1. Capitulo 10: El mando que asegura la
calidad
Fuente: Manuel Díaz Aledo
Consultor de “DYAL QUALITY”
Universidad Columbia del Paraguay
Carrera de Psicología
Cuarto Curso
2009
Ing. Manuel Benítez Codas (PhD©)
Ing. Verónica Ríos Bordón
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2. El organigrama es la representación gráfica de la organización
de una empresa, institución, organismo, etc., y es diseñado
conforme las características del rubro o tipo de actividad de
ellas.
Al elaborar un organigrama, siempre cabe preguntarse si es
preferible definir las funciones de mando o los puestos
ocupados por quien ha de ostentarlo.
Las funciones de mando se otorgarán a quienes ocupen
puestos de mando, es decir hagan cabeza en cada una de las
unidades diseñadas en el organigrama o en las subdivisiones
de éstas.
Así pues, es recomendable establecer previamente los
departamentos, áreas o secciones que existen o han de
existir en la empresa, fijar los puestos de trabajo que
requieren mando en las mismas y diseñar así el organigrama.
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3. Se empieza por la cabeza de la empresa que,
según los casos, será:
◦ Consejo de Administración
◦ Director General
◦ Gerentes funcionales
◦ Supervisores
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4. A partir de ahí, estableceremos, dibujando los tradicionales
rectángulos o recuadros representativos de las subdivisiones
de la empresa, esos departamentos, secciones o áreas.
Su denominación dependerá de la empresa , su rubro de
actividad y sus usos y costumbres, de su tamaño y del grado
de división que se quiera o sea preciso realizar. Así,
aparecerán, normalmente, las relativas a:
◦ Producción
◦ Administración
◦ Comercial
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5. Gerencia General
Administración Comercial Producción
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6. Gerencia General
Secretaría
Administración Producción Comercial
Tesorería Personal Compras Contabilidad Depósito Montaje y
Fabricación Montaje exterior Ventas salón
Materiles terminación
Fabricación Ventas
Cobranzas Salarios Compras directas Contabilidad Montaje Transportes
piezas pequeñas externas
Selección y Concursos y Fabricación
Cuentas a pagar Control Interno Pintura Montaje Licitaciones
contratación licitaciones piezas grandes
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7. Una vez, que está hecho el dibujo organizativo de la empresa,
en base a las distintas funciones a realizar en ella, viene la
tarea de atribuir las funciones de mando en cada una de ellas.
Ese mando contiene un elemento de extensión (¿sobre qué
área? ¿sobre qué personas?) y otro de atribuciones (¿ sobre
qué cuestiones?). Estamos así considerando:
◦ Las funciones a realizar por quien está al frente en ese “recuadro” del
organigrama.
◦ Las responsabilidades que tendrá.
◦ Su autoridad y los límites de ésta..
◦ Sus límites en las atribuciones de gasto o de pagos.
◦ Las relaciones jerárquicas y de dependencia con sus jefes y
subordinados
◦ Las relaciones con otros de su mismo nivel
◦ Los mandos intermedios, que en su caso, deberá tener y atribuciones
de estos.
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8. Nombre del puesto Gerente Comercial Supervisor de ventas Vendedor externo Vendedor de salón
¿Qué hace? Organiza, planifica, Supervisa a los Vende a empresas y Atiende al público
controla y evalúa vendedores y acuerda clientes grandes
las actividades de condiciones especiales
su gerencia de venta
¿Cómo hace? Verifica Verifica el trabajo de Visita a clientes y vende Vende conforme lista de
semanalmente el vendedores conforme listas de precios y condiciones de
cumplimiento de precios y condiciones de venta
metas de venta, venta
revisa informes de
venta y de entrega
de productos
vendidos
¿De quien Del Gerente Del Gerente Comercial Del Supervisor de Del supervisor de ventas
depende? General ventas
¿Quiénes Supervisores de Vendedores Nadie Nadie
dependen de él? Venta
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9. Se presentan en ocasiones por:
◦ No utilizar la lógica y la racionalidad en su
elaboración, sino consideraciones de otro tipo,
como la colocación de personas concretas.
◦ No definir bien los límites de las áreas funcionales
del organigrama.
◦ Permitir la existencia de “zonas de nadie” y “zonas
superpuestas”
◦ No establecer en absoluto o hacerlo sin concretar
del todo los límites funcionales y de autoridad.
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10. Uno de los problemas a resolver es el de la ubicación adecuada de
ciertos órganos de actividad en la empresa, tales como el Sistema de
Gestión de Calidad, la prevención de riesgos laborales, los auditores
internos de operaciones y de calidad y aquellos otros que requieran un
cierto grado de independencia dentro de la empresa. Una deficiente
ubicación, colgados de un área que precisamente ha de ser objeto de su
actividad, puede dar al traste con la eficacia de esas funciones.
Una vez diseñado todo el organigrama, se definen las funciones,
responsabilidad y atribución de autoridad, y es preciso entonces colocar
las personas que han de estar al frente de cada unidad o elemento del
organigrama. De este modo, establecido previamente todo lo anterior,
será más fácil poner en manos de las personas que resulten designadas
para ser los mandos en cada elemento organizativo, esas funciones de
mando, responsabilidades y niveles de autoridad.
De esta situación se confirma la importancia de la existencia de un
organigrama acompañado del Manual de Puestos o de Funciones, por el
que se formaliza lo dispuesto en el organigrama.
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11. La elección de las personas que han de estar al frente de
cada área organizativa del organigrama no debería de ser,
caprichosa ni con criterios únicamente de fidelidad al jefe,
simpatía, estimación de su valía personal, historial o
experiencia anterior. Todo esto es importante, pero el
Gerente o Director General de la empresa ha de analizar que
características requiere cada puesto, de acuerdo con lo
establecido previamente en el organigrama, con Manual o sin
él, e ir asignando a las personas más idóneas de las que
disponga. Esto es de sentido común pero, con frecuencia,
este es el menos común de los sentidos. Y priman razones
extra-organizativas en la elección de los mandos y en la
atribución de sus funciones.
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12. El entusiasmo que pongan los mandos en sus tareas y funciones, su
grado de satisfacción personal e identificación con la empresa y su
trabajo, tendrá mucho que ver con la buena definición de todo lo
anterior y con que se cumpla. Es decir, que el organigrama y sus
funciones de mando existan realmente, se puedan desempeñar, no
sufran perturbaciones porque haya quien se salga de su zona y ocupe
o invada la de otros, no existan “puenteos” por parte de sus jefes, no
haya una autoridad respaldada por estos que impida su correcto
ejercicio.
En definitiva, que teoría y práctica se fundan en el día a día de la
empresa, entre lo diseñado y su puesta en ejercicio. Pero, como el ser
humano con frecuencia antepone sentimientos, carácter, simpatías y
antipatías, afinidades personales, intereses particulares, deseos de
trepar por la pirámide empresarial, con frecuencia deshace con su
actuación la buena labor prevista de un organigrama bien diseñado.
Corresponde, en estos casos, al “Gran Jefe” saber ver esas
circunstancias, detectarlas y ponerle el remedio adecuado.
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13. El Responsable de Calidad, encargado del SGC, no
debe estar subordinado a ninguna gerencia
funcional, pues debe tener la suficiente
independencia y autoridad para ejercer sus
funciones.
La posición ideal es la de estar en staff del Gerente
General ya que desde esa posición puede
influenciar en la mejora de los procesos y la
revisión de las No Conformidades.
Los auditores internos deben quedar bajo cada
gerencia funcional de manera a intervenir con
mayor proximidad al punto donde se verifican los
problemas de calidad.
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