lectura sobre inventarios

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El Exceso de Inventario
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El exceso de inventario es uno de los problemas más comunes en empresas que
almacenan stock para la venta (la gran mayoría), y no es otra cosa que la
acumulación de stock en nuestros almacenes (stock contable) más allá de un
nivel apropiado (u óptimo) y que en la mayor parte de las ocasiones se estima de
una forma bastante elemental. Esta acumulación de inventario no deseada
se le denomina exceso de stock o sobre stock. Habitualmente corresponde
con productos cuya rotación es baja, pudiendo llegar a ser nula.
En épocas recientes, debido fundamentalmente a la crisis que ha afectado a gran
parte de los sectores económicos, se ha demostrado que un exceso de inventario
provoca grandes problemas financieros a las empresas. El inventario forma parte
de los activos de la empresa. Por lo tanto, la posesión de los mismos incrementa
el valor de ésta. Pero estos activos están para su rápida salida a los mercados
para los cuáles fueron adquiridos. Si esto no se produce, el equilibrio financiero
de la empresa se deteriora. En pocas palabras, acumular producto en
nuestros almacenes conlleva una serie de costes, que dependiendo de su
magnitud, puede ser más que contraproducente.
Desde un aspecto logístico, trabajamos para que el inventario se mantenga en
unos niveles estables y ofrecer el mejor servicio al cliente. Esto se debe traducir
en una mayor disponibilidad de producto. Es decir, queremos que cada línea
de pedido que nos solicita un cliente pueda ser suministrada en ese mismo
momento y no tener que esperar a reposiciones por Rotura de Stock. Pero este
simple hecho a veces es mal interpretado, existiendo una tendencia natural a
acumular inventarios de forma desproporcionada para suplir carencias que
tenemos en otras áreas. Es más fácil para la empresa acumular inventarios
(se trata solamente de aprovisionar más cantidad), que examinar a fondo
su Cadena de Suministro para determinar en qué fases realmente tiene los
problemas que provocan este exceso de inventario.

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Efecto río del inventario. Fuente propia
Podemos comparar el nivel de stock con el caudal de un río. Cuando una
empresa reduce sus niveles de stock (es decir, reduce el nivel del agua) en
todo el proceso productivo y/o comercial, en una gran proporción y de una
forma continuada, puede sufrir el llamado efecto río: el agua deja ver las
rocas que interfieren el proceso. Por ejemplo, al ajustar al máximo nuestros
niveles de stocks a la demanda, la empresa puede descubrir defectos de calidad,
plazos de entrega excesivos, que la producción es poco flexible, que el
transporte ineficiente; problemas que hasta entonces desconocía o a los que no
prestaba atención. Puesto que pone al descubierto los problemas, este
fenómeno puede tener un efecto muy beneficioso (si se interpreta
correctamente) en la empresa, ya que salen a relucir todas las ineficiencias antes
enmascaradas por un stock sobredimensionado o excesivo.
¿Cuál es el origen del exceso de inventario?
No hay una única fuente u origen que produzca el exceso de inventario. Depende
de varios factores y en este artículo, vamos a señalar los que se pueden
considerar más relevantes, siempre asociados a organizaciones que mantienen
inventario como parte de su estrategia de comercialización, es decir, optan por
seguir una política MTS (Make to Stock).
De una forma gráfica, el exceso de inventario se acumula en nuestro escalón
más bajo de la rotación. A lo largo del tiempo va ocupando el espacio del stock

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normal o de rotación media-alta, dejando cada vez menos capacidad para
mantener el inventario en los niveles objetivo y ocasionando problemas a las
organizaciones.
En la mayoría de los casos, suele ser un proceso lento y no detectable,
fundamentalmente por falta de herramientas eficaces de medición.
Fuente propia
El origen del exceso del inventario tiene su origen fundamentalmente en:
(I) Artículos nuevos
Puede ser una fuente importante de exceso de inventario en algunos sectores
que manejan grandes catálogos de productos y de forma continuada realizan
aperturas de productos, bien por demanda del mercado o bien por decisión
interna del departamento de marketing.
En este caso, identificar el periodo estimado en el que un producto es
considerado nuevo, y realizar seguimientos del ciclo de vida, es clave para evitar
que productos de nueva creación finalicen su vida en la estantería de cualquier
almacén.
(II) Productos en Declive
Otra de las fuentes del exceso de inventario lo encontramos en los productos en
declive, es decir, aquellos que se están en el ciclo final de su vida (Product Life
Cycle)

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Fuente – APICS 2016
Detectar esta fase del ciclo de vida del producto es tarea complicada, sobre todo
cuando gestionamos cientos o miles de productos. En este caso, contar con un
sistema de gestión del inventario y planificación que pueda detectar en mayor o
menor medida tendencias decrecientes se hace imprescindible. Los cambios
tecnológicos, sustituciones, productos nuevos de la competencia, modas o
hábitos del consumidor son algunos de los factores que provocan el declive.
Para una efectiva eliminación de producto en declive, se recomienda pasar a un
modelo MTO (Make to Order) en cuanto se detecte. Esto elimina la posibilidad
de continuar aprovisionando dicho producto.
En algunos sectores (p.e. moda) el declive es un elemento previsible, ya que los
productos tienen una duración limitada debido a los cambios estacionales.
También el cambio continuo en la tecnología ha provocado que artículos como
los smartphone, televisores o la informática tengan un ciclo de vida limitado, por
lo que controlar adecuadamente su fase de declive será un elemento
imprescindible de gestión.
(III) Productos con una rotación inicial muy baja
Hay productos que ya se incorporan al catálogo con una rotación muy baja, por
lo que desde el inicio forman parte del exceso de inventario, desde un punto de
vista cuantitativo.

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Pero son productos necesarios o incluso imprescindibles en nuestro catálogo.
Por ejemplo, consumibles para el sector hospitalario, suministros industriales o
productos para el mantenimiento de maquinaria estarían en esta categoría.
En este tipo de productos, generalmente conocemos esta situación antes de su
incorporación al catálogo. Por lo tanto, deben ser identificados previamente de
tal forma que, en la medición de nuestro exceso, seamos capaces de deducir las
cantidades (valores monetarios) que suponen estos artículos.
Podemos concluir, que el valor del exceso del inventario se compone de estos 4
elementos
Exceso Inventario (QT) = QA + QN + QD + QB
Donde Q es la cantidad de producto multiplicado por su coste en almacén
A: Componente Aleatorio
N: Componente Artículo Nuevo
D: Componente Declive
B: Componente Baja Rotación
¿Quién decide el nivel de inventario?
El inventario, en la mayor parte de las empresas, no tiene un único “dueño”. Son
varios los departamentos que de forma directa o indirecta interaccionan
con el mismo. Veamos quiénes son los principales beneficiarios de la tenencia
de inventario.
(I) Logística. Es el principal gestor, ya que, de forma habitual en las empresas,
es quién controla la gestión física del mismo. Una vez llega al almacén, su
control, verificación, custodia, movimientos, etc., depende de este departamento.
Pero este control no significa decidir cuánto stock tenemos que tener. Si
incluimos en Logística el proceso de planificación de la demanda, sí que
interviene de forma más decisiva en la cantidad de inventario. La planificación
es una parte importante para decidir de cuánto stock vamos disponer de

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forma permanente o en un periodo de tiempo, es decir, aprovisionar para
tener la máxima disponibilidad teórica posible.
(II) Marketing y/o Ventas. Dos acciones son las que afectan de forma más
directa al inventario. La primera es la decisión de qué productos son los que se
incorporan al mercado, es decir, la creación de nuevos productos. Nunca está
muy claro que aceptación tendrán en el mercado, por lo que la decisión de cuánto
almacenar siempre es compleja al carecer de históricos. La segunda es la
realización de campañas o promociones que conllevan una acumulación de
stocks no previstos para atender el aumento de demanda en épocas
determinadas.
(III) Finanzas. Decidir de forma general cuál debe ser el valor del inventario en
la mayoría de las empresas se mantiene dentro del ámbito financiero. Una cifra
global decidida en función de intereses contables y, a veces, no logísticos.
Esta cifra, suele estar muy relacionada con la cifra de ventas. Aproximamos un
valor medio de inventario basado en la cifra ventas, pero que puede distar
bastante de lo que debe ser este valor óptimo (por arriba o por abajo!!!!).
(IV) Compras. La decisión de cuánto hay que comprar o aprovisionar afecta de
forma muy directa al nivel de inventario, principalmente en el establecimiento de
cantidades mínimas y/o lotes de compra. Estas cantidades pueden provocar que
nuestro inventario esté muy por encima del óptimo previsto, cuestión que en
muchas ocasiones no se tiene en cuenta cuando realizamos las previsiones de
nuestro valor óptimo.
Una vez que el producto entra a formar parte del activo de la empresa, puede
comenzar el camino hacia el sobre stock. Diferentes causas son las que
conducen a que parte de nuestro inventario termine siendo producto obsoleto.

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Fuente propia
¿Cuáles son los principales problemas que causa el exceso de inventario?
Como hemos visto antes, el inventario no tiene un propietario o gestor único. Por
lo tanto, los problemas derivados del exceso de inventario también afectan a
diferentes variables dentro de la empresa. Lo podemos resumir en:
(I) Costes financieros. El problema más importante puede ser el coste
financiero que supone para una empresa mantener unos niveles económicos
elevados de stock. Bien desde el punto de vista del Working Capital (o Fondo
de maniobra) como del rendimiento que se deja de obtener por no tener ese
capital en inversiones más productivas.
(II) Costes logísticos. Un exceso de inventario genera unos costes de
mantenimiento o posesión más elevados en forma de mayores costes de
almacenaje e incremento de costes de manipulación interna.
(III) Obsolescencia. El exceso de inventario termina en la obsolescencia. Son
existencias cuyo valor contable ha disminuido de forma parcial o total por su
depreciación en el mercado al que va dirigido. Contablemente suponen pérdidas
para la empresa en el año de la depreciación y generalmente se establecen
provisiones de forma anual para evitar pérdidas no previstas.
(IV) Desabastecimiento. Mantener un elevado nivel de stock trae como
consecuencia una "disfuncionalidad" del inventario total. Existen artículos de los

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que poseemos un valor excesivo provocando que no podamos mantener stock
suficiente de otros más necesarios para nuestro ciclo de ventas.
(V) Nivel de servicio. El nivel de servicio global, entendido como la probabilidad
de no sufrir rotura de stock, disminuye de forma importante. Paradójicamente,
mantenemos un mayor nivel de inventario en nuestros almacenes, pero un nivel
de servicio bajo, deteriorando la calidad que pretendemos ofrecer a los clientes.
Esto ocurre porque tenemos el inventario mal segmentado y se ha ido
acumulando en referencias dónde ya no es interesante mantener stock.
¿Cómo podemos mantener un nivel mínimo de exceso de inventario?
No existe uniformidad en los criterios a seguir para mantener un nivel bajo de
sobre stock. Depende de la empresa y el sector en el que se realice la actividad,
pero existe una obligación de crear el escenario para que los niveles de
inventario permanezcan de forma constante en unos valores adecuados. De
manera general, se pueden apuntar las siguientes acciones para un mejor
control del exceso de inventario.
(I) Crear un sistema de valoración del exceso de inventario que de forma
periódica nos ofrezca una valoración de la cantidad y valor del exceso por SKU
y por línea de negocio. Este informe debe contener tanto detalle como
necesitemos para entender la magnitud del problema. No poseer un sistema de
indicadores que evalúen este dato puede conducir el inventario a niveles nada
deseados.
(II) Elaborar de forma anual objetivos por líneas de negocio (si hubiera más
de una) teniendo en cuenta las circunstancias propias del producto. Compras en
países lejanos, evaluación de stocks de seguridad, ciclos de vida de producto,
lotes de compra.
(III) Sistema de clasificación de artículos que nos permita controlar de forma
eficaz aquellos productos que puedan tener una mayor probabilidad de generar
exceso de inventario. (Nuevos, Baja Rotación, Declive).

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(IV) Coordinación eficaz entre departamentos implicados en la adquisición y
venta (Compras, Marketing, Ventas). Detectar posibles excesos de inventario a
tiempo y establecer canales de comunicación con otros departamentos para
buscar soluciones y salida al producto. Por ejemplo, planificar promociones y
descuentos para productos que estén en fase de declive de ventas, negociar
devoluciones a proveedores, buscar canales de exportación.
(V) Sistema de Planificación de la Demanda. Contar con un sistema
informático avanzado de cálculo de necesidades de aprovisionamiento (Demand
Planning System) es un factor clave para optimizar el inventario, de tal forma que
busque el equilibrio entre el Stock y el Nivel de Servicio. Qué pedir, Cuándo pedir
y Cuánto pedir.
Fuente propia
¿Cómo se puede medir el exceso de inventario económico?
El exceso de inventario no tiene una única forma de medirse, y podríamos decir
que cada empresa en función del sector que opera, puede mantener criterios de
medición distintos.
Vamos a proponer dos formas de medir el exceso de inventario económico por
cada referencia que tenemos stock almacenado.

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(I) En función de la cobertura media. Podemos establecer un nivel de
cobertura máximo a mantener por referencia. Todo el valor de inventario que
exceda este valor se puede considerar exceso de stock.
Por ejemplo, podemos determinar que nuestra cobertura máxima admitida es de
3 meses. Si nuestro valor de cobertura del inventario nos da una cifra superior a
3, estaremos incurriendo en un exceso por la diferencia entre el valor obtenido y
valor máximo.
CO (Mes) = Stock Promedio / Venta Promedio
Co (Real) = 5 meses
Cob (Objetivo) = 3 meses
Exceso de inventario (EI) = 5 – 3 = 2 meses
Valor Exceso de Inventario Económico = 2 x Coste Producto
(II) En función del Stock.
Si Stock > Stock de seguridad + 2*(Prev. periodo cobertura)
Valor Exceso de Inventario = Stock - Stock de seguridad + 2*(Prev. periodo
cobertura)
Conclusiones
El exceso de inventario forma parte de la gestión de cualquier departamento de
logística o supply chain. No es más que la suma de un conjunto de
ineficiencias que se pueden producir en otras fases de la cadena de
suministro, pero que solo se muestran en este valor de una forma más
clara. Nunca será suficiente ni efectivo tomar medidas de reducción a corto
plazo. Debemos trabajar con datos que nos permitan visualizar con mayor
claridad dónde se encuentran los diferentes orígenes que causan este problema.
El exceso de inventario no se comporta igual en todas las empresas que
gestionan producto. Ni las causas ni las soluciones son las mismas, pero debe
existir un control y seguimiento de este valor para poder tomar las medidas más
adecuadas según sea nuestro modelo de negocio.

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Autor: Victor Felipe Tablado
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Director Meetlogistics. Experiencia profesional de veinte años dentro del sector
de la Logística me ha permitido adquirir un profundo conocimiento técnico del
sector, en particular, en las áreas de cadena de suministro: Planificación de la
Demanda, Aprovisionamientos, Transporte nacional e internacional, Gestión de
Inventarios, Dirección de Proyectos Logísticos y de productividad,
Subcontratación de Operaciones Logísticas mediante modelos 3PL.
Diplomado en Sistemas de Información, Certified Supply Chain Professional
(CSCP), Master Dirección de Logística, Producción y Finanzas, Master Dirección
Financiera, Six Sigma Project Lead, Diplomado Dirección de Comercio
Internacional.
En definitiva, un apasionado de la Logística