Los archivos son conjuntos de documentos creados por personas u organizaciones como testimonio de información. Antes, los archivos eran solo físicos, pero ahora son también digitales. Esto ayuda a las empresas a almacenar documentos de forma más segura y sostenible, reduciendo costos y tiempos. Los archivos empresariales se clasifican por tamaño, tipo de actividad, expansión territorial, alcance comercial y edad de los documentos.

1. ARCHIVO
El archivo es un conjunto de documentos que una sociedad, una institución o una
persona elaboran en el marco de sus actividades y funciones, y son conservadas
como testimonio de información.
Varias décadas atrás, los archivos eran exclusivamente físicos, ya que no existía la
tecnología necesaria para este tipo de almacenamiento. Antes de que las
compañías comenzaran a guardar sus documentos en base de datos, contaban con
inmensas estanterías repletas de cajas y carpetas los cuales sufrían con el paso del
tiempo el deterioro propio.
A lo largo de este proceso las empresas descubrieron que habían perdido gran parte
de sus archivos a causa de la humedad y la nitidez de la tinta, al punto de haberse
vuelto ilegibles.
Con el avance de la tecnología, las empresas empezaron a ser cada vez más
conscientes de la importancia en el campo de los sistemas y poco a poco fueron
incorporando estas tecnologías necesarias para el día a día. Con esto lo que se
pretende es que se tenga un puesto de trabajo más seguro, sin tantos documentos,
se reduzcan varios tiempos de la empresa y nos empecemos a encaminar sobre
una mejora en el medio ambiente.
FUNCIÓN DEL ARCHIVO
Su función más importante es la gestión documental e identificación para la
destrucción de documentos. Se basan en las aplicaciones informáticas ya que los
archivos de una empresa se conservan con mucha dificultad. La información es
diversa, a veces efímera y se organiza de forma diferente.
No sólo hay que tener en Cuenta a directivos y trabajadores, sino también la
influencia que ejercen a la hora de transmitir sus funciones y su información a los
clientes. Los documentos de los archivos no siempre son para conservar. Pesa
mucha más la destrucción que la conservación. Influyen los gastos y la logística de

2. la empresa. Se tiende a centralizar la información. No hay sistemas de organización
y normalmente no se aplica el principio de procedencia.
TIPOS DE ARCHIVOS DE EMPRESAS
1. Por el tamaño de la empresa:
• Pequeña empresa.
• Mediana empresa.
• Gran empresa.
2. Dependiendo del tipo de actividad:
• Empresa de transportes.
• Empresa de automóviles.
• Empresa de alimentación, etc.
3. Por su expansión territorial:
• Locales.
• Nacionales.
• Europeos.
• Internacionales.
4. Por su actividad comercial:
• Local.
• Regional.
• Nacional.
• Internacional.
5. Por la Edad de los Documentos:
• Administrativos.
• Intermedios.
• Es muy difícil y raro que haya archivos históricos.