La Gestión Eficaz Del Tiempo Es Muy Rentable
•Descargar como PPT, PDF•
2 recomendaciones•2,132 vistas
![[object Object],[object Object],[object Object]](data:image/gif;base64,R0lGODlhAQABAIAAAAAAAP///yH5BAEAAAAALAAAAAABAAEAAAIBRAA7)
Recomendados
Más contenido relacionado
La actualidad más candente
La actualidad más candente (20)
Destacado
Destacado (20)
Similar a La Gestión Eficaz Del Tiempo Es Muy Rentable
Similar a La Gestión Eficaz Del Tiempo Es Muy Rentable (20)
Último
Último (20)
La Gestión Eficaz Del Tiempo Es Muy Rentable
- 5. ESTIMACIÓN CONTRATO Tu elección
- 7. La persona más importante Yo Priorizar: Porque a mí me interesa Egoísmo Objetivos
- 10. El 20% de nuestro tiempo contribuye Al 80% de nuestros resultados 20 80
- 11. Criterio ABC: 15% que genera el 65% de los resultados 20% que genera el 20% 65% que genera el 15% Leyes de Murphy: “ Nada es tan sencillo como parece al principio” “ Todo lleva más tiempo de lo que preveemos” “ Si algo puede Ir mal, irá mal” “ Para una tarea corta siempre hay un minuto; para una larga nunca hay tiempo” Las matemáticas y Murphy
- 14. Tareas Categorías Áreas clave Objetivos Estructura en abeto
- 15. 1. Objetivos 2. Áreas Clave 3. Categorías 4. Tareas Objetivos 1 2 … 10 1.1 1.2 1… 1.10 2.1 2.2 2… 2.10 … Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx
- 16. Urgencia + - Importancia - + I Hacerlo (Crisis) II Planificar IV NoHacer III Delegar Matriz de Covey
- 19. Descripción de la tarea Fecha de finalización Notas y comentarios Outlook - Tareas
- 20. Tareas Planificación Outlook - Planificar
Notas del editor
- La teva elecció: Ets una persona d’estimació o de contracte I. Frases (Preguntar amb quines d’elles hi estan d’acord els assistents) El temps és el bé més valuós que tenim. És el substantiu més utilitzat en molts idiomes. És més valuós que els diners. El capital que representa el nostre temps cal invertir-lo curosament. Podem descriure la nostra vida com el temps que se'ns ha assignat aquí en la terra. La nostra tasca més important en la vida és treure-li el major profit possible a aquest temps. El temps és un capital valuós: perquè és molt escàs perquè no es pot comprar perquè no es pot ni escatimar ni emmagatzemar perquè no pot multiplicar-se perquè passa lenta ... però inexorablement perquè és VIDA El temps passa lenta... però inexorablement! Quin valor li dóna vostè a una hora de la seva vida? Gestiones el teu temps tan curosament com amb els teus diners? El nostre “capital” és limitat però mesurable - temps només el podem estimar: Fins i tot en el cas d'una esperança de vida elevada, es disposa com a màxim d'unes 200.000 hores de temps panificable. “ Avui és el primer dia de la resta de la teva vida!” "Qui no sembra no recull". (Refrany)
- Organitzar el temps = Aconseguir més Frase falsa: “Ja recuperaré el temps perdut” Temps = vida Varis exemples (article La Vanguardia) I. problemes habituals La inexistència d'objectius prèviament definits. O teoria de “a salto de mata”. No distingir entre el que és important i el que és urgent. La incorrecta gestió de la pròpia agenda de treball. Negació de la pròpia evidència. No acceptar que nosaltres no podem fer-lo tot. La insuficient delegació de tasques. Excés d'informació per a analitzar. O informació desordenada, imprecisa o tardana. Varis exemples (article La Vanguardia) II. Solucions Evidentment es fa imprescindible que per a organitzar el nostre temps hauríem de, en primer lloc, determinar quines accions o tasques són les més importants. Per importants entenem aquelles tasques que incideixen d'alguna forma en les àrees estratègiques de l'empresa, als objectius, als costos o als ingressos. Aprendre a estructurar per no perdre temps buscant informació. Elecció: Deixar-se portar per circumstàncies externes o dirigir el propi temps Desenvolupament personal (?) Rellotge: Actitud –Coneixements –Pràctica –Habilitat
- Egoisme = Colesterol N’hi ha de bo i de dolent És una actitud, una preferència individual El temps usat és una elecció Aconseguir el millor del “ara” La teva elecció: Ets una persona d’estimació o de contracte I. Frases (Preguntar amb quines d’elles hi estan d’acord els assistents) El temps és el bé més valuós que tenim. És el substantiu més utilitzat en molts idiomes. És més valuós que els diners. El capital que representa el nostre temps cal invertir-lo curosament. Podem descriure la nostra vida com el temps que se'ns ha assignat aquí en la terra. La nostra tasca més important en la vida és treure-li el major profit possible a aquest temps. El temps és un capital valuós: perquè és molt escàs perquè no es pot comprar perquè no es pot ni escatimar ni emmagatzemar perquè no pot multiplicar-se perquè passa lenta ... però inexorablement perquè és VIDA El temps passa lenta... però inexorablement! Quin valor li dóna vostè a una hora de la seva vida? Gestiones el teu temps tan curosament com amb els teus diners? El nostre “capital” és limitat però mesurable - temps només el podem estimar: Fins i tot en el cas d'una esperança de vida elevada, es disposa com a màxim d'unes 200.000 hores de temps panificable. “ Avui és el primer dia de la resta de la teva vida!” "Qui no sembra no recull". (Refrany) II. 20-80 Es diu, que generalment tan sols el 20% del nostre temps contribueix al 80% dels resultats. La resta, solen ser imprevists, urgències, interrupcions, correccions i en definitiva desordre. Per on començar? Moltes persones passen la major part del seu temps dedicades a molts problemes. relativament secundaris. en lloc de concentrar-se en poques activitats. però de vital importància. Sovint, aquest 20% del temps i l'energia correctament utilitzats, des d'un punt de vista estratègic ens proporciona el 80% del resultat: 20% dels clients o gènere ens dóna el 80% de la venda 20% de errades de producció origina el 80% dels desperfectes 20% del diari conté el 80% de les notícies 20% del temps de l'entrevista proporciona el 80% de les conclusions 20% del treball de despatx possibilita el 80% de l'èxit en el treball Les connexions de la regla 80:20 van ser descrites per primera vegada en el segle XIX per l'economista italià Vilfredo Pareto. Realitzant investigacions estadístiques Pareto va arribar a la conclusió que el 20% de la població posseïa el 80% de la fortuna del poble. Aquest estat de coses, conegut també com principi de Pareto, va demostrar també la seva realitat en molts altres aspectes de la vida. "Quan hem perdut de vista definitivament el nostre objectiu és llavors quan redoblem el nostre esforç". (Mark Twain) Quant millor distribuïm (= planifiquem) el nostre temps tant millor podrem aprofitar-lo per a l'assoliment dels nostres objectius personals i professionals. Planificació significa preparar-se per a fer realitat els objectius. Quan vostè planifica el seu treball, fa el millor que pot fer, ja que: Planificar significa guanyar temps.
- II. 20-80 Es diu, que generalment tan sols el 20% del nostre temps contribueix al 80% dels resultats. La resta, solen ser imprevists, urgències, interrupcions, correccions i en definitiva desordre. Per on començar? Moltes persones passen la major part del seu temps dedicades a molts problemes. relativament secundaris. en lloc de concentrar-se en poques activitats. però de vital importància. Sovint, aquest 20% del temps i l'energia correctament utilitzats, des d'un punt de vista estratègic ens proporciona el 80% del resultat: 20% dels clients o gènere ens dóna el 80% de la venda 20% de errades de producció origina el 80% dels desperfectes 20% del diari conté el 80% de les notícies 20% del temps de l'entrevista proporciona el 80% de les conclusions 20% del treball de despatx possibilita el 80% de l'èxit en el treball Les connexions de la regla 80:20 van ser descrites per primera vegada en el segle XIX per l'economista italià Vilfredo Pareto. Realitzant investigacions estadístiques Pareto va arribar a la conclusió que el 20% de la població posseïa el 80% de la fortuna del poble. Aquest estat de coses, conegut també com principi de Pareto, va demostrar també la seva realitat en molts altres aspectes de la vida. "Quan hem perdut de vista definitivament el nostre objectiu és llavors quan redoblem el nostre esforç". (Mark Twain) Quant millor distribuïm (= planifiquem) el nostre temps tant millor podrem aprofitar-lo per a l'assoliment dels nostres objectius personals i professionals. Planificació significa preparar-se per a fer realitat els objectius. Quan vostè planifica el seu treball, fa el millor que pot fer, ja que: Planificar significa guanyar temps.
- II. 20-80 Es diu, que generalment tan sols el 20% del nostre temps contribueix al 80% dels resultats. La resta, solen ser imprevists, urgències, interrupcions, correccions i en definitiva desordre. Per on començar? Moltes persones passen la major part del seu temps dedicades a molts problemes. relativament secundaris. en lloc de concentrar-se en poques activitats. però de vital importància. Sovint, aquest 20% del temps i l'energia correctament utilitzats, des d'un punt de vista estratègic ens proporciona el 80% del resultat: 20% dels clients o gènere ens dóna el 80% de la venda 20% de errades de producció origina el 80% dels desperfectes 20% del diari conté el 80% de les notícies 20% del temps de l'entrevista proporciona el 80% de les conclusions 20% del treball de despatx possibilita el 80% de l'èxit en el treball Les connexions de la regla 80:20 van ser descrites per primera vegada en el segle XIX per l'economista italià Vilfredo Pareto. Realitzant investigacions estadístiques Pareto va arribar a la conclusió que el 20% de la població posseïa el 80% de la fortuna del poble. Aquest estat de coses, conegut també com principi de Pareto, va demostrar també la seva realitat en molts altres aspectes de la vida. "Quan hem perdut de vista definitivament el nostre objectiu és llavors quan redoblem el nostre esforç". (Mark Twain) Quant millor distribuïm (= planifiquem) el nostre temps tant millor podrem aprofitar-lo per a l'assoliment dels nostres objectius personals i professionals. Planificació significa preparar-se per a fer realitat els objectius. Quan vostè planifica el seu treball, fa el millor que pot fer, ja que: Planificar significa guanyar temps.
- Exercicis Definir i recollir les tasques habituals dels assistents.
- Coneixem el nostre cervell? Com funciona? Segons estudis científics, el cervell humà està format per capes: Cervell reptilià: automatismes Sistema límbic: emocions Neocortex: racionalisme Hemisferi dret: Emocional – Creativitat, arts Hemisferi esquerra: Racional – Lògica, matemàtica Conscient = 1 – concentració, temes nous ... Preconscient = 10 – rutina, coses familiars Subconscient = ∞ - idees, somnis, innovació Malabarista: Fent rodar un número de pilotes fins al seu límit, si incorpora una més, totes cauen. Sobrecàrrega = strés, no accés al subconscient. Estructurant millores l’absorció Exercicis Diapositiva per comptar punts ... no estructurats - estructurats
- Estructurar les tasques: Tasques = fulles Muntanya de fulles Avet Arbre = Base de decisió
- Sempre usar un màxim de 10 (preconscient) a. Definit objectius Es recomana que cada objectiu es formuli segons els principis SMART (Acrònim que significa intel·ligent en anglès) S uficient i específic (motivadors) M esurables A ssolible (però desafiants) R elevant (i coherents) T emporal (definits i concrets en el temps) Incloure els objectius personals Revisar-los almenys un cop l’any Dels objectius que has definit, es derivaran una sèrie de àrees claus (max.10) A cada Àrea clau hi poden haver-ho fins a 10 categories. Les tasques pengen d’una sola categoria. (amb pràctica decisions + ràpides) b. Exercicis Definir els propis objectius Definir les àrees clau i les categories Assignar les tasques personal (recollies) a l’estructura (i ajustar)
- 7 hàbits de la gent altament eficaç de Stephen Covey Urgència: Ve definida per la pròpia tasca (factor extern) Importància: Ve definida per mi o la meva funció dintre l’empresa (factor intern) Conclusions: Lo important és prioritari sobre lo urgent. Ordre que s’acostuma a fer: 4 3 El que caldria fer: 1 2 3 - Repartiment : 10% 60% 10% - En el seu llibre "Els 7 hàbits de la gent altament efectiva", Stephen Covey, va desenvolupar una "Matriu d'Administració del Temps" amb quatre quadrants. Hi ha dos factors bàsics que defineixen qualsevol activitat que faci: importància i urgència. Les activitats que són urgents i importants són CRISIS (quadrant I), problemes immediats i projectes amb data límit. Les activitats que són importants i no urgents (quadrant II) són coses com planejar, oci, construcció de relacions, desenvolupament de nous projectes i prevenció de futurs problemes. El tercer quadrant (III) consisteix en les activitats que són urgents però no importants, per exemple, trucades telefòniques, correu, reports, reunions. El quart quadrant (IV) consisteix d'activitats que no són ni urgents ni importants, minúcies, pèrdues de temps, navegar per la xarxa, algunes trucades i informes i reunions sense valor afegit. URGENT NO URGENT IMPORTANT I II NO IMPORTANT III IV I – IMPORTANT I URGENT Crisis, Problemes de pressió Projectes con termini II – IMPORTANT I NO URGENT Prevenció Construcció de relacions Noves oportunitats Planejar Oci III – NO IMPORTANT I URGENT Interrupcions, Certes trucades Certs correus, reports, reunions IV – NO IMPORTANT I NO URGENT Minúcies, certs correus pèrdua de temps activitats agradables Òbviament, el millor lloc per a gastar la nostra energia és el quadrant II. Però, com arribem aquí? La resposta és minimitzar el temps que gastem en els quadrants III i IV. Res en aquests quadrants és important. El quadrant I té activitats amb les quals hem de bregar. Tothom ha d'apagar focs de tant en tant. No obstant això enfocant-nos a les activitats proactivas del quadrant II, podem començar a minimitzar el nombre de crisi i estarem en millors condicions per a planejar les dates límit de manera que no es converteixin en assumptes urgents. Aquestes són les activitats que sabem que hem de fer, però rares vegades les fem perquè simplement no són urgents. Coses com fer exercici, planificació a llarg termini, manteniment preventiu són activitats del quadrant II. Prendre decisions sobre prioritats. Sintetitzar i possibilitats de delegació Atès que a la vista de la regla bàsica de la planificació del temps es proposa planificar no més del 50-60% del temps laboral disponible, haurà de reduir vostè d'una manera rigorosa el seu llistat d'activitats a una mesura realista. • Establint prioritats, • Resumint o escurçant allò que es pugui, • I delegant. La resta caldrà posposar-lo, suprimir-lo o fer-lo en hores extraordinàries.
- Avantatges d'establir prioritats Establint un ordre de prioritats en l'execució de les seves tasques s'assegura vostè: Treballar primerament només en les tasques importants o necessàries Realitzar les tasques també en cas donat segons la urgència de les mateixes Concentrar-se cada vegada només en una tasca Solucionar d'una forma més efectiva les tasques en el temps prefixat Assolir les fites fixades de la millor manera possible segons les circumstàncies Deslligar-se de totes aquelles tasques que puguin ser realitzades per altres persones delegant en elles la seva realització Haver resolt al final d'un període de planificació (una jornada de treball, per exemple) almenys les coses més importants No deixar sense concloure les tasques per les quals vostè i la seva capacitat de treball seran avaluats. Les repercussions positives: Què vol vostè assolir? Mantenir i complir cites i terminis Fer més satisfactoris el curs i els resultats del treball Acontentar més a col·laboradors, col·legues i superiors Evitar conflictes Estar més content aconsegueixo mateix i evitar l’stress innecessari Anàlisi ABC Una anàlisi del valor de la utilització del temps mostra que el temps dedicat a la realització de les tasques molt importants (A), importants (B) i menys importants(C) no es correspon necessàriament amb el valor que aquestes tasques representen per al compliment d'una determinada funció (cap de personal, per exemple). Sovint es passa un la major part del temps ocupat amb problemes secundaris (C) quedant-nos poc, generalment massa poc, per a les tasques d'importància vital (A). La clau per a una reeixida distribució del temps radica únicament a establir una clara prioritat de les activitats planificades classificant-les en A-B-C segons la seva importància: Prioritats ABC: Les tasques A són els més importants comeses d'un directiu . Únicament poden ser dutes a terme per la persona en qüestió, bé per ella sola o en col·laboració amb un equip responsable ( no delegables ), i són del màxim valor per al compliment de la funció assignada dintre l’organigrama de l’empresa. Les tasques B són, en general, tasques importants i també delegables. Les tasques C són les de menor valor per al compliment d'una funció. Si bé són les quals consumeixen la major part del temps que dediquem al nostre treball (treballs rutinaris, paperassa, lectures, telèfon, actes, correspondència, altres treballs administratius, etc.) Naturalment, una anàlisi ABC no significa preocupar-se solament de les tasques A i renunciar total i absolutament a les C, sinó més aviat ordenar totes elles en una relació equilibrada segons la seva importància , establint les prioritats d'aquestes activitats. La millor manera que funcioni bé en la pràctica l' anàlisi ABC és si vostè: Planifica només 1 o 2 tasques A per dia (3 hores aproximadament) Preveu altres 2 o 3 tasques B (1 hora aproximadament) Reserva la resta del temps (45 minuts aproximadament) per a tasques C. D'aquesta manera dirigeix vostè d'una forma activa el curs del seu treball , es concentrarà sempre en les coses essencials i evitarà conflictes i stress innecessari. Molts manager prefereixen, no obstant això, fer les coses de debò ( orientació cap a l'activitat ) que fer les veritables coses ( orientació cap a l'objectiu ). Si així assoleix vostè els seus objectius del dia i a pesar d'interferències i imprevists encara disposa vostè de temps, llavors podrà decidir com i en què vol emprar-lo.
- a. Calcular la durada de les activitats Anoti vostè al costat de cada activitat el temps que vostè creu que haurà de dedicar-li. El temps és escàs. Vuit hores són i seran vuit hores. Com mostra l'experiència, freqüentment se sobreestima el temps total necessari i es planifica més del que en realitat es pot portar a terme. Això només condueix a una frustració innecessària i aversió als dietaris/organitzadors. Calculi vostè per tant, acuradament, el temps que haurà de dedicar a les activitats que ha planificat realitzar. El temps és or! Quan vostè gasta els seus diners , no calcula aproximadament, sinó amb exactitud, quant li costarà o a quant va a vendre tal o qual producte; per què no fer el mateix quan del capital "temps" es tracta? Altra regla establerta per l'experiència ens diu que per a un treball sovint es necessita tant temps com aquell del que es disposa. Quan hagi d'establir el temps que en principi vol dedicar a les seves tasques , procuri també, com en el cas de gastar els seus diners, posar i mantenir un límit. Treballarà considerablement mes concentrat i evitarà per tant molt millor els entrebancs , en tant en quant millor calculi el temps a dedicar a una determinada tasca. b. Reservar temps mort "Una cosa és lo pensat i una altra el que ha passat". Planifiqui vostè únicament una determinada part del seu temps laboral, segons l'experiència, un 60% aproximadament del mateix ( regla bàsica de la planificació del temps ). Esdeveniments imprevists, interferències, «lladres del temps», necessitats personals, etc. no requereixen una planificació exhaustiva, però sí una previsió. La distribució del seu temps hauria de constar, per tant, de tres blocs: 60% aproximadament per a activitats PLANEJADES (dietari) 20% aproximadament per a activitats INESPERADES (pertorbacions, lladres de temps) 20% aproximadament per a activitats ESPONTANEAS i SOCIALS (temps per a la creativitat) Segons el principi comercial de cautela sembla fins i tot indicat planificar únicament el 60% del temps laboral i reservar l'altre 40% com temps mort o de reserva. c. Tingui en compte la corba de rendiment "Al que matina, Déu l’ajuda" (Refrany) El rendiment de tota persona està subjecte a certes oscil·lacions durant el dia. que apareixeran segons un ritme natural. Per descomptat, existeixen gran quantitat de variacions individuals, influïdes pels hàbits alimentaris i altres característiques personals. No obstant això, fonamentalment es pot assegurar el següent: El nivell més alt de rendiment s’assoleix a al matí. Aquest nivell no s’hi tornarà a arribar més durant el dia. A la tarda (havent dinat) apareix el conegut «baixada» de mitja tarda, que serà combatut per algunes persones a força de consum de cafè carregat amb la qual cosa només s'aconseguirà allargar-ho. Després d'una nova pujada mitja a últimes hores de la tarda, la corba de rendiment cau de forma contínua, per a arribar a el punt més baix unes hores després de mitjanit. Cadascun de nosaltres ha de viure amb aquestes «baixades» de la nostra capacitat de rendiment. És important que vostè conegui quin és el seu ritme diari, perquè pugui planejar la solució de les tasques més complicades i difícils al matí, durant el seu període de màxim rendiment. Durant el seu conegut període de rendiment mínim (a la tarda) no hauria de vostè treballar en contra del seu ritme biològic sinó intentar distreure's i dedicar aquesta fase als contactes socials i ocupacions rutinàries. Durant l'alça de la corba de rendiment en les últimes hores de la tarda es pot dedicar novament a activitats importants (obligacions tipus B). Així, mitjançant una organització del dia, amb base de la corba de rendiment, i utilitzant les lleis naturals del seu organisme, augmentarà de forma important la seva productivitat, sense prendre grans mesures o fer grans variacions. La realització d'una tasca complicada i difícil, que precisa de molta concentració, resulta molt més fàcil al matí que durant el període de rendiment mínim, quan un ha d'esforçar-se dos i fins a tres vegades més. Sense cap dubte, treballar durant llargs períodes de temps i intensament és contraproduent, ja que disminueix la concentració i la capacitat de rendiment, produint-se errors. Faci pauses. No considerant-les com una pèrdua de temps, sinó com una recarrega d'energia: Investigacions mèdiques relatives a aquest tema van donar com resultat que el millor valor de recuperació s'arriba a després d'una hora de treball. La pausa només hauria de durar 10 minuts, ja que l'efecte òptim s'aconsegueix durant els 10 primers minuts i després apareix una tendència a la disminució: Per tant, hauria d'incloure pauses regulars però curtes en el seu pla del dia. L'efecte regenerador de la pausa pot ser augmentat considerablement si vostè es preocupa de moure's i respirar aire fresc. d. Control a posteriori Deixar per un altre dia el pendent Quantes repetides vegades ha deixat per a altra ocasió una activitat , al fina l'acabarà veient molesta i llavors hi ha dues possibilitats: "agafa el toro per les banyes" i soluciona d'una vegada l'assumpte, se’n oblida del problema perquè és una cosa que se soluciona per si mateixa. "És millor fer el veritable treball (= efectivitat, eficàcia) que fer-lo perfectament (= eficiència)" (peter drucker) Un dels problemes principals dels estaments directius és el tractar contínuament de fer massa coses alhora corrent el perill de perdre's entre les diferents tasques. Al final d'un dur dia de treball s'arriba sovint a la conclusió que si bé s'ha treballat molt, a pesar d’això. “No és el mateix treballar que fer feina” En ocasions s'han deixat per fer, o no s'han acabat, coses importants. Els bons «manager» es caracteritzen entre altres coses per ser capaços de fer tant moltes coses com molt diverses activitats dedicant un determinat temps única i exclusivament a una sola tasca. Resolen, per tant, sempre només una cosa, i d'una vegada, però d'una forma conseqüent i premeditada. Premissa imprescindible per a això és establir prioritats clares, mantenir-les i portar-les a terme. Establir prioritats significa decidir quines tasques són les de primer ordre. Quins les de segon. I quins són les quals cal realitzar a continuació. Les tasques de màxima prioritat són les quals cal fer o resoldre en primer lloc.
- Utilitzarem per definir les tasques a realitzar, les tasques de l’outlook. Anotem una descripció de la tasca Usarem les notes per registrar altres anotacions Usem el camp venciment per indicar la data límit per la nostra programació (això tb ens impediex de veure la cita sempre, només estarà visible durant el temps en el que estigui vigent ... Veure diapositiva Outlook – Planificar ...)
- Tasques Amb les tasques ben definides i categoritzades. Hi posem una data de venciment perque ens marqui les tasques que estàs fora de plaç. NOTA: La data de venciment pot ser quan nosaltres decidim que hauriem de tenir-ho fet (i doncs quan ho planificarem de fer). Pot ser que tingui una “death line” real posterior. Aquesta l’anotem per control a les notes de la tasca ... Exemple: A principis d’octubre, ens assignen la tasca de elaborar un informe que s’ha d’entregar a principis de desembre (death line= 4/12) però nosaltres el volem tenir fet a finals de novembre, (ja que ha d’incloure dades d’octubre i novembre ...) Desseguida creem la tasca amb data de venciment el 30/11, però a les notes hi posem la death line del 4/12 i ens oblidem. Outlook no ens mostrarà aquesta tasca fins que no visualitzem la setmana del 27/11 ... Llavors és quan l’hem de planificar (assignar-lo al calendari reservant temps) I així haurem complert amb els terminis acordats. Fer comentaris sobre les tasques periòdiques ... Exercicis
- Frase delatora: “Tens un moment?” Email – consells Desconnectar l’avís automàtic. Marcar-se un temps per revisar – contestar Usar les categories (també per arxivar) Bandeja d’entrada = buida Exercicis Definir els propis “lladres de temps”
- Si algú és molestat o interromput contínuament durant el seu treball apareix el conegut efecte de "tallant", li distreuen del seu treball encara que només sigui un instant. per a reprendre'l on ho havia deixat es necessita un temps addicional d'arrencada i entrada. Si se sumen aquestes pèrdues de rendiment es pot arribar a perdre, per aquesta causa, fins a un 28% del nostre temps. Per a la solució de tasques molt importants obligacions on necessitem totalment el conscient (tipus A) és de summa importància treballar, si pot ser, sense interrupcions. El negoci seguirà funcionant normalment encara que vostè es desentengui del seu entorn durant una hora (o més!). Prengui's aquest temps de "desconnexió" personal (temps vermell) com si fos una cita important, possiblement la més important: Una cita amb sí mateix! Tenint en compte els espais de temps amb menys i major nombre d'interrupcions: Planifiqui el temps verd durant els espais de temps amb menor nombre d'interrupcions (matí) i solucioni en aquest temps les seves obligacions més importants (obligacions del tipus A). Durant les hores de freqüents interrupcions, compti amb elles i solucioni els treballs menys importants (obligacions del tipus C) i fixi el seu temps verd. Cal però pactar-ho i comunicar-ho amb els companys/subalterns Complir i respectar el temps verd si volem que ens respectin el temps vermell . Cal ser assertiu, i dir “Ara no em va bé, però com t’aniria aquesta tarda a les ...?” “ ... hi seràs el dilluns ... ?” Reunions – Veure HD – Reunions eficaces. És realment necessària la reunió? Són necessaris tots els assistents? Es pot fer d’una altre manera? Reunions periòdiques: Encara són útils? La freqüència és la adequada? Han d’assistir tots els assistents a tota la reunió?
- Exemples: Desenvolupar un nou producte Aprendre un nou idioma Perdre pes o posar-se en forma Implementar un importat procés de canvi Es percep com a problema perquè al ser tan gran es veu inabastable. Solució: Allunyar-lo (en el temps) NO Tallar-lo en trossets petis SI "El secret per a progressar és començar per algun lloc. El secret per a començar per algun lloc és fragmentar els teus complexes i aclaparadore tasques de tal manera que quedin convertides en petites tasques que puguis realitzar i llavors simplement començar per la primera." Mark Twain