Proceso administrativo

PROCESO
ADMINISTRATIVO
Federico Galvis Tarquino. Magister en Administración de Empresas con Especialidad en Gestión Integrada de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.

2Federico Galvis Tarquino. Magister en Administración de Empresas con Especialidad en Gestión Integrada de la Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.
Un proceso es el conjunto de pasos o
etapas necesarias para llevar a cabo una
actividad. La administración comprende
varias fases, etapas o funciones, cuyo
conocimiento exhaustivo es indispensable
a fin de aplicar el método, los principios y
las técnicas de esta disciplina,
correctamente. son las funciones
básicas del administrador para lograr
las metas de una institución o
empresa

Contesta a la pregunta ¿Qué va a
hacerse?
Es elegir el camino que va a lograr la
institución o empresa
“Planear es el proceso para decidir las
acciones que deben realizarse en el
futuro, generalmente el proceso de
planeación consiste en considerar las
diferentes alternativas en el curso de las
acciones y decidir cual de ellas es la
mejor"
Robert N. Anthony
PLANEACIÓN

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer
métodos de utilización racional de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se
pueden presentar en el futuro, más no los
elimina.
Prepara a la empresa para hacer frente a las
contingencias que se presenten, con las mayores
garantías de éxito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo más
visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar
las cosas.
Condiciona a la empresa al ambiente que lo
rodea.
Establece un sistema racional para la toma de
decisiones, evitando las corazonadas o
empirismo.

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN
DIAGNÓSTICO: Investigar los problemas que se presentan
y que obstaculizan el logro de los objetivos de la
organización.
OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden
alcanzar ya sea con la realización de una sola operación de
una actividad concreta, de un procedimiento de una
función completa o de todo el funcionamiento de la
institución.
POLITICAS: Son líneas generales de acción que guían a los
miembros de una empresa.

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓNPLANES: Curso determinado de acción que se considera el
más recomendable para el logro de un objetivo, así mismo,
es necesario que cada una de las funciones de una
organización tenga sus propios objetivos y de igual forma
sus planes.
PROGRAMAS: Está destinado a cumplir las funciones de una
determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o
metas cuantificables que se cumplirán a través de la
integración de un conjunto de esfuerzos, con recursos
humanos, materiales y financieros asignados, con un costo
global y unitario determinado y cuya ejecución en principio
queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel.

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓNPRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear
numéricamente los resultados de una organización; incluye
tres elementos principales.
1.- Se refiere a hechos futuros, lo que estimula a pensar en
planes concretos, valorando costos y beneficios
2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminación que están
relacionados con el costo.
3.- Se mide en unidades económicas, proporcionando
estándares contra los cuales se puede comparar.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

OPERATIVA
TÁCTICA
DIRECCIÓN
GERENCIA
SUPERVISIÓN
LARGO
PLAZO
MEDIANO
PLAZO
CORTO
PLAZO
ESTRATÉGICA

LA INVESTIGACIÓN APLICADA A LA PLANEACIÓN consiste
en la determinación de todos los factores que influyen en el
logro de los propósitos, así como de los medios óptimos
para conseguirlos

Contesta la pregunta ¿Cómo se va a lograr el objetivo?
Es la estructura intencional de funciones en una empresa
formalmente organizada:
Organización es el arreglo de funciones necesarias para
lograr un objetivo con indicación de la autoridad y la
responsabilidad asignadas a los puestos, que tienen a su
cargo las ejecuciones de las funciones respectivas.
Organización es el orden que guardan los diferentes órganos
que constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones,
de responsabilidad, interdependencia jerárquica,
comunicación y división del trabajo, necesarios.
LA ORGANIZACIÓN

LA ORGANIZACIÓN
La organización formal, es la estructura intencional de
funciones de una empresa, es decir que va a hacer cada
persona (Descripción de puestos).
La organización informal, es una red de relaciones
personales y sociales no establecida formalmente en la
Institución, que surge espontáneamente.

IMPORTANCIA DELA ORGANIZACIÓN
Su importancia radica en:
Es un medio a través del cual se establece la mejor manera
de lograr los objetivos del grupo social
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las
actividades eficientemente
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo
los costos e incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar
funciones y responsabilidades

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
1. DEL OBJETIVO
2. ESPECIALIZACIÓN
3. JERARQUÍA
4. PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
5. UNIDAD DE MANDO
6. DIFUSIÓN
7. AMPLITUD DE TRAMO DE CONTROL
8. DE LA COORDINACIÓN
9. CONTINUIDAD

1. DEL OBJETIVO
Todas y cada una de las actividades establecida en la
organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos
de la empresa
2. ESPECIALIZACIÒN
El trabajo de una persona debe limitarse hasta
donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad
3. JERARQUÍA
Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane
la comunicación necesaria para lograr los planes.

4. PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder
el grado de autoridad necesario.
5. UNIDAD DE MANDO
Este principio establece que al determinar un centro de
autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo
jefe.
6. DIFUSIÓN
Para maximizar las ventajas de la organización las obligaciones
de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad deben
publicarse y ponerse por escrito.

7. AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL
Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben
reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar
todas sus funciones eficientemente. Lyndall Urwick dice que un
gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis
subordinados.
8. DE LA COORDINACIÓN
Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse
en equilibrio jerárquico.
9. CONTINUIDAD
Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional
requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del
medio ambiente.

Es ver que se haga o realizarlo
Es el proceso consistente en influir en las personas para que
contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales
y grupales.
Es el elemento mas dinámico del proceso administrativo
que implica la responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir,
conducir, motivar, ordenar e impulsar al personal
subordinado, a la mejor realización de sus funciones, con el
máximo de eficiencia y colaboración.
DIRECCIÓN

IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN
La dirección es trascendental porque:
1. Pone en marcha todos los lineamientos establecidos
durante la planeación y la organización.
2. A través de ella se lograr las formas de conducta más
adecuada en los miembros de la estructura organizacional.
3. La dirección eficiente es determinante
en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la
productividad

4. Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la
implementación de métodos de organización, y en la eficacia
de los sistemas de control.
5. A través de ella se establece la comunicación necesaria para
que la organización funcione.
IMPORTANCIA DE LA DIRECCIÓN

PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN
1. De la armonía del objetivo o coordinación de intereses.
2. Impersonalidad del mando
3. De la supervisión directa
4. De la vía jerárquica
5. De la resolución del conflicto
6. Aprovechamiento del conflicto

CONTROLResponde a la pregunta ¿Cómo se ha realizado?
Es la medición y corrección del desempeño, a fin de
garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa
y los planes ideados para alcanzarlos
Control es un conjunto de disposiciones incluidas en las
estructuras y en las normas de trabajo de una empresa, para
que en el desarrollo de las actividades se produzca una
comprobación, previniendo errores y fallas, para proveer
información segura, proteger los bienes de la empresa y
promover la eficiencia en la operación y la adhesión a las
políticas administrativa

IMPORTANCIA DEL CONTROLEstablece medidas para corregir las actividades, de tal
forma que se alcancen los planes exitosamente
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a las actividades.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Proporciona información acerca de la situación de la ejecución en
los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de
planeación.
Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la
productividad de todos los recursos de la empresa

PRINCIPIOS DEL CONTROL
1. Equilibrio
2. objetivos
3. Oportunidad
4. de las Desviaciones
5. Costeabilidad
6. De excepción
7. De la función controlada

ETAPAS DEL CONTROL

ESTÁNDARES DEL CONTROL
Establecimiento de estándares
Los estándares son criterios de desempeño, los puntos
seleccionados de todo un programa de planeación en los
que se establecen medidas de desempeño para que los
administradores reciban indicios sobre como van las cosas
y no tengan que vigilar cada paso en la ejecución de los
planes.

ESTÁNDARES DEL CONTROL
Un estándar puede ser definido como una unidad de
medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en
la cual se efectúa el control.
Los estándares representan el estado de ejecución deseado,
de hecho, no son más que los objetivos definidos de la
organización.

TIPOS DE ESTÁNDARES DE CONTROL
1.- Estándares estadísticos: Se elaboran con base en
el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea
de la misma empresa o de empresas competidoras.
2.-Esatandares fijados por apreciación: Se refiere a
ciertas actividades cuyo carácter es intangible o
cualitativo, tales como la moral de la empresa,
actitud del personal otras, pero cuya importancia es
vita; su fijación, como ya se dijo, es subjetiva o a
juicio de los ejecutivos.

TIPOS DE ESTÁNDARES DE CONTROL3.- Estándares técnicamente elaborados. Son
aquellos que se fundamentan en un estudio
objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo
específica. Se desarrollan en relación con la
productividad de la maquinaria, del equipo, y de los
trabajadores.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL
1. Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional
Es decir el control debe ajustarse a las necesidades de la
empres y tipo de actividad
2. Oportunidad
Antes que suceda una falla de control
3. Accesibilidad
Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de
interpretar para facilitar su aplicación
4. Ubicación Estratégica
Solo a las actividades prioritarias o más problemáticas

FACTORES DEL CONTROLA) Cantidad
B) Tiempo
C) Costo
D) Calidad
El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es
importante.
A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.
El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia
administrativa, ya que por medio de él se determinan las
erogaciones de ciertas actividades. La calidad se refiere a las
especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas
funciones de la empresa.

PERIODICIDAD DEL CONTROLPara que el control sea efectivo debe desarrollarse
como unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, suponiendo
así clasificarse en:
a) Control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las
actividades.
b) Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la
realización de actividades, como un proceso continuo. Un control
esporádico de nada sirve para la consecución de las metas.
c) Control posterior. Se indica después de haber realizado las
actividades planeadas. Su objeto es administrar información para los
resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido.

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