Proceso documentar y controlar entregable (correccion final)

MANUAL DOCUMENTAR Y
CONTROLAR
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Asesores-Ofc-69181
REVISADO POR: Instructor
Walter Alexandor Pardo
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .....................................................Error! Bookmark not defined.
2. JUSTIFICACIÓN......................................................Error! Bookmark not defined.
3. OBJETIVOS..............................................................Error! Bookmark not defined.
3.1 OBJETIVO GENERAL.....................................Error! Bookmark not defined.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..........................Error! Bookmark not defined.
4. APLICACIÓN............................................................Error! Bookmark not defined.
5. ALCANCE.................................................................Error! Bookmark not defined.
6. CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO ................Error! Bookmark not defined.
7. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA .............................Error! Bookmark not defined.
7.1 MISIÓN ..............................................................Error! Bookmark not defined.
7.2 VISION ...............................................................Error! Bookmark not defined.
7.3 POLITICAS .......................................................Error! Bookmark not defined.
7.5 VALORES CORPORATIVOS ........................Error! Bookmark not defined.
8. ORGANIGRAMA .....................................................Error! Bookmark not defined.
9. MAPA DE PROCESOS ..........................................Error! Bookmark not defined.
10. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS............Error! Bookmark not defined.
11. COMPETENCIAS A REALIZAR ...........................Error! Bookmark not defined.
13. INDICADORES.....................................................Error! Bookmark not defined.
14. TABLA RETENCIÓN DOCUMENTAL ..............Error! Bookmark not defined.
ANEXOS...........................................................................Error! Bookmark not defined.
TABLA CODIFICACIÓN: ...............................................Error! Bookmark not defined.

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1. INTRODUCCIÓN
El presente manual dará a conocer los formatos que componen los procesos de la
organización INGEGRAF S.A.S, teniendo como objeto principal, generar un
documento donde se evidencie, documentos, formatos y todo lo que tenga que
relación con la información tanto física como virtual de la organización.
De la misma manera se dará conocer un manual de procesos y procedimientos en
las áreas de gestión de talento humano como manual de funciones, preselección-
selección de candidatos, servicio al cliente, salud ocupacional, bienestar social
laboral e integrar a los nuevos trabajadores; cada uno de estos formatos con su
correspondiente manera de archivar y tener la información al alcance, cumpliendo
con los parámetros requeridos por la organización, puesto que de esta manera se
realizara el proceso de manera objetiva llegando a la correcta ejecución de las
funciones en cada uno de los procesos mencionados anteriormente mediante su
documentación.

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2. JUSTIFICACIÓN
El siguiente Manual tiene como fin brindarle a la organización INGEGRAF S.A.S
un proceso de Documentación y Control de archivos, documentos y formatos, con
el propósito de mejorar la administración de la información en los procesos de la
organización; ya que del buen manejo de los archivos se podrá obtener resultados
favorables en cada una de las áreas en el almacenamiento elaboración y
ejecución de nuevos documentos.
El beneficio al momento de la implementación de este manual será la mejora de la
organización en cuanto a las pautas y lineamientos para el control y desarrollo de
cada proceso.
De igual manera el proceso de Documentar y Controlar es de total importancia ya
que este proceso traerá a la organización tanto a empleadores como
colaboradores el conocimiento y desempeño del buen funcionamiento de archivos,
además de estar en un nivel más alto de competitividad que permita mayores
beneficios a la organización, como la venta de más productos o a la obtención de
más clientes

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3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL:
Dar a conocer a la empresa INGEGRAF S.A.S un manual de procesos y
procedimientos en las áreas de Gestión de Talento Humano, como: bienestar
social laboral, servicio al cliente, estructurar cargos, pre selección, selección de
candidatos e integrar, manual de funciones y salud ocupacional; permitiendo
así llevar a cabo los procesos con normatividades vigentes de calidad.
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Generar la documentación de los diferentes procesos y procedimientos
teniendo en cuenta las necesidades de la organización.
Indicar los procedimientos que contienen los formatos de manera detallada
para mejorar la calidad de la empresa INGEGRAF S.A.S.
Proponer a la organización INGEGRAF S.A.S, la implementación de dicha
documentación para cada uno de los programa.

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4. APLICACIÓN
Este manual aplica para todos los procesos referentes a Talento Humano, pues en
el encontramos el manejo adecuado que se debe dar a la documentación;
teniendo en cuenta que la documentación que en estos procesos se manejan
muchos documentos y todos con un carácter especial, importante e imprescindible
en algunos casos.

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5. ALCANCE
La realización de este trabajo comienza con la organización y conservación de los
documentos y la información de la empresa INGEGRAF S.A.S en los procesos de
gestión humana, conformando la caracterización de cada uno de los procesos que
permitan una mejor ejecución y desarrollo de las actividades de cada proceso,
obteniendo una mejora en la calidad de control y documentación, todo esto dirigido
a el empleador y colaboradores que conforman INGEGRAF S.A.S.

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6. CONTENIDO DEL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTACIÓN
PROCESO INDUCCIÓN Pág. 00-1
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1. LOGO: Diligenciar en el cuadro superior izquierdo el logo de la empresa.
2. TITULO: Diligenciar cuadro central con el título del proceso o formato.
3. PAGINACION: Diligenciar cuadro superior derecho con numero de página
o automatizarse.
4. FECHA: Diligenciar en el cuadro inferior derecho con la fecha de creación
de documento
1
2
4
3

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CONTROL DE DOCUMENTO. (PIE DE PÁGINA)
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Grupo Asesores-
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POR:
1. ELABORADO POR: En este primer cuadro se diligencia el nombre de la
persona o grupo que elabora el documento.
2. REVISADO POR: En este cuadro se diligencia el nombre de la persona que
ha llevado el revisado continuo del documento.
3. APROBADO POR:
1
2
3

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7. PLANEACIÓN ESTRATEGICA
7.1 MISION:
INGEGRAF S.A.S es una empresa dedicada a las artes gráficas que satisface
necesidades de diseño y publicidad empresarial, ofreciendo nuestros productos
para los clientes a nivel Bogotá D.C, dando garantía y eficacia en la elaboración y
entrega.
7.2 VISIÓN:
Seremos en el 2020 una empresa líder en la elaboración y entrega de diseños
publicitarios, esforzándonos para la satisfacción de nuestros clientes con una
cobertura a nivel regional.

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7.3 POLÍTICAS:
POLÍTICA DE CALIDAD: INGEGRAF S.A.S es una empresa comprometida con la
elaboración de productos con materiales de alta calidad para así garantizar la
satisfacción de nuestros clientes. Apoyándonos en nuestra maquinaria, y con el
mantenimiento que requiera para su excelente funcionamiento
POLÍTICA DE BIENESTAR: INGEGRAF S.A.S está comprometida con la
seguridad y el bienestar de nuestros empleados, promoviendo y realizando un
programa de bienestar con diferentes actividades encaminadas a mantener al
personal motivado y permitiendo un adecuado clima organizacional, para obtener
resultados beneficiosos para la organización.
POLÍTICA AMBIENTAL: INGEGRAF S.A.S es una empresa comprometida con el
medio ambiente y con la óptima utilización de los recursos, ya que promovemos
campañas de reciclaje y re utilización de nuestros productos para así incentivar a
la sociedad y a las próximas generaciones de tener un planeta sano, habitable y
con suficientes recursos.
POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: INGEGRAF S.A.S. está
comprometida a la implementación, desarrollo y cumplimiento de acuerdo a lo que

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establece el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST)
adoptando mecanismos para la prevención de riesgos y peligros donde nuestros
trabajadores estén expuestos en las labores que desempeñan, y así mismo
mejorar las condiciones estructurales de nuestra organización. Para esto nos
enfocamos en:
 Mejorar el ámbito laboral y condiciones de nuestra empresa realizando
auditorias y revisiones frecuentemente.
 Promover al personal por medio de capacitaciones, orientándose en la
seguridad y salud en el trabajo.
 Cumplir con las normas sobre las políticas de seguridad y salud en el
trabajo.

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7.4 VALORES CORPORATIVOS
RESPETO: En nuestra organización se muestra respeto Hacia las personas de
nuestra organización y a nuestros clientes.
LEALTAD: En nuestra organización se obtiene lealtad Por parte de todos los
colaboradores hacia INGEGRAF, así mismo generando lealtad a nuestros clientes.
HONESTIDAD: Ser honesto con el pago de nuestros empleados incluyendo en
este todo lo pactado en la firma del contrato.
RESPONSABILIDAD: Ser responsable con nuestros productos en los tiempos
pactados entre las partes.
CONFIANZA: Cumplimos al ofrecer nuestros productos de alta calidad para
nuestros clientes.

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8. ORGANIGRAMA

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9. MAPA DE PROCESOS

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10.CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
caracterizacion de
procesos.xlsx

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11.COMPETENCIAS A REALIZAR
SERVICIO AL CLIENTE
RESPONSABLE: G.T.H
OBJETIVO: Brindar la atención adecuada a los clientes externos con la ayuda de
los colaboradores de la organización con el fin de garantizar la satisfacción de los
clientes.
ALCANCE: Inicia con portafolio de servicios y finaliza con la encuesta de
satisfacción diligenciada por los clientes.
ACTIVIDAD ECONÓMICA: acción realizada por una persona, negocio, empresa o
establecimiento, con la finalidad de producir bienes y servicios para el mercado.
file:///C:/Users/krisn/Downloads/Glosario cpv2010.pdf
AGENDA: es esencial para cualquier persona que quiera organizar sus tiempos
eficazmente, permite planificar, organizar, priorizar y recordar.
http://www.luisarimany.com/la-gestion-del-tiempo/
CADENA DE SUMINISTROS: la gestión efectiva de la cadena de suministros
permite una mejor prestación del servicio al cliente y de la cadena de valor, a
través de la gestión de flujos de información, de producto y monetario.
http://www.upct.es/~gio/cadena%20de%20suministro.htm

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CLIENTE: un individuo, sujeto entidad que accede a recursos, productos o
servicios brindados por otra. http://www.definicionabc.com/general/cliente.php
COMPETENCIA: el concepto de competencia es multidimensional e incluye
distintos niveles como saber (datos, conceptos, conocimientos), saber hacer
(habilidades, destrezas, métodos de actuación), saber ser (actitudes y valores que
guían el comportamiento), y saber estar (capacidades relacionadas con la
comunicación interpersonal y el trabajo cooperativo).
http://hadoc.azc.uam.mx/enfoques/competencia.htm
COMUNICACIÓN: La buena comunicación es de suma importancia para el
mejoramiento del ambiente de trabajo de una organización. Una empresa en un
equipo y por lo tanto sus miembros necesitan saber lo que hace la gente para
poder trabajar mejor.
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/107010/107010/las_comunicaciones_en_el
_trabajo.html
COMUNICACIÓN NO VERBAL: se realiza través de multitud de signos de gran
variedad: imágenes sensoriales (visuales, auditivas, olfativas…), sonidos, gestos,
movimientos corporales, etc.
http://www.profesorenlinea.cl/castellano/ComunicacionVerbalyNoVerbal.htm
COMUNICACIÓN VERBAL: Es el uso de las palabras para la interacción entre los
seres humanos, el lenguaje propiamente dicho, expresado de manera hablada o
escrita. Constituye un nivel primario de comunicación y se centra en "lo que se
dice". La base de este tipo de comunicación está en la utilización de conceptos.

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CONDUCTA: Manera de comportarse una persona en una situación determinada
o en general.
CORRESPONDENCIA: toda organización entiende entre el servicio al cliente y la
lealtad del mismo. Una porción vital del servicio al cliente es la rapidez con la que
una empresa puede responder a la correspondencia entrante (contractos firmados,
formularios de solicitud, formularios de reclamo, cartas de cambio de dirección,
quejas, etc.) http://www.services.xerox.com/xerox-marketing-services-marketing-
solutions/custumer-correspondence/esmx.html
CULTURA ORGANIZACIONAL: Se ha definido como la colección específica de
las normas y valores que son compartidos por personas y grupos en una
organización y que controlan la forma en que interactúan entre sí dentro de la
organización y con el exterior.
http://www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/cultura-
organizacional.htm
EMPRESA: una empresa es una unidad económico-social, integrada por
elementos humanos, materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener
utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios.
http://definicion.de/empresa/
ETIQUETA: Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite
desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Acto ceremonial y

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solemne que se observa en palacios y sitios públicos.
http://gruposerviciocliente.blogspot.com.co/p/protocolo-y-etiqueta.html
LIDERAZGO: es un conjunto de habilidades que tiene una persona para guiar a
otras e influenciarlas para que trabajen con entusiasmo y logren de este modo su
objetivo. http://www.gestion.org/recursos-humanos/liderazgo/
PERSONALIDAD: Conjunto de rasgos y cualidades que configuran la manera de
ser de una persona y la diferencian de las demás. http://www.wikipedia.org
PORTAFOLIO DE SERVICIOS: es un documento en el cual se contempla la
información básica y precisa de la empresa, en el cual se concluye: reseña
histórica de la empresa, visión, misión, objetivos, productos, servicios, garantías,
socios, proveedores, respaldos, clientes de la empresa y datos de contacto.
http://www.wikipedia.org
PROCEDIMIENTO: consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar
una labor de manera eficaz. http://definicion.de/procedimiento/#ixzz4EL9ZRWZ3

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SALUD OCUPACIONAL
RESPONSABLE: G.T.H – Coordinador de salud ocupacional
OBJETIVO: Administrar la salud ocupacional de acuerdo a la normatividad legal
vigente todo en pro de la seguridad y salud de los colaboradores.
Alcance: Inicia con la detección de riegos y finaliza con acciones de eliminación,
prevención y mejora de los riegos hallados.
ACCIDENTES: “un accidente de trabajo es toda lesión corporal que el trabajador
sufra con ocasión o por consecuencia del trabajo que ejecute por cuenta ajena”
(art. 115 LGSS)
ACOSO LABORAL: De acuerdo con lo establecido en el inciso segundo del art.
2º del Código del Trabajo, modificado por la ley Nº 20.607 (publicada en el Diario
Oficial de fecha 08.08.12), el acoso laboral es toda conducta que constituya
agresión u hostigamiento reiterados, ejercida por el empleador o por uno o más
trabajadores, en contra de otro u otros trabajadores, por cualquier medio, y que
tenga como resultado para el o los afectados su menoscabo, maltrato o
humillación, o bien que amenace o perjudique su situación laboral o sus
oportunidades en el empleo.
ADMINISTRACIÓN: es una agencia de United States Department of Labor. El
congreso estableció la agencia bajo la Ley de la seguridad y salud ocupacional, la
cual fue firmada como ley por el presidente Richard M. Nixon el 29 de diciembre
de 1970. La misión de OSHA es "asegurar condiciones de trabajo seguras y

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saludables para los hombres y mujeres de trabajo mediante el establecimiento y
aplicación de normas, y mediante la capacitación, divulgación, educación y
asistencia".
ADMINISTRADOR DE RIESGOS PROFESIONALES: Previene, atiende y protege
a los trabajadores de las empresas de los efectos causados por accidentes y
enfermedades ocurridas en el desarrollo de su trabajo.
(https://www.grupohelm.com/empresas/seguros/linea-vida-y-
beneficios/administradora-de-riesgos-profesionales)
AFILIACIÓN: Es un acto administrativo mediante el cual la Tesorería General de
la Seguridad Social reconoce la condición de incluida en el Sistema de Seguridad
Social a la persona física que por primera vez realiza una actividad determinante
de su inclusión en el ámbito de aplicación del mismo. (http://www.seg-
social.es/Internet_1/Trabajadores/Afiliacion/Afiliaciondetrabaja7332/index.htm)
ALTO RIESGO: peligro considerable (http://diccionario.babylon-
software.com/alto_riesgo/)
AMBIENTE DE TRABAJO: ambiente de trabajo, que está asociado a las
condiciones que se viven dentro del entorno laboral. El ambiente de trabajo se
compone de todas las circunstancias que inciden en la actividad dentro de una
oficina, una fábrica, etc. (Autores: Julián Pérez Porto y María Merino. Publicado:
2010. Actualizado: 2014.)
http://definicion.de/ambiente-de-trabajo/

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AMONESTACIÓN: La amonestación es una de las sanciones que se pueden
imponer al trabajador que incumple con las obligaciones pactadas en el contrato
de trabajo o en el reglamento interno de trabajo. (2012)
http://www.gerencie.com/amonestacion-como-sancion-disciplinaria-al-
trabajador.html
ARL: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos,
destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las
enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como
consecuencia del trabajo que desarrollan.
https://www.positiva.gov.co/ARL/Promocion-Prevencion/Sistema-General-
Riesgos/Paginas/Definiciones-Importantes.aspx
ASEGURADORA: Entidad autorizada para el ejercicio de la actividad aseguradora
que, mediante un contrato de seguro, se compromete a la cobertura del riesgo
objeto de dicho contrato.
https://segurosypensionesparatodos.fundacionmapfre.org/syp/es/glosario/asegura
dor-aseguradora.jsp
ASESORÍAS: La asesoría es un servicio que consiste en bridar información a una
persona real o jurídica. Médiate la misma se busca dar un respaldo en un tema
que se conoce con gran detalle, respaldo que tiene una contrapartida en el hecho
de garantizar un manejo eficiente de una situación determinada.
http://definicion.mx/asesoria/

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AUTORIZACIONES SANITARIAS: Es el acto por el medio del cual la Autoridad
Sanitaria Regional (Secretario Regional Ministerial de Salud) permite el
funcionamiento de los Prestadores Institucionales de Salud, verificando que ellos
cumplen con los requisitos de estructura y organización, expresados en
reglamentos. (Artigas María, 2008)
http://www.minsal.cl/portal/url/item/b64310d5aaef070ce04001016401488f.pdf
AUXILIO DE TRANSPORTE: El auxilio de transporte es un subsidio que da el
empleador al trabajador con el fin de ayudarle en la movilización a su trabajo. Se
pagará en períodos regulares como los salarios. http://www.lexdir.co/guia/que-es-
el-auxilio-de-transporte-2538/
AUXILIO FUNERARIO: El Auxilio funerario en Colombia es una remuneración
económica que es pagada a la persona que sufrago los gastos de entierro de un
afiliado o de un pensionado.

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PRESELECCION SELECCIÓN
RESPONSABLE: G.T.H
OBJETIVO: Preseleccionar y seleccionar a los candidatos aptos e idóneos según
lo requiere la organización para desempeñar un cargo
ALCANCE: Inicia con la identificación de la vacante de un área y finaliza con la
lista de candidatos seleccionados.
FORMATO: Es una herramienta Tic la cual se puede utilizar para hacer diferentes
trabajos
SELECCIÓN: Acto de elegir a una persona candidata entre varias para un puesto
de trabajo.
PRESELECCIÓN: Selección previa general.
http://www.imf-formacion.com/blog/recursos-humanos/glosario/
INFORME: El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en
un texto o una declaración que describe las cualidades de un hecho y de los
eventos que lo rodean.
Disponible en: Definición de informe - Qué es, Significado y Concepto
http://de:finicion.de/informe/#ixzz4PXvtF3tD
ACCIONES DE MEJORA: actividad es un concepto con varios usos. En su
sentido más amplio, una actividad es una acción que lleva adelante una persona o

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una compañía. Disponible en: acción de mejora Resultados de la búsqueda
http://definicion.de/?s=accion+de+mejora#ixzz4PXw3MViA
CANDIDATOS: La persona que aspira a acceder a determinado cargo, honor o
dignidad. Disponible en: Definición de candidato - Qué es, Significado y Concepto
http://definicion.de/candidato/#ixzz4PXwNkCtk
HOJA DE VIDA: Es un resumen escrito y ordenado de su capacitación profesional
y de su experiencia laboral. De su correcta elaboración y presentación, dependerá
el éxito en su búsqueda de empleo. Disponible en http://es.ccm.net/forum/affich-
290276-cual-es-la-definicion-de-una-hoja-de-vida
ENCUESTA: Es una herramienta la cual permite recolectar información
MANUAL: Instrumento el cual da unas instrucciones para la ejecución de un
trabajo en especifico
PROVEEDOR: Persona que se dedica a abastecer una necesidad
PRESUPUESTO: Es un cálculo anticipado
COSTEO: Define los costos y gastos de una preselección y selección de una
organización
RECURSOS: Una serie de elementos para cubrir una necesidad
PROPUESTA DE MEJORA: son aportes que se dan a conocer para el
crecimiento de la organización

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PERFIL LABORAL: descripción de una serie de capacidades y tareas que define
la profesión de un candidato
CARGO: Función que cumple una persona dentro de una organización
VACANTE: Puesto de trabajo libre, que no está cubierto. Disponible en:
RECLUTAMIENTO: Es una actividad de la empresa que se ocupa de buscar a las
personas adecuadas para un determinado puesto de trabajo. Disponible en:
BASE DE DATOS: recolección de información que reúne algunos datos en
específicos
REQUISICIÓN: es requerir un personal en específico para una función
INTEGRAR
RESPONSABLE: G.T.H
OBJETIVO: Dar a conocer a la empresa el Paso a paso para el proceso de
inducción a los nuevos trabajadores
ALCANCE: El proceso se inicia en el momento en que se planea el programa de
inducción, se finaliza el proceso cuando se genera las propuestas de mejora
basadas en los resultados que arroja la encuesta de satisfacción.

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PROCESO DE INTEGRAR: Es un proceso mediante el cual el individuo alcanza a
apreciar los valores, las competencias, los comportamientos esperables, los
conocimientos sociales que son esenciales para asumir un determinado rol
laboral, y las actitudes precisas para participar como miembro en las actividades
de una organización.
https://prezi.com/j2yl-fy6r-bp/1-proceso-de-integrar-personas/
COLABORADORES: Persona que presta un servicio a una organización para
llegar a un mismo fin.
http://www.wordreference.com/definicion/colaborador
PROGRAMA DE INDUCCIÓN: Es un proceso mediante el cual el individuo
alcanza a apreciar los valores, las competencias, los comportamientos esperables,
los conocimientos sociales que son esenciales para asumir un determinado rol
laboral, y las actitudes precisas para participar como miembro en las actividades
de una organización.
http://programadeinduccionn.blogspot.com.co/p/definicion.htm
CARTA DE BIENVENIDA: documento que se envía con intención de acoger de
manera amistosa a una persona o grupo de personas que llegan por primera vez a
un trabajo.
http://modelo-carta.com/bienvenida/

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INDUCCIÓN ESPECIFICA: fase de la inducción a un nuevo colaborador donde se
le da a conocer toda la información relacionada con su puesto de trabajo.
EVALUACION DE CONOCIMIENTOS: Busca evaluar conocimientos y
habilidades adquiridas en la inducción al nuevo colaborador.
PRESUPUESTO: Conjunto de los gastos e ingresos previstos para un
determinado Proceso en este caso integrar a los trabajadores.
MANUAL DE FUNCIONES: Es un instrumento o herramienta de trabajo que
contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus
actividades.
https://es.scribd.com/doc/16644083/Definicion-Pruebas-de-Conocimiento
INDUCCIÓN CORPORATIVA: fase de la inducción a un nuevo trabajador donde
se le dará a conocer el direccionamiento estratégico de la organización.
PLAN DE TRABAJO: Es una herramienta que permite ordenar y sistematizar
información relevante para ejecutar una serie de actividades, para un determinado
proceso.
https://www.google.com.co/webhp?sourceid=chrome-
instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#q=definicion+plan+de+trabajo&*
FLUJOGRAMA: también denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de
una línea de pasos de acciones que implican un proceso determinado.

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http://www.definicionabc.com/general/flujograma.php
INFORME: es un estudio sobre un tema. Su extensión es indeterminada, pudiendo
ser muy breve o de una gran amplitud. Cada informe responde a unas
necesidades y se encuentra dentro de un sector o actividad.
ACCIONES DE MEJORA: Una Serie de actividades que permitan establecer un
método unificado de trabajo para eliminar las causas de las no conformidades
reales.
AGENDA DE TRABAJO: el recurso utilizado por talento humano para gestionar
actividades cotidianas con un orden temporal determinado.
PLAN DE ACCIÓN: es un tipo de plan que prioriza las iniciativas más importantes
para cumplir con ciertos objetivos y metas. De esta manera, un plan de acción se
constituye como una especie de guía que brinda un marco o una estructura a la
hora de llevar a cabo un proyecto.

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APROBADO POR:
MANUAL DE FUNCIONES.
RESPONSABLE: GTH
OBJETIVO: Brindar información de las funciones, habilidades, conocimientos,
responsabilidades y subordinación que conforman los cargos correspondientes a
la organización.
ALCANCE: Inicia con la identificación de los cargos y finaliza con el manual de
funciones
POLITICAS COORPORATIVAS: Las Políticas desarrollan los principios sobre los
que se sustenta el Sistema de gobierno corporativo y contienen las pautas que
rigen la actuación de la Sociedad y de las sociedades integradas.
ORGANIGRAMA: Un organigrama es un esquema de la organización de una
empresa, entidad o de una actividad.
FLUJO GRAMA: Un flujo grama, también denominado diagrama de flujo, es una
muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un proceso
determinado
MAPA DE PROCESOS: El mapa de procesos es una representación gráfica que
nos ayuda a visualizar todos los procesos que existen en una empresa y su
interrelación entre ellos

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APROBADO POR:
PROCESOS MISIONALES: Los procesos misionales son los esenciales de una
institución de educación superior docencia, investigación y apoyo al sector externo
REINGENIERIA: Reingeniería en un concepto simple es el rediseño de un
proceso en un negocio o un cambio drástico de un proceso.
MATRIZ DOFA: La sigla FODA, es un acróstico de Fortalezas factores críticos
positivos con los que se cuenta Oportunidades, aspectos positivos que podemos
aprovechar utilizando nuestras fortalezas), Debilidades.
ESTRUCTURAR: Es fundamental en todas las empresas, define muchas
características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer
autoridad.
NIVELES OCUPACIONALES: Es el nivel del trabajador de acuerdo con la
jerarquía de la organización (directivos, empleados, obreros especializados,
obreros generales).
CARGOS: Un cargo es la denominación funcional que se asigna a una persona,
con el fin de establecer las líneas de autoridad y subordinación, y que de hecho,
se encuentra descrito en el Organigrama Funcional de cada empresa.
FUNCIONES: Son Funciones básicas de la empresa. Lo que hace una empresa
con el fin de lograr sus objetivos; Mercadotecnia y Ventas, Operaciones.

MANUAL DOCUMENTAR Y
CONTROLAR
Pág. 00-1
Fecha:
Asesores-Ofc-69181
APROBADO POR:
CAPACITACIÓN: La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-
aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilidades y destrezas de los
servidores, que les permitan un mejor desempeño en sus labores habituales.
COMPETENCIAS: El concepto de competencias está sólidamente implantado en
la gestión de recursos humanos de las compañías.
MANUAL: Son documentos escritos que concentran en forma sistemática una
serie de elementos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes
de la empresa.
ROLES: En toda empresa se acaban asignando roles entre el equipo de trabajo,
ya sea de manera directa o de manera inconsciente, ya que debido a las
competencias de cada persona se va creando una estructura interna que identifica
a la propia empresa en todos los aspectos relacionados con ella.
PERFILES: Una descripción de la historia de las empresas, recursos, estructura,
funcionamiento, y reputación.
MEJORA CONTINUA: El proceso de mejora continua es un concepto del siglo XX
que pretende mejorar los productos, servicios y procesos.

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Fecha:
Asesores-Ofc-69181
APROBADO POR:
12.TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CUADRO DE
RETENCION INGEGRAF S.A.S (1)

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Asesores-Ofc-69181
APROBADO POR:
13.ANEXOS
CUADRO DE
RETENCION INGEGRAF S.A (OK).xlsm

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14.TABLA DE CODIFICACIÓN
tabla de
codificacion.xlsx

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