo que dice “Origen”, allí seleccionamos las celdas de las categorías sin repetir,
luego clic en Aceptar.
De esta forma aparecerá una lista desplegable en cada una de las categorías de la tabla de los
medicamentos, permitiendo seleccionar una opción.
La validación de datos también permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por
ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre
la A y la F.
Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o
permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes
que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir
errores.
Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con
instrucciones proporcionadas por el usuario.
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Ej: Vamos a realizar un ejercicio que NO permita ingresar un número mayor a 5 en una celda:
Damos clic en la celda o rango de celdas que queremos validar, luego clic en el menú datos y luego en
validación.
En la opción permitir se selecciona numero entero, en datos seleccionar menor que y abajo el límite, en
este caso 5.

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En la pestaña Mensaje entrante, le podemos colocar un mensaje que saldrá al seleccionar la celda con
validación:
Y en mensaje de error, podemos seleccionar el estilo del mensaje, dependiendo de del estilo del mensaje
será la acción al insertar un valor no válido.
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Al dar clic en Aceptar se asimilan los cambios, y la celda queda con restricciones.
b. Actividades de transferencia del conocimiento.
FORMULACIÓN DE ACTIVIDADES:
Desarrollar los ejercicios planteados en el archivo 2.1 Ejercicio 2 - Funciones básicas con la ayuda permanente del
instructor.
3.3 Actividades de evaluación.

Versión: 02
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Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación
Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento :
Ejercicios desarrollados en clase.
Utiliza las estructuras propias de
un lenguaje de programación
orientado a eventos y manejador
de base de datos, combinados con
herramientas ofimáticas en la
resolución de problemas
Instrumento de Evaluación Tec SIS
02
Evidencias de Desempeño:
Evidencias de Producto:
Taller con ejercicios planteados
Utiliza las estructuras propias de
un lenguaje de programación
orientado a eventos y manejador
de base de datos, combinados con
herramientas ofimáticas en la
resolución de problemas
Instrumento de Evaluación Tec SIS
01

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
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ACTIVIDADES DEL
PROYECTO
DURACIÓN
(Horas)
Materiales de formación devolutivos:
(Equipos/Herramientas)
Materiales de formación
(consumibles)
Talento Humano (Instructores)
AMBIENTES DE
APRENDIZAJE TIPIFICADOS
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller, unidad
productiva) y elementos y
condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional
y medio ambiente
4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

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5. GLOSARIO DE TERMINOS
 Altura de fila: Es la altura de las celdas en la fila, como características se puede observar que todas las
celdas de la misma fila deben tener la misma altura.
 Ancho de columna: El tamaño horizontal de una columna de celdas.
 Ancho estándar: El ancho de una columna por defecto.
 Área de gráfico: El área que contiene todas las partes del gráfico, inclusive los títulos y leyendas.
 Argumento: Valor requerido para calcular una función. Por ejemplo, la función CONTAR necesita
referencia de celdas como argumentos: =CONTAR(A2:D6) o =CONTAR(B1, C2, D3, D4, F5)
 Aumentar el Decimales: Un botón que hará que los números se vean con un dígito más hacia la derecha
del decimal. Los números redondeados lo serán nuevamente al nuevo número de dígito. Si el número
no es redondeado, para empezar se le agregará un cero. Por ejemplo el número 2.5 se verá como 2.50
si verdaderamente el número es exactamente 2.5. Si el presente número era 2.4789, entonces después
de pulsar Aumentar Decimal, el nuevo valor se verá como 2.48
 Auto calcular: Una característica especial de Excel que muestra un cálculo en la barra de estado. Se
puede elegir entre varias, incluyendo SUMA y CONTAR.
 Autocompletar: Una característica de Excel mediante la que se completan automáticamente ciertas
palabras o frases.
 Auto llenar: Una característica de Excel mediante la que una celda se copia automáticamente dentro
de otras sobre las que se arrastra y se pasa por encima, o que continúan con un patrón automático de
valores en las celdas por las que se atraviesa.
 Autoajustar: Haciendo clic en el borde del encabezamiento de una columna o de una fila y haciéndolos
así tan anchas o altas como sea necesario, para poder mostrar los contenidos de de la celda que
requiera el espacio más grande.
 Autoformato: Un conjunto de opciones de formato que puede ser aplicada toda de una sola vez.
 Autosuma: Un botón de la barra de herramientas que establece una fórmula para sumar celdas bien
sea en una fila o en una columna.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel/g/Glosario-Definici-On-De-T-Erminos-M-As-Comunes-En-
Excel.htm
http://exceltotal.com
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)
Alejandra Duque Ceballos

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