El documento habla sobre la identificación y control de no conformidades. Explica que una no conformidad es un incumplimiento de un requisito y que se pueden detectar a través de auditorías internas, las cuales son procesos sistemáticos para evaluar objetivamente la evidencia sobre afirmaciones y determinar el grado de cumplimiento de requisitos legales y criterios establecidos. También describe el proceso para identificar no conformidades, realizar su seguimiento, cierre y acciones correctivas.
4. ¿Qué es una no auditoría
interna?
“un proceso sistemático, practicado por los
auditores de conformidad con normas y
procedimientos técnicos
establecidos, consistente en obtener y evaluar
objetivamente las evidencias sobre las
afirmaciones contenidas en los actos jurídicos
o eventos de carácter
técnico, económico, administrativo y
otros, con el fin de determinar el grado de
correspondencia entre esas afirmaciones, las
disposiciones legales vigentes y los criterios
establecidos.”
5.
6. El objeto es definir el control e investigación de
las no conformidades y la implantación de acciones
correctoras y preventivas, con el fin de corregir y evitar
las desviaciones de cualquiera de los elementos del
Sistema de Gestión Medioambiental.
Descripción
Identificación de no conformidades y desviaciones.
Tratamiento, seguimiento y control de no
conformidades y desviaciones.
Cierre de No Conformidades.
Desviaciones
7.
8.
9. En toda entidad bien organizada y para poder
mantener la vigilancia sobre la cadena de control de
dirección, se hace necesario la creación de un
programa sistemático de revisión y valoración para
comprobar que las responsabilidades delegadas han
sido bien encausadas y que las políticas y
procedimientos establecidos se han llevado tal como
estaba previsto.
10. Es de suma importancia que exista una revisión regular por un
personal calificado para determinar que el sistema de control
interno en general es el adecuado, y mediante pruebas
constantes, determinar que han resultado operativamente
efectivos. De existir fallas, deficiencias o cambios en las
condiciones existentes, debido a lo cual el sistema de control
interno resulte inefectivo, debe ser modificado
apropiadamente efectuando los cambios necesarios a las
nuevas situaciones.
11.
12. El objeto de este procedimiento es
definir un método de trabajo que asegure la
realización de auditorías de manera periódica, ya
sea para evaluar el funcionamiento del sistema
de gestión medio ambiental en general o de algún
aspecto específico del mismo.
Descripción.
Programación de auditorías.
Preparación de la Auditoría.
Desarrollo de la Auditoria.
Informe de Auditoria.
Equipo auditor.
13. Hay tres partes en una no conformidad :
• la evidencia de auditoría que soporta los hallazgos del
auditor;
• un registro del requerimiento contra el cual la no
conformidad se detecta;
• el enunciado de la no conformidad.
14. Un auditor competente observará situaciones que
“siente” pudieran ser una no conformidad potencial
durante la auditoría, aunque el o ella no esté 100 %
seguro en ese momento. El auditor competente
documentará entonces la evidencia de auditoría de la no
conformidad potencial en sus “notas de
auditoría” antes de seguir pistas adicionales para
confirmar si realmente es una no conformidad.
15. Si no hay evidencia – no hay no conformidad.
Si si hay evidencia – esta debe ser documentada
Una no conformidad en vez de ser suavizada con otra clasificación (por
ejemplo, “observaciones”, “oportunidades de
mejora”, recomendaciones”, etc.).
A largo plazo, ni la organización, sus clientes, ni el cuerpo acreditador se
benefician por el uso de clasificaciones suaves, ya que se tiene el riesgo de
haber dado a la no conformidad una baja prioridad para
acción correctiva.
16. El auditor necesitará hacer es identificar y registrar el requisito específico
que no ha sido cubierto. Recuerde, una no conformidad es un no
cumplimiento a un requisito, por lo que si el auditor no puede identificar el
requisito, entonces el auditor no puede levantar una no conformidad.
Los requisitos pueden venir de muchas fuentes, por ejemplo estos requisitos
pudieran estar especificados en la norma ISO 9001:2000, en el sistema de
gestión de la organización (requisitos internos), en las regulaciones legales
aplicables, o por los clientes de la organización. Una vez que la no
conformidad contra un requisito específico es confirmada, esta necesita ser
documentada. Esto puede ser tan simple como referenciar la norma y la
cláusula específica.
17. La parte final (y más importante) de documentar una no conformidad, es
la escritura de la declaración de la no conformidad. El enunciado de la
no conformidad lleva a la organización al análisis de la causa, la
corrección y la acción correctiva, por eso ésta necesita ser precisa.
El enunciado de la no conformidad debe:
• ser autoexplicativo y relacionado al
elemento del sistema
• no ambiguo, lingüísticamente correcto y lo
más conciso posible
• no ser una repetición de la evidencia de la
auditoría o usado en lugar de la evidencia de
auditoría.
Para resumir, una no conformidad bien
documentada tendrá tres partes:
• la evidencia de auditoría,
• el requisito y
• el enunciado de la no conformidad
