Este documento presenta claves para optimizar la productividad y el rendimiento del tiempo. Explica que la productividad es la relación entre la cantidad de bienes y servicios producidos y los recursos utilizados. Señala que el 20% de las tareas generan el 80% del valor y que es importante enfocarse en esas tareas clave. También enfatiza la importancia de planear, dividir las tareas en lotes de una hora, y trabajar con un propósito para aprovechar mejor el tiempo.

1. Productividad
Claves Para Optimizar el Rendimiento
del Tiempo
Ciudad de Guatemala, 28 de abril 2008
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2. Agenda
1. Introducción
2. Presentación de Conceptos
3. Conclusiones
4. Comentarios y Discusión
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3. ¿Que es la Productividad?
Productividad: La relación entre la cantidad de bienes y
servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados para
producirlos. (Wikipedia)
Principio de Paretto: El Principio dice que el 20% de
cualquier cosa producirá el 80% de los efectos, mientras que
el 80% restante sólo cuenta para el 20% de los efectos.
(Wikipedia)
Tiempo: es la magnitud física
que mide la duración de las cosas
sujetas a cambio. (Wikipedia)
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4. ¿Por qué ser Productivos?
Es la llave de la satisfacción y la felicidad humana
20 % Desarrollo Profesional
Trabajo
Carrera
Estudios
Relaciones Profesionales
80% Vida Personal
Familia
Pareja
Hobbies
Amigos
etc.
Una persona promedio pasa 80% de su tiempo en el
trabajo, quedándole tan solo un 20% libre para realizar
aquellas actividades que lo llenan en un 80%.
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5. El Comienzo de Todo
Enfoque: lograr visualizar claramente que es lo que
tenemos que lograr y las sub tareas indispensables que
debemos realizar para cumplir el objetivo propuesto.
Concentración: Evitar divagar
con la mente y distraernos. No
utilizar nuestro tiempo en
cualquier tarea ajena a aquellas
identificadas con nuestro enfoque.
Convicción = Convencimiento +
Acción
Responsabilidad = Reponder +
Habilidad
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6. Identificación de Tareas
•De nuevo nuestro amigo Paretto
•20% de las tareas que hacemos representan
un 80% del valor que podemos generar.
•Todas las tareas deben de ser identificadas y
escritas en una lista.
•Tener las actividades escritas en una lista libera
nuestra mente de tenernos que “recordar” los
pasos a seguir y nos permite concentrarnos y
utilizar nuestra capacidad en lo que debemos de
hacer.
•Nos es lo mismo hacer una tarea correctamente
que hacer la tarea correcta.
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7. Las Preguntas a Responder
¿Qué es lo que más aporto a
los objetivos de la empresa?
¿Cuál es mi rol en el equipo?
¿Cómo mi presencia mejora la
situación de mi entorno?
¿Cuál es el uso más valioso de
mi tiempo?
¿Qué puedo aportar yo que
nadie más puede lograr?
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8. Siempre comer su Sapo
No tiene sentido posponer una tarea que tiene que ser
completada.
Al completar una tarea que nos causa “desagrado” a
primera hora sabemos que lo peor del día ya pasó.
Obtenemos un sentido de libertad y satisfacción que nos
incrementa el nivel de energía para el resto del día.
Esta técnica puede por si sola duplicar la productividad
de una persona.
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9. Complete lo que empieza
Un hábito que debemos obtener
Un hábito que nunca debemos romper
Divide y Conquista!
Sea Realista
Sentido Interno de Satisfacción y Logro.
Adrenalina.
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10. Tips de Productividad
Trabajo en lotes y la curva de aprendizaje.
Debemos agrupar las tareas en grupos de
actividades similares.
Reducción del 80% del tiempo requerido para
completar la tarea.
Alocar lotes de tiempo de 60 minutos
ininterrumpidos.
Nunca tenemos tiempo para hacer algo bien
pero siempre tenemos tiempo para volverlo a
hacer.
Planeación
Delimitación
Calidad
Utilice su Basurero
Tome responsabilidad sobre sus resultados.
Usted es el responsable y tiene control sobre lo que
pasa a su alrededor.
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11. Tips de Productividad (Cont)
Escoja que hacer en cada momento
¿Cuanto tiempo tengo?
¿Que equipo tengo disponible?
¿Como está mi estado de ánimo?
Fíjese una hora de salida
Disminuya el tiempo utilizado en responder Correo
Electrónico
Aloque su tiempo para esta actividad
Sea más selectivo
Notifique a sus compañeros
Mantenga la Salud y la Energía
Salud física
Salud mental
Cree buenos hábitos
28 días
No se deje vencer al inicio 11
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12. El Proyecto de Empresa
Debe ser concebido, implementado y mantenido
por todos los miembros de la empresa.
Preguntas Claves:
¿Qué quiero obtener yo de mi trabajo
y mi puesto en la empresa?
¿Qué debo de hacer para crecer
dentro de la empresa?
¿Cómo puedo hacer para que mis días sean
más productivos y satisfactorios?
¿Por qué la empresa es única gracias
a mi aporte?
¿Qué más puedo hacer para mejorar la
empresa?
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13. Propósito
El Propósito de una Empresa
El propósito o la razón de ser de una empresa es muy sencillo. No es
tener utilidad, ni millones de dólares en ventas. Es simplemente
atender a sus clientes y brindarles productos y/o servicios que
contribuyan de una manera eficaz a las metas que el cliente tiene
planeadas.
El Propósito de una Persona
Cada persona tiene un propósito distinto en la vida. Dentro de
nuestra vida profesional, personal, espiritual y académica la mejor guía
o método de evaluación para encontrar nuestro propósito o camino
debe ser preguntarnos si nuestras acciones están contribuyendo a
algo o a alguien. La respuesta a esta pregunta nos pondrá en el
camino correcto. El propósito para que nuestras vidas tengan sentido y
no pasemos desapercibidos por el mundo es contribuir.
El propósito de la vida es llevar una vida con propósito.
Ser productivos nos garantiza tener el tiempo necesario para
contribuir.
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14. Conclusiones
La naturaleza de las personas es ser productivas.
Ser productivo incrementa el sentido de satisfacción y la felicidad
que experimenta una persona.
La ley del 80 - 20 (Paretto) es clave para la productividad.
Se deben identificar las tareas que más valor dan al uso de su
tiempo.
Se debe tener una lista o sistema que le de la tranquilidad de
saber que es lo que tiene que hacer. (GTD)
20% de tiempo invertido en planeación reduce hasta un 80% en
tiempo de ejecución.
Trabaje en lotes e 60 minutos ininterrumpidos.
Usted está en control. Cree un ambiente productivo a su
alrededor.
Recuerde que el propósito de la vida es llevar una vida con
propósito. Empiece hoy a hacer más tiempo para desarrollar su
propósito y llevar la mejor vida que usted sabe que puede llevar.
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15. Contacto
Favor dirigir cualquier duda, comentario o
sugerencia a:
Julio Manuel Alvarez
manolo@malvarezonline.com
Más información en:
http://www.malvarezonline.com
Muchas gracias por su atención.
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