Este documento presenta una introducción a la administración de documentos. Explica conceptos clave como comunicación, información y documentos, y define la administración de documentos como el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar actividades relacionadas con documentos. También cubre temas como la importancia de los documentos, métodos de archivo, clasificación de documentos y especialidades en el campo de la administración de documentos.

1. ADMINISTRACIÓN DEADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
CÁPITULO 1CÁPITULO 1
PROFA. REYES GUZMÁNPROFA. REYES GUZMÁN
SECCIÓN 1SECCIÓN 1
INTRODUCCIÓN A LA ADMISTRACIÓN DE DOCUMENTOSINTRODUCCIÓN A LA ADMISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
SECCIÓN 2SECCIÓN 2
RETOS Y OPORTUNIDADES EN LA ADMINISTRACIÓN DERETOS Y OPORTUNIDADES EN LA ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOSDOCUMENTOS

2. MATERIALESMATERIALES
 ArchivoArchivo
 TarjetasTarjetas
 GuíasGuías
 LibretaLibreta
 Lápiz para ejerciciosLápiz para ejercicios
 GomaGoma

3. Al terminar este capítulo, el alumno podrá:Al terminar este capítulo, el alumno podrá:
Señalar la importancia del proceso de laSeñalar la importancia del proceso de la
comunicación y de la Información para loscomunicación y de la Información para los
individuos y las instituciones.individuos y las instituciones.
Decir por qué es necesario mantener un buenDecir por qué es necesario mantener un buen
sistema de administración de documentos.sistema de administración de documentos.
Indicar los usos que tienen los documentos yIndicar los usos que tienen los documentos y
dar ejemplos.dar ejemplos.
Mencionar diferentes medios en los cuales seMencionar diferentes medios en los cuales se
conservan información.conservan información.

4. OBJETIVOSOBJETIVOS
Explicar los dos métodos básicos paraExplicar los dos métodos básicos para
archivar y mantener los documentos.archivar y mantener los documentos.
Explicar los dos métodos básicos paraExplicar los dos métodos básicos para
archivar y mantener los documentos.archivar y mantener los documentos.
Indicar las categorías en que se clasificanIndicar las categorías en que se clasifican
los documentos y dar ejemplos delos documentos y dar ejemplos de
documentos que corresponden a cadadocumentos que corresponden a cada
categoría.categoría.
Decir cuáles son las organizacionesDecir cuáles son las organizaciones
profesionales relacionadas con laprofesionales relacionadas con la
administración de documentos.administración de documentos.

5. OBJETIVOSOBJETIVOS
 Señalar las especialidades que existen en elSeñalar las especialidades que existen en el
campo de la administración de documentos.campo de la administración de documentos.
 Mencionar los conocimientos, destrezas yMencionar los conocimientos, destrezas y
habilidades que debe tener el personalhabilidades que debe tener el personal
responsable del manejo de documentos y queresponsable del manejo de documentos y que
contribuyen a su progreso profesional.contribuyen a su progreso profesional.
 Definir los términos: sistema, tecnología,Definir los términos: sistema, tecnología,
comunicación, archivar, información,comunicación, archivar, información,
documentos y administración de documentos.documentos y administración de documentos.

6. ASIGNACIÓNASIGNACIÓN
CARTULINA DURACARTULINA DURA
PEGAR LÁMINAS O DIBUJARPEGAR LÁMINAS O DIBUJAR
MEDIOS PAR CONSERVAR INFORMACIÓNMEDIOS PAR CONSERVAR INFORMACIÓN
EN LA LIBRETA O PAPEL LASEN LA LIBRETA O PAPEL LAS
DEFINICIONES DE CADA UNODEFINICIONES DE CADA UNO

7. MEDIOSMEDIOS
1.1. Petroglifos (Período pre-histórico neolítico)Petroglifos (Período pre-histórico neolítico)
2.2. Papiro (Antiguo Egipto)Papiro (Antiguo Egipto)
3.3. Pergamino (Siglo IV)Pergamino (Siglo IV)
4.4. Papel (Año 105 en China)Papel (Año 105 en China)
5.5. Rollo de película (Siglo XIX)Rollo de película (Siglo XIX)
6.6. Cinta magnética (1950)Cinta magnética (1950)
7.7. Tarjeta magnética (1969)Tarjeta magnética (1969)
8.8. Otros (a partir del 1972) Ej. Disco óptico,Otros (a partir del 1972) Ej. Disco óptico,
disco compacto, tarjetas de memoria,disco compacto, tarjetas de memoria,
discos magnetoóptico, etc..discos magnetoóptico, etc..
9.9. Gancho o espigón (Siglo XV)Gancho o espigón (Siglo XV)

8. MEDIOSMEDIOS
10.10. Nido de palomasNido de palomas
11.11. Carpeta acordeón (1860)Carpeta acordeón (1860)
12.12. Archivo horizontal (1968)Archivo horizontal (1968)
13.13. Archivo caja (1975)Archivo caja (1975)
14.14. Tabla Shannon (1880)Tabla Shannon (1880)
15.15. Archivo vertical (1892)Archivo vertical (1892)
16.16. Archivo lateralArchivo lateral
17.17. Archivo electrónicoArchivo electrónico

9. COMUNICACIÓNCOMUNICACIÓN
 Proceso que permite el intercambioProceso que permite el intercambio
de ideas, actitudes y sentimientos.de ideas, actitudes y sentimientos.
 Es la base de las instituciones. PorEs la base de las instituciones. Por
medio de ésta se crea la instituciónmedio de ésta se crea la institución
familiar, social, religiosas, política,familiar, social, religiosas, política,
comerciales y culturales. Se utilizacomerciales y culturales. Se utiliza
para intercambiar información ypara intercambiar información y
lograr sus propósitos.lograr sus propósitos.

10. INFORMACIÓNINFORMACIÓN
Es un activo esencial para que unaEs un activo esencial para que una
institución pueda funcionar. Estainstitución pueda funcionar. Esta
compuesta de datos numéricos,compuesta de datos numéricos,
alfabéticos o de símbolos quealfabéticos o de símbolos que
representan conceptos o ideas.representan conceptos o ideas.
Sirve como referencia y base para tomarSirve como referencia y base para tomar
decisiones.decisiones.
Ninguna institución puede depender de laNinguna institución puede depender de la
memoria para conservar información.memoria para conservar información.

11. DOCUMENTODOCUMENTO
 Cualquier información que seCualquier información que se
conserva en forma escrita.conserva en forma escrita.

12. ADMINISTRACIÓN DEADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
 Proceso de planificar, organizar,Proceso de planificar, organizar,
dirigir, y controlar todas aquellasdirigir, y controlar todas aquellas
actividades relacionadas con losactividades relacionadas con los
documentos.documentos.

13. ARCHIVARARCHIVAR
 Es el arte de conservar enEs el arte de conservar en
orden debidamente agrupados yorden debidamente agrupados y
protegidos, los documentosprotegidos, los documentos
pertenecientes a un individuo,pertenecientes a un individuo,
firma, asunto o zona geográfica.firma, asunto o zona geográfica.

14. IMPORTANCIA DE LOSIMPORTANCIA DE LOS
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
 Da base para tomar decisionesDa base para tomar decisiones
y planificar el futuro.y planificar el futuro.
 Como evidencia.Como evidencia.
 Propósitos de impuestos.Propósitos de impuestos.
 Fundamentos o base enFundamentos o base en
procedimientos legales.procedimientos legales.
 Cumplir con la leyes.Cumplir con la leyes.
 Base histórica.Base histórica.

15. CLASIFICACIÓN DE LOSCLASIFICACIÓN DE LOS
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
 Documentos vitalesDocumentos vitales
 Documentos importantesDocumentos importantes
 Documentos útilesDocumentos útiles
 Documentos esencialesDocumentos esenciales

16. CRITERIOS PARA CLASIFICARCRITERIOS PARA CLASIFICAR
LOS DOCUMENTOSLOS DOCUMENTOS
 ProcedenciaProcedencia
 Internos – memorandos e informes.Internos – memorandos e informes.
 Externos – cartas, cotizaciones, etc.Externos – cartas, cotizaciones, etc.
 ContenidoContenido
 Transacciones- facturas, chequesTransacciones- facturas, cheques
 Referencias – actas, informes anualesReferencias – actas, informes anuales
 Tiempo de conservaciónTiempo de conservación
 Permanente – escrituras y testamentosPermanente – escrituras y testamentos
 Temporales – invitaciones yTemporales – invitaciones y
propagandaspropagandas

17. CONTINUACIÓN…CONTINUACIÓN…
 Nivel de consultaNivel de consulta
 Activos – año en cursoActivos – año en curso
 Semiactivos – año anteriorSemiactivos – año anterior
 Inactivos – nóminas de dos añosInactivos – nóminas de dos años
o máso más

18. SECCIÓN 2SECCIÓN 2
PARA EL MANEJO EFICAZ DE LOS DOCUMENTOS SEPARA EL MANEJO EFICAZ DE LOS DOCUMENTOS SE
REQUIERE CONOCIMIENTOS DE:REQUIERE CONOCIMIENTOS DE:
Las reglas de la codificación y alfabetizaciónLas reglas de la codificación y alfabetización
de documentos.de documentos.
Los diferentes sistemas de archivo.Los diferentes sistemas de archivo.
Guías y procedimientos para manejar,Guías y procedimientos para manejar,
archivar, conservar y prestar documentos.archivar, conservar y prestar documentos.
Las leyes que rigen el manejo, uso yLas leyes que rigen el manejo, uso y
conservación de documentos.conservación de documentos.

19. Continuación…Continuación…
 El manejo de los programas deEl manejo de los programas de
procesamiento de texto, base de dato yprocesamiento de texto, base de dato y
otros.otros.
 Equipos y sistemas comerciales para elEquipos y sistemas comerciales para el
archivo de documentos, disponibles en elarchivo de documentos, disponibles en el
mercado.mercado.

20. PROGRESO PROFESIONAL YPROGRESO PROFESIONAL Y
OPORTUNIDADES DEOPORTUNIDADES DE
ASCENSOSASCENSOS
 Tener destrezas para resolver losTener destrezas para resolver los
problemas y trabajar en equipo.problemas y trabajar en equipo.
 Poseer habilidad para la supervisión delPoseer habilidad para la supervisión del
personal.personal.
 Mantenerse al día en la informática y enMantenerse al día en la informática y en
todo lo que compete ala administracióntodo lo que compete ala administración
de los documentos.de los documentos.
 Ser lectores asiduos de revistasSer lectores asiduos de revistas
profesionales.profesionales.
 Continúen estudios universitariosContinúen estudios universitarios
 Pertenecer a organizacionesPertenecer a organizaciones
profesionales.profesionales.

21. ESPECIALIDADES RELACIONADAS CONESPECIALIDADES RELACIONADAS CON
EL CAMPO DE ADMINISTRACIÓN DEEL CAMPO DE ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOSDOCUMENTOS
 ArchiveroArchivero
 Oficinista de archivoOficinista de archivo
 Oficinista de expedientes médicosOficinista de expedientes médicos
 Oficinista de manejo de Información de saludOficinista de manejo de Información de salud
 Especialista en conservación de documentosEspecialista en conservación de documentos
 Técnico en manejo de Información,Técnico en manejo de Información,
expedientes médicos, microfilmación oexpedientes médicos, microfilmación o
sistemas de imágenessistemas de imágenes
 Supervisor de tecnología, archivos, expedientesSupervisor de tecnología, archivos, expedientes
médicos o centro de documentosmédicos o centro de documentos
 Administrador de documentos o expedientesAdministrador de documentos o expedientes
médicosmédicos
 Director de manejo de información de saludDirector de manejo de información de salud

22. ORGANIZACIONESORGANIZACIONES
PROFESIONALESPROFESIONALES
1.1. ARMA – Asociación de Administradores deARMA – Asociación de Administradores de
DocumentosDocumentos
2.2. AIIM – Asociación para Manejo de Información eAIIM – Asociación para Manejo de Información e
ImágenesImágenes
3.3. AMRA – Asociación Americana de ExpedientesAMRA – Asociación Americana de Expedientes
Médicos.Médicos.
4.4. ICA – Congreso Internacional de ArchivistasICA – Congreso Internacional de Archivistas
5.5. Instituto de Administradores de DocumentosInstituto de Administradores de Documentos
CertificadosCertificados
6.6. Consejo Internacional Administradores deConsejo Internacional Administradores de
DocumentosDocumentos
7.7. Sociedad Americana de Archiveros GeneralesSociedad Americana de Archiveros Generales
8.8. Asociación de Centros Privados para laAsociación de Centros Privados para la
Conservación de DocumentosConservación de Documentos

23. ANALIZAR CASOSANALIZAR CASOS
La Sra. Janet Rivera trabaja desde hace 10La Sra. Janet Rivera trabaja desde hace 10
años como Oficinista de Archivo de unaaños como Oficinista de Archivo de una
cadena de tiendas multinacionales decadena de tiendas multinacionales de
electrodomésticos. Durante estos años haelectrodomésticos. Durante estos años ha
ocupado el mismo puesto y ha tenidoocupado el mismo puesto y ha tenido
pocos aumentos de sueldo. Está molestapocos aumentos de sueldo. Está molesta
por esta situación y considera que lapor esta situación y considera que la
empresa no toma en cuenta sus años deempresa no toma en cuenta sus años de
servicios.servicios.
¿Qué opina usted de esta situación y qué¿Qué opina usted de esta situación y qué
recomienda?recomienda?

24. ANALIZAR CASOSANALIZAR CASOS
La Sra. Yamaris Ortiz empezó a trabajar enLa Sra. Yamaris Ortiz empezó a trabajar en
las oficinas de Casa Bellísima, empresalas oficinas de Casa Bellísima, empresa
dedicada a la construcción de residenciasdedicada a la construcción de residencias
prefabricadas. Hace seis meses comenzóprefabricadas. Hace seis meses comenzó
sus operaciones.sus operaciones.
A Yamaris le gusta que su oficina esteA Yamaris le gusta que su oficina este
siempre bien organizada. Para mantenerlasiempre bien organizada. Para mantenerla
en orden, le indicó a su compañera queen orden, le indicó a su compañera que
todos los meses se desharán de papelestodos los meses se desharán de papeles
que consideren innecesarios o de pocoque consideren innecesarios o de poco
valor, y así evitaran su acumulación.valor, y así evitaran su acumulación.
¿Esta usted de acuerdo con Yamaris?¿Esta usted de acuerdo con Yamaris?
¿Por qué?¿Por qué?

25. REFERENCIASREFERENCIAS
Correa, Carmen M.; Díaz Colón, Abigail ;Correa, Carmen M.; Díaz Colón, Abigail ;
Administración de Documentos:Administración de Documentos:
Sistemas, Procedimientos ySistemas, Procedimientos y
Tecnología, Segunda EdiciónTecnología, Segunda Edición, Editorial, Editorial
McGraw-Hill, 2007.McGraw-Hill, 2007.