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Herramientas para Facilitar Sesiones Remotos

Giovanny  Cifuentes
Giovanny  Cifuentes
Giovanny CifuentesEnterprise Lean Agile Consultant en NTT Data Peru

En esta presentación compartire algunas herramientas para la facilitación de reuniones remotas para utilizar en equipos agiles tales como los eventos de Scrum, sesiones de coaching, entrenamientos, planificaciones conjuntas entre otras, con el objetivo que los participantes pueden utilizar las recomendaciones en su dia a dia.

Herramientas para Facilitar Sesiones Remotos

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El trabajar exitosamente en remoto
es una habilidad, como programar,
diseñar o escribir...
Y toma tiempo y compromiso
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Herramientas
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Herramientas para Facilitar Sesiones Remotos

  • 1. Herramientas Para Facilitar Sesiones Remotas GiovannyCifuentes TRABAJO REMOTO @igacifuentes /igacifuentes giovannycifuentes.com
  • 2. 2 igacifuentes El trabajar exitosamente en remoto es una habilidad, como programar, diseñar o escribir... Y toma tiempo y compromiso cultivarla Alex Turnbull Ceo Of Groove
  • 3. Herramientas “Ninguna tecnologia nos hace comunicar, colaborar, crear, compartir, innovar, etc.” La tecnología puede facilitar y mejorar todas estas acciones. Sin embargo la voluntad de las personas es lo único que impulsa la acción. Formanchuk
  • 4. 4 igacifuentes Boards Digitales Crea, colabora y centraliza la comunicación para los equipos de trabajo. Son espacio de trabajo digital para la colaboración visual. MIRO Source : https://miro.com https://www.mural.co/ MURAL
  • 5. 5 igacifuentes Temporizadores Mantiene el ritmo y el enfoque durante su los tiempos de la agenda de las sesiones. Online stopwatch Source : https://www.online-stopwatch.com https://www.agilepokerclock.com/ Agile póker clock
  • 6. 6 igacifuentes Recolección de información en tiempo real Interactúa con tu audiencia mediante la recolección de información en tiempo real MENTIMETER Source : https://www.mentimeter.com https://kahoot.com KAHOOT
  • 7. 7 igacifuentes Toma de decisiones Estableciendo los criterios sobre las opciones y mostrarlos visualmente para llegar a un concenso JIRA Source: https://www.atlassian.com/software/jira https://www.planningpoker.com/ Planning poker
  • 8. 8 igacifuentes Repositorios de Información Lugar seguro para almacenar todos los archivos y te permite tenerlos al alcance de la mano en cualquier momento por cada una de las personas y trabajarlos de fomra colaborativa One Drive Google Drive
  • 9. 9 igacifuentes Comunicación asincrónica Herramienta centro de colaboración, los miembros del equipo envían mensajes, historial de búsqueda y organiza la información Teams Slack Source: https://www.atlassian.com/software/jira https://slack.com
  • 10. 10 igacifuentesSource : https://online-collaboration-tools.zeef.com/robin.good
  • 11. Ice Breakers “Actividades para energizar a las personas antes de una sesion” Los rompehielos virtuales son una excelente manera de conocer a las personas de su equipo. ¡Son preguntas rápidas y divertidas, destinadas a aligerar el estado de ánimo, iniciar una conversación y hacer que todos hablen y participen desde el primer momento! collaborationsuperpowers.com
  • 12. 12 igacifuentes Ambientación Luego de experimentar las emociones se dan paso a los sentimientos y a las conductas. Se recomienda reproducir música antes de iniciar una sesión • Crea un ambiente ameno para los participantes. • El resultado de la música en los organismos: una sonrisa, una carcajada o una lágrima. • La memoria tiene un fuerte componente emotivo, y la música es una fuente perfecta para evocar imágenes, palabras y escenas del pasado. • Buscar el ritmo, melodía y armonía que se adapte al contexto. ¿Por que usarlos? Source : https://puntoedu.pucp.edu.pe/opinion/por-que-una-cancion-es-alegre-o-triste/
  • 13. 13 igacifuentes Ice Breakers Aunque los rompehielos virtuales pueden ser muy divertidos, no son apropiados para cada reunión. Es importante que primero identifique a su audiencia. Se recomienda Activar las Camaras durante las dinámica • Crean una oportunidad para que todos hablen al comienzo de la reunión, lo que según la ciencia, aumenta enormemente las posibilidades de que vuelvan a hablar durante la reunión. • Te dan una idea de las personalidades o estados de ánimo de tus compañeros de equipo. • Con el tiempo, los rompehielos pueden ayudarlo a conocer a las personas y agregar una capa de diversión que ayuda al equipo a unirse de una manera muy singular. ¿Por que usarlos? Source : https://www.collaborationsuperpowers.com/44-icebreakers-for-virtual-teams/
  • 14. 14 igacifuentes 1.Check IN y Check Out Actividades para que conocer cualquier cosa que indique cómo podría sentirse alguien. • ¿Cómo te haz sentido trabajando desde casa? • ¿Cuál es el estado de animo para la sesión? • ¿Cuáles son los desafíos que se están presentando? • ¿Qué te llevas de la sesión? • ¿Cómo te pareció la sesión? Pregunta s Presentar resultados
  • 15. 15 igacifuentes 2.Preguntas y Respuetas Si se está buscando una forma divertida de comenzar una reunión, pruebe realizando una los siguientes preguntas • ¿Cuál fue lugar donde viajo que mas lo impacto? • ¿Cuál fue su primer trabajo? • ¿Cuál es tu película favorita y por qué? • Si tuviera que renunciar a su comida favorita, ¿cuál sería la más difícil de abandonar? • ¿Cuál es un alimento que nunca querrás volver a probar? • Si ganara un boleto de lotería y tuviera un millón de dólares, ¿qué haría con él? • Se te ha dado acceso a una máquina del tiempo. ¿A dónde y cuándo viajarías? • Si pudieras ser un superhéroe y tener superpoderes, ¿cuál te gustaría tener y por qué? • Si pudieras transportarte a cualquier lugar al instante, ¿a dónde irías y por qué? • ¿Cuál es un elemento que realmente debería tirar, pero que probablemente nunca lo hagas? Preguntas Source : https://www.icebreakers.ws/small-group/good-icebreaker-questions.html https://www.collaborationsuperpowers.com/44-icebreakers-for-virtual-teams/
  • 16. 16 igacifuentes 3.Interacciones Ayuda a romper las barreras entre los participantes de la sesión, crea un entorno de confianza y permite conectar entre las personas DOS VERDADES Y UNA MENTIRA • Pídale a cada participante que escriba tres declaraciones sobre sí mismo. Use una nota adhesiva por declaración. Asegúrese de que uno de ellos sea una mentira y los otros dos sean ciertos. • Cada miembro puede votar qué afirmación cree que es la mentira colocando sus puntos de colores al lado de la mentira. • Una vez que todos hayan votado, revele la respuesta correcta y brinde a los miembros del equipo la opción de hacer preguntas de seguimiento sobre cualquier declaración loca. Actividades Source : https://conceptboard.com/blog/icebreakers-in-virtual- teams/
  • 17. 17 igacifuentes 3.Interacciones Ayuda a romper las barreras entre los participantes de la sesión, crea un entorno de confianza y permite conectar entre las personas TOMA UNA FOTO DE…. • Elija una de las categorías enumeradas en la pizarra: su habitación / lugar de trabajo; algo en tu escritorio; tus calcetines o zapatos; o una vista fuera de su ventana; y luego borra los otros. • Pida a los participantes que tomen una foto y la agreguen a la pizarra para compartir. • Asegúrese de darles a todos el tiempo suficiente para tomar una foto antes de tener que compartirla con el grupo. • Juegue pidiéndoles a los demás que adivinen dónde está o simplemente analice por qué eligió esa imagen. • Puede hacer de este un rompehielos regular antes de sus reuniones semanales eligiendo un nuevo tema cada semana. Actividades Source : https://conceptboard.com/blog/icebreakers-in-virtual- teams/
  • 18. 18 igacifuentes 3.Interacciones Ayuda a romper las barreras entre los participantes de la sesión, crea un entorno de confianza y permite conectar entre las personas ACERTIJOS VISUALES • Utilicar acertijos para que los participantes traten de descrubrir la respuesta. Actividades Source : https://www.cocolisto.com/acertijos-visuales/
  • 19. Facilitacion de Eventos Remotos “Ajusta tus eventos ágiles al nuevo contexto” Establecer formas de trabajo definidas proporciona transparencia y orientación a los equipos, asegurando que todos, independientemente de su rol y ubicación, estén alineados a nuevos procesos y mecanismos para trabajar juntos de forma remota. ThoughtWorks
  • 20. 20 igacifuentes Agendar Sesión Garantizar que el equipo alcance los objetivos / maximizar la participación de las partes interesadas adecuadas / optimizar la colaboración Establecer objetivos Comunicar objetivos explícitos para mantener a las personas enfocados. ¿Cual es el resultado de la sesión ? Invitación Participantes Grupos de 10-25 personas trabajan mejor. Las actividades prácticas son difíciles con grupos más grandes. Incluya una combinación de roles para diversas perspectivas. Determinar cómo Colaborar Haga estrategias para la situación remota de su equipo. Es probable que necesite una combinación de herramientas que debe configurar y probar de antemano. Establecer fecha, hora, Duración Las sesiones de 1 a 2 horas funcionan mejor. Programe segmentos múltiples si es necesario, realice descansos para cada hora de actividad Calendario Programe la videollamada y asegúrese de que los participantes remotos se unan desde un lugar tranquilo. Source : THE DEFINITIVE GUIDE TO Insights, tools, and case studies from digitalfirst companies and expert facilitators FACILITATING REMOTE WORKSHOPS MURAL
  • 21. 21 igacifuentes Definir Dinámica Fomentar la creatividad en el grupo / Crear un flujo fluido / Maximizar el compromiso durante la sesión Seleccione actividades Elija actividades para involucrar al grupo y alcanzar sus objetivos. Ice breakers, interacción y toma de decisiones Personalizar, Modificar métodos No todos los ejercicios funcionarán bien en una configuración remota. Adaptar pasos para trabajar con las herramientas que tendrás en un contexto remoto. Tiempo de Actividades Establezca límites de tiempo para mantener la atención enfocada. Divida las actividades en pasos cortos. Visualice el tiempo para cada actividad. Mantener el foco Mantenga la acción en marcha. Aproveche la multitarea y requiera que los participantes usen diferentes canales, por ejemplo, cambiar de chat a video a un documento y viceversa. Preparar Artefactos Planifique los espacios para trabajar en las herramientas, numere pasos claramente para orientación. Ensayar Ejercicios Realice cada paso usted mismo o con un co facilitador para identificar posibles problemas, por ejemplo, el tiempo necesario por ejercicio, etc.Source : THE DEFINITIVE GUIDE TO Insights, tools, and case studies from digitalfirst companies and expert facilitators FACILITATING REMOTE WORKSHOPS MURAL
  • 22. 22 igacifuentes Aumentar la probabilidad de participación / reducir el riesgo de desviarse / maximizar el tiempo de colaboración juntos Source : THE DEFINITIVE GUIDE TO Insights, tools, and case studies from digitalfirst companies and expert facilitators FACILITATING REMOTE WORKSHOPS MURAL Herramienta Central Establezca un lugar central en línea para presentar el propósito de la taller y resumen de los resultados. Esto sirve como base de operaciones para el equipo. Compartir invitación herramientas Invite a los participantes y envíe recordatorios. Sea claro sobre lo que se espera de ellos. contorno detalles del equipo, herramientas y tareas. Introducir herramientas Las sesiones remotas se ralentizan si solo una persona no puede usar las herramientas de manera efectiva. Asegurar todos tienen acceso e incluyen enlaces y guías para aprender por adelantado. Definir Dinámica
  • 23. 23 igacifuentes Durante la Sesión Maximizar la efectividad de cada actividad / Aumentar la participación del equipo / Asegurar que se cumplan los objetivos Bienvenida Únase temprano y salude a las personas cuando vengan. Evaluar su configuración y hacer ajustes, por ejemplo, informar a alguien sobre el ruido de fondo o solucionar problemas de acceso. Presentarse (Si no se conocen) Si no lo ha hecho, asegúrese de que todos sean presentados. (Ver método "Yo en Imágenes "). Pídales que compartan detalles personales para una mejor formación de equipos. Explicar la dinámica de la sesión Repase las herramientas y haga que todos usen cada aplicación brevemente para verificar que puedan colaborar. Distribuya direcciones de correo electrónico y manejadores de chat para conectar el grupo. Energizar a los participantes Realice un ejercicio de calentamiento con los participantes Source : THE DEFINITIVE GUIDE TO Insights, tools, and case studies from digitalfirst companies and expert facilitators FACILITATING REMOTE WORKSHOPS MURAL
  • 24. 24 igacifuentes Durante la Sesión Maximizar la efectividad de cada actividad / Aumentar la participación del equipo / Asegurar que se cumplan los objetivos Visualizar Información Mostrar los artefactos o herramientas a utilizar para que todos los participantes tengan un entendimiento compartido de lo que se esta conversando Decidir juntos Obtenga el consenso del equipo utilizando el chat para una votación rápida. O, configure una encuesta por adelantado o use Una herramienta para hacer votaciones. Documentar qué Sucedió Capture contenido en documentos compartidos y en pizarras digitales a medida que se crea. Designe escribas para asegurarse de que todo esté documentado. Crear una acción Plan Asigne responsables a los elementos acordados en la sesión. Configurar un repositorio de gestión para garantizar el seguimiento. Enviar una Resumen Enviar los artefactos de la sesión a los participantes con los resultados clave y los comentarios del grupo. Solicitar Feedback Pedir feedback a los participantes para buscar acciones de mejora en las sesiones Source : THE DEFINITIVE GUIDE TO Insights, tools, and case studies from digitalfirst companies and expert facilitators FACILITATING REMOTE WORKSHOPS MURAL
  • 25. 25 igacifuentes Reuniones Informales Las charlas informales en la oficina son cruciales para la integración del equipo, la revisión de ideas y la serendipia (ideas valiosas que surgen por casualidad). Es necesario continuar con esas pausas de trabajo para fortalecer la cercanía con el equipo • Algunos equipos inician el día así, otros lo hacen durante el almuerzo o al final del día. • Otros reservan espacios de 15 minutos durante el día. Y algunos otros, lo hacen espontáneamente. • Lo que resulte para cada uno dependerá de su dinámica de trabajo. Antes de Durante • Dar a cada miembro del equipo que se reunirá el tiempo para preparar una bebida o un snack. • Cámaras encendidas para mejorar la interacción. • Como en cualquier charla informal, no hay agenda ni orden establecido. • Alejarnos de la mesa de trabajo y conectarnos con un dispositivo móvil nos permitirá libertad de movimiento y permitirá crear el ambiente informal. • Para no perder la percepción del tiempo es bueno usar una alarma o temporizador.
  • 26. 26 igacifuentes Dificultades La facilitación remota viene con una multitud de variables y desafíos. Dificultad La gente esta aburrida Deja de hablar, haz una pregunta. ¿Qué les impide participar? ¿Son estos los participantes adecuados? La gente está distraída La multitarea sucede. ¿Es momentáneo o crónico? ¿Se puede aprovechar? Pídales que busquen algo para el grupo. ¿La gente necesita un breve descanso? El tiempo no funciona Running overtime is very common. Can you safely omit an activity? Can you reduce the number of share outs? Can you break the agenda into two sessions? La tecnología no funciona Averigüe cuántos están afectados. ¿Alguien puede hacerse cargo de la solución de problemas? ¿Puedes cambiar el orden del día? ¿Puedes pasar a la discusión y tomar notas? Source : THE DEFINITIVE GUIDE TO Insights, tools, and case studies from digitalfirst companies and expert facilitators FACILITATING REMOTE WORKSHOPS MURAL
  • 27. 27 igacifuentes Dificultades La facilitación remota viene con una multitud de variables y desafíos. Dificultad Confundido por la dinámica ¿Cuántos están confundidos? ¿Alguien puede ayudar a entrenar a un grupo pequeño? ¿Necesitas comenzar de nuevo con todos? ¿Puedes simplificar la tarea de completar? No llegan a tiempo ¿Fue inevitable? ¿Debería comenzar la sesión más tarde? ¿Pueden contribuir por adelantado o asincrónicamente? Ruido ¿Qué tipo de problema de audio es? Diagnosticar un eco de inmediato. Silenciar a los participantes de manera predeterminada o manual. Vuelva a llamar, a veces eso soluciona el problema. Source : THE DEFINITIVE GUIDE TO Insights, tools, and case studies from digitalfirst companies and expert facilitators FACILITATING REMOTE WORKSHOPS MURAL
  • 28. Mindset Digital “Trabajar con equipos distribuidos no es sólo un cambio de ambiente y herramientas, es cambio de cultura y habitos. Para identificar y dar una respuesta efectiva a las oportunidades y retos digitales, es crucial desarrollar una mentalidad verdaderamente digital. iese.edu
  • 29. 29 igacifuentes Prácticas sociales Los equipos pueden ser altamente productivos trabajando de forma remota, pero para lograrlo deben generar confianza y establecer "normas sociales" que les permitan actuar • Sé empático: reconocer ese cambio y sea paciente mientras todos se adaptan a la nueva "normalidad”. Muchos estarán en situaciones desafiantes (niños en el fondo, tranquilidad o privacidad limitada, aislamiento social). • La conectividad es crítica: Resaltar la importancia de estar enfocados en las reuniones estando PRESENTES • Construir confianza requiere compromiso: Asegúrese de que los miembros del equipo tengan tiempo para interactuar socialmente (a través de video) ya que esto creará una conexión humana y aumentará la confianza y la productividad. Source : The Remote WorkPlaybook ThoughtWorks
  • 30. 30 igacifuentes Apoya a tu gente Para que el trabajo remoto sea sostenible, es crítico que consideremos la experiencia del empleado; ser deliberado sobre cómo nos comprometemos, motivar y apoyar a nuestros empleados Source : The Remote WorkPlaybook ThoughtWorks Ítem Descripción Inducción Tenga materiales de capacitación / aprendizaje y enlaces listos para cerrar brechas de habilidades o pila de tecnología conocimiento para incorporación de nuevos miembros del equipo Feedback Establecer un marco de 1: 1 con el equipo Miembros, confirme si los miembros del equipo se siente bien en como trabajan ya que es un diferente forma de trabajar y no todos hacen la transición fácilmente Bienestar Comparta información relacionada con el brote de virus con el equipo más amplio, incluyendo estado, acciones y actualizaciones de políticas. Social El equipo ha reservado un tiempo regular para juegos virtuales , deportes remotos o hacer algo social juntos Esto puede ser un período corto. (10-15 min) diariamente o un período más largo (1 hora) semanalmente.
  • 31. 31 igacifuentes ¿PREGUNTAS ? Contact Info Telefono: +57 311 565 4368 Email: me@giovannycifuentes.com Web: www.giovannycifuentes.com Social Media facebook.com/igacifuentes twitter.com/ igacifuentes linked.in/ igacifuentes

Notas del editor

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