Curso para el incremento de la productividad en el manejo del gestor de correo de Google, Gmail. Técnicas y habilidades que permitirán optimizar el tiempo en la gestión de los correos.

1. MINI CHARLAS
TECNOLÓGICAS
Incrementando mi productividad
con Gmail
Unos consejos que ayudarán a gestionar un
poco mejor tu bandeja de correo electrónico
Febrero de 2014
Servicio Informático & Aula TIC
Universidad de Deusto

2. Incrementando mi
productividad con
Gmail

4. Incrementando la
productividad con GMail
AGENDA PREVISTA
1.
2.
3.
4.
Aspectos básicos para la gestión de mensajes
a. Recomendaciones básicas
b. Antes de enviar ... “pasar” el PASS
c. Al recibir, aplicar la regla de las 4D
Preparando el entorno de trabajo
a. Parámetros de configuración y labs
b. Estructura de etiquetas/carpetas
c. Área de trabajo: mensajes, contactos chat, carpetas, calendario
Gestionando la bandeja de entrada
a. Configurar la bandeja de entrada (4 zonas: no leídos, AR,RR, Sgto.)
b. Procesando mensajes no leídos
c. Contestando o reenviando mensajes
La edición, búsqueda y filtrado
a. Edición y preparación: Tipos letra, párrafos, adjuntos, fotos
b. Búsquedas: carpeta, de:, para:, asunto, contiene, no contiene, fecha
c. Establecer filtros

5. 1. Aspectos básicos
Recomendaciones I
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No requiere respuesta inmediata; no es síncrono
Preferiblemente debe ser corto. No más de 20 líneas.
Si es extenso, mejor crear un documento (¡en Gdrive!)
Evitar una larga lista de destinatarios cuando se solicite
o se requiera algo; otra cosa es para informar
Distinguir entre el Para: y el CC: y el CCO: (en varios
Para: intentar evitar trabajo en paralelo; dar instrucciones)
Separar los párrafos para mejorar la lectura
Asociar cada mensaje a una acción o comunicación
concreta (facilitará la gestión al destinatario)
Evitar el efecto bola de nieve; ¿tal vez mejor una llamada
o una reunión para solucionarlo?

6. 1. Aspectos básicos
Recomendaciones II
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●
●
Otras que sería bueno tener bien presentes:
Sólo responder mensajes urgentes fuera de horas de trabajo
Si se escribe la respuesta fuera del horario, guardarla en
borrador para el siguiente día. ¡Todo se ve de otra forma!
Dejar las cosas claras; no pensar “con eso que he puesto ya
lo tiene que entender o deducir ….”
A veces resulta imprevisible la reacción del destinatario
Antes de enviar el mensaje valorar … ¿un chat?, ¿una
llamada por teléfono?, ¿una reunión? (si el mensaje está
escrito, se puede guardar en el borrador)
Cambiar de contraseña mensualmente
Revisar ‘Información detallada de la cuenta’ (accesos)

7. 1. Aspectos básicos
Recomendaciones III
Y lo más importante (evitar el phishing):
NUNCA enviaremos desde el Servicio Informático un
mensaje con un enlace a una página para que introduzcas
tu usuario y contraseña por muy aparente y real que
parezca la pantalla e incluso el remitente.
Si alguna vez dudas:
- Consúltalo con el remitente por otro medio u otro correo
- Analiza el texto (bien escrito, traducción mala, la firma, …)
- Si es del Servicio Informático UD … puedes consultar
chequear la firma pero recuerda que previamente siempre
habremos enviado un mensaje previo advirtiendo que vamos a
enviar un enlace a una pantalla de usuario/contraseña.
Denuncia la ‘Suplantación de identidad’ (con un click)

8. 1. Aspectos básicos
Antes de enviar, check PASS
(modelo de McGhee, 2004)
Propósito
→ El objetivo final claro
(qué se pretende)
→ El para qué y el origen (ayudan)
→ El para cuándo (no olvidar)
→ El dónde y qué se espera recibir
→ El ‘a quién va dirigido (to: cc: cco:)
Soporte (+info)
→ Posible información de referencia
→ Utilizar enlaces o links web
→ Adjuntos … ¡ A evitar !
¡más compartir y menos adjuntos!
¡Usar GDrive!
Acción requerida
→ Solicitar una tarea (GP?)
→ Esperar respuesta a una pregunta
→ Avisar con urgencia
→ Informar o comunicar sin prisa
Sumario (asunto)
→ Es importante (para el destinatario)
→ Debe ser claro
→ Recoger la acción pretendida:
[AR],[RR],[RO],[FYI]
→ Identificar fecha (si hay F.límite)

9. 1. Aspectos básicos
Antes de enviar, check PASS (II)
●
Una buena frase en el asunto es aquella que explique el objetivo asociado al
mensaje. Una buena forma de hacer esto es establecer expresamente la acción
que se solicita al receptor del mensaje, que casará con la “A” del modelo
“PASS”:
○ AR = (Action Requested).
○ RR = (Response Requested).
○ RO = (Read Only).
○ FYI = (For Your Information only).
*Identificar una fecha límite, si la hay
●
Asimismo, una forma de facilitar la búsqueda de documentos por el tipo de
tarea a realizar podría realizarse poniendo la acción entre corchetes mas un
espacio.
○ [AR] Preparar un puesto de trabajo para el 11-12-04
○ [RR] ¿Ha quedado instalado el servidor?
○ [RO] El servicio de edición de contenidos quedará cortado el viernes 5-1204 a partir de las 12:00
○ [FYI] Versión final de la oferta presentada a la Comisión Europea (proyecto
EA737)

10. 1. Aspectos básicos
Antes de enviar, check PASS (III)
EN RESUMEN:
● ¿Se comunica bien el propósito?
● ¿Se expresa con claridad la acción requerida?
● ¿Se incluye la documentación apropiada?
● ¿Se ha resumido bien la línea del asunto?
● ¿Se ha revisado el para:, cc: y cco:?
● ¿Esta bien redactado y presentado?
● ¿Se han incluido fechas, horas y lugares?

11. 1. Aspectos básicos
Al recibir, la regla de las 4D
Regla de las 4D
Al revisar el nuevo correo recibido:
- Delete (por no tener interés una vez leído)
- Do (responder, archivar … sobre la marcha)
- Delegate (reenviar … indicando motivo)
- Defer (para más tarde, No leído, etiquetar)

12. 2. Preparar el entorno
Configuración y Labs (I)
CONFIGURACIÓN GENERAL
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Ajustar densidad de la visualización
Configuración bandeja de entrada …. ¡Nuevo!
Idioma
Conversaciones por página (50) y contactos (100)
Mostrar imágenes externas (velocidad, privacidad)
Avance automático (p.e. tras borrar, pasar al siguiente o volver a lista)
Responder a todos (por defecto)
Tipo de letra
Vista de conversación (anidamiento)
Enviar y archivar (opcional)
Estrellas (1,4 o todas…)
Habilitar notificaciones de nuevo correo
Imagen personal (bueno sería que estuvieran todas)
Crear contactos cuando use nuevas direcciones (práctico)
La firma (esencial)
Respuesta automática (cuando estamos fuera de la oficina)

13. 2. Preparar el entorno
Configuración y Labs (II)
LABS recomendables (a revisar y a gusto de cada uno):
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●
●
●
●
Avance automático
Chat en el lado derecho
Nº de mensajes no leídos
Deshacer el envío …. (sólo dura unos segundos)
Panel de vista previa (horizontal o vertical)
Respuesta estándar (plantilla modelo de respuesta)
Gadget de calendario
Además de la posibilidad de ‘añadir otra cuenta’ (antes no se podía)
y al terminar sobre todo si es en un sitio público: ¡ CERRAR SESIÓN !

14. 2. Preparar el entorno
Estructura de etiquetas/carpetas
Estructura propuesta:
●
Nivel 0: De acceso rápido
○
●
Nivel 1: El departamento, unidad ó servicio (IT)
○
●
Subdividida en los departamentos, unidades o servicios (Rectorado, Facultad,CRAI)
Nivel 4: Exterior (OUT)
○
●
Subdividido en los más importantes (Cientia, DKH, OpenDeusto, PIDA, …)
Nivel 3: La empresa (UD)
○
●
Subdividido en equipos internos de trabajo (DES, SIS, GIC, DBA, Aulas, Manto.)
Nivel 2: Los proyectos o procesos
○
●
[RR], [AR], [FYI], [RO], [GP] , [Alerta]
Subdividida en entes externos (Prov.-Ofe/Fac, Prov.Info, CRUE, UNIJES,)
Nivel 5: Personal
○
Subdividida en secciones de interés (bancos, amigos, casa, familia, …)

15. 2. Preparar el entorno
Estructura de etiquetas/carpetas
Sobre el uso de las etiquetas … :
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
Son útiles para archivar y clasificar los mensajes
Se muestran ordenadas alfabéticamente (ojo al nombrarlas: letra de
comienzo para orden y longitud para visualización)
Se pueden anidar en otra de mayor jerarquía
No usar más de dos niveles (recomendación)
Un mensaje puede tener varias etiquetas asociadas
Ayudan a buscar sólo en esa etiqueta (cronología)
Se muestran en la lista y en los propios mensajes
Se pueden ocultar (cuando ya no interesen)
Se pueden ocultar (si no tienen mensajes sin leer)
Un filtro puede aplicar etiquetas a mensajes que cumplan una condición
No volverse loco creando cientos; las búsquedas son muy eficaces
Pueden asignarse colores para identificar mejor los mensajes

16. 2. Preparar el entorno
Estructura de etiquetas/carpetas (II)
Configuración - Etiquetas (recomendaciones):
●
●
●
●
Ocultar si no se usan (p.e. destacados, importante, chats …)
Mostrar: enviados, borradores, todos, SPAM (si hay sin leer), papelera
Categorías y círculos (ocultar si no se utilizan)
Desde “administrar etiquetas” podemos:
○ Crear una nueva etiqueta (ojo 1ª letra/número -> orden)
■ Por defecto ‘Mostrar’ en lista y en mensajes
■ Utilizar la opción ‘Mostrar sólo si hay sin leer’
○ Se puede cambiar el nombre y también de carpeta
○ Ocultar las que hayan quedado obsoletas
○ Si se elimina una etiqueta NO se borran los mensajes
○ En el segundo nivel utilizar cajón de sastre ‘Otros ...’(no volverse
locos creando etiquetas para todo; la búsqueda es muy potente)
■ No etiquetar con 1er nivel si tiene subcarpetas

17. 2. Preparar el entorno
Área de trabajo
Labs/Config
Etiquetas /
Carpetas
Lista de mensajes recibidos
CHAT
Calendario
Labs
Labs/Config
Labs

18. 3. Gestionando ‘Recibidos’
Configurar bandeja entrada
No leídos
Etiquetas /
Carpetas
Requieren respuesta
Requieren Acción o Tarea
En seguimiento
Calendario
Lista de mensajes recibidos
Destacados
CHAT

19. 3. Gestionando ‘Recibidos’
Configurar bandeja entrada (II)
¿Cómo se hace esto?
No leídos
Etiqu
etas /
Carp
etas
Requieren respuesta
Requieren Acción o Tarea
Calen
dario
CHA
T
●
●
En seguimiento
●
Lista de mensajes recibidos
Destacados
●
●
Crear previamente las etiquetas [AR],[RR]
Ir a Configuración - Recibidos-Tipo bandeja
de entrada - Prioritarios (sólo permite 4 zonas)
Podemos construir filtro que asigne
automáticamente [AR] y [RR] si el asunto así
lo contiene
Podemos marcar como destacados aquellos
que merezcan más atención
En cuanto estén solucionados o cerrados,
quitar (o no) la etiqueta [AR] o [RR] y
archivar

20. 3. Gestionando ‘Recibidos’
Procesando mensajes no leídos
¿Qué hacer tras abrir un mensaje no leído previamente?
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●
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Acordarse de las 4D (Delete, Do, Delegate, Defer)
Eliminar si no vale la pena ni guardar (aunque hay espacio de sobra)
○ Si eliminas un mensaje lo puedes recuperar de la papelera (30 días)
Marcar como SPAM para que el sistema ‘aprenda’
Aplicar una o varias etiquetas (AR y RR y otras …. si es DEFER)
Archivar si no es necesario hacer nada (p.e. RO, FYI).
○ Archivar = eliminar la etiqueta recibidos (click sobre “Recibidos x”)
Si sólo tiene una carpeta destino y se quiere quitar de recibidos: Mover a
Si requiere de atención especial “destacar” (estrella) ó marcar ‘no leído’
Para verlo mejor o imprimir, abrir en ventana particular
Hay acciones a nivel de todos los mensajes de una conversación
○ marcar no leído, no destacar, crear evento, filtrar, reenviar todo, traducir
Es posible desplegar todas las conversaciones
Hay acciones a nivel de cada mensaje
○ responder, reenviar, imprimir, eliminar, denunciar suplant. identidad

21. 3. Gestionando ‘Recibidos’
Procesando mensajes leídos
¿Qué hacer tras abrir un mensaje para responder o
reenviar o darlo por cerrado?
(Aplicar todo lo visto en la página anterior)
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●
●
●
●
Seleccionar responder a uno, a todos o reenviar
○ En ventana nueva o incluso cambiar el asunto
Revisar las etiquetas: quitar o poner nuevas
Traducir el mensaje y volver al idioma original
Guardar el mensaje de respuesta o reenvío en borrador (para más tarde)
Guardar el archivo adjunto en Google Drive o descargarlo (o verlo)
Quitar AR ó RR si van a desaparecer de la bandeja de entrada
Darlo por atendido, es decir archivarlo:
○ Con el botón de archivar (desaparecerá de la bandeja de entrada)
○ Eliminando la etiqueta ‘Recibidos’ (click sobre la ‘x’)

22. 4. Complementos
Edición de mensajes
Aspectos importantes de la edición de mensajes
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Redactar el mensaje en una ventana emergente
Usar (y no abusar) de tipos de letra y formato.
○ fuente, tamaño, negrita, cursiva, subrayado, color, ajuste, indexación
numérica o por viñetas, sangrado, eliminar formato)
Adjuntos …. ¡ No, por favor !
○ Compartir archivos desde Drive (la mejor alternativa a adjuntos si destino
UD) ó incluir el enlace en el mensaje
Insertar una foto o arrastrarla desde una página web
Incorporar un enlace a un documento o página web
Insertar emoticonos
Insertar una invitación de calendario
Comprobar ortografía
Antes de enviar:
○ Valorar ‘Guardar como borrador’ antes de enviar
○ Aplicar el PASS

23. 4. Complementos
Búsqueda de mensajes
Encuentra “una aguja en un pajar” por medio de:
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●
●
Utilizar la caja de búsqueda superior: teclea cualquier cosa
○ o posicionarse en una carpeta concreta y buscar
Pinchando a la derecha se accede a la búsqueda avanzada
○ Seleccionar una carpeta donde buscar
○ De
○ Para
○ Asunto
○ Contiene las palabras
○ No contiene las palabras
○ Contiene archivos adjuntos
○ No contiene archivos adjuntos
○ Rango de fecha a buscar
○ Crear un filtro con el criterio de búsqueda
Tecleando en la caja de búsqueda operadores de búsqueda

24. 4. Complementos
Creación de filtros
Un filtro se compone de:
●
Unos criterios de detección o filtrado de mensajes a partir de unas
características de los mismos
○ remitente de un mensaje, destinatario, asunto, contiene la palabra, no
contiene la palabra, contiene archivo adjunto o no
●
Unas acciones a realizar con los mensajes que se reciban y cumplan con
los criterios de filtrado. Las acciones pueden ser:
○ omitir de recibidos (archivarlo), marcarlo como leído, destacarlo, aplicar
una etiqueta concreta, reenviarlo a una dirección, eliminarlo, … con la
posibilidad de aplicarlo a conversaciones ya recibidas.
Más información sobre el uso de filtros -> Uso de filtros

25. FIN
¡Esto es todo!
Son recomendaciones basadas en la experiencia.
Pero todos no somos iguales: igual te sirven, igual no.
Tal vez te inspiran otras formas de organizar.
Si se te ocurren nuevas ideas, compártelas.
Pasamos mucho tiempo dedicados a atender el correo.
Tal vez sólo lo deberíamos abrir en unas horas
determinadas. En algunas empresas lo han prohibido.
El mejor mensaje de respuesta automática tal vez sea:
Gracias. He recibido tu mensaje aunque no significa que te pueda responder
ahora mismo. Tengo muchos que atender. Lo haré en cuanto pueda. Si es
urgente, llámame. Si no lo es, agradezco tu paciencia mientras esperas.

26. Gracias
por vuestra atención
Servicio Informático
Informatika Zerbitzua