K) creación base datos sin asistente

1. EJERCICIO 11 DE ACCESS
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ACCESS
EJERCICIO 11
CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS
La academia Bodhi Yoga, con sede en Palma, encarga a su personal de oficina la
creación de una base de datos para almacenar información sobre:
 Los cursos ofertados para el próximo semestre
 Los alumnos matriculados hasta el momento
 Los profesores que impartirán los cursos
 Las aulas o espacios en que se realizarán
A la hora de diseñar una base de datos, el orden a seguir, en líneas generales es:
1. Decidir qué tablas vamos a crear: lo que dependerá de los elementos sobre los
que queramos guardar información. En general, cualquier elemento sobre el
que queramos guardar más de un dato (o campo) requerirá una tabla aparte.
En nuestro caso presente, dichos elementos son:
los cursos
los alumnos matriculados
los profesores
las aulas
2. Decidir qué datos o campos vamos a incluir en cada tabla: lo que dependerá:
de las consultas que queramos realizar (p.ej, si deseamos poder saber la
media de edad de nuestros alumnos, deberemos incluir el campo Edad en
la tabla Alumnos). Antes de diseñar la tabla, por tanto, es necesario tener
en cuenta las consultas que tendrán que realizar los usuarios de la base
de datos.
de las relaciones que queramos establecer entre las tablas, ya que para
relacionar dos tablas es necesario que tengan un campo en común. (p.ej,
el campo Códigocurso en las tablas Cursos y Alumnos)

2. EJERCICIO 11 DE ACCESS
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ACTIVIDAD
Crea la base de datos para la academia Bodhi Yoga, siguiendo las instrucciones
que se indican a continuación.
PROCEDIMIENTO
Creación de la base de datos en blanco
Inicia el Access y, en el apartado Nueva base
de datos en blanco, haz clic en el icono Base de
datos en blanco.
La nueva base de datos se abre directamente en la tabla 1, en modo hoja de da-
tos, para que empecemos a introducir información. De momento, no lo vamos a hacer.
Guarda la tabla 1 con el nombre Cursos y luego, ciérrala.
Haz clic en el icono de carpeta y
busca y selecciona tu pendrive.
Luego, escribe el nombre de la
nueva base de datos (Academia
de yoga) y haz clic en Crear.

3. EJERCICIO 11 DE ACCESS
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Creación de las tablas y configuración de los campos
De acuerdo con el procedimiento indicado en el ejercicio 10 de Access, crea, a
continuación, las tablas correspondientes a: Alumnos, Profesores y Aulas (con estos
mismos nombres), y configura los campos de las 4 tablas de acuerdo con los siguientes
cuadros
CURSOS
ALUMNOS

4. EJERCICIO 11 DE ACCESS
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La propiedad Tamaño del campo para el campo Nombre será de 20; para Apelli-
dos, de 50.
PROFESORES
La propiedad Tamaño del campo para el campo Nombre será de 20; para Apelli-
dos, de 50.
AULAS
La propiedad Tamaño del campo para el campo Tipo será de 30.

5. EJERCICIO 11 DE ACCESS
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Establece en cada tabla como campo principal o clave aquel que presenta el di-
bujo de una llave a su izquierda.
Configura los campos de fecha de la tabla Cursos con el formato Fecha media (en
el cuadro de Propiedades del campo)
Relacionar las tablas
Una vez creadas las tablas, el siguiente paso es establecer las relaciones entre
ellas. De acuerdo con el procedimiento explicado en el ejercicio 10, relaciona:
- Cursos con Alumnos
- Profesores con Cursos
- Aulas con Cursos
En todos los casos, recuerda activar las casillas de integridad referencial y actua-
lización en cascada:
El resultado final presentará aproximadamente este aspecto:

6. EJERCICIO 11 DE ACCESS
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Guarda las relaciones establecidas (clic en el icono de la barra de acceso
rápido de Office) y cierra el cuadro Relaciones.
Creación de formularios
ACTIVIDAD
Crea, para la base de datos, un panel inicial de distribución y formularios de da-
tos (uno para cada tabla).
Panel inicial
Su aspecto será como el que se muestra a continuación.

7. EJERCICIO 11 DE ACCESS
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CONFIGURACIÓN:
Modelo de autoformato: Access 2007.
Texto: Calibri, 12 ptos., en negrita, color azul oscuro. La del encabezado puede
ser cualquiera que se parezca a la de la imagen (aplica el tamaño a ojo).
Imagen: archivo yoga.jpg, incluido en la web del módulo (Archivos para ejerci-
cios de Access)
Botones
- Los botones ALUMNOS, CURSOS, AULAS y PROFESORES cerrarán el pa-
nel inicial y abrirán el formulario respectivo (será necesario recurrir a las
macros).
- El botón Cerrar Panel Inicial simplemente cerrará este formulario (basta
con el asistente).
Este formulario será lo primero que aparezca al abrir la base de datos. Asimismo,
en la barra de título del programa aparecerá el nombre de la academia (BODHISATT-
VA).
Nota importante: crea y guarda en primer lugar todos los formularios, sin dar-
les formato de ningún tipo. Los necesitarás para poder crear los botones y las macros.
Alumnos:
CONFIGURACIÓN:
Modelo de autoformato: Access 2007.
Texto: Calibri, 12 ptos., en negrita, color azul oscuro (el de los botones, negro). La
del encabezado puede ser cualquiera que se parezca a la de la imagen (el tamaño de-
penderá un poco del tipo de letra; rondando los 36 ptos.)

8. EJERCICIO 11 DE ACCESS
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Logo: imagen yoga.jpg, incluida en la web del módulo (Archivos para ejercicios
de Access)
Botones:
- Panel inicial: asociado a una macro que abra el formulario Panel inicial y
cierre el formulario Alumnos.
- Nuevo alumno: añade un nuevo registro y permite introducir los datos
del mismo (en el primer paso del asistente para la creación de botones
de comando, elige Operaciones con registros, Agregar nuevo registro).
- La propiedad Cursor al activar en ambos botones tendrá el valor Mano
de hipervínculo,
Aulas:
CONFIGURACIÓN:
Las opciones son las mismas que en el formulario Alumnos con las siguientes di-
ferencias:
- Se creará un control de ficha con dos fichas: en la 1ª (Aula) se incluirán
los campos de la tabla Aulas; en la 2ª (Cursos por aula), el subformula-
rio con los datos de la tabla Cursos.
- El funcionamiento de los botones será el mismo que en Alumnos, pero
adaptado, lógicamente, al formulario Aulas.

9. EJERCICIO 11 DE ACCESS
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Cursos:
CONFIGURACIÓN:
Las opciones son las mismas que en los formularios anteriores con las siguientes
diferencias:
- Se creará un control de ficha con dos fichas: en la 1ª (Curso) se incluirán
los campos de la tabla Cursos; en la 2ª (Alumnos por curso), el subfor-
mulario con los datos de la tabla Alumnos.
- El funcionamiento de los botones será el mismo que en Alumnos y Au-
las, pero adaptado al formulario Cursos.
Profesores

10. EJERCICIO 11 DE ACCESS
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CONFIGURACIÓN:
Las opciones son las mismas que en los formularios anteriores con las siguientes
diferencias:
- Se creará un control de ficha con dos fichas: en la 1ª (Profesor/a) se in-
cluirán los campos de la tabla Profesores; en la 2ª (Curso por profe-
sor/a), el subformulario con los datos de la tabla Cursos.
- El funcionamiento de los botones será el mismo que en los formularios
anteriores, pero adaptado al formulario Profesores.
Introducción de los datos
El último paso será introducir los datos o registros correspondientes de cada ta-
bla, usando para ello los formularios creados.
A la hora de introducir los datos, es fundamental el orden en que lo hagamos.
Hay que introducir primero aquellos elementos que aparezcan como campo secunda-
rio (no principal) en otra tabla. En nuestro caso, el orden será el siguiente:
Primero: las aulas y los profesores (o al revés, es indiferente). Ya que tanto aula
(Códigoaula) como profesor (Númprofesor) aparecen como campo secundario en la
tabla Cursos.
Segundo: los cursos, ya que el curso (Códigocurso) aparece como campo secun-
dario en la tabla Alumnos.
Tercero: los alumnos, ya que el alumno no aparece como campo secundario en
ninguna otra tabla.
El sentido de esto es que, si intentáramos introducir en la tabla Cursos
el código de un aula o el número de un profesor aún no introducido en la
base de datos, el programa no nos lo permitiría. Y lo mismo si intentáramos
matricular a un alumno en un curso que aún no figurase en la tabla Cursos.
Así se protege la coherencia de la información (la “integridad referencial”)

11. EJERCICIO 11 DE ACCESS
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Los datos a introducir son los siguientes:
AULAS
Códigoaula Tipo Capacidad (nº de alumnos)
CO1 De cocina 15
ME1 De meditación 25
YO1 De yoga 30
YO2 De yoga 20
PROFESORES
Númprofesor Nombre Apellidos Dirección Teléfono
1 Rabindranath Thakur Aragón, 12 971712356
2 Saratcandra Cattopadhyay Passeig Mallorca, 34 619334455
3 Pedro López López Tagore, 5 971123456
4 Magadhi Apabhramsa Capitán Salom, 34 651357901
CURSOS
Nº del
curso
Nombre Duración
(en horas)
Fecha de
inicio
Fecha de
finalización
Aula Profesor/a Precio
1 Yoga normal 70 01-jul-12 30-nov-12 YO1 1 100,00 €
2 Yoga prenatal 50 01-sep-12 02-nov-12 YO2 1 75,00 €
3 Yoga para la 3ª edad 40 01-oct-12 03-dic-12 YO1 2 60,00 €
4 Meditación 60 15-sep-12 15-dic-12 ME1 4 80,00 €
5 Cocina vegetariana 20 05-jul-12 30-jul-12 CO1 3 50,00 €
ALUMNOS
Nº del alumno Nombre Apellidos Curso a realizar Entrada pagada
1 Sara García Bernat 1 Sí
2 Jorge L. Amancio Garau 4 No
3 Heráclito Panza Barón 2 Sí
4 Helena Torres González 2 Sí
5 Elisabeth Woodhouse 4 No
6 Sergio Oliver Menda 1 No
7 Miranda Pániker 1 Sí
8 Plácida Paz Segura 3 Sí
ACTIVIDAD
Para acabar, personaliza el panel izquierdo creando (bajo el nombre BOD-
HISATTVA) 4 grupos: Alumnos, Aulas, Cursos y Profesores. Redistribuye los objetos de
la base de datos incluyendo cada uno en su grupo respectivo.