Este documento proporciona orientación sobre el uso de fórmulas básicas en Excel. Explica cómo crear fórmulas utilizando operadores aritméticos como la suma, resta, multiplicación y división. También describe cómo mostrar fórmulas usando la barra de fórmulas o la pestaña Fórmulas, y cómo las referencias de celda relativas y absolutas afectan el comportamiento de las fórmulas al copiarlas o moverlas en la hoja de cálculo. El documento incluye varios pasos para practicar estas habil

1. Uso de fórmulas básicas
Lección 4
1
Microsoft Excel 2016
© 2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016

2. Objetivos
2© 2016, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel Core 2016

3. Orientación de software
• Excel le permite crear un gran número de fórmulas
simplemente escribiendo en una celda o utilizando el puntero
del mouse para seleccionar las celdas que se incluirán
en una fórmula.
• Puede crear fórmulas básicas de adición, sustracción,
multiplicación y división utilizando estos métodos.
• En esta lección, utilizará unos cuantos grupos de comandos
de la pestaña Fórmulas para mostrar fórmulas y rangos de
nombre para usarlos en fórmulas.
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4. Información acerca de las fórmulas
y su visualización
• La verdadera fuerza de Excel radica en su capacidad para
realizar cálculos complejos y comunes.
• La fórmula es uno de los elementos esenciales de Excel.
• Cuando introduce una fórmula en una celda, la fórmula
se almacena internamente y los resultados se muestran
en la celda.
• Puede ver la fórmula subyacente en la barra de fórmulas
cuando la celda está activa, cuando hace doble clic en la celda
para editarla o usando la pestaña Fórmulas.
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5. Paso a paso: Mostrar fórmulas
• Antes de empezar a ejecutar estos pasos, INICIE Microsoft
Excel y ABRIR un nuevo libro en blanco.
1. Haga clic en la celda A1.
2. Escriba =7+8*3/2-4 y presione Entrar. Acaba de escribir
una fórmula.
3. Haga clic en la celda A1.
Observe que el resultado
de la fórmula se muestra
en la celda, pero que
la fórmula en sí aparece
en la barra de fórmulas
(a continuación).
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6. Paso a paso: Mostrar fórmulas
4. Haga doble clic en la celda A1. La fórmula aparecerá en la
celda activa y en la barra de fórmulas. Puede editar la fórmula
de este modo.
5. Presione Entrar.
6. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas,
haga clic en Mostrar fórmulas. Se mostrará la fórmula de la
celda A1.
7. Vuelva a hacer clic en Mostrar fórmulas para desactivar
la visualización de fórmulas.
8. GUARDAR el libro en la carpeta de Excel Lesson 4 como
04 Formula Practice Solution.
• DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
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7. Paso a paso: Mostrar fórmulas
• Una fórmula es una ecuación en la que se realizan cálculos sobre valores
de una hoja de cálculo.
• En Excel, un valor puede ser un número, una dirección de celda, una fecha,
texto o datos booleanos, aunque por lo general es un número o una
dirección de celda en términos de fórmulas.
• Una fórmula consiste en dos elementos:
• Los operandos identifican los valores (valor constante o variable como
una referencia de celda, un rango de celdas u otra fórmula) que se usarán
en el cálculo.
• Constante: valor de texto o número que se introduce directamente
en una fórmula.
• Variable: símbolo o nombre que representa otra cosa
(dirección de celda, un rango de celdas, etc.).
• Los operadores de cálculo especifican los cálculos que se realizarán.
Para que Excel pueda distinguir entre las fórmulas y los datos,
todas las fórmulas empiezan con un signo igual (=).
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8. Paso a paso: Mostrar fórmulas
• Excel usa cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmética,
comparación, concatenación de texto y referencia.
Los operadores aritméticos se enumeran aquí.
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9. Paso a paso: Mostrar fórmulas
• Cuando crea una fórmula, aparece en la barra de fórmulas
y en la misma celda.
• Cuando presione Entrar, el valor se mostrará en la celda
y la fórmula en la barra de fórmulas si selecciona la celda.
• Puede editar una fórmula en la celda o en la barra de
fórmulas, de la misma forma en la que puede editar
cualquier entrada de datos.
• Cuando hace clic en el botón Mostrar fórmulas de la pestaña
Fórmulas, se mostrarán todas las fórmulas
de la hoja de cálculo.
• Vuelva a hacer clic en el botón Mostrar fórmulas
para desactivar la visualización de fórmulas.
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10. Información acerca del orden
de las operaciones
• Si utiliza más de un operador en una fórmula, Excel seguirá
un orden específico, llamado el orden de operaciones,
para calcular la fórmula.
• Los paréntesis desempeñan un papel importante en el control
del orden de las operaciones.
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11. Paso a paso: Comprender el orden de las
operaciones
• USE la hoja de cálculo del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda A1 para activarla.
2. Haga clic en la barra de fórmulas.
3. Inserte paréntesis antes y después de 7 + 8 y luego antes
y después de 3 / 2.
4. Ponga (7 + 8) * (3 / 2) entre paréntesis, tal como se muestra en la
barra de fórmulas siguiente. Presione Entrar. El resultado de la celda
A1 cambiará a 18.5.
5. GUARDAR el libro
en la carpeta
de la Excel Lesson 4
con el nombre 04 Order of Operations Solution y CERRAR.
• DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
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12. Paso a paso:
Comprender el orden de las operaciones
• Excel aplicará las reglas de las matemáticas para determinar cómo
se calculan las fórmulas. A continuación, se muestra el orden
en el que se aplicarán los operadores aritméticos:
• Número negativo (−)
• Porcentaje (%)
• Exponenciación (ˆ)
• Multiplicación (*) y división (/) (de izquierda a derecha)
• Suma (+) y resta (−) (de izquierda a derecha)
Por ejemplo, considere la fórmula original:
7 + 8 * 3 / 2 − 4 = 15
• Si seguimos las prioridades de los operadores aritméticos, la primera
operación será 8 multiplicado por 3, y el resultado se dividirá por 2.
A continuación se agrega 7 y se resta 4.
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13. Paso a paso:
Comprender el orden de las operaciones
• Puede utilizar los paréntesis en una fórmula para reemplazar el orden
estándar de operaciones.
• Excel realiza primero los cálculos de las fórmulas que están entre
paréntesis.
• Los paréntesis que están dentro de paréntesis se denominan
paréntesis anidados.
• Los cálculos se realizan primero en las fórmulas que están en el conjunto
de paréntesis más profundo, y de izquierda a derecha si los paréntesis
anidados se encuentran en el mismo nivel. Por lo tanto, el resultado
de la siguiente ecuación con paréntesis será diferente al de la anterior:
((7 + 8) * (3 / 2)) − 4 = 18.5
• Si seguimos las prioridades de los operadores aritméticos, la primera
operación es la suma de 7 + 8 multiplicado por el cociente de 3 dividido
por 2. A continuación, se resta 4.
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14. Uso de referencias de celdas en fórmulas
• Cuando crea una fórmula, puede hacer referencia
al identificador de la celda en vez de escribir el número
que aparece en esa celda.
• Una referencia de celda identifica la ubicación de la celda
en la hoja de cálculo basándose en la letra de la columna
y el número de fila.
• Una referencia de celda le brinda más flexibilidad en su hoja
de cálculo.
• Si los datos de una celda cambian, las fórmulas que hagan
referencia a la celda cambiarán también.
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15. Paso a paso: Usar referencias de celda
relativa en una fórmula
• ABRIR el archivos de datos 04 Budget Cell References
para esta lección.
1. Haga clic en la celda B18.
2. Haga clic en la barra de fórmulas y reemplace 1200 con
la celda B3. Observe que la celda B3 se resalta y está rodeada
por un borde azul mientras que modifica la fórmula
(consulte a continuación).
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16. Paso a paso: Usar referencias de celda
relativa en una fórmula
3. Presione Entrar. La fórmula de la celda B18 utiliza
una referencia de celda relativa a la celda B3.
4. Copie la celda B18 a la celda B21. El resultado visualizado
cambia a 400.
5. Observe en la barra de fórmulas que la fórmula de la celda
B21 es =B6+500-100, pero la fórmula que copió es =B3+500-
100. Eso es porque la referencia de celda original de la celda
B3 cambió a la celda B6 cuando copió la fórmula tres celdas
más abajo y la celda B6 está en blanco. La referencia de celda
se ajusta de manera relativa a la posición en la hoja de cálculo.
6. Una forma alternativa de utilizar una referencia de celda
consiste en hacer clic en la celda a la que se hace referencia
mientras se crea o se modifica una fórmula. Con la celda B21
activa, haga clic en la barra de fórmulas y seleccione B6.
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17. Paso a paso: Usar referencias de celda
relativa en una fórmula
7. Haga clic en la celda B3. La celda B3 se resalta y queda
rodeada por un borde azul punteado, y la celda B3 aparece
en la barra de fórmulas en lugar de celda B6. Presione Entrar.
8. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 4 como
04 Budget Cell References Solution.
• DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
• Utilice referencias de celda relativas cuando quiera que
la referencia se ajuste automáticamente al copiar o al rellenar
la fórmula en filas o en columnas de rangos de celdas.
De forma predeterminada, las nuevas fórmulas de Excel
utilizan referencias relativas.
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18. Paso a paso: Usar referencias de celda
relativa en una fórmula
• En este ejercicio, aprenderá dos métodos para crear fórmulas
utilizando referencias relativas:
• Escribiendo la fórmula directamente en la celda
• Haciendo clic en una celda para incluirla en la fórmula
en lugar de escribir la referencia de celda
• El segundo método es más rápido y elimina la posibilidad
de escribir un identificador de celda incorrecto.
• En una hoja de cálculo, puede crear fórmulas que hagan
referencia a celdas de cualquier lugar de la hoja de cálculo.
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19. Paso a paso: Usar una referencia de celda
absoluta en una fórmula
En ocasiones no es necesario recurrir a una referencia de celda para
cambiar al mover o copiar. Para hacer una referencia de celda absoluta,
utilice el signo de dólar ($) delante de la columna y de la fila de la celda
a la que desea hacer referencia.
• USE la hoja de cálculo que modificó en el ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda B18.
2. Haga clic en la barra de fórmulas e inserte símbolos de dólar
en la referencia de celda B3 para que quede como $B$3.
3. Presione Entrar. Ahora, la fórmula de la celda B18
usa una referencia de celda absoluta a la celda B3.
4. Copie la celda B18 a la celda B21. El resultado visualizado
es 1600, que coincide con B18.
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20. Paso a paso: Usar una referencia de celda
absoluta en una fórmula
5. Copie la celda B21
a la celda C21. El
resultado visualizado
sigue siendo 1600.
6. Observe que en la barra de
fórmulas, las fórmulas de
las celdas B21 y C21 son
=$B$3+500-100. La Figura
4-5 muestra la fórmula
para la celda C21.
Independientemente de
dónde copie la fórmula de
la hoja de cálculo,
la fórmula sigue haciendo
referencia a la celda B3.
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21. Paso a paso: Usar una referencia de celda
absoluta en una fórmula
7. GUARDAR el libro.
• DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
• Una referencia de celda absoluta se refiere a una celda
o un rango de celdas específico, con independencia de dónde
se encuentra la fórmula de la hoja de cálculo.
• Las referencias de celda absolutas incluyen dos signos
de dólar en la fórmula, delante de la letra de la columna
y del número de la fila.
• Cuando copie la fórmula en cualquier celda de la hoja
de cálculo, la referencia absoluta no se ajustará
a las celdas de destino.
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22. Paso a paso: Usar una referencia de celda
mixta en una fórmula
• También puede crear una referencia mixta en la que
una columna o una fila sea absoluta y la otra relativa.
• USE la hoja de cálculo que modificó en el ejercicio anterior.
1. Haga clic en la celda B21.
2. Haga clic en la barra de fórmulas y elimine el signo de dólar
de delante de 3 en la fórmula, para que parezca $B3.
3. Presione Entrar. La fórmula de la celda B21 utiliza
una referencia de celda mixta.
4. Copie la celda B21 a la celda C22. El resultado visualizado
es 440, que es diferente del resultado de B21. La fórmula
de C22 hace referencia a la celda B4 (véase la figura
de la siguiente diapositiva).
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23. Paso a paso: Usar una referencia
de celda mixta en una fórmula
El signo de dólar de delante
de B en la fórmula
es absoluto, pero el número
de fila es relativo.
5. Elimine el contenido
de las celdas B21, C21
y C22.
6. GUARDAR el libro.
• DEJE el libro abierto
para usarlo
en el siguiente ejercicio.
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24. Uso de referencias de celda externas
• También puede hace referencia a celdas de otra hoja
de cálculo del mismo libro o a otro libro en su totalidad.
• Las referencias a celdas o rangos ubicadas en un libro
separado o a un nombre definido en otro libro se consideran
referencias externas.
• Salvo que especifique otro libro u otra hoja de cálculo, Excel
asume que las referencias de celdas corresponden a celdas
de la hoja de cálculo actual.
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25. Paso a paso: Consultar datos en otra hoja
de cálculo
• USE la hoja de cálculo que modificó en el ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaña de hoja Resumen en el libro
04 Budget Cell References Solution.
2. Haga clic en la celda D8. Usted desea que el pago promedio
de electricidad aparezca en esta celda, al igual que el contenido
que aparece en B20 en la hoja de cálculo Detalles de gastos.
Sin embargo, su fórmula debe hacer referencia a la hoja de cálculo
Detalles de gastos para reunir los datos.
3. Escriba =SUMA(‘Detalles de gastos’!N8)/12 y presione Entrar.
Esta fórmula divide el valor de la celda N8 en la hoja de cálculo
Detalles de gastos por 12. El resultado es 176, redondeado debido
al formato de celda aplicado a la hoja de cálculo (véase la figura
de la siguiente diapositiva).
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26. Paso a paso: Consultar datos en otra hoja
de cálculo
4. GUARDAR el libro.
• DEJE el libro abierto.
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27. Paso a paso: Consultar datos en otra hoja
de cálculo
• El formato de una fórmula que se refiere a una celda en una
hoja de cálculo diferente es nombreDeHoja!DirecciónDeCelda.
• También puede hacer referencia a un rango de celdas
de una hoja de cálculo externa.
• Microsoft llama a las referencias a celdas de otra hoja
de cálculo o de otro libro "vínculos" porque prácticamente
usted se está enlazando a datos de aquellas
ubicaciones remotas.
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28. Paso a paso: Consultar datos en otro libr
• USE la hoja de cálculo que modificó en el ejercicio anterior.
1. Abra un segundo libro, el archivo denominado
04Budget2016.
2. Vuelva al libro 04 Budget Cell References Solution.
En la hoja Resumen, haga clic en la celda C3.
3. Escriba =([04Budget2016.xlsx]Resumen!B3) como
se muestra en la figura de la siguiente diapositiva y presione
Entrar. La fórmula conecta a la celda B3 de la hoja Resumen
del libro llamado 04Budget2016. (El par de corchetes [ ]
identifica el nombre del archivo de libro, y Resumen!
identifica la hoja de cálculo dentro de ese archivo.)
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29. Paso a paso: Consultar datos en otro libro
4. GUARDAR el libro y CERRAR.
5. CERRAR 04Budget2016.
• DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
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30. Uso de rangos de celdas en las fórmulas
• En Excel, se denomina rangos a los grupos de celdas.
• Los grupos de celdas son contiguos o no contiguos.
• Puede asignar un nombre (definir) rangos, cambiar el tamaño
de los rangos después de definirlos y usar rangos con nombre
en las fórmulas.
• Se usa el cuadro de nombres y el administrador de nombres
para realizar el seguimiento de los rangos con nombre
y sus direcciones de celda.
• También puede utilizar el comando Pegar nombres para crear
una lista de rangos con nombre y sus direcciones en una
hoja de cálculo.
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31. Cómo nombrar un rango
• Cuando se refiere el mismo rango de celdas una y otra vez,
tal vez sería más conveniente darle un nombre.
• Excel reconoce el nombre como el rango de celdas y utiliza
los valores de dichas celdas para realizar lo especificado.
• Si tiene una serie de cifras de ventas en una columna, en vez
de referirse a ellas como el rango C4:C10, puede asignarles
el nombre VentasQ3. Cada vez que utilice el nombre
VentasTR3 en una fórmula, Excel usará los valores
de dichas celdas.
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32. Paso a paso: Dar un nombre a un rango de
celdas
• ABRIR el archivo de datos 04 Budget Ranges para
esta lección.
1. Haga clic en Habilitar contenido, si se le solicita. Si ve otro
cuadro de mensaje, haga clic en Continuar. Haga clic en Sí
si se le pide convertir el archivo en un documento confiable.
Haga clic en la pestaña de hoja Detalles de gastos.
2. Seleccione B3:D14. Estas son las celdas a las que se dará nombre.
3. A la izquierda de la barra de fórmulas, haga clic
en el cuadro Nombre.
4. Escriba un nombre de una palabra para la lista, como GastosTR1
y presione Entrar. El nombre del rango aparecerá en el cuadro
Nombres (véase la figura de la siguiente diapositiva).
Excel guardará este nombre y lo usará en cualquier
referencia posterior a este rango.
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33. Paso a paso: Dar un nombre a un rango de
celdas
5. Otra forma de dar nombre a un rango consiste en utilizar
el cuadro de diálogo Nombre nuevo. Seleccione B16:M16.
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34. Paso a paso: Dar un nombre a un rango de
celdas
6. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos,
haga clic en Asignar nombre. Aparecerá el cuadro
de diálogo Nombre nuevo (consulte a continuación).
7. Excel utiliza el encabezado de fila como el nombre
de rango que se muestra en el cuadro de texto Nombre.
Puede cambiar el nombre si así lo desea. Para este ejercicio,
dejará el nombre predeterminado.
8. Abrir la lista desplegable Ámbito.
Sus opciones son Libro, Detalles
de gastos y Resumen. Las dos últimas
entradas corresponden a hojas
individuales del libro. Cierre la lista
desplegable y deje Libro seleccionado.
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35. Paso a paso: Dar un nombre a un rango de
celdas
9. Escriba comentarios en el cuadro de texto Comentarios,
si así lo desea.
10. Deje la dirección de la celda que aparece en el cuadro de texto
Se refiere a. Este es el rango seleccionado. Observe que
el nombre de la hoja también se incluye automáticamente.
11. Haga clic en ACEPTAR. Se guarda el nombre
Subtotales_Utilidades para el rango B16:M16.
12. Otra forma de dar un nombre a un rango consiste en usar
el cuadro de diálogo Crear nombre a partir de la selección.
Seleccione N2:N14. Esta selección incluye la etiqueta
del encabezado de columna.
13. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos,
haga clic en Crear desde la selección. Aparecerá el cuadro
de diálogo Crear nombres a partir de la selección.
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36. Paso a paso: Dar un nombre a un rango de
celdas
14. Excel determina que desea utilizar la etiqueta de encabezado
de columna como nombre de rango. Haga clic en ACEPTAR.
El rango se guarda con el nombre Total.
15. Abra la lista desplegable del Cuadro de nombres.
Puede seleccionar entre tres rangos con nombre.
16. GUARDAR el libro en la carpeta Excel Lesson 4 como
04 Budget Ranges Solution.
• DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
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37. Paso a paso: Dar un nombre a un rango de
celdas
• Un rango con nombre es un grupo de celda y en ocasiones
una sola celda, con un nombre designado.
• El motivo más habitual para dar un nombre un rango
es referirse a él en fórmulas y funciones.
• Dar nombre a un rango de una hoja de cálculo grande
o compleja permite trasladarse rápidamente a la ubicación,
como si fuera un favorito.
• Después de seleccionar un rango de celdas, puede
dar nombre al rango con tres métodos diferentes:
• Escribiendo un nombre en el Cuadro de nombres ubicado
junto a la barra de fórmulas.
• Utilizando el cuadro de diálogo Nombre nuevo.
• Utilizando el cuadro de diálogo Crear nombres
a partir de la selección.
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38. Paso a paso: Dar un nombre a un rango de
celdas
Las reglas y las pautas para dar nombre a rangos son las siguientes:
• Los nombres de rangos pueden tener hasta 255 caracteres.
• Los nombres de rango pueden empezar por una letra, el carácter
de subrayado (_) o una barra diagonal inversa (). El resto
del nombre puede incluir letras, números, puntos y caracteres
de subrayado, pero no una barra diagonal inversa.
• Los nombres de rangos no pueden consistir exclusivamente
de las letras "C", "c", "R" o "r", que se utilizan como accesos directos
para seleccionar filas y columnas.
• Los nombres de rango no pueden incluir espacios. Microsoft
recomienda que se use el carácter de subrayado (_) o el punto (.)
para separar palabras, como Lista_de_frutas o Presupuesto.Personal.
• Los nombres de rangos no pueden ser los mismos
que una referencia de celda, como A7 o $B$3.
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39. Paso a paso: Dar un nombre a un rango de
celdas
• Todos los nombres tienen un ámbito, ya sea una hoja
de cálculo específica o el libro entero.
• El ámbito de un nombre es la ubicación dentro de la cual
Excel reconoce el nombre sin cualificación.
• Un nombre debe ser único dentro de su ámbito, pero puede
utilizar el mismo nombre en diferentes ámbitos.
• En el cuadro de diálogo Nombre nuevo, si selecciona
un nombre de hoja de cálculo en la lista Ámbito,
el ámbito será el nivel de hoja de cálculo local.
• Si se selecciona Libro, el alcance será a escala global del libro.
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40. Paso a paso: Dar un nombre a un rango de
celdas
• Si definió un rango con nombre después de introducir una
referencia de celda en una fórmula, tal vez desee actualizar
la referencia de celda existente al nombre definido.
• Seleccione una celda vacía, haga clic en la flecha junto
a Definir nombre y haga clic en Aplicar nombres.
• En el cuadro de diálogo Aplicar nombres, haga clic en uno
o varios nombres y en Aceptar.
• Después de crear los rangos con nombre, puede seleccionar
un nombre de la lista desplegable Cuadro de nombres para
seleccionar el rango con nombre en la hoja de cálculo.
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41. Paso a paso: Crear una fórmula que
funciona en un rango con nombre
• USE la hoja de cálculo que modificó en el ejercicio anterior.
1. En la hoja Detalles de gastos, haga clic en A21.
2. Escriba Gastos del primer trimestre y presione Entrar.
3. En la celda B21, escriba =SUMA(.
4. En la pestaña Fórmulas, en el grupo Nombres definidos,
haga clic en Utilizar en la fórmula.
5. Seleccione GastosTR1 en la lista (véase la figura de la
siguiente diapositiva), escriba ) para cerrar la fórmula y
presione Entrar. La cantidad total de gastos de enero a marzo
aparece en la celda B21.
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42. Paso a paso: Crear una fórmula que
funciona en un rango con nombre
6. GUARDAR el libro y CERRAR.
• CERRAR Excel.
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43. Resumen de aptitudes
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