Un análisis de los tipos de herramientas colaborativas y su mejor uso en el trabajo colectivo

1. Uso de herramientas colaborativas para el
trabajo de grupo
Javier Blanco 2012

2. A nadie al ver un martillo en una caja de herramientas se le
ocurre pensar “tengo que clavar puntillas”.
En realidad el proceso es al contrario: Cuando tienes que
clavar una puntilla piensas “voy a por el martillo.”
En el resto de actividades es exactamente lo mismo. No es la
herramienta la que determina que haya que usarla, sino el
problema el que reclama la existencia de una herramienta.

3. Entonces hagámoslo bien.
Identifiquemos cómo se trabaja en grupo e indiquemos qué
herramientas pueden ayudarnos en cada una de las
actividades de ese trabajo.
Las pondremos a la izquierda por orden de idoneidad (más
recomendable arriba)
Luego haremos un análisis de ventajas y desventajas de ellas
y también compararemos las herramientas corporativas y las
que están disponibles de manera gratuita o casi gratuita en la
Red.

4. Cuando hablamos de trabajar en grupo siempre se nos viene
a la cabeza estar trabajando todos juntos.
Sin embargo, en la mayoría de los casos, el trabajo en grupo
consiste en la división del trabajo en tareas individuales y la
puesta en común de los resultados.
Por lo tanto, las herramientas para el trabajo en grupo deben
ser capaces de dar servicio a esta forma de trabajar.

5. RESULTADO
Sólo algunas de las actividades
de grupo precisan de la
reunión de todos los
Reunión miembros.
Muchas actividades son
Acumula- Trabajo
individuales o por pares, si no,
ción Individual el grupo no funcionaría.
El ciclo que mostramos podría
ser un proceso normal de
trabajo en grupo.
Inclusión Puesta
de en La habilidad y eficiencia de sus
Cambios Común miembros determinará cuantas
veces se habrá de repetir el
ciclo antes de tener los
resultados de su trabajo.

6. FORO
VÍDEO
CONFERENCIA El proceso de detectar las tareas a repartir es en sí mismo
una actividad individual que se ejercita durante la reunión de
inicio de un proyecto:
•Cada miembro del grupo piensa opciones y las pone en
común escuchando lo que los otros miembros del grupo
tienen en su cabeza.
•Alguien toma la iniciativa, o recibe el nombramiento, para
coordinar e ir consolidando las ideas que van quedando
claras.
•Al final se tiene un resultado: las tareas a repartir.

7. WIKI
FORO Cuando se trabaja individualmente siempre es recomendable
tener acceso al grupo, o a alguno de sus miembros, para obtener
ARCHIVOS OL ayuda o una revisión crítica de nuestro trabajo.
E-MAIL
Por lo tanto, nuestro trabajo deberá estar accesible para
compartir en cualquier momento y se deberá poder recuperar
tanto la versión original como los cambios propuestos por los
miembros consultados.
Esta consulta debe ser puntual porque cada miembro tiene su
propio encargo. Deberemos estar disponibles para prestar ayuda
a otros miembros del grupo.

8. WIKI
FORO Uno de los principales problemas que tienen las reuniones es que
el grupo puede ignorar todos los detalles de lo que se va a tratar y
ARCHIVOS OL por lo tanto llegar con ideas distintas sobre la misma.
E-MAIL
En esos casos las reuniones son largas, pesadas, improductivas.
Es mejor llegar a la reunión con la visión clara de su propósito y
nuestras opiniones preparadas para exponer y nuestra voluntad
preparada para escuchar y concluir.
Es preciso por tanto tener acceso a la documentación previa
sobre la que girará el debate.

9. CHAT
FORO La reunión para la revisión de los trabajos debe tener un
VÍDEO
propósito o fin que no debe perderse de vista. El objetivo
CONFERENCIA debe alcanzarse sí o sí, de lo contrario la reunión no habrá
servido para nada.
Por otra parte, los miembros del grupo, sabidos los extremos
de discusión y conformadas sus propias opiniones sobre los
mismos, deben poder y saber expresarlas y permitir y
comprender las opiniones de los demás.
Es necesaria una herramienta que permita explicar las
opiniones incluso enviando documentación, gráficos o
anotaciones.

10. ARCHIVOS OL
WIKI Llega un momento en un trabajo grupal en que las distintas tareas
individuales, después de haber sido revisadas por el grupo, deben
confluir en un solo producto.
Esta tarea no puede realizarla el grupo sino una sola persona a la
que podríamos denominar de muchas formas pero que en
definitiva debe tener la capacidad de resumir, redactar, formatear
y respetar el encargo del grupo.
Para ello, debe tener acceso a todas las propuestas y
conclusiones del grupo así como a los documentos que deberá
aglutinar en el producto final.

11. ARCHIVOS OL
WIKI Una vez concluido el trabajo, el grupo lo revisará y lo aprobará
haciendo suyo la suma de todos los trabajos individuales, las
revisiones por pares o subgrupos y la edición final del mismo.
Para ello, debe disponer de un espacio en el que quede para
siempre el producto final de su trabajo.
Este espacio debe quedar fijado y ser accesible por el destinatario
del mismo y todas aquellas personas que tengan un interés en sus
resultados según su propósito.

12. Ventajas
Sirven para intercambiar opiniones de forma asíncrona: no todos
tienen que estar conectados.
Permiten la inclusión de documentos de apoyo.
Existe memoria fidedigna de la discusión.
Desventajas
Son lentos para llegar a una conclusión, del orden de días.
Exigen un dominio del lenguaje escrito.
Aplicación
Reuniones para tomar decisiones complejas o elaboradas.

13. Ventajas
El contacto es muy cercano y eficaz emocionalmente.
El debate es rápido, como si fuera presencial.
Desventajas
Requieren una infraestructura TIC de última generación.
No existe memoria fidedigna de las opiniones.
Aplicación
Reuniones para tomar decisiones rápidas.

14. Ventajas
Permite generar documentación entre varias personas
simultáneamente.
Guarda registro de todos los cambios con indicación de su autor y
fecha.
Desventajas
Su edición no es especialmente agradable, en comparación con
un procesador de textos estándar.
Aplicación
Generación de documentación y productos finales.

15. Ventajas
Permite generar documentación que puede ser consultada
instantáneamente por otras personas.
Desventajas
No guarda recuerdo de las distintas ediciones o versiones.
En algunos casos, la edición simultánea puede causar pérdida de
información.
Aplicación
Generación de documentación y productos finales.

16. Ventajas
Permite enviar mensajes y documentos a sus destinatarios
aunque éstos no estén conectados.
Desventajas
Exige un control exhaustivo de la correspondencia.
El grupo desconoce el intercambio entre sus miembros.
Aplicación
Envío de borradores o documentos para revisión.

17. Ventajas
Permite charlar de forma ágil y síncrona.
Desventajas
Existe una cierta pérdida del registro de opiniones.
No permiten grandes explicaciones ni inclusión de documentos.
Exige que todos los convocados estén conectados
simultáneamente.
Aplicación
Toma de decisiones rápidas.

18. Ventajas
El sistema está garantizado por la corporación.
El acceso está garantizado por la corporación.
La información queda en la corporación.
El grupo puede obtener ayuda de la corporación.
Desventajas
El grupo dispone sólo de lo que la corporación le facilita.
El trabajo puede ser monitorizado por la corporación.
El trabajo queda en la corporación.

19. Ventajas
Gran abanico de posibilidades, siempre en aumento.
Mayor usabilidad.
La corporación no puede limitar ni el acceso ni los permisos.
Desventajas
No existe garantía de acceso o disponibilidad en cuentas gratuitas.
Las cuentas pertenecen a una sola persona que es en realidad la
propietaria de la información.
Existen graves problemas de seguridad y confidencialidad.

20. Uso de herramientas colaborativas para el
trabajo de grupo
Javier Blanco 2012