3rd LATSOLAN meeting. Item 8

3ra reunión de LATSOLAN
Sra. Lucrezia Caon
FAO
Item 8
Adquisición de equipos de laboratorios

¡Muchas gracias a todos los que
respondieron la encuesta sobre
adquisiciones!
Recibimos 70 respuestas en total
Veamos cómo sus laboratorios están
adquiriendo su equipo ...

Déjame contarle un poco sobre
las adquisiciones de equipos en
GLOSOLAN

Con base en los resultados del GLOSOLAN PT 2019, estamos proporcionando
equipos a 20 laboratorios en 20 países.

¿Cómo seleccionamos los laboratorios a los que equipar?
1. Observamos solo los laboratorios que participaron en el GLOSOLAN PT 2019
2. Dimos la posibilidad de competir por equipos a todos los laboratorios que
mostraran un buen dominio del análisis de suelos y que pudieran competir por
recibir apoyo financiero de la FAO (solo países en desarrollo)

1. Observamos solo los laboratorios que participaron en el GLOSOLAN PT 2019
2. Dimos la posibilidad de competir por equipos a todos los laboratorios que
mostraran un buen dominio del análisis de suelos y que pudieran competir por
recibir apoyo financiero de la FAO (solo países en desarrollo)
3. Se pidió a los
laboratorios que
calificaron para recibir
equipos que
completaran una
"Evaluación de compra
de equipos"

3. Se pidió a los laboratorios que calificaron para recibir equipos que completaran una
"Evaluación de compra de equipos"
Este formulario preguntó en:
• El estado de las instalaciones de laboratorio
• El tipo de análisis realizado en el laboratorio.
• El equipo que más necesitaría el laboratorio en relación con el tipo de análisis para
usarlo
• La capacidad del laboratorio para operar y mantener bien el equipo que
eventualmente les proporcionaremos
• La capacidad del laboratorio para organizar y albergar capacitación para otros
laboratorios en el país si GLOSOLAN fortalece la capacidad del laboratorio.
La decisión final sobre los laboratorios a apoyar se tomó en función de sus respuestas a
esta evaluación. Solo los laboratorios que nos devolvieron la evaluación pudieron
competir por el equipo.

Solo una nota ... Se pidió a los laboratorios que no calificaron para recibir equipos
que completaran otro tipo de evaluación con el objetivo de identificar las áreas de
mejora

Esta evaluación preguntó qué hizo el laboratorio desde el momento en que recibió
las muestras hasta el momento en que presentó los resultados a GLOSOLAN:
• Recepción de la muestra
• preparación de la muestra
• Análisis de muestras
• Calibración
• Control de calidad
• Informe de datos
También le pedimos al laboratorio una opinión sobre qué salió mal y sobre las
acciones que tomaron para mejorar su rendimiento después de recibir el análisis
de sus resultados.
Tengo que disculparme con este grupo de laboratorios que respondió la
evaluación porque no pudimos establecer foros de discusión y apoyo.
Esto es algo en lo que trabajaremos lo antes posible. Disculpas por favor!

3. A los laboratorios que calificaron para recibir equipos se les pidió que completaran
una “Evaluación de compra de equipos”.
4. El presidente, vicepresidente y coordinador de GLOSOLAN trabajaron para identificar
el tipo de apoyo a brindar a cada laboratorio que nos devolvió la evaluación. Se dio
prioridad al equipo necesario para el análisis químico y de fertilizantes. Aún así,
hicimos todo lo posible para proporcionar a los laboratorios equipos que puedan
operar y mantener. Intentamos darle a cada laboratorio el mismo valor ($$$) en
equipos dependiendo de sus solicitudes.
5. Los laboratorios fueron informados sobre la decisión de GLOSOLAN (qué tipo de
equipo podemos proporcionarles) y se les solicitó que nos enviaran especificaciones
técnicas.

Les dimos mucha libertad en esto ...

Especificaciones técnicas proporcionadas por dos países
diferentes para el mismo tipo de equipo:
Batch size ≤ 5000 ml or more
Speed 110/min
Metal container of 250 ml / 500 ml
User manual language: Spanish
Warranty after sale: at least 1 year
Well packaged required
Quality control criteria: N/A
Parts of the equipment and specifications indicated on the manual
110 V
Installation instruction and training on line available prefered
Rotatory Sample divider
País A

Should be able to qualitatively and quantitatively divide dry, granular or powdery
soil (less than or equal to 2 mm size) and provide uniform sub-samples that are
representative of the gross sample;
the material feed and dividing processes should be automatic, without
interruption and without loss of material;
simple and rapid handling of sample containers;
should have digital time setting and speed monitor;
should be compact and easy to clean
Feed Quantity: less than or equal to 5 kg
Output volume: 6 or 8 or 10 equal divisions
Rotary speed: Between 80-120 min-1
Container volume: 250 ml and 500 ml
Accessories: Should be supplied with all the required accessories.
Power requirement: Should be able to operate on 220 V, 50 Hz
Accessories: Should be supplied with all the required accessories such as (i)
Dividing head with sample outlets (ii) sample bottles 250 ml (10 in number) and
500 ml (10 in number) (iii) protective dust cap (iv) Vibrator feeder with stand and
communication cable
Power requirement: Should be able to operate on 220 V, 50 Hz
User manual language: English
Warranty: At least 1 year from the date of installation
Please quote inclusive of packaging, forwarding and airfrieght charges as
applicable.
Quality control criteria:
Should be CE certified
The instrument should feed the container bottles only when the maximum speed
is achieved and should continue to feed the container bottles at the maximum
speed
Cleaning process between two sample divisions should ensure that there is no
contamination from one sample to another.
Composition of each sub-sample (output) should correspond exactly to that of
the original bulk sample.
The equipment to be installed and commissioned by the supplier at xxx.. After
sale service: Service engineer to visit the institute, if required.
Rotary sample divider
País B

Este fue solo un ejemplo….
En general notamos que la mayoría de laboratorios:
• Saben lo que quieren pero no saben cómo pedirlo
• Las especificaciones técnicas son bastante vagas e incompletas
• No saben qué poner como criterio de control de calidad
“Lo que sea necesario para satisfacer a un cliente; características de un bien o
servicio que determinan si cumple con los requisitos expresos e implícitos de sus
clientes. También se denominan requisitos de calidad ".
Lee mas: http://www.businessdictionary.com/definition/quality-criteria.html
Los criterios de control de calidad son SUPER importantes
para evaluar las ofertas en la licitación

• Características del equipo que desea (no ponga ninguna marca)
• Unidad de medida (por ejemplo, cada uno) y número de piezas por cada artículo
en la especificación técnica (por ejemplo, 2)
• Puede incluir requisitos de garantía y servicios postventa.
• Si es necesario, puede indicar el idioma del manual de usuario solicitado
• Dependiendo del equipo, es posible que desee indicar el tipo de software
requerido, si se necesitan accesorios, si tiene algún requisito de compatibilidad
(el elemento x debe ser compatible con el elemento y)
• Si es necesario, es posible que desee agregar requisitos de empaque detallados
• Puede incluir solicitudes de instalación y capacitación
¿Qué debería incluirse en las especificaciones técnicas?

• Coeficiente de correlación de 0.999 para medición de estándar certificado
• Certificación ISO o equivalente
• IEC / EN61000-6-2; EN61000-6-3; IEC / 61010-2-51
• Cumplimiento de especificaciones
• Criterios de control de calidad de ANYEU ORG USA
• Certificado de calibración para 1600C a 20 mbar de presión para cada estante
térmico suministrado junto con el horno de vacío
• Etc.
¿Ejemplos de criterios de control de calidad?

En este documento, puede reanudar su solicitud ...
Especifique el destino por LOTE….
p.ej. LOTE 1: nombre del laboratorio, dirección del laboratorio, país
Especifique el período máximo de tiempo aceptado para la entrega de equipos ...
p.ej. 4 semanas después de que se informa al proveedor que ganó la licitación.
Atención: se debe considerar el tiempo para obtener todos los documentos que
necesita el equipo para pasar la aduana.
Por lo general, hay otro documento que preparar ...
PLAN DE ENTREGA
# Item Quantity per Lot/destination
Lot 1 - Philippines
1 pH electrode 2
2 EC electrode 2
… …

Una vez que tengas las especificaciones técnicas listas, debes realizar el pedido ...
Opción 1: ya sabe a quién comprarle el equipo (en este caso, simplemente puede
escribir el equipo que desea - marca y modelo - en las especificaciones técnicas)
Opción 2: abre una oferta cerrada. Solo aquellos a los que invite a participar en la
licitación pueden concurrir. Esto generalmente se hace para asegurar la buena
calidad de las ofertas recibidas para que la evaluación de las ofertas sea más fácil.
Por ejemplo, puede evaluar las ofertas solo contra su precio ... ¡el que le ofrece el
equipo por más barato gana!
Opción 3: abre una oferta abierta. ¡Todos pueden participar!
Atención: debe tener un procedimiento de adquisición extremadamente bien
preparado para esta oferta o se arriesga a comprar basura.
Sin embargo, este tipo de oferta le brinda la oportunidad de recibir más ofertas para
que pueda llegar a un mejor trato.

¿Cómo evaluar las ofertas?

• El criterio principal son las especificaciones técnicas, luego el precio.
• Garantía, formación y asistencia presencial / remota, repuestos
• Cumplimiento del suministro de documentos requeridos, especificaciones técnicas y
evaluaciones de costos
• Fiabilidad en el fabricante y en el vendedor
• Disponibilidad del certificado de análisis
• Precio, costo de análisis, período de garantía, costo de repuestos y reparaciones,
capacitación adicional para el personal, opciones de servicio al cliente, amigabilidad
para el usuario y el medio ambiente
• Su capacidad económica, formación, respaldo técnico en caso de averías
• Garantía; Formación y asistencia personal / remota; conocimiento sobre la
certificación de calidad de la empresa.
• Proveedor capacitado / certificado por el fabricante del instrumento; El proveedor
puede configurar el instrumento y garantizar la formación del personal;
posibilidades de reaccionar ante los requisitos de la garantía en un intervalo de
tiempo definido;
• Mantenimiento, entrega confiable, recurrencia
• Consideramos establecer reparaciones por contrato para un mantenimiento
continuo

Las ofertas se pueden evaluar de 2 formas
1. Vas por lo más barato
2. Usted elige el más barato que mejor se adapte a su
solicitud.
En cuanto a la preparación de la licitación, estos dos
puntos son diferentes

Las ofertas se pueden evaluar de 2 formas
1. Vas por lo más barato
... simplemente evalúa la oferta contra el precio
2. Usted elige el más barato que mejor se adapte a su
solicitud.
... evalúa la oferta en función de los requisitos
obligatorios y los criterios de evaluación

Ejemplos de requisitos obligatorios
(sepa a quién le está comprando)
El proveedor debe ser ELEGIBLE ... (ejemplos a continuación)
• Entidad legalmente registrada
• No suspendido, excluido ni identificado de otro modo como ineligle
• No debe haber ningún conflicto de intereses
• No se ha declarado en quiebra
El proveedor debe estar CALIFICADO ... (ejemplos a continuación)
• Debe probar que no tuvo un contratista en incumplimiento (incumplimiento de
un contrato) durante al menos… (usted define los años)
• Debe demostrar tener al menos x años de experiencia y al menos x años de
experiencia en la contratación de ofertas similares (observe la complejidad de su
oferta)
• Debe demostrar la solidez de su situación financiera.
ESTE ES EL PRIMER PASO PARA EVALUAR UNA
OFERTA. SI UN PROVEEDOR NO CUMPLE CON SUS
REQUISITOS OBLIGATORIOS, ¡DEBEN EXCLUIRLO
DE LA LICITACIÓN!

Ejemplos de criterios de evaluación
(asegúrese de comprar lo que más se ajuste a
sus expectativas)
Esto le permite evaluar la oferta más allá de su precio total.
Tipo de Criterio Criterio
Calificación /
Ponderación
Criterios nominales
(técnicos) Peso total 30%
Total de puntos por técnica 100 puntos
Instalación:
• instalación requerida en las
especificaciones técnicas pero no
provista por el Licitante
especificaciones técnicas y
proporcionada por el Licitante
o 0 puntos
o 10 puntos
Usted definen el peso (30%? 20%? Del total)

sus expectativas)
Calificación /
Ponderación
Criterios nominales
Instalación:
o 0 puntos
o 10 puntos
Identifiquen tantos criterios como sea necesario

sus expectativas)
Calificación /
Ponderación
Criterios nominales
Instalación:
o 0 puntos
o 10 puntos
Asegúrese de llegar a 100. De lo contrario, debe considerar
el número total de puntos en el cálculo del peso total.

Calificación /
Ponderación
Criterios de calificación
(financieros) Peso total
70%
La oferta financiera más baja recibió 100
puntos
Debe definir cuántos puntos asignar a las
otras ofertas (el uso de una fórmula
puede ayudar)
100 puntos
Si coloca el 30% en los criterios técnicos, debería ser el 70%
Si coloca el 20% en los criterios técnicos, debería ser el 80%
Etc.
sus expectativas)

En este punto, debes saber qué oferta
aceptar ...
Informe a todos los proveedores sobre su
decisión y comience a preparar los
documentos para obtener el equipo del
proveedor en el que confiará.

Gracias por sus atención

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