Tablas dinámicas II: opciones, fórmulas, filtros y agrupación

Índice
TABLAS DINÁMICAS II ........................................................................................................................... 1
1. OPCIONES DE HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA ........................................................................... 1
1.1. Cambiar el nombre a la tabla dinámica ................................................................................. 1
1.2. Actualizar tabla dinámica ..................................................................................................... 1
1.3. Cambiar la disposición de los campos de una tabla dinámica ............................................. 3
1.4. Formas de presentar el informe ............................................................................................ 4
1.5. Mostrar / Ocultar la ventana de lista de campos ................................................................... 4
1.6. Mostrar / Ocultar totales ........................................................................................................ 5
1.7. Mostrar / Ocultar Etiquetas de fila y/o columna .................................................................... 5
1.8. Ordenar y filtrar una tabla dinámica ...................................................................................... 5
1.9. Agrupar y desagrupar en una tabla dinámica ....................................................................... 9
2. FÓRMULAS EN LAS TABLAS DINÁMICAS ........................................................................................... 12
2.1. Crear un campo calculado .................................................................................................. 12
2.2. Modificar / Eliminar un campo calculado ............................................................................. 13
2.3. Elemento calculado ............................................................................................................. 13
2.4. Modificar / Eliminar un campo calculado ............................................................................. 14
2.5. Mostrar fórmulas de campos y elementos calculados ........................................................ 14

Tema 7: Tablas dinámicas II
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Tablas dinámicas I
En este capítulo se describe cómo crear, modificar y eliminar informes de tabla dinámica, aplicarles filtros, ordenación y esquematizarlas. También se muestran ejemplos del modo de insertar campos y elementos calculados.
1. Opciones de Herramientas de tabla dinámica
Cuando el cursor se encuentra en la tabla dinámica dispone de la ficha Opciones y de la ficha Diseño, de Herramientas de tabla dinámica. En ellas encontrará comandos para realizar las tareas que se describen a continuación
1.1. Cambiar el nombre a la tabla dinámica
Escriba un nuevo nombre para la tabla y pulse INTRO para terminar.
1.2. Actualizar tabla dinámica
Por defecto, cuando crea una tabla dinámica, ésta no se actualiza automáticamente cuando realiza cambios en los datos de origen. La actualización será manual empleando la opción Actualizar, del comando Actualizar o pulse Alt + F5.
Para actualizar manualmente todas las tablas dinámicas del libro haga clic en Actulaizar todo.
Puede establecer que al abrir el archivo se actualice la tabla automáticamente si emplea el comando Opciones y en la pestaña Datos marca la casilla Actualizar al abrir el archivo.

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No hay ningún comando que permita actualizar la tabla automáticamente, una vez que el archivo ya se ha abierto, sólo se podría resolver mediante código Visual Basic.
Si agrega más campos o más registros al origen de datos, utilice el comando Cambiar origen de datos en la ficha Opciones de Herramientas de tabla dinámica
En el cuadro de diálogo seleccione el nuevo rango.
Esto se puede evitar si como datos origen de la tabla dinámica se toma una tabla de Excel, o lo que es lo mismo un rango al que se ha dado formato de tabla.

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1.3. Cambiar la disposición de los campos de una tabla dinámica
Una vez creada la tabla dinámica es fácil cambiar la estructura de la misma, para ello arrastre los campos de un panel a otro en la ventana de la lista de campos
El resultado tras realizar los cambios que se muestran con flechas en la imagen, será el siguiente
Para que en la versión 2007 le permita arrastrar sobre la tabla debe activar la casilla Diseño de tabla dinámica clasica (permite arrastrar campos en la cuadrícula) en el cuadro de diálogo de Opciones, en la pestaña Mostrar

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1.4. Formas de presentar el informe
Existen tres modos de presentación del informe de tabla dinámica y que puede elegir en el comando Diseño de informe en la ficha Diseño de Herramientas de tabla dinámica, cuando el cursor está en una celda de la tabla: Compacta, esquema y tabular.
1.5. Mostrar / Ocultar la ventana de lista de campos
Para ocultar la lista de campos haga clic en el botón que cierra la ventana Lista de campos. Para mostrarlo nuevamente, seleccione Lista de campos en la ficha Opciones de herramientas de tabla dinámica.

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1.6. Mostrar / Ocultar totales
Para mostrar / ocultar totales de fila, de columna o ambos, utilice una de las opciones del comando Totales generales en la ficha Diseño de herramientas de tabla dinámica.
1.7. Mostrar / Ocultar Etiquetas de fila y/o columna
Para mostrar / ocultar los rótulos de fila y de columna, utilice el comando Encabezados de campo en la ficha Opciones de herramientas de tabla dinámica.
1.8. Ordenar y filtrar una tabla dinámica
Para ordenar por un campo haga clic, con el botón derecho del ratón, sobre un elemento del campo por el que desee ordenar, en el menú contextual seleccione Ordenar.
O bien utilice el comando Ordenar de la ficha Opciones de Herramientas de tabla dinámica.

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Podrá elegir orden Ascendente, Descendente o Más opciones de ordenación (Comando Ordenar).
Si marca la opción Manualmente, podrá arrastrar elementos y colocarlos en la posición que desee. Al moverlos se mueven todos los datos de la fila.
Puede marcar la casilla Ordenar automáticamente, para que ordene cada vez que se actualice la tabla dinámica.

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En cuanto a los filtros del campo LOCALIDAD se obtienen al hacer clic en la flecha del desplegable, como se indica en la imagen. Puede marcar sólo aquellas etiquetas que desea ver, o elegir Filtros de etiqueta para limitarlas

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También se pueden aplicar filtros por valor, en cuyo caso aplica el criterio a la columna totales
Si los filtros los aplica en los rótulos de columna, también podrá elegir entre Filtros por etiqueta y filtros por valor. En este último caso el criterio lo aplica por los valores de la fila de totales.

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1.9. Agrupar y desagrupar en una tabla dinámica
En una tabla dinámica puede crear grupos de modo que puede solicitar subtotales para cada grupo. Una vez creados los grupos puede establecer un nombre para ellos
Veamos algunos ejemplos. Supongamos que vamos a agrupar los servicios por la planta en la que se encuentran, sabiendo que DIG, GIN están en la Planta 1ª; HEM, NEU y TRA en la Planta 2ª y OFT y OTO en la Planta 3ª.
Primero se activa la posibilidad de mover manualmente esos rótulos para colocarlos seguidos en ese orden.
Una vez seleccionados los rótulos de los elementos a agrupar utilice el comando Agrupar selección de la ficha Opciones de Herramientas de tabla dinámica
Una vez creado el grupo puede cambiarle el nombre:

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Repita esa operación con cada una de las plantas
Si después hace clic en cada uno de los símbolos (-) de los grupos podrá ocultar sus elementos
La tabla se verá resumida:
Haga clic en el símoblo (+) del grupo o grupos de los que desee mostrar sus elementos.
Para eliminar uno de estos grupos y volver a la forma original, seleccione la celda del nombre del grupo y utilice el comando Desagrupar.
Grupos en campos fecha
Se han modificado previamente los datos de origen en la hoja Ingresos para tener fechas de alta de meses diferentes. Después se ha modificado la tabla dinámica empleando la fecha de alta en el panel de Rótulos de filas, y Sexo en rótulos de columna.
Con el cursor sobre un elemento de FALTA utilice el comando Agrupar Campos
Podrá determinar si agrupa por una de esas unidades de tiempo o por varias de ellas.

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Seleccione Trimestres y meses y el resultado será el siguiente:
Grupos en campos numéricos
Se han modificado previamente los datos de origen en la hoja Ingresos para tener edades muy diferentes. Después se ha modificado la tabla dinámica empleando la edad en el panel de Rótulos de filas, y Sexo en rótulos de columna.
Con el cursor sobre un elemento de EDAD utilice el comando Agrupar Campos y rellene con los datos de la imagen
El resultado es que ha creado rangos de 20 años para la edad

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2. Fórmulas en las tablas dinámicas
En el tema se describía cómo realizar cálculos en la tabla dinámica. Para ello arrastraba un campo de la lista de campos al panel valores y en Configuración del campo determinaba el tipo de cálculo (Suma, cuenta, promedio, producto, máx, mín, …) y el modo (normal, % de l total, % de la fila…).
Es posible arrastrar un mismo campo varias veces para solicitar cálculos diferentes en cada uno de ellos.
A pesar de la gran variedad de cálculo que admite a veces resulta necesario incluir otros cálculos en los que pueden intervenir varios campos (campo calculado) o varios elementos de un campo (elemento calculado).
2.1. Crear un campo calculado
Para insertar un campo calculado en una tabla dinámica, sitúe el cursor en una celda de la tabla dinámica y en la ficha Opciones de Herramientas deTabla dinámica haga clic en el comando Fórmulas y seleccione Campo calculado.
En nuestra tabla ejemplo crearemos un campo calculado de nombre DIAS_INGRESO que calculará los días que éstá ingresado por la fecha de ingreso y la fecha de alta
En la caja Fórmula quedará finalmente una expresión como ésta: =FALTA – FINGRESO
El resultado es que suma el contenido de esa columna para cada cruce de datos.

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2.2. Modificar / Eliminar un campo calculado
Para modificar un campo calculado, utilice el mismo comando y en el cuadro de diálogo, seleccione el campo en el cuadro Nombre. Después realice las modificaciones en la fórmula y pulse el botón Modificar para terminar.
Para eliminar un campo calculado, utilice el mismo comando y en el cuadro de diálogo, seleccione el campo en el cuadro Nombre. Después pulse el botón Eliminar para terminar.
2.3. Elemento calculado
Para insertar un elemento calculado en una tabla dinámica, seleccione el campo o un elemento del campo al que desee agregar el elemento calculado y dinámica y en la ficha Opciones de Herramientas deTabla dinámica haga clic en el comando Fórmulas y seleccione Elemento calculado.
En la tabla ejemplo se va a introducir un elemento calculado COMARCA DE RIOSECO que sume los valores de las LOCALIDADES correspondientes (Medina de Rioseco, Castromonte y Villamuriel de Campos). Para insertar un elemento en la fórmula haga clic en el campo correspondiente y le mostrará la lista de elementos correspondientes.

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En este caso lo normal es ocultar los elementos que conforman la Comarca de Rioseco:
2.4. Modificar / Eliminar un campo calculado
Para modificar o para eliminar un elemento calculado utilice el mismo comando y en el cuadro de diálogo se trabaja de igual modo que con los campos calculados.
2.5. Mostrar fórmulas de campos y elementos calculados
Para que le muestre en una hoja nueva las fórmulas de todos los elementos y campos calculados de la tabla dinámica utilice el comando Fórmulas de la ficha Opciones de Herramientas de tabla dinámica y seleccione Crear lista de fórmulas.

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Le llevará a una nueva hoja con esa información. (Previamente se ha incluido un elemento calculado más que es la Provincia)
Además de ver las fórmulas puede comprobar el orden de resolución o lo que es lo mismo cual es la secuencia de ejecución de estos cálculos. Para cambiar este orden utilice la opción Orden de resolución en el comando anterior.

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