Diseño de Tablas

Tema 2. Diseño de tablas
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Índice
DISEÑO DE TABLAS ............................................................................................................................. 3
1. ELEMENTOS QUE INTEGRAN UNA TABLA ............................................................................................ 3
1.1. Campos y tipos de campos ................................................................................................... 3
1.2. Crear una tabla en vista diseño............................................................................................. 4
1.3. Copiar una tabla .................................................................................................................... 6
1.4. Cambiar el nombre a una tabla ............................................................................................. 7
1.5. Eliminar una tabla .................................................................................................................. 7
1.6. Abrir una tabla en la vista hoja de datos ............................................................................... 8
1.7. Modificar el diseño de una tabla.......................................................................................... 11
1.8. Propiedades de los campos ................................................................................................ 12

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Diseño de Tablas
En este tema aprenderá a diseñar tablas desde la vista diseño, para ello se describen los diferentes tipos de datos y los tipos de campos que pueden recoger estos datos, sus propiedades, etc.
Una tabla es la estructura fundamental de un sistema de administración de bases de datos. En Microsoft Access, la tabla es un objeto que almacena datos en registros (filas) y campos (columnas), por lo que se considera que es un contenedor.
1. Elementos que integran una tabla
La información en la tabla se presenta estructurada en columnas (campos), y en filas (registros).
En el caso de una tabla de pacientes, cada fila contiene todos los datos de un paciente. Una determinada columna presenta un dato específico, por ejemplo Apellidos.
1.1. Campos y tipos de campos
Cuando se diseña una tabla ha que tener en cuenta qué información desea almacenar en ella (nombre, apellidos, historia clinica, telefono, fecha de nacimiento…) cada uno de estos conceptos es un dato.
Existen diferentes tipos de datos: texto, números, fechas, … y por eso existen diferentes tipos de campos que pueden recoger esta información.
A continuación se destacan los principales tipos de campos:
Texto
Admite datos alfanuméricos (números, letras, símbolos). Máximo 255 caracteres.
Se emplea texto en campos con los que no se van a realizar operaciones de cálculo, aunque su apriencia sea de número, por ejemplo el código postal, teléfono…
Memo
Se utiliza para almacenar gran cantidad de texto, hasta 1 Gb aproximadamente.
Número
Se utiliza para almacenar números.
Fecha/hora
Fechas y horas (8 bytes).

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Moneda
Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. Permite hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y 4 cifras decimales (8 bytes). Siempre mostrará 2 decimales, por lo que Access redondeará los decimales a 2.
Autonumérico
Se utiliza para asegurar que no se repitan datos en ese campo. Generalmente es una secuencia, aunque existe la opción de aleatorio. No le permite al usuario escribir en él.
Sí/No
Admite sólo valores lógicos del tipo Sí / No. Almacena el valor numérico 0 para Falso y -1 para Verdadero.
Objeto OLÉ
Almacena imágenes digitalizadas, objetos procedentes de otras aplicaciones (gráfico, ...) vinculados o incrustados y objetos ActiveX de otra aplicación de Windows. Máximo 2Gb
Hipervínculo
Una dirección de enlace con un documento o archivo en la WWW, en una intranet, en una red de área local o en el propio ordenador local. Hasta 8.192 caracteres.
Datos adjuntos
Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo o gráficos. Máximo 2 Gb
1.2. Crear una tabla en vista diseño
Para crear una tabla en la vista diseño, utilice el comando Diseño de tabla en la ficha Crear
Le mostrará la ventana de la tabla en la vista diseño. Escriba el nombre de cada campo en la primera columna, e indique para cada campo el tipo de datos que almacenará
En nuestro ejemplo, escriba NOMBRE en la columna Nombre del campo.
Para pasar a la celda del tipo de datos puede utilizar la tecla Tabulador

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Si el nombre del campo no es lo suficientemente descriptivo puede escribir una Descripción para el mismo, en la columna Descripción.
El texto que introduce en Descripción podrá visualizarlo en la barra de estado, cuando sitúe el cursor en ese campo en la vista Formulario de un formulario.
En la fila siguiente rellene los datos del campo siguiente, y así hasta terminar. Guarde la tabla con el botón de la barra de herramientas de acceso rápido
Como no hemos definido clave principal, pregunta si deseamos crearla. En nuestro ejemplo No.
El resultado es que tendremos una tabla con los siguientes campos:
Cierre la ventana de la tabla y verá ese objeto en el panel de exploración.

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1.3. Copiar una tabla
Puede obtener una tabla idéntica a una existente copiándola. La tabla a copiar debe estar cerrada. Utilice el menú contextual (botón derecho del ratón) sobre el nombre de la tabla en el panel de exploración y seleccione Copiar.
Sobre el fondo del panel de exploración muestre el menú contextual y seleccione Pegar.
Elija una opción de pegado, dependiendo de que quiera copiar:
 Solo la estructura de campos, pero no los registros que haya podido agregar a la primera tabla.
 Los campos y los registros.
 Los registros en otra tabla existente, en cuyo caso el nombre que hay que dar en el cuadro superior, es el de la tabla donde quiere copiarlos.

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1.4. Cambiar el nombre a una tabla
Utilice el menú contextual (botón derecho del ratón) sobre el nombre de la tabla en el panel de exploración y seleccione Cambiar nombre.
Escriba el nuevo nombre y pulse INTRO.
Si existen otros objetos dependientes de la tabla, cuando cambia el nombre a la tabla, estos objetos actualizan esa información de forma automática.
1.5. Eliminar una tabla
Utilice el menú contextual (botón derecho del ratón) sobre el nombre de la tabla en el panel de exploración y seleccione Eliminar.

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1.6. Abrir una tabla en la vista hoja de datos
Utilice el menú contextual (botón derecho del ratón) sobre el nombre de la tabla en el panel de exploración y seleccione Abrir. También puede hacer doble clic sobre el nombre de la tabla.
Desde esta vista puede visualizar los registros existentes en la tabla, añadir nuevos registros y modificar / eliminar registros existentes.
Cuando el selector de registro muestra un asterisco indica que está en un registro nuevo.
El modo de añadir un registro es rellenar los datos para cada uno de los campos de esa fila. Para pasar de un campo al siguiente utilice la tecla TABULADOR, o la flecha de dirección a la derecha.
La mayor parte de los campos se presentan con cuadros de texto, en los que hay que escribir tecleando. Algunos campos (campos de tipo Sí/No) presentan otras formas como son las casillas de verificación. Para marcar o desmarcar estas casillas puede emplear el ratón y hacer clic en ellas, o el teclado pulsando barra espaciadora.
Para agregar información a un campo de datos adjuntos haga clic sobre esa celda, para mostrar el menú contextual y seleccione Administrar datos adjuntos.
Le mostrará un cuadro de diálogo como el de la imagen siguiente. Haga clic en el botón Agregar y seleccione el archivo con la información a adjuntar. (el archivo con la foto del paciente).

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En la hoja de datos se ve del modo que se muestra en la imagen anterior. El número indica el número de archivos que se han adjuntado, ya que es posible agregar más de uno.

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Es conveniente no pasar a otra fila sin haber cumplimentado todos los datos del registro en el que se encuentra.
Se puede pasar de la vista hoja de datos a al vista diseño y viceversa. Para ello puede emplear cualquiera de estos botones:
 Desde la ficha Hoja de datos, seleccione Vista Diseño en el deslegable del comando Ver (o directamente clic sobre Ver)
 Desde la barra de estado, seleccione Vista Diseño en uno de los controles de vistas:
Una vez que está en la vista diseño puede cambiar a la vista hoja de datos de dos formas diferentes:
 Desde la ficha Diseño, seleccione Vista Hoja de datos en el deslegable del comando Ver (o directamente clic sobre Ver)
 Desde la barra de estado, seleccione Vista Hoja de datos en uno de los controles de vistas:

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1.7. Modificar el diseño de una tabla
Para modificar el diseño de una tabla, ya sea para añadir campos, eliminar algún campo, modificar las propiedades de alguno de los campos o las propiedades de la tabla, haga clic con el botón derecho sobre el nombre de la tabla, y en el menú contextual seleccione Vista Diseño
Agregar / Eliminar campo
Para añadir un campo, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el selector de campo, en la fila donde desee mostrar el nuevo campo y en el menú contextual seleccione Insertar filas
Le muestra una fila por encima del campo donde actuó. Escriba el nombre del nuevo campo y defina el tipo de datos
Para eliminar un campo, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el selector de campo a eliminar y en el menú contextual seleccione Eliminar filas o pulse la tecla SUPR

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Cambiar la posición de un campo
Si desea que un campo se muestre en la ventana de diseño más arriba o más abajo, arrastre hacia arriba / abajo, actuando en el selector de ese campo y suelte en laposición que desee.
1.8. Propiedades de los campos
Cada campo de una tabla, además de asociarle un tipo de datos tiene unas propiedades que vn a determinar que tamaño tendrán los datos que se pueden almacenar en ellos, qué aspecto van a presentar, cómo debo introducir los datos en ese campo, etc.
Para acceder a estas propiedades pase a la vista diseño de la tabla.
Dependiendo del tipo de datos, el campo mostrará más o menos propiedades y éstas su vez ofrecerán opciones diferentes.

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Tamaño del campo
Número máximo de caracteres que podrá introducir en este campo, si el campo es de tipo texto.
En el caso de los campos numéricos el tamaño determina el tipo de número que se puede almacenar:
 Byte: Entero de 1 byte que contiene valores a 0 a 255.
 Entero: Entero de 2 bytes que contiene valores entre -32768 y 32768.
 Entero largo: Entero de 4 bytes que contiene valores entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
 Simple: Número de 4 bytes en punto flotante , capaz de almacenar valores muy altos y un máximo de siete dígitos significativos.
 Doble: Número de 8 bytes en punto flotante, capaz de almacenar valores muy altos y un máximo de 15 dígitos significativos.
 Decimal: Entero de 12 bytes con una gran precisión decimal.
Título
Etiqueta para el campo que se utiliza en un formulario o en la hoja de datos para dar rótulo a la columna. Si no escribe título, la etiqueta que empleará será el nombre del campo.

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Indices
Cuando establece índice en un campo es para que las búsquedas posteriores por ese campo puedan ser más rápidas, ya que el índice supone una ordenación interna por ese campo.
En la imagen siguiente se representa de forma gráfica un ejemplo en el que se ha creado ínidice en tres campos: Apellidos, Número de historia clínica NHC, y por fecha de nacimiento. En los tres cajones existe la misma información, solo que se encuentra ordenadad de forma diferente.
Existen dos tipos de índice:
CON DUPLICADOS: Este índice permite que haya más de un registro con el dato de este campo igual.
SIN DUPLICADOS: Este índice impide que se repita el contenido de este campo en más de un registro.

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