Este documento describe el sistema alfabético geográfico para organizar archivos, el cual comprende tres divisiones: país o estado, ciudad y nombre. Incluye ejemplos de cómo organizar documentos según este sistema, así como variaciones como departamento, estado o provincia y ciudad. También explica cómo organizar archivos por zonas, regiones, sectores, y por direcciones usando un orden alfabético y numérico.

1. Ins. Edu. Jesús María Ormaza Archivo
SISTEMA ALFABÉTICO GEOGRÁFICO
El sistema alfabético geográfico comprende tres divisiones principales:
1. País o Estado, Ciudad y Nombre.
♦ Iniciamos con la GUÍA DE PAÍS, o guía principal, que puede ser en Perú:
PERÚ
♦ Enseguida aparece la SUBGUÍA DE CIUDAD, en este caso la ciudad capital
es Lima:
LIMA
♦ Luego viene la CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE, donde se depositan
los documentos dentro de un legajador, en estricto orden alfabético, Ejm:
LICORERA DEL PERÚ
♦ Finalmente, se coloca la carpeta de VARIOS o MISCELANEOS, al terminar
las carpetas individuales de cada ciudad o pueblo, para clientes que no
justifiquen la apertura de carpeta individual (clientes con menos de 5
documentos).
Ejercicio:
1. La Editorial Interamericana S.A., con sede en Bogotá, Colombia, nos ha
encargado la organización de su correspondencia. En ella encontramos
documentos marcados así:
Argentina Venezuela
Buenos Aires: Caracas:
La Casa del Libro Libreros Venezolanos
Alianza de Libreros Compañía Importadora de Libros
Almacén y Librería Voluntad Horacio Villa & Hermanos
Luis Méndez & Hermanos Dilia Rivera Santana
Rosario: Banco Tequendama
Libreros Asociados Colombia
Centro del Libro Bogotá:
Chile Biblioteca Nacional
Santiago: Librería y Papelería La Luz
Librería y Papelería Costera Papelería El Refugio
Liga de Libreros Círculo de Libreros
Asociación de Libreros William Cortés y Hnos.
Valbolán & Cía. S.A. La Casa del Libro
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b. Departamento, Estado o Provincia, Ciudad y Nombres:
♦ Iniciamos con la GUÍA DE DEPARTAMENTO O PROVINCIA, o guía
principal, que puede ser en Colombia el Departamento de Risaralda:
RISARALDA
♦ Enseguida aparece la SUBGUÍA DE CIUDADES o pueblos. En el
Departamento de Risaralda, la ciudad capital es Pereira:
PEREIRA
♦ Luego viene la CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE, donde se depositan
los documentos dentro de un legajador, en estricto orden alfabético, Ejm:
METÁLICAS PEREIRA
♦ Finalmente, se coloca la carpeta de VARIOS o MISCELANEOS, al terminar
las carpetas individuales de cada ciudad o pueblo, para clientes que no
justifiquen la apertura de carpeta individual.
Ejercicio:
La Distribuidora Nacional de Maderas que ha iniciado sus operaciones, nos
entrega su documentación para que le organicemos el archivo. Su sede es
Pereira y realiza operaciones comerciales con los clientes de varios
departamentos del país:
Cali, departamento del Valle: ⇒ Muebles Coloniales
La Casa de la Madera Almacén El Galeón
Alianza de Madereros
Asociación Nacional de Madereros Cúcuta, departamento de Norte de
María Gómez de Solanilla Santander:
Gustavo Recio & Cía. El Rancho de los Muebles
Hotel Turístico de Cúcuta
Bucaramanga, departamento de Muebles La Hacienda
Santander: Depósito de Maderas La Florida
Almacén y Mueblería La Ceiba
Muebles El Roble Pereira, departamento de Risaralda:
La Vitrina del Mueble Maderera El Mesón
Arcesio Cárdenas & Cía. La Casa del Mueble Suizo
Almacén Los Arrieros
Medellín, departamento de Antioquia: Almacén El Portón
Almacén Hato Viejo Zuluaga Hermanos & Cía.
Maderera Los Recuerdos ⇒
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c. Ciudad o Pueblo y Nombres: Es la subdivisión más sencilla de este grupo
porque sólo consta de:
GUÍA DE CIUDAD o pueblo o guía principal.
CARPETA INDIVIDUAL para colocar los documentos de los clientes.
CARPETA DE VARIOS o MISCELANEO.
Ejercicio:
La Inmobiliaria Arenas realiza operaciones en todo el departamento de
Risaralda, y su oficina central está ubicada en Cali, la capital del departamento.
Organice los documentos que aparecen a continuación:
Cali: ⇒ Fernando Angel y Hnos.
María Eugenia Alzate y Hnos. Club de Ejecutivos
Banco Interdepartamental Jaime Abello Sucesores
Constructora del Valle
Hotel Intercontinental del Valle Buga:
Aristizábal & Pabón Arenas y Asociados
Hotel El Fundador
Buenaventura: Aníbal Dávila
Maderera del Pacífico Augusto Berríos & Cía.
Centro Costero
Club San Fernando Cartago:
Hospital La Milagrosa José Fuentes e Hijos
Eduardo Brito & Cía. Ltda.
Tulúa: Mario Alonso S.A.
Botero & Alzate Ltda. Sucesores de Juan Blanco
Marino Jiménez Rosas ⇒
2. ZONAS, REGIONES, SECTORES, ETC.
Si a la empresa se le facilita la organización por zonas o regiones, podrá hacer
una demarcación del departamento o provincia en varias zonas, así: Zona
Central, Zona Norte, Zona Sur. Observamos que:
♦ GUÍA PRINCIPAL según las Zonas.
♦ SUBGUÍA de ciudad o pueblo.
♦ CARPETA INDIVIDUAL.
♦ CARPETA DE VARIOS o MISCELANEO.
Según el ejercicio anterior las ciudades o pueblos que corresponden a la Zona
Central son: Buenaventura, Buga, Tulúa; a la Zona Norte: Cartago, y a la Zona
Sur: Cali.
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3. DIRECCIONES.
Generalmente, las empresas de servicios, correos, bienes raíces y las que se
dedican a la distribución de productos dentro de la ciudad, utilizan este
sistema. El sistema no es sólo alfabético, también es numérico. Se organiza así:
♦ GUÍA PRINCIPAL de avenidas, calles, carreras, diagonales y transversales.
♦ SUBGUÍA para las divisiones menores. Ejm: Las avenidas se dividen en
calles o en carreras.
♦ Las carpetas están rotuladas con la dirección, siguiendo un orden alfabético
y numérico.
Cuando se trabaja el sistema zonificado se separan el norte, el sur, el oriente y
el occidente. Los apartamentos, conjuntos cerrados, ciudadelas, etc., llevan
nomenclatura especial para una mejor localización; Ejm: Apartamento, bloque,
interior, manzana, etc.
Ejemplo:
Organizar el siguiente archivo por direcciones:
Calle 13 No. 7-18; Aureliano Bueno C.
Calle 6ª No. 13-20; Claudia Manzano
Diagonal 6ª No. 49-70; Apartamento 508; Arnulfo Briceño
Avenida 30 de Agosto (Calle) No 49-50; Tapetes de Colombia
Carrera 12 No. 10-64; Restaurante El Galeón
Carrera 6ª No. 30-58; Restaurante Los Arrieros
Quedaría así:
AVENIDA
Avenida 30 de Agosto
Calle No. 49-50; Tapetes de Colombia
CALLE
Calle 6ª No. 13-20; Manzano Claudia
Calle 13 No. 7-18; Bueno C. Aureliano
CARRERA
Carrera 6ª No. 30-58; Restaurante Los Arrieros
Carrera 12 No. 10-64; Restaurante El Galeón
DIAGONAL
Diagonal 6ª No. 49-70; Apto.508; Briceño Arnulfo
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Ejercicio: Organice el archivo de la Empresa Distrital de Gas, de la ciudad de
Bogotá, de acuerdo con el suministro del producto.
Calle 134 No. 7-18; Restaurante La Quinta Porra
Calle 68 No. 13-16; Leovigildo Sánchez
Calle 6a No. 17-25; Rogelio Peña Rosas
Calle 6ª Bis No. 12-10; Agustina del Gordo
Diagonal 5C No. 68F-52; Restaurante La Ceiba
Diagonal 44S No. 23-30; Interior 4; Apartamento 409; Ana Acosta
Diagonal 5C No. 68-55; Omaira Flórez
Avenida 19 (Calle) No. 6-53; Juan Diego Narváez
Avenida Boyacá (Carrera) No. 32-10; Apolinar Pérez Dávila
Avenida 39(Calle) No. 20-20; Apto. 102; Hermógenes Vidal S.
Avenida 39(Calle) No. 20-20; Apto. 501; Humberto Delgado Rizzo
Carrera 66 No. 17-10; Taberna La Hojarasca
Carrera 15 No. 72-30; María Eugenia De Francisco
Carrera 68 No. 26-10; María Eugenia Betancourt
Carrera 68 Bis No. 12-10; Restaurante Los Arrieros
Transversal 45 No. 40-21; Andrea Acero Fuentes
Transversal 36S No. 5-70; Yamile Guerra Serna
Autopista Norte No. 264-100; Taberna Los Bosques
Autopista Medellín No. 92-33; Mirador del Puente
Extractado de:
Salgado de Jaramillo, Lilia. Curso básico de Administración de Archivos.
Bogotá: McGrawHill. 1990.
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