Funciones del Letrado A. Justicia de España en el expediente digital

1. La importancia de la figura del letrado de la
Administración de Justicia en el nuevo expediente
judicial
Alberto Martínez de Santos
Letrado de la Administración de Justicia
Resumen: La Disposición adicional undécima de la Ley 18/2011, de 5 de julio, «reguladora
del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia»
dispone que todo proyecto de ley que disponga o incluya reformas en las leyes procesales
podrá ir acompañado de una declaración de requerimientos tecnológicos para su correcta
implantación y aplicación. En ese mandato se contiene un resumen del largo proceso de
desarrollo del expediente judicial electrónico en España y también, de su aislamiento respecto
a las reformas orgánicas y procesales que se han sucedido. Esa falta de coordinación no solo
afecta al impacto de cada una de estas, sino también a la intervención de todos los implicados
en la implantación del referido expediente electrónico y entre ellos la de los Letrados de la
Administración de Justicia que se encuentran, como estudiaremos en este trabajo, con una
legislación que solo parcialmente se adapta a las funciones que aquel exige.
Palabras clave: Reforma orgánica. Letrado Administración de Justicia. Fe pública judicial.
Expediente electrónico judicial. Papel cero. Formación de autos.
I. Introducción: reforma procesal, reforma orgánica, expediente
electrónico y justicia digital
La reforma de la Administración de Justicia se articula en tres pilares que avanzan a ritmo muy
diferente: la procesal, la orgánica y la electrónica o digital. Las dos primeras, que corren en
caminos paralelos y que nunca coinciden, persiguen finalidades distintas pues la primera, la
procesal, busca en todos los órdenes mayor celeridad, mayor eficacia y una limitación del acceso a
la justicia; mientras que la segunda, la orgánica, trata de adaptar la oficina judicial a nuevas
formas de organización o, si lo prefieren, de actualizar una gestión decimonónica de los recursos
humanos y materiales.
Estas dos reformas deberían realizarse simultáneamente y de hecho debería ser la oficina
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2. La reforma de la
Administración de
Justicia se articula en
tres pilares que
avanzan a ritmo muy
diferente: la procesal,
la orgánica y la
electrónica o digital
judicial la que reclamara las modificaciones legales que entendiera oportunas para mejorar la
respuesta de los órganos judiciales ya fuera en el trámite o en las resoluciones de derecho material
que se dictasen, pero por razones que escapan a este análisis no solo se siguen reformando los
ordenamientos procesales sin otra finalidad que la coyuntural de cada Legislador, sino que se
pretende que el impacto beneficioso que se busca se produzca inmediatamente y ello es difícil,
cuando no imposible.
Les dejo un apunte. Las últimas reformas orgánicas giran sobre la idea que los Jueces y
Magistrados deben dedicarse únicamente a juzgar y hacer ejecutar lo juzgado y con esa finalidad
se les descargó de todas aquellas tareas no vinculadas estrictamente a las funciones
constitucionales, atribuyéndose a los Letrados de la Administración de Justicia la competencia
sobre el trámite (1) . Y sin embargo las modificaciones procesales que debían acompañar a la
reforma orgánica o no llegaron a tiempo (la reforma procesal del año 2009), o suscitan
interrogantes de incomoda respuesta (la ley de jurisdicción voluntaria del año 2015) o, se ven
condicionadas a factores ajenos a nuestra tradición jurídica (la intervención a veces desconcertante
del Tribunal de Justicia de la Unión Europea que ha provocado modificaciones legales en el proceso
monitorio, la ejecución de título no judicial y la ejecución hipotecaria).
Así que esta especie de salto al vacío ha encontrado
numerosos obstáculos en su desarrollo que podemos resumir
de la siguiente forma:
(a) la confusión que produjo en el curso del proceso l a
doble intervención del Juez y del Letrado de la Administración
de Justicia con el dictado de resoluciones propias y, en
ocasiones, contradictorias;
(b) la falta de aceptación de no pocos colectivos a la
modificación de la estructura de la Administración de Justicia,
que se hizo mal y tarde en el ordenamiento procesal (2009),
cuando debería haberse adelantado en una reforma de la Ley
Orgánica del Poder Judicial (2003) y que no remedia la
segunda reforma de la misma (2015) (2) ;
(c) la existencia de la misma organización de personal, cuya división en tres cuerpos de
funcionarios carece en la actualidad de justificación y;
(d) las sucesivas reformas procesales, que desconociendo esta situación sobrecargan los
órganos judiciales con novedades que requieren un notable esfuerzo de adaptación. Paradigma
de esta afirmación lo encontramos en la inexplicable atribución a los Juzgados de Primera
Instancia de los concursos de las personas físicas.
Y todo lo dicho nos lleva al tercer pilar, el expediente judicial electrónico y sus velocidades de su
implantación, con lo que probablemente tengan que pasar muchos años para que España pueda
disponer de una justicia electrónica.
El expediente judicial electrónico se compone, en teoría, de los siguientes elementos: un
sistema de gestión procesal en el que se tramitarán electrónicamente los procedimientos (Minerva
Digital o el de la Comunidad Autónoma correspondiente); un sistema electrónico de intercambio
seguro de información entre los órganos judiciales y los operadores jurídicos (LexNet) que incluirá
al resto de administraciones y organismos públicos y a cualquier ciudadano; una aplicación que
permite el intercambio electrónico de los expedientes administrativos desde las administraciones
públicas a la de Justicia (cargador de expedientes administrativos);el visor que permite la consulta
de los procedimientos y de la documentación asociada a los mismos en formato electrónico (visor
documental Horus) y la aplicación que posibilita la firma digital de los documentos (Portafirmas).
Bajo este diseño mientras hay partidos judiciales en los que este expediente es casi una
realidad, en otros no se ha pasado de Lexnet como medio de notificación y en ambos casos, el
órgano judicial no tiene capacidad para limitar o condicionar el tráfico que generan las partes o
terceros que se relacionan con la Administración de Justicia, lo que conduce, ocioso es decirlo, a
que deban multiplicarse los recursos técnicos para evitar el colapso periódico del sistema.
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3. Por lo demás la ineficaz distribución competencial que soporta la Administración de Justicia
conduce a que sean varios los sistemas procesales electrónicos como los supuestos que podemos
encontrarnos cuando tratamos de abordar un análisis la situación actual, pues a las diferentes
velocidades de implantación que antes indicaba debemos añadir la de la estructura de la Nueva
Oficina Judicial, que no ha pasado todavía de sus primeras fases.
Pero eso no es una justicia electrónica, es sencillamente la versión electrónica del vigente
proceso en papel y esa curiosa modalidad obliga a una adaptación de las normas orgánicas y
procesales al nuevo medio (el electrónico) en el que deberán aplicarse. Tarea que por lo demás que
no se antoja excesivamente difícil si la comparamos con la podría plantearse en el futuro en
relación a las actuaciones procesales automatizadas (3) .
II. La fe pública y la función de documentación en el expediente
electrónico
Dice el art. 26. 1 Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la
información y la comunicación en la Administración de Justicia, que el expediente judicial
electrónico es el conjunto de datos, documentos, trámites y actuaciones electrónicas , así como de
grabaciones audiovisuales correspondientes a un procedimiento judicial, cualquiera que sea el tipo
de información que contenga y el formato en el que se hayan generado.
Si partimos de la implantación definitiva de dicho expediente, ejercicio teórico obligatorio para
analizar la intervención de los Letrados de la Administración de Justicia, es evidente que dos de las
funciones que tradicionalmente se han atribuido a este Cuerpo se transforman, pero no
desaparecen y de hecho se potencian, porque la mezcla conceptual que aparece en el art. 452
LOPJ (4) hace imposible deslindar en un entorno virtual dónde comienza la fe pública y donde
termina, mientras que la función de documentación nada tendría que ver con la formación física de
autos, pero sí con el principio de legalidad (5) y, sobre todo con los de autonomía e independencia
con los que se ejercería la citada fe pública.
En tal sentido la STC 55/2015, de 16 de marzo (ECLI:ES:TC:2015:55) precisa que el producto
de la actividad de documentación «se configura como fuente auténtica de la realidad de lo actuado
gracias a la fe pública emanada del Secretario Judicial, quien a tal efecto deja "constancia
fehaciente" de lo que presencia (arts. 453.1 LOPJ; 145.2 LEC y 5 del Reglamento orgánico del
cuerpo de Secretarios Judiciales). De este modo, respecto de las actuaciones testimoniadas por
este último hemos dicho que "resulta correcto el adagio quod non est in actis, non est in mundo, es
decir, lo que no está en las actuaciones, no existe" (STC 32/1999, de 8 de marzo, FJ 5). Tal
afirmación no obsta, sin embargo, cuando resulta preciso, a la eventual integración de los datos
faltantes en ese soporte, con otros medios de prueba (ATC 167/2000, de 7 de julio, FJ 1); o al
propio control de lo que haya sido certificado (ATC 152/2004, de 27 de abril, FJ 1)».
Y ¿esa autenticidad como se logra en el expediente electrónico? Son numerosos los estudios que
se han dedicado a la fe pública judicial y a la funciones de los antiguos Secretarios Judiciales y a
ellos me remito por lo que ahorrare al lector la transcripción de conceptos y definiciones que
probablemente no le interesen. Ahora bien, el problema que planteó la reforma procesal del año
2000 y la posterior de la Nueva Oficina Judicial, con la discusión sobre las actuaciones en las que
sería precisa la fe pública judicial y con la estricta separación de funciones entre el Poder Judicial y
el Cuerpo de Letrados de la Administración de Justicia, lo ha resuelto el expediente judicial
electrónico y paradójicamente, en el mismo entorno virtual, permítanme la expresión, se reúnen
funciones y competencias de Magistrados, Letrados de la Administración de Justicia y de otros
Cuerpos al servicio de la Administración de Justicia. Esto significa que no habrá ya nada fuera del
proceso y la firma electrónica, mediante la que se ejerce la fe pública judicial, multiplica su
relevancia en la constancia fehaciente de la realización de actos procesales y de la producción de
hechos con trascendencia procesal (art. 453 LOPJ).
En esa línea el art. 27. 3 Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la
información y la comunicación en la Administración de Justicia establece que tendrá la consideración
de documento público el documento electrónico que incluya la fecha electrónica y que incorpore la
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4. Los Letrados de la
Administración de
Justicia han pasado
de ser redactores de
actas a
responsabilizarse de
la integridad del
proceso mediante la
fe pública judicial,
que se les atribuye
con exclusividad y
plenitud
firma electrónica reconocida de Letrado de la Administración de Justicia, siempre que actúe en el
ámbito de sus competencias, conforme a lo dispuesto en las leyes procesales; siendo así que el
primer apartado del citado art. 27 Ley 18/2011 define el «documento judicial electrónico» como las
resoluciones y actuaciones que se generen en los sistemas de gestión procesal, así como toda
información que tenga acceso de otra forma al expediente, cuando incorporen datos firmados
electrónicamente en la forma prevista en la Ley.
En suma los Letrados de la Administración de Justicia han pasado de ser redactores de actas a
responsabilizarse de la integridad del proceso mediante la fe pública judicial, que se les atribuye
con exclusividad y plenitud (art. 453 LOPJ). En teoría sin fe, o lo que es lo mismo sin fedatario
judicial el Juzgado o Tribunal no podría actuar, no podría ejercitar la potestad y función
jurisdiccional de un modo válido (6) , pero ¿estas afirmaciones seguirían siendo válidas con el
expediente judicial electrónico?, ¿es necesario o posible circunscribir la fe pública judicial a lo
«verdaderamente importante» (7) o a determinados actos?
Pues bien, si tenemos en cuenta además que las partes
dispondrán de un acceso al expediente judicial electrónico
similar al del órgano judicial (8) , la repetida función de
documentación se transforma como también lo hace la
formación de los autos y expedientes (art. 454.1 LEC) y
mientras esta vendría impuesta (sic) por el sistema procesal
electrónico (ex. art. 26.3 Ley 18/2011), aquella aparecerá
unida a la firma electrónica lo que implicará, en segundo lugar,
por sus propias características una garantía reforzada para las
partes y terceros interesados que no hace falta explicar. Y otro
tanto cabría afirmar de la constancia de las resoluciones que
dicten los jueces y magistrados, o los propios letrados cuando
así lo autorice la ley (art. 454.1 LOPJ).
Ni que decir tiene que el último punto a solventar sería el
de la integración de la firma electrónica del Letrado con la del
Magistrado ya que la constancia en el expediente de las
resoluciones judiciales no requeriría en principio de u n a
segunda firma electrónica, pero no hablamos de eso, sino de la integridad del proceso y este es un
asunto tan sencillo de plantear como difícil de resolver: pensemos, por ejemplo, en el caso, cada
vez más frecuente, de la intervención de varios Jueces o Magistrados en el mismo Juzgado o, de
las Secciones de las Audiencias Provinciales.
También es cierto que la función de dejar constancia de las resoluciones que dicten los jueces y
magistrados en los correspondientes procedimientos no forma parte del contenido de la fe pública
(art. 453 LOPJ; art. 145 LEC; art. 5 ROCSJ), sino del de documentación (art. 454.1 LEC; art. 6.a
ROCSJ) o, más propiamente, del de formación, custodia y conservación de los autos (art. 148 LEC)
«de modo y manera que no comprendería la supervisión de ninguno de los aspectos del contenido
de las resoluciones judiciales, la fecha de éstas incluidas, sino solo la de su autenticidad, entendida
como la procedencia de su autor y la correspondencia con el concreto procedimiento al que se halla
destinada, más allá de lo cual no les alcanzaría ninguna responsabilidad por las distorsiones de la
realidad que en las resoluciones pudieran contenerse» (9) .
Esto es, «la documentación de las actuaciones no constituye un requisito de validez de los actos
procesales, sino la prueba auténtica que permite constatar la realidad material de lo actuado» (10)
, si bien el problema que se apunta es que si apareciera en el proceso una segunda firma
electrónica (o varias, como tantos fueran los Magistrados que prestasen servicio en el órgano) o
una tercera (la de los Gestores procesales) sería imposible garantizar no ya la autenticidad, sino la
integridad del proceso.
No nos planteamos una hipótesis de laboratorio y el primer problema surge respecto a que debe
entenderse como autenticidad e integridad. Siguiendo en este punto a CASADO ROMAN (11)
definiremos la autenticidad como la «cualidad de auténtico», y la integridad como la «cualidad de
íntegro», de tal modo que se estará ante la autenticidad cuando queda acreditado de cierto y
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5. positivo por los caracteres, requisitos o circunstancias que en ello concurren, o con la certificación
con que se testifica la identidad y verdad de algo. En cambio, la integridad tendría lugar cuando no
careciera de ninguna de sus partes.
Y ¿cómo se puede garantizar la autenticidad e integridad de lo actuado? Es el legislador el que
da una solución clara al problema: con la firma electrónica reconocida u otro sistema de seguridad
que conforme a la Ley ofrezca tales garantías.
III. La entelequia del papel cero en la Administración de Justicia
Llegados a este punto y justificada la intervención garantizadora del Letrado de la
Administración de Justicia en el expediente judicial electrónico nos falta un último elemento que
refuerza esta tesis y una segunda que ahora apunto: la confusión entre la existencia de un
expediente digital con la entelequia del papel cero en esta administración.
El expediente digital no significa que deban ir amontonándose aplicaciones informáticas, ni que
deba desaparecer todo el papel de la oficina judicial y ello cualquiera que sea la fase de
implantación de dicho expediente, pues dependerá del acto o de la diligencia a practicar. La citación
de un testigo en cualquier orden jurisdiccional y las diligencias de lanzamiento en civil o de
entrada y registro en penal requieren de momento del papel, lo que en modo alguno significa que
luego no se integren en el expediente digital (12) o, que en un futuro no se realicen mediante el
empleo de instrumentos que permitan una integración inmediata y que ya se encuentran
disponibles en el mercado.
Al hilo de estas afirmaciones en la Reunión de Presidentes de Audiencias Provinciales celebrada
en León, del 14 al 16 de junio de 2017 se concluyó, entre otras cosas, que el expediente judicial
electrónico había de entenderse como un medio y nunca como un fin en sí mismo; que sería
deseable que en todo el territorio nacional hubiera una sola aplicación de gestión procesal y un
único modelo de expediente y, en tercer lugar, que debían establecerse condiciones mínimas para
que pudiera prescindirse de los expedientes en soporte papel (índice electrónico, visor de
documentos, un buscador potente e hipervínculos y la posibilidad de acceso remoto a la aplicación
informática fuera de la sede judicial) (13) .
Es más, «todo avance conlleva dificultades de implantación que es necesario afrontar con
perspectiva de futuro. Ahora bien, cuando se ven afectados derechos fundamentales de los
ciudadanos como el de tutela judicial efectiva en sus distintas vertientes, o la garantía de
presunción de inocencia, es imprescindible minimizar los riegos hasta prácticamente erradicarlos.
De ahí que, en tanto en cuanto no sea posible garantizar un óptimo funcionamiento del sistema
que reduzca los errores a lo meramente anecdótico, es necesario intensificar las cautelas y
compatibilizar los nuevos sistemas con otros que, sin frenar el avance tecnológico, garanticen los
fines del proceso». (STS Sala 2.ª, 529/2017 de 11 de julio de 2017 ECLI:ES:TS:2017:2810) (14) .
El Tribunal Supremo no dice nada nuevo para quienes, queramos o no, estamos implicados en la
implantación de nuevas tecnologías — concepto mucho más amplio que el del expediente
electrónico y que incluiría la plataforma del Punto Neutro Judicial, la aplicación de la cuenta de
consignaciones y todos los Registros administrativos creados por el Ministerio de Justicia—, pero sí
reitera una advertencia que tiene escaso éxito: el expediente electrónico judicial no puede
consistir en añadir una doble pantalla en cada puesto de trabajo, crear un par de iconos en el
escritorio y lanzar a cada funcionario a navegar por un nuevo sistema de gestión procesal (15) .
Tampoco es admisible que la Ley 18/2011 necesite de otros diez años para su entrada en vigor real
y, sin embargo sí que es aconsejable una cierta prudencia que asegure la fiabilidad del sistema y
dedicar algún recurso a la gestión de los recursos humanos y al rediseño de la organización de la
oficina judicial, porque la llamada Nueva Oficina Judicial (NOJ) no ha llegado todavía a ninguna de
las grandes capitales y no parece que lo hará a medio plazo.
¿Qué quiero decir con todo esto? Permítanme que les relate
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6. El expediente
electrónico judicial no
puede consistir en
añadir una doble
pantalla en cada
puesto de trabajo,
crear un par de iconos
en el escritorio y
lanzar a cada
funcionario a navegar
por un nuevo sistema
de gestión procesal
una anécdota. Hace algunos años una empresa de alta
tecnología le ofreció a una administración local una aplicación
informática de gestión administrativa. Los técnicos de la
administración comenzaron a pedir modificaciones a la
empresa h a s t a q u e l o s d e é s t a s e n e g a r o n y n o p o r
incapacidad, sino porque el sistema perdía con cada nuevo
«arreglo» una parte de su eficacia. Cuando los representantes
de la empresa se reunieron con los de la administración para
tratar de solucionar el problema, los de la última comentaron
que no podían hacer nada porque habían llegado a un acuerdo
con los sindicatos por el que a cambio de la implantación del
sistema no se perdía un solo puesto de trabajo, ni se
recolocaba a ningún funcionario, con lo que la aplicación
informática debía adaptarse a la organización, fuera o no la
adecuada y no al revés, siquiera parcialmente. El contrato no
se firmó.
Situación parecida es la que se da hoy en la Administración de Justicia. Fijémonos en un detalle
de notable relevancia: la justicia digital obliga a establecer una clara separación entre el art. 24 CE
en cualquiera de sus vertientes y el volumen del tráfico que puede gestionar un sistema
informático, porque se quiera o no, en el expediente electrónico el sistema gestión procesal es una
modalidad de un sistema informático (16) . No hablamos de algo novedoso, ni de una afectación a
la tutela judicial efectiva y, las limitaciones de extensión y de contenido se recogen, por citar un
solo ejemplo, en las Instrucciones prácticas a las partes sobre los asuntos sometidos al Tribunal
Superior de Justicia (17) .
Esa separación entre el derecho a la tutela judicial efectiva y la forma de su ejercicio implica
que deba ser la Administración de Justicia la que fije los requisitos de acceso a su sistema
mediante plantillas y formularios —no conozco ninguna previsión sobre tal extremo en España
aunque sí en todos los proyectos de otros países (18) — y, que no pueda ser posible que cualquier
petición, en la forma que entienda oportuna la parte o su dirección letrada, deba tramitarse. Otro
ejemplo ilustrará esta afirmación: la impugnación de una tasación de costas puede hacerse
empleando un formulario en formato PDF de dos hojas y en la que se refieran las resoluciones
favorables a la tesis del impugnante o, como puede suceder en la actualidad, mediante la
presentación de un escrito sin límite de extensión al que se acompañan las copias de esas
resoluciones.
Quedaría, para terminar, un último apunte sobre las herramientas informáticas que deberían
integrarse en el expediente del art. 26. 1 Ley 18/2011 porque si el objetivo final que pretende
alcanzarse no suscita interrogante alguno, no sucede lo mismo con los medios que el poder
ejecutivo —entiéndase por tal el Ministerio de Justicia, las Consejerías de Justicia y el Consejo
General del Poder Judicial— emplea para tal finalidad. Irrebatible es el supuesto del Registro
Central de Rebeldes Civiles del art. 157 LEC del Ministerio de Justicia que carece de utilidad
práctica por la investigación domiciliaria en tiempo real que facilita el Punto Neutro Judicial del
Consejo General del Poder Judicial y, que además evita el farragoso proceso de inclusión de datos
en el sistema, en el que el único papel del Letrado de la Administración de Justicia se refiere,
ocioso es decirlo, con la responsabilidad por la exactitud y no con la eficacia del registro en
cuestión (19) .
IV. La desaparición de la dación de cuenta (artículo 455 LOPJ) y la
transformación de obligación de custodia (artículo 458.1 LOPJ)
Entendía la doctrina que la dación de cuenta implicaba una misión técnica de cooperación por la
que el entonces Secretario Judicial estudiaba, valoraba y relataba al juez las peticiones de las
partes contenidas en los escritos que se presentaban, pronunciándose sobre lo que debía
acordarse.
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7. La reforma de la Ley Orgánica del Poder Judicial del año 2003 atribuyó al secretario judicial la
dación de cuenta en los términos establecidos en las leyes procesales (art. 455 LOPJ), lo que
condujo a las previsiones del art. 178 LEC y a una dación de cuenta que tenía que ver únicamente
con la responsabilidad por la falta de pronunciamiento del Juez o Tribunal y no con el impulso del
proceso (20) . Con la implantación de la Nueva Oficina Judicial, el concepto volvió a sufrir una
modificación: una cosa es lo que dijera el art. 178 LEC y otra bien distinta su encaje en el
expediente digital (LexNet), en los Servicios Comunes (donde no había Juez) y en los casos en los
que la competencia de la resolución del asunto correspondiera al Secretario Judicial. La Ley
Orgánica 7/2015 de 21 julio, conserva la responsabilidad del Letrado de la Administración sobre la
dación de cuenta, pero no respecto a su efectiva prestación.
Explica CASADO RODRÍGUEZ, que en su forma tradicional tuvo sentido en otro ámbito histórico,
tecnológico, normativo, organizativo e incluso físico, muy diferente al actual. La dación de cuenta
se justificó en un momento en el que el desarrollo tecnológico era nulo. Los escritos entraban en
papel, se registraban en libros manuscritos, no existían ordenadores ni aplicaciones informáticas. Y
la dación de cuenta podía tener sentido dentro del organigrama de los antiguos juzgados, aunque
hoy dentro del nuevo diseño, sería impensable que personalmente el Letrado de un servicio común
(ámbito natural del mismo) deba dar cuenta individualmente a cada uno de los Jueces (pueden ser
decenas) a los que sirve ese servicio (21) .
Dicho todo lo anterior, la redacción actual del art. 455 LOPJ es inaplicable en el entorno
tecnológico que describimos, siendo así que la labor técnica del entonces Secretario Judicial de
cooperación con el Juez acabó con la reforma de la Oficina Judicial y la separación de funciones de
unos y de otros, de tal forma que en una interpretación literal de la ley — y nada aconsejable en la
práctica diaria— la dación de cuenta, en último término, se ha sustituido de hecho por el recurso
de revisión del art. 454 bis LEC.
En consecuencia la dación de cuenta desaparece con el expediente electrónico judicial (art. 455
LEC) y tendrá más que ver con la dirección técnico procesal de la oficina judicial (arts. 454.2 y 457
LEC) que con la misión de cooperación que en tiempos pudo justificarla.
Y en cuanto a la custodia, que últimamente acercaba a los Letrados a una responsabilidad cuasi
objetiva en el caso de extravío de algún documento o del propio expediente (22) , no hace falta un
análisis excesivamente riguroso, ni profundo para concluir que la función del art. 458.1 LOPJ solo
puede entenderse en relación a las medidas de seguridad que se implanten para garantizar que el
acceso al expediente digital solo se produce por las personas autorizadas, de tal modo que si bien
no se producirá la sustracción o el extravío de ningún documento, se multiplicaran las posibilidades
de su alteración o modificación mediante el intento de accesos no autorizados al sistema.
V. La dirección técnico procesal y el impulso del proceso
Nos quedaría un último apartado en este breve análisis sobre el probable futuro del expediente
judicial. Los programas y aplicaciones informáticos son instrumentos al servicio de la
Administración de Justicia que redundan en beneficio de su mejor funcionamiento. Afectan al
soporte o continente de las actuaciones judiciales, facilitando extraordinariamente su
documentación, comunicación, archivo y recuperación, pero su utilización no determina lo que
haya de constar en las diligencias, providencias, autos o sentencias, ni en ninguno de los actos que
los Jueces y Magistrados han de realizar en el ejercicio de su cargo. Usar los programas y
aplicaciones de gestión procesal de manera que se aprovechen todas sus potencialidades parece de
sentido común. Acudir a los esquemas procesales incluidos en ellas redunda en el buen
aprovechamiento de las posibilidades que ofrece la informática en la Administración de Justicia y,
por tanto, en el mejor funcionamiento de Juzgados y Tribunales (23) .
Entre las múltiples funciones que la Ley Orgánica del Poder Judicial atribuye a los Letrados de la
Administración de Justicia destacan las de organización, gestión, inspección y dirección del
personal en aspectos técnicos procesales, asegurando en todo caso la coordinación con los órganos
de gobierno del Poder Judicial y con las comunidades autónomas con competencias transferidas
(art. 454.2 LOPJ), el impulso del proceso en los términos que establecen las leyes procesales
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8. mediante el dictado de las resoluciones necesarias (art. 456 LOPJ) y la dirección en el aspecto
técnico-procesal al personal integrante de la Oficina judicial, ordenando su actividad e impartiendo
las órdenes e instrucciones que estime pertinentes en el ejercicio de esta función (art. 457 LOPJ).
La adecuada tramitación de los procedimientos judiciales y el control mismo de esa tramitación
no es una cuestión ajena a los Letrados de la Administración de Justicia y ya desde su redacción
originaria la Ley Orgánica del Poder Judicial les encomendaba las funciones de dar a los autos el
curso ordenado por la ley, impulsando formalmente el procedimiento en sus distintos trámites y la
dación de cuenta, con atribución de la «dirección técnico-procesal de la Oficina Judicial» y de la
función de «velar por el cumplimiento de todas las decisiones que adopten los Jueces y Tribunales
en el ámbito de su competencia» (art. 3 RD 1608/2005, de 30 de diciembre). Es evidente que no
puede hacerse dejación de esas funciones porque el cargo se convertiría en algo absolutamente
inexistente respecto de una parte esencial de la actividad de un órgano jurisdiccional y es más,
aunque se aceptara que la forma general de tramitación fuera «el despacho directo del Juez con
los funcionarios», el Letrado tendrá la obligación legal de velar por el cumplimiento de lo ordenado
por el titular del órgano supervisando y controlando, en definitiva, la marcha del procedimiento
correspondiente (24) .
Nada de todo lo dicho cambia en el entorno digital y antes al contrario las posibilidades de
intervención del órgano judicial en el control del proceso aumentan por las siguientes razones:
— La dación de cuenta, que desaparece, se sustituye por los mensajes y las alarmas que
facilita el sistema lo que implica, en segundo lugar, que no pueda haber otra dilación que la
derivada de la respuesta del órgano judicial. Cuestión distinta es que como ocurre en la
actualidad se permita la presentación de cualquier escrito de trámite o de ejecución, tenga o
no que ver con el estado del asunto y las resoluciones precedentes. De ahí la insistencia en
que junto a la implantación tecnológica deba llevarse a cabo una reforma procesal que fije
claramente los límites del derecho de acceso a la jurisdicción.
— La distribución competencial de la Administración de Justicia probablemente impedirá el
empleo de un único sistema de gestión procesal, pero en los que se utilicen será también
imposible (quizá sea muy aventurado con esta afirmación) que cada órgano judicial cree su
propia colección de documentos y de modelos como sucede en la actualidad.
Claro que para que esta segunda afirmación tenga alguna probabilidad de éxito no solo será
imprescindible el establecimiento efectivo de la Nueva Oficina Judicial cualquiera que sea la
estructura que termine adoptando, sino una coordinación efectiva entre el Consejo General del
Poder Judicial, las Salas de Gobierno y los Secretarios de Gobierno de cada Comunidad
Autónoma (25) .
— Por último, la inmediata consecuencia de lo anterior es que los Letrados de la
Administración de Justicia verán facilitada su labor de impulsar el proceso ya que desde
cualquier terminal podrán acceder a cualquier petición pendiente de trámite o comprobar el
estado de cada proceso. Más aún, en una fase avanzada de la implantación del sistema la
actividad de la oficina judicial mejorara en calidad al reducirse el tiempo que se dedica a tareas
administrativas: piense el lector en el tránsito que se produce con los servicios comunes de
notificación y de ejecución o con las notificaciones que se realizarán automáticamente una vez
firmadas.
Ni que decir tiene que esta tercera conclusión encuentra, como en las dos anteriores, un
obstáculo que la contradice. Se confunde el impulso de oficio del art. 179 LEC con el dictado de una
resolución y eso no es lo que dice el artículo que habla muy claramente de «resoluciones
necesarias», requisito que exigirá tarde o temprano limitar las peticiones de las partes o de
terceros interesados en el proceso ya que en otro caso corremos el riesgo de trasladar al entorno
virtual lo que sucede con la creación de los órganos judiciales, que nunca son los suficientes.
NOTAS
Práctica de Tribunales nº 131, marzo-abril 2018, El expediente judicial, Nº 131, 1 de mar. de 2018, Editorial
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Reformas de la Ley Orgánica del Poder Judicial en las Leyes orgánicas 19/2003, de 23 de diciembre y
7/2015 de 21 julio.
Ver Texto
Entre otros ejemplos la STSJ ARAGÓN 419/2014, Sala de lo Contencioso-Administrativo de 3 de septiembre
de 2014 (ECLI: ES:TSJAR:2014:1115) resolvió un recurso de los Colegios de Abogados y de Procuradores
contra la organización de un servicio de apoderamiento apud-acta. La Sala entendió que aquella podía y
debía ejercerla el entonces Secretario del Juzgado donde se fuera a prestar esta diligencia o comparecencia
y así lo indicaba el art. 8 del Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales. No podía por tanto
ser ajena a estas competencias el organizar y diseñar, de qué forma se fuera a prestar una función atribuida
al Secretario y si este apoderamiento se haría personalmente ante el titular de la Secretaria y como quiera
que no es ésta la única función del mismo (registro y reparto de asuntos, videoconferencias, asistencia al
Juez Decano, estadística, asignación de vistas. etc.) «es evidente que necesario resulta limitar la presencia
a una determinada franja horaria, so pena de no poder efectuar el resto de sus funciones. Limitación de
horario que no considera este Tribunal inadecuada o restrictiva. Según consta en el expediente, se realizan
unos 24 apoderamientos diarios que perfectamente cabe en espacio de dos horas. Como se señala por la
Administración del Estado, en su contestación a la demanda sería más perjudicial para el servicio permitir
el apoderamiento durante toda la jornada, pues los ciudadanos deberían esperar a que por el titular se
acabase la función que estuviera realizando, con la espera y disfunción que eso conlleva».
Ver Texto
Consúltese HERRERO POMBO quien refiere la existencia de actuaciones administrativas en las que no es
necesaria la intervención de la voluntad humana; la máquina puede realizar este tipo de operaciones con
una simple programación. Se trata de algo que, de hecho, ya ocurre cuando registramos asientos contables
y es el programa el que «piensa» a que partidas presupuestarias se imputan, realizando las diferentes fases
del gasto; cuando el programa numera de forma automática los asientos del registro general, o cuando
efectuamos una combinación de correo. (HERRERO POMBO César, La conservación de los documentos
electrónicos: un nuevo desafío para la fe pública secretarial, El Consultor de los Ayuntamientos, n.o 18,
quincena del 30 Sep. al 14 Oct. 2014, Ref. 1880/2014, pág. 1880, LA LEY 6094/2014).
Ver Texto
Según establece el art. 452. 1 LOPJ los Letrados de la Administración de Justicia desempeñarán sus
funciones con sujeción al principio de legalidad e imparcialidad en todo caso, al de autonomía e
independencia en el ejercicio de la fe pública judicial, así como al de unidad de actuación y dependencia
jerárquica en todas las demás que les encomienden esta ley y las normas de procedimiento respectivo, así
como su reglamento orgánico. Las funciones de los Letrados de la Administración de Justicia no serán
objeto de delegación ni de habilitación, sin perjuicio de lo establecido en el art. 451.3 LOPJ.
Ver Texto
Desde el punto de vista del Letrado el principio de legalidad tendría una doble vertiente pues debe servir no
sólo como referente ineludible o como directriz suprema del comportamiento común y actuación genérica y
profesional del mismo enfocado como mero funcionario público, sino también y de un modo más particular,
debe ser examinado desde su faceta como institución jurídica, con potestas y autoritas, que debe
interpretar y aplicar el ordenamiento jurídico tanto a la hora de resolver conforme a derecho en ciertas
materias (art. 456 LOPJ) como cuando actúa aplicando el derecho de un modo gubernativo [arts. 452 2.º,
457 y 536 a) 10 LOPJ] (GÓMEZ ARROYO, José Luis, Comentarios al artículo 452 de la Ley Orgánica del
Poder Judicial, Diario LA LEY, n.o
6074, Sección Doctrina, 2 de agosto de 2004, Ref. D-171 y Diario LA LEY,
N.o
6075, Sección Doctrina, 16 de agosto de 2004, D-171, LA LEY 1764/2004).
Ver Texto
GARRIDO CARRILLO, Javier, La fe pública judicial y la documentación de los actos judiciales en la
administración de justicia digitalizada, Práctica de Tribunales, n.o
79, febrero 2011 (LA LEY 237/2011).
Ver Texto
Tomo la referencia de GOMEZ ARROYO que con relación a la reforma orgánica del año 2003 advirtió que la
«fe pública judicial y documentación de las actuaciones» (art. 145 a 148 LEC), debería sufrir una necesaria
variación y adaptación a los arts. 453, 454, 476, 477 y 478 LOPJ y concretarse cuándo sería necesaria e
imprescindible, así como «circunscribirla a lo verdaderamente importante». Por ejemplo, la tarea de
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«registro, recepción y distribución de documentos» corresponde al Cuerpo de Gestión, mientras que la labor
de documentación se divide desde el punto de vista de su autoría: Letrado de la Administración de Justicia,
Cuerpo de Gestión y Cuerpo de Auxilio y sólo gozaría del atributo fideizante el primero; el resto tendría, a lo
sumo, potestad certificadora. Por último, los «autos» —expedientes judiciales— ya no serían formados por
el Letrado de la Administración de Justicia, sino que se trataría de una competencia del Cuerpo de
Tramitación. (GÓMEZ ARROYO, José Luis. «De la Ley Orgánica 19/2003 y su incidencia en la Ley de
Enjuiciamiento Civil. funciones procesales del Secretario Judicial», Recurso disponible en
http://www.difusionjuridica.com.bo/bdi/biblioteca/biblioteca/libro073/lib073-3.pdf)
Ver Texto
Establece el art. 41 Ley 18/2011: «Se pondrá a disposición de las partes un servicio electrónico de acceso
restringido donde éstas puedan consultar, previa identificación y autenticación, al menos la información
sobre el estado de tramitación del procedimiento, salvo que la normativa aplicable establezca restricciones
a dicha información y con pleno respeto a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de
Protección de Datos de carácter personal, y legislación que la desarrolla. La información sobre el estado de
tramitación del procedimiento comprenderá la relación de los actos de trámite realizados, con indicación
sobre su contenido, así como la fecha en la que fueron dictados».
Ver Texto
ATSJ CATALUÑA, Sala de lo Civil y de lo Penal, 14/2012, de 16 de febrero de 2012 (ECLI:
ES:TSJCAT:2012:43A).
Ver Texto
STS Sala 2.ª, 529/2017 de 11 de julio de 2017 (ECLI:ES:TS:2017:2810).
Ver Texto
CASADO ROMAN, Javier. La ausencia del Secretario Judicial en las vistas civiles, Diario LA LEY, n.o
7394,
Sección Tribuna, 4 de mayo de 2010, Año XXXI, Ref. D-148 (LA LEY 2788/2010).
Ver Texto
Vg. Circular 2/2015 del Secretario de Gobierno TSJ Región de MURCIA de 20 de julio sobre buenas
prácticas en la tramitación procesal: «1.1. Con carácter general, y conforme a la Instrucción 2/2014 de 5
de junio, de esta Secretaría de Gobierno, "los Secretarios Judiciales deben velar por la más completa
digitalización, itineración y gestión electrónica de la documentación obrante en los procedimientos
judiciales". A tal efecto impartirán las oportunas instrucciones al personal para que se proceda al escaneo e
incorporación de los oficios y demás documentos, que deberán adjuntarse a los actos de comunicación a
procuradores y demás partes, evitando el desplazamiento a las oficinas judiciales para solicitud, retirada
y/o fotocopia de los mismos».
Ver Texto
Documento disponible en la página www.poderjudicial.es
Ver Texto
La Sentencia recoge el Acuerdo de la Sala Segunda de 24 de mayo de 2017 reunida en pleno no
jurisdiccional:
«1. El actual sistema de documentación de los orales es altamente insatisfactorio y debería ser
complementado por un sistema de estenotipia. Dada la naturaleza de las deficiencias observadas en
numerosos casos, habrá de garantizarse, en relación con lo dispuesto en el art. 743 de la LECrim., la
autenticidad, integridad y accesibilidad del contenido del soporte que se entregue a las partes y del que se
remita a los Tribunales competentes para la resolución del recurso.
2. Cuando la documentación relativa al juicio oral sea imprescindible para la resolución del recurso, su
ausencia en relación con los aspectos controvertidos, que genere indefensión material, determinará la
nulidad del juicio oral o, en su caso, la absolución.»
Ver Texto
La STS Sala 2.ª, 529/2017 de 11 de julio de 2017 se refiere a la videograbación en los siguientes
términos: «La videograbación es un privilegiado método de documentación en cuanto permite un reflejo
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fidedigno del desarrollo del acto procesal de que se trate. Ahora bien, a esa incuestionable ventaja se
suman también ciertos inconvenientes. Los más relevantes los que afectan a los derechos de las partes,
como los que, motivados por fallos técnicos o por un inadecuado control humano sobre el sistema, frustran
su propia finalidad (ese es nuestro caso). Ahora bien no son los únicos, la reproducción videográfica implica
que cualquier revisión de lo realizado en un acto procesal conlleve idéntica inversión temporal que el
desarrollo del acto que documenta, lo que desemboca en una ralentización del trabajo de jueces y
tribunales, incluido el de esta Sala de casación cuando necesita consultar el correspondiente acta de juicio u
otras actuaciones que no están documentadas por escrito. La ausencia, además, de adecuados mecanismos
de indexación agravan las consecuencias cuando en la mayoría de los casos obligan a costosas labores de
búsqueda y localización».
Ver Texto
A lo dicho no sirve de obstáculo que la Administración de Justicia presente características que la
diferencian de las restantes Administraciones públicas. Serían estas: en primer lugar, por la propia
naturaleza de la función que la Administración judicial tiene atribuida, ya que se trata de un poder del
Estado distinto del poder ejecutivo, en el que se encuadran las Administraciones públicas que, además,
debe satisfacer un derecho fundamental que a su vez es clave para sostener el Estado de Derecho.
En segundo lugar, la relación de los ciudadanos con los órganos judiciales se establece casi siempre a través
de profesionales, cosa que no suele suceder en el caso de las Administraciones públicas (vide preámbulo
Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la
Administración de Justicia).
Ver Texto
Publicadas en el DOUE de 31 de enero de 2014, prevé en la reglas dedicadas a la fase escrita del
procedimiento en los recursos directos una extensión máxima de la demanda de 30 páginas, siendo
obligatorio que contenga, además, una exposición concisa de los motivos invocados que no deberá
sobrepasar las dos páginas y un escrito de contestación sometido a requisitos formales esencialmente
idénticos a los de la demanda y que no deberá sobrepasar las 30 páginas. Así mismo se regula una réplica
y una dúplica en las que a menos que concurran circunstancias especiales, no deberían sobrepasar una
decena de páginas.
Precisamente y con cita de esas reglas el Acuerdo de 19 de mayo de 2016, del CGPJ, por el que se publicó
el Acuerdo de 20 de abril de 2016, de la Sala de Gobierno del Tribunal Supremo, sobre la extensión máxima
y otras condiciones extrínsecas de los escritos procesales referidos al Recurso de Casación ante la Sala
Tercera del Tribunal Supremo (BOE 6 de julio de 2016) se justificó por un lado para facilitar la lectura,
análisis y decisión de los escritos que se presentasen; y por otro, para establecer una estructura y formato
uniformes con vistas a su presentación telemática o a su posterior tratamiento digital, permitiendo una
rápida localización del propósito del escrito y de los datos de identificación necesarios.
Ver Texto
En la página del Ministerio de Justicia Alemán aparecen diferentes modelos para la ejecución de
resoluciones judiciales, que próximamente podrán presentarse electrónicamente. (consúltese
http://www.bmjv.de/DE/Themen/FinanzenUndAnlegerschutz/ZwangsvollstreckungPfaendungsschutz/Form
ulare_Zwangsvollstreckung.html)
Y el monitorio inglés es completamente electrónico, siempre que no se reclamen más de 100.000€ contra
deudores con domicilio en Inglaterra o Gales (consúltese https://www.gov.uk/make-money-claim-online)
Ver Texto
El art. 13.1 Real Decreto 95/2009, de 6 de febrero, por el que se regula el Sistema de registros
administrativos de apoyo a la Administración de Justicia establece «La trasmisión de datos a los Registros
Centrales se realizará a través de procedimientos electrónicos por el secretario judicial que corresponda. A
tal efecto, el secretario judicial verificará la exactitud del contenido de la información que, previamente
cumplimentada por el personal de la oficina judicial bajo su dirección, se trasmita a los Registros
Centrales».
Ver Texto
MARTÍN OSTOS, José, «El fedatario judicial en la justicia civil», Diario LA LEY, n.o 6442, 16 de marzo de
2006, Ref. D-72, LA LEY 288/2006.
Ver Texto
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CASADO RODRÍGUEZ, Ernesto, La reforma del Libro V de la Ley Orgánica del Poder Judicial; los Letrados
de la Administración de Justicia, Diario LA LEY, n.o 8591, Sección Documento on-line, 27 de Julio de 2015,
LA LEY 5032/2015.
Ver Texto
SSTS Sala 3.ª, Sección 8.ª, de 17 de julio de 2.009 (ECLI: ES:TS:2009:5229) y de 25 de noviembre de
2.009 (ECLI: ES:TS:2009:7541).
Ver Texto
STS Sala 3.ª, Sección 7.ª, de 30 de octubre de 2.006 (ECLI: ES:TS:2006:6810).
Ver Texto
SAN, Sala de lo Contencioso-administrativo, Sección 3.ª, 8 de abril de 2010 (LA LEY 8841/2010).
Ver Texto
Nos sirve de muy reciente ejemplo las «recomendaciones o criterios orientativos de actuación de los
juzgados especializados en condiciones generales de la contratación incluidas en los contratos de
financiación con garantías reales inmobiliarias, cuyo prestatario sea una persona física» del Servicio de
Inspección del CGPJ de abril de 2015, en las que aparece una referencia a su calificación como Protocolo de
actuación de los Juzgados especializados en CGC y que solo se explican por la pervivencia del expediente
de papel. Ningún sistema informático permitiría unas modificaciones de tal enjundia.
Ver Texto
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