Este documento presenta la estructuración de una panadería llamada Divina Pastora C.A. Establece los departamentos de producción y administración, y describe sus funciones. También incluye diagramas de procesos para cada departamento, políticas de control, y modelos de auditoría. Finalmente, propone mejoras como mantener la capacitación del personal y realizar talleres de atención al cliente.

1. INSTITUTO UNIVERSITARIO DE POLITECNICO.
“SANTIAGO MARIÑO”.
EXTENSIÓN PUERTO ORDAZ.
ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL.
ESTABLECIMIENTO DE UNIDAD PRODUCTIVA
“PANADERIA DIVINA PASTORA C.A”.
PUERTO ORDAZ, ENERO 2015.

2. INSTITUTO UNIVERSITARIO DE POLITECNICO.
“SANTIAGO MARIÑO”.
EXTENSIÓN PUERTO ORDAZ.
ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL.
ESTABLECIMIENTO DE UNIDAD PRODUCTIVA
“PANADERIA DIVINA PASTORA C.A”.
Autores: Isabel Amaro
Rosalia Castillo
Marmila Muñoz.
Profesor: Ing. Alcides Cadiz.
PUERTO ORDAZ, ENERO 2015.

3. INTRODUCCION.
Al realizar una estructura organizativa para una empresa bien sea de
producción o servicio, se amerita cumplir con una serie de pasos que se
hacen indispensables para el buen funcionamiento de estas. En esta
oportunidad se presenta el establecimiento de una unidad de producción
llamada Divina Pastora C.A. Esta se encarga de la elaboración y
comercialización de panes al público en general.
Para lograr una implementación y el éxito de la organización que crea, es
relevante establecer las figuras organizativas que van a ser las responsables
del funcionamiento de las áreas a su perfección y que el trabajo en equipo de
estas pueda generar resultados positivos. Es por ello que se estructura las
áreas por las que estará conformada la Panaderia Divina Pastora C.A.
indicando las actividades a realizar tanto por cada departamento como por el
personal que allí laborará.
Posteriormente se establece los diagramas de procesos que se deben
ejecutar de manera tal que sean de fácil comprensión e interpretación para
su implementación. Las políticas de control son las que darán lineamientos
necesarios para el buen funcionamiento de cada departamento y por último
las propuestas de mejora que se consideren necesarias y de esta manera
garantizar el mejoramiento continuo permanente en la organización.

4. CAPÍTULO I
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y SUS DEPARTAMENTOS.
Panaderia Divina Pastora C.A. es una empresa dedicada a la elaboración
de pan francés, canilla, dulce y pasteles para la venta al público en general,
así como también venta golosinas, jugos, refrescos, periódicos de circulación
regional y otros. Está ubicada en Upata edo. Bolívar, específicamente en la
Vía Guasipati Km 1.
Es una empresa de capital privado, la cual está conformada por los
siguientes departamentos:
 Departamento de Producción: Está encargado de que la elaboración
de los productos sean de calidad, al mismo tiempo garantiza las
condiciones higiénicas para la elaboración de los alimentos, se
encarga de la entrega oportuna a los mostradores para la venta al
público así como también la atención del mismo.
 Departamento de Administración: El Departamento de
administración se encarga de las finanzas de la Panaderia, mantiene
la gestión de compra, ventas, cuentas por cobrar por pagar, solicitud
de insumos a proveedores, atención de organismos gubernamentales
de inspección y otros. Al mismo tiempo es el responsable de
establecer lineamientos que sean necesarios para garantizar la
rentabilidad.
Estos departamentos estarán orientados por una Gerencia de
Operaciones la cual se encargará de verificar y auditar los procesos que se
realizan, al mismo tiempo trabajará de la mano con los servicios externos de
seguridad y Salud en el Trabajo y Reclutamiento y Selección.

5. El organigrama de la empresa es el siguiente:

6. CAPITULO II
DIAGRAMA DE PROCESOS DE LOS DEPARTAMENTOS.
Gerencia de Operaciones.
Nota: Debido a que la Gerencia de operaciones será la responsable
directa de velar por el buen funcionamiento de la Panaderia Divina Pastora
C.A. no conforma un diagrama que desencadene un proceso continuo, esto
debido a que va enfocado a planificar, hacer, verificar y actuar, y establecer
parámetros que garanticen el buen funcionamiento y la rentabilidad de la
misma.

7. Departamento de Producción.
En este se muestra de forma gráfica la representación y/o el paso a paso
para la elaboración del pan que será comercializado a los clientes.
Es importante resaltar que el personal de venta forma parte del
departamento de producción, ya que son los encargados de la atención y
despacho a los clientes.

8. Por ser el proceso productivo el que consta de un paso a paso secuencial
para la elaboración del pan se realiza el diagrama de proceso de esta
manera, para mostrar con las simbologías utilizadas para la explicación de
los procesos.

9. Departamento de Administración.
Administrador
Cajera
Manejo interno y control de la
panadería
Reducir costos
Controlar y entrenar personal
nuevo
Monitorear la calidad de los
productos
Controlar el inventario
Manejar el presupuesto de la
panaderia
Recibir pagos de clientes
Preparar Caja diariamente
Procesar pagos con tarjetas
Contador
Facturación
Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar
Analista
Revisar analizar y procesar toda
la información financiera
Declaración de impuesto

10. CAPITULO III
Políticas de Control de Panaderia Divina Pastora C.A. y de sus
departamentos.
Los ejes principales para las políticas de control de Panaderia Divina
Pastora C.A. estarán enmarcadas por el autocontrol, la efectividad y la
eficacia, los cuales se definen de la siguiente manera:
Autocontrol: Los trabajadores deben ejecutar en forma efectiva y eficiente
las actividades y procesos que cada uno administra en su gestión diaria.
Efectividad: Grado de realización de las actividades planificadas y de
obtención de los resultados.
Eficiencia: Uso racional y óptimo de los recursos.
Con estos tres parámetros se garantizara la buena gestión de la empresa
en general y del personal que conforma cada departamento, sin embargo, se
establecen políticas individuales:
Para el departamento de producción las políticas de control serán las
siguientes:
 Pronosticar la demanda del producto, indicando la cantidad en función
del tiempo.
 Comprobar la demanda real, compararla con la planteada y corregir
los planes si fuere necesario.
 Establecer volúmenes económicos de partidas de los artículos que se
han de comprar o fabricar.
 Determinar las necesidades de producción y los niveles de existencias
en determinados puntos de la dimensión del tiempo.
 Comprobar los niveles de existencias, comparándolas con los que se
han previsto y revisar los planes de producción si fuere necesario.

11. Para el departamento de administración las políticas de control serán las
siguientes:
 Mantener un sistema enfocado hacia la mejora continua de todos los
procesos internos garantizando la eficiencia y eficacia.
 Desarrollar Un sistema orientado para mantener la cartera de
proveedores actualizadas, mediante el contacto telefónico, así como
encuestas de satisfacción, que permitan establecer medidas
oportunas que persigan aumentar el grado de satisfacción delos
mismos.
 Un liderazgo en materia administrativa que incluye la continua
adaptación del personal a las funciones que desarrolla.
 Un compromiso de adopción de toda aquella tecnología administrativa
y tributaria existente.
Para la Gerencia de Operaciones las políticas de Control serán las
siguientes:
 Garantizar el cumplimiento de los ejes centrales para las políticas de
control.
 Realizar auditorías con frecuencia de los procesos ejecutados.
 Garantizar la mejora continua en la organización.
 Promover, motivar y fomentar la preparación continua de los
trabajadores y trabajadoras.
 Garantizar el cumplimiento de las normativas legales aplicables.
 Verificar la gestión mensual llevada a cabo por los servicios externos
de Seguridad en el Trabajo, así como del departamento de Recursos
Humanos.
 Promover la excelencia en la atención al cliente interno y externo.
 Establecer metodologías de mejora continua como PDCA basada en
las propuestas de mejora que puedan existir.

12. CAPITULO IV
Modelos de auditorías empleado en cada departamento.
Para el departamento de Producción se establece realizar únicamente
auditorías internas, las cuales serán elaboradas por el jefe de producción con
una frecuencia mensual, de manera tal que pueda generar resultados
generales que permitan presentar informe mensual de reporte a la Gerencia
de Operaciones.
Estas auditorías estarán enfocadas en la verificación de condiciones de
orden y limpieza, cumplimiento de normas BPF, cumplimiento de
procedimientos seguros de trabajo, mantenimiento de equipos herramientas,
optimización de insumos y materia prima, cumplimiento de metas propuestas,
verificación de parámetros de calidad, trabajo en equipo y otras que se
consideren relevantes Considerando los indicadores que se establezcan.
Estas serán realizadas por el jefe del departamento de manera visual y en
base a lo auditado realizara un informe final el cual será presentado a la
gerencia de operaciones.
Para el área administrativa se llevarán a cabo auditorías internas de
forma virtual, donde se evidenciara a nivel de sistema que se hayan
realizado las gestiones administrativas correspondientes y al final de la
jornada corroborar que los libros de compra y venta hayan sido transcritos en
su totalidad. Al final de cada mes se presentara de forma gráfica la
rentabilidad obtenida indicando ingresos y egresos, la misma será enviada a
la gerencia de operaciones. Para ello no se establecerá formato especifico
debido a que la mayor parte de la gestión es a través del sistema operativo
utilizado el cual emite resumen si así se desea.

13. Las auditorías externas que se puedan presentar seria de parte de
organismos de regulación gubernamental, los cuales inspeccionan y
solicitaran los requisitos que consideren relevantes.
La Gerencia de Operaciones es la responsable del funcionamiento general
de la Panaderia y de que sus procesos sean ejecutados en forma eficiente,
diariamente el Gerente de operaciones verifica que las actividades se
cumplan a cabalidad, se mantiene una cultura de autocontrol donde la
función principal seria auditar para mejorar, mas no, recordar a cada instante
el trabajo a realizar.
Estas auditorías se realizan a través de inspección visual en las áreas de
trabajo y a través de la recepción de reportes enviados por los jefes de cada
departamento así como también de los servicios externos, al mismo tiempo
se verifica con frecuencia a nivel de sistema los estados financieros, stock de
inventarios, pedidos realizados y gestión contable que se debe mantener por
motivos tributarios.

14. CAPITULO V
Diseñar propuestas de control o mejoras a los existentes de la
empresa seleccionada.
Las propuestas a realizar en líneas generales recolectadas de acuerdo a
las necesidades de cada área de trabajo son las siguientes:
 Mantener actualizado de acuerdo a las normativas legales tributarias
existentes el sistema SAP utilizado en la organización.
 Establecer planes de mantenimiento preventivo para las máquinas y
hornos utilizados durante el proceso productivo.
 Realizar de forma obligatoria jornadas de orden y limpieza semanal.
 Garantizar la capacitación continua de los trabajadores y trabajadoras
en cuanto a Buenas Practicas de Fabricación, cuidados a tener para la
preparación de alimentos, y prevención de accidentes y enfermedades
ocupacionales.
 Realizar con frecuencia talleres de atención al cliente a fin de
garantizar la buena receptividad y atención en la Panaderia Divina
Pastora C.A.
 Practicar talleres motivacionales para el personal que allí labora.
 Ser innovadores en los productos a ofrecer.
 Realizar revisiones periódicas a los manuales existentes de
elaboración y/o procedimientos seguros de trabajo.
 Garantizar la mejora continua.

15. CONCLUSIONES.
Establecido los lineamientos para la creación de la unidad de producción
Divina Pastora C.A. se puede evidenciar que los controles iniciales
establecidos son satisfactorios para el buen funcionamiento de la misma, así
como los controles de mantenimiento y mejoras que se deben cumplir.
El rol de la gerencia de operaciones juega un papel importante en las
organizaciones actuales, ya que son cargos muy integrales para el buen
desenvolvimiento laboral. El control de gestión se hace indispensable para
mantener un equilibrio que genere una buena rentabilidad a los accionistas y
a que a su vez pueda brindar buenas condiciones de trabajo y salarios a las
personas que allí laboran.
Al culminar la estructuración de los procesos, políticas y descripciones de
actividades se hace necesario mantener propuestas de mejora que pueden o
deben ser implementadas. La planificación es la base del éxito y trabajando
de esa manera se pueden obtener mejores resultados.