1. TEORIA ADMINISTRATIVA II
PLANEACIÓN ORGANIZACIONAL Y FIJACIÓN DE METAS
Una de las principales responsabilidades de los administradores es decidir el punto al cual debe
llegar la organización en el futuro y la manera de llegar a él debido a que la mayoría de las
organizaciones se enfrentan a una incertidumbre creciente por lo cual se debe iniciar el proceso de
planeación. En algunas organizaciones, generalmente las de tamaño pequeño, la planeación es
informal. En otras, los administradores siguen un marco conceptual de planeación bien definido.
De las cuatro funciones administrativas (planeación, organización, dirección y control) la
planeación se considera fundamental. Todo lo demás se origina a partir de la planeación. Las
metas especifican los fines futuros; los planes especifican los medios del momento actual. La
palabra planeación generalmente incorpora ambas ideas, significa determinar las metas de la
organización y definir los medios para lograrlas y generalmente afecta en forma positiva el
desempeño de una compañía.
El proceso general de planeación empieza con una declaración de la misión de la empresa y de las
metas estratégicas de la organización. La misión describe los valores de la organización, sus
aspiraciones y su razón de ser. Una misión bien definida es la base para el desarrollo de todas las
metas y planes subsecuentes.
Metas y Planes: Las declaraciones de carácter amplio que describen el punto al que quiere llegar
la organización en el futuro se denominan metas estratégicas. Pertenecen a la organización como
un todo en lugar de pertenecer a divisiones y departamentos específicos.
El plan estratégico es el proyecto que define las actividades organizacionales en la asignación de
recursos que se requerirán para el logro de estas metas. El propósito de los planes estratégicos es
convertir las metas organizacionales en realidades. En este orden de ideas, los planes tácticos
definen lo que deberán hacer los principales departamentos y unidades organizacionales para
implementar el plan estratégico de la organización.
Los resultados específicos que se esperan de los departamentos, de los grupos de trabajo y de los
individuos reciben el nombre de metas operacionales. Están son precisas y mensurables.
Los planes operacionales se desarrollan a los niveles más bajos de la organización para especificar
las etapas de las acciones hacia el logro de las metas operacionales y para dar apoyo a los planes
tácticos.
Las metas organizacionales efectivamente desarrolladas se articulan dentro de una jerarquía; es
decir, el logro de las metas a bajos niveles permite el logro de las metas de alto nivel.
Criterios para la elaboración de metas efectivas: Para obtener los resultados deseados las metas
deben ser específicas y mensurables, desafiantes pero realistas, cubrir las áreas clave de
resultados, con periodos definidos y vinculadas a resultados por ejemplo, recompensas a las
personas que logran las metas.
Tipos de planeación y desempeño
Administración por objetivos: Método a través del cual los administradores y los empleados
definen las metas para cada departamento y las usan para vigilar el desempeño. Para que la
administración por objetivos sea exitosa, deben ocurrir cuatro actividades principales: 1) Fijación
de metas: involucra a los empleados de todos los niveles. Una buena meta debería ser concreta y
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realista, proporcionar un blanco específico y una estructura de tiempo, así como asignar
responsabilidades. Las metas pueden ser cuantitativas o cualitativas. 2) Desarrollo de planes de
acción: Un plan de acción define el curso de una acción necesaria para lograr las metas fijadas. 3)
Revisión del progreso: Una revisión periódica del progreso alcanzado es importante para
asegurarse de que los planes funcionen o si se requiere de una acción correctiva. 4) Evaluación del
desempeño general: Evaluar cuidadosamente si las metas anuales se han logrado tanto para los
individuos como para los departamentos.
Los beneficios del proceso de la administración por objetivos pueden ser muchos. Se tiene más
probabilidades de lograr las metas corporativas cuando centran la atención en los esfuerzos del
administrador y de los empleados. El desempeño se ve mejorado porque los empleados están
comprometidos con el logro de la meta. De manera opuesta, los problemas con la administración
por objetivos ocurren cuando la compañía se enfrenta a un cambio rápido. Del mismo modo, la
existencia de relaciones deficientes entre el patrón y el empleado reducen la eficacia porque
existe desconfianza.
Planes que se usan una sola vez y planes permanentes: Los planes que se usan una sola vez se
desarrollan para lograr un conjunto de metas que probablemente no habrán de repetirse en el
futuro. Los planes permanentes son planes continuos que se usan para proporcionar una guía para
las tareas que se ejecutan de manera repetida dentro de la organización.
Planes basados en contingencias: Planes que definen las repuestas de una compañía a situaciones
específicas, tales como emergencias, impedimentos o condiciones inesperadas. Algunas veces, los
eventos son tan repentinos y tan devastadores que requieren de una respuesta inmediata. Los
administradores deben hacer todo lo que puedan para evitar la crisis. La formación de buenas
relaciones con los proveedores, empleados, clientes, gobiernos, sindicatos y la comunidad puede
con frecuencia evitar que ocurran las crisis.
La preparación en los momentos de crisis se define en tres etapas: El diseño de un equipo de
manejo de crisis, la creación de un plan detallado para el manejo de crisis y el establecimiento de
un sistema de comunicaciones efectivo. Es decir, cuando una crisis estalla, el contar con una
respuesta rápida es de importancia crucial. El equipo debe ser capaz de implementar
inmediatamente el plan y por lo tanto la capacitación y la práctica son importantes.
Tradicionalmente, la planeación corporativa ha sido realizada exclusivamente por los altos
ejecutivos, o con mayor frecuencia, por los departamentos de planeación central. Este enfoque
fue popular durante los años setenta. Un nuevo enfoque consiste en involucrar a todas las
personas en la organización y en el proceso de planeación. En un ambiente de negocios complejo y
competitivo, la planeación tradicional realizada por unas cuantas personas selectas ya no funciona
y por el contrario, cobra vida cuando los empleados participan en la fijación de metas y en la
determinación de los medios para alcanzarlos. Los lineamientos para dicha planeación son:
Empezar con una misión sólida, fijar metas estrictas, crear una cultura que motive el aprendizaje,
diseñar nuevos papeles para el personal del área de planeación y usar fuerzas temporales para la
realización de las tareas.
La Administración Estratégica: Es el conjunto de decisiones y acciones que se usan para formular e
implementar las estrategias que generan una ventaja competitiva entre la organización y su
ambiente con la finalidad de alcanzar las metas organizacionales. El proceso general de la
administración estratégica empieza cuando los ejecutivos evalúan su posición actual respecto a la
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misión, a las metas y a las estrategias. Posteriormente ellos pueden explorar el ambiente interno y
externo de la organización. La etapa final está dada por la implementación de la nueva estrategia.
La elaboración de estrategias incluye la planeación y la toma de decisiones que conducirán al
establecimiento de metas organizacionales y un plan estratégico. Después de esto viene la
implementación que se relaciona con el uso de las herramientas organizacionales y administrativas
para dirigir los recursos hacia el logro de resultados estratégicos.
La elaboración de una estrategia empieza a menudo con un Análisis situacional, que evalúa las
fortalezas y debilidades y las oportunidades y amenazas (SWOT) que afectan al desempeño
organizacional. Las fortalezas y debilidades son, respectivamente, características positivas que la
empresa puede explotar para alcanzar sus metas o negativas que podrían inhibir el desempeño de
la organización. Las oportunidades y amenazas son características del ambiente externo que
pueden,respectivamente, evitar que la organización logre sus metas estratégicas o que tengan el
potencial de ayudarla a alcanzar o superarlas.
Un modelo para la elaboración de estrategias son las estrategias competitivas de Porter, quien
propuso que las estrategias a nivel negocio son el resultado de cinco fuerzas competitivas en el
ambiente de la compañía y que las nuevas tecnologías basadas en la Web influyen en la industria
tanto de forma positiva como negativa y la comprensión de este impacto es esencial para los
administradores. En síntesis, las cinco fuerzas competitivas son las siguientes: Gracias a La
Internet nacen nuevos competidores y a su vez, oculta las diferencias entre ellos; La Internet
transfiere mayor poder a los consumidores finales, tiende a incrementar el poder de negociación
de los proveedores, crea nuevas amenazas de productos sustitutos y existe mayor rivalidad entre
competidores. Por consiguiente, Porter indica que una compañía puede adoptar una de estas tres
estrategias: La diferenciación, el liderazgo de costos o el enfoque específico. A su vez, las
compañías pueden usar la Internet para dar apoyo y reforzar el enfoque estratégico que escojan.
Otra estrategia a tomar en cuenta es la de formación de asociaciones la cual consiste en que las
compañías pueden lograr ventajas competitivas si cooperan con otras empresas en lugar de
competir con ellas, dicha estrategia se vuelve cada vez más popular debido a las ventajas que
supone: promueve la innovación, se amplían los mercados y se persiguen metas conjuntas.
El paso final en el proceso administrativo estratégico es la implementación. Indistintamente de
que tan creativa sea la estrategia formulada, la organización no recibirá ningún beneficio si se
implanta de una manera incorrecta. Una vez que se selecciona una estrategia, se implementa a
través de cambios en el liderazgo, en la estructura, en la información, en los sistemas de control y
en los recursos humanos.
La principal clave para la implementación exitosa es el liderazgo. El liderazgo es la capacidad de
influir sobre las personas para que se adopten los nuevos comportamientos que serán necesarios
para la implementación de una estrategia. Cuando las personas participan en la elaboración de
estrategias, la implementación es más sencilla porque los administradores y los empleados
entienden las razones y se sienten más comprometidos con ella.
Los recursos humanos de la organización son sus empleados y la capacitación de ellos por parte de
la empresa puede ayudarlos a entender el propósito y la importancia de una nueva estrategia.
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