1. La comunicación escrita
Primero, hay que conseguir una presentación correcta y formal
Segundo, una expresión clara
Cuarta, determinar el orden
Quinta, hacer una redacción concisa
Sexta, una ortografía correcta y un vocabulario amplio y adaptado a la persona que
tiene que leer
Los elementos de la correspondencia comercial
Será necesario para dicho mencionado, un sobre, papel y la carta
Primero, en el sobre figura en el adverso los datos del destinatario
Segundo, el franqueo con el sello
Tercero, los datos del remitente o logotipo de la empresa
Según las normas establecidas tienen que tener un peso y unas dimensiones
Primero, peso máximo de 20mg
Segundo, espesor de 5mm
Tercero, longitud entre 23.5cm máximo y 14cm mínimo
Cuarto, anchura entre 12.5cm y 9cm mínimo
Estas medidas son suficientes, pero existen otras medidas mas amplias con un máximo de
90cm y que no exceda de 6cm de dimensión para no retrasar el trabajo de correos.
Existen multitud de tipos de sobres como los americanos, clásicos, de ventanilla etc. Siendo
estos tres los más usados habitualmente y las escrituras mas recomendadas son Tahona, Arial
o Times New Román con el tamaño de fuente el 12
Debe ser perceptible y mantener unos márgenes, nunca escribir al dorso, la firma de puño y
letra o sello de dicha empresa, la carta se enviará sin tachones ni borraduras y se doblará en
tres partes siempre con el texto hacia dentro.
La carta comercial consta de tres partes bien diferentes que son encabezamiento, cuerpo y
cierre.
En el membrete es donde figuran tus datos
El destinatario es donde van los datos a quien se dirige
En las cartas comerciales se utilizan dos referencias
Ejemplos: nuestra referencia - N/Rfa.;MS/vb
Su referencia – S/Rfa.:JR/bm
En una carta comercial puede aparecer la fecha y el asunto.
El cuerpo esta formado por el saludo , texto de la carta , la introducción , la exposición misma
del asunto y un cordial saludo con firma de dicha persona que puede ser P.A (por autorización)
P.O (por orden) o P.P (por poder)
2. Tipos de cartas comerciales
Se pueden clasificar en dos formas
Primero solicitud de informes personales
Segundo solicitud de informes comerciales
Las cartas que responden se denominan cartas de contestación y deben de ser sin mentiras y
ni falsos datos.
Las cartas de pedido tienen la finalidad de solicitar un material y por parte del cliente debe
satisfacer el pago de dicha mercancía.
Para evitar errores debe ser redactada clara y en columna para que el proveedor entienda lo
que quiere el cliente, en ella deberá exponer la cantidad, el precio, dirección de entrega y
forma de pago y si es el primer pedido se dará nombres de entidades, bancos o empresas para
solicitar informes del comprador.
Cartas relacionadas con contabilidad y finanzas
Dichas cartas pueden ser remitidas por empresarios o por entidades
El empresario para ordenar transferencias y las entidades para anunciar a la empresa el envío
de fondos, acuses de recibo, extractos y bonificaciones entre ellos.
Carta de reclamaciones
Las cartas de reclamaciones son escritas por incumplimientos o no satisfacción del producto
establecido en el pedido, los mas comunes son retrasos de entrega, por las calidades o el mal
estado y errores de facturas.
Dichas reclamaciones deberán puntualizar lo que se reclama y el motivo y demostrando tales
causas y que es responsabilidad del proveedor los daños ocasionados.
Carta de reclamación de impagos
Su redacción debe ser breve pero firme sin olvidar el objetivo que es cobrar la deuda y no
perder un cliente y no vea un ataque.
Carta de ofertas y servicios
Las cartas de ofertas muestran , ofrecer y enseñar dichos artículos para los empresarios y
poner a disposición del publico.
