El benchmarking es un proceso continuo de mejora mediante la comparación de los procesos, productos y servicios de una empresa con los de líderes del sector. Existen tres tipos principales: competitivo, interno y funcional. El benchmarking implica cinco etapas: planificación, recopilación de datos, análisis, acción e implementación de mejoras, y seguimiento. Un ejemplo es cómo Starbucks mejoró su proceso de preparación de café mediante la comparación con Toyota para optimizar el tiempo.

1. BENCHMARKING
El benchmarking es un proceso continuo por el cual se toma como referencia los productos,
servicios o procesos de trabajo de las empresaslíderes, para compararlos con los de tu propia
empresa y posteriormente realizar mejoras e implementarlas.
Nose tratade copiarloque estáhaciendotucompetencia,si node aprenderque estánhaciendo
los líderes para implementarlo en tu empresa añadiéndole mejoras. Si tomamos como
referencia a aquellos que destacan en el área que queremos mejorar y estudiamos sus
estrategias,métodosytécnicasparaposteriormente mejorarlasyadaptarlasanuestraempresa,
conseguiremos alcanzar un nivel alto de competitividad.
Tipos de benchmarking
Existen diferentes tipos de benchmarking: competitivo, interno y funcional. El objetivo común
de lostrestiposesayudara losmanagersaque mirenhaciafuerade susdepartamentos,de sus
organizaciones,haciasucompetenciaohaciaotros sectoresenlas que hay compañías que son
las mejores en su clase.
-Competitivo
El benchmarkingcompetitivobuscamedirlosproductos,servicios,procesosyfuncionesde los
principalescompetidorespararealizarunacomparaciónconnuestraempresa ypoderdetectar
y llevar a cabo mejoras que superen a las de nuestros competidores.
Quizásseael máscomplicadodellevaracabode lostrestipos,puestoque elanálisisyel estudio
como ya he mencionado se realizan sobre los principales competidores. Al considerarse tu
competencia directa,en la gran mayoría de los casos no están interesados encolaborar. ¿Esto
quiere decir que si no colaboran no lo podamos llevar a cabo? Por supuesto que no, pero
obviamente enlarecopilaciónde losdatosnecesariosse deberánemplearmásrecursos,y por
tanto será mucho más costosa.
-Interno
El benchmarking internose llevaacabo dentrode la mismaempresa.Se suele llevaracabo en
empresas grandes que cuentan con diferentes departamentos o también con grupos
empresariales que están formados por varias empresas. En el proceso se identifica un
departamentooárea que sea un ejemploaseguirpor sus buenosresultadosparapoderllevar
a cabo un benchmark con los demás departamentos internos de la compañía.
Es el más fácil de realizar dentro de compañías con estructuras con un cierto tamaño, además
normalmente esel que menosrecursos necesitapara llevarloacabo, ya que la informaciónse
obtiene de la propia empresa.
-Funcional

2. El benchmarkingfuncional identificalasmejoresprácticasde unaempresaque seaexcelenteen
el áreaque se quiere mejorar.Noesnecesarioqueestaempresaseacompetidoraoinclusoque
pertenezca al mismo sector.
Normalmente es muy productivo, dado que al no tratarse de organizaciones que no son
competidoras directas no existe un problema de confidencialidad y se suele ofrecer la
información necesaria para el estudio.
Etapas del Benchmarking
Para diseñar y hacer correctamente un proceso de benchmarking en tu empresa, recomiendo
seguirlossiguientespasos:planificación,recopilaciónde datos,análisis,acción y seguimiento.
1.Planificación
El objetivo principal de esta primera etapa es planificar la investigación que se va realizar. En
esta etapa hemos de responder a tres preguntas:
-¿Qué quiero medir? Toda investigación tiene que tener un porqué, y éste debe estar
relacionado con un área de nuestra empresa que queremos mejorar.
-¿A quiénvoyamedir?Pararesponderaestasegundapreguntahemosde plantearnosque tipo
de benchmarkingvamosaseguir:competitivo,internoofuncional.Unavezhayamostomadola
decisión sabremos si nos compararemos con un departamento propio o con una empresa de
dentro o fuera del sector.
-¿Cómovamoshacerlo?Parallevaracaboel proyectohemosde crearunequipode trabajopara
que sea responsable de la organización y de la dirección del mismo.
2.Datos
La recopilación de datos es fundamental para el benchmarking, de ello dependerá en gran
medidael éxitooel fracasode todo el proceso.Podemosobtenerdatosde diferentesfuentes:
interna, asociaciones profesionales o investigaciones propias entre otras.
3.Análisis
Una vez hemos recopilado la información necesaria, hemos de analizar los elementos que
causanlas diferenciasentrenuestracompañíaylasempresasestudiadas,parapoderidentificar
las oportunidades de mejora.
Una vez hemos identificado la magnitud de las diferencias, es el momento de proponer las
mejorasque vamos a llevara cabo. Hay que teneren cuenta que únicamente seleccionaremos
aquellasmejorasque portamaño,recursose infraestructuraseaviable llevaracabopornuestra
empresa.

3. 4.Acción
El siguiente paso después de analizar la información y de haber seleccionado los aspectos de
referenciaenlasempresasseleccionadas,eselmomentode adaptarlosanuestraempresapero
siempre implementando mejoras.
Dicho de otro modo, después de analizar la información y de lograr identificar los mejores
aspectos de las empresas que hemos seleccionado, los tomamos como puntos de referencia
para adaptarlos a nuestra empresa pero siempre añadiéndole alguna mejora o alguna ventaja
que le aporte valor a nuestros clientes.
5.Seguimiento y mejora
En esta últimaetapase debe hacer un informe contoda la informacióndestacadadel proceso.
Esto ayudará a retomar el trabajo en proyectos posteriores.La idea es que se convierta en un
ejercicio de la empresa sostenido en el tiempo para adoptar una mejora continua.
Ejemplos de benchmarking
Uno de losmejoresejemplosque se hallevado acabo enlosúltimosaños,es el protagonizado
porStarbucks.Lainestabilidadeconómicaylaapuestaporpotenciarlasventasdecafé porparte
de empresasde fast foodcomoMcDonalds, han hechoque Starbuckshaya iniciadounproceso
de benchmarking.
¿Qué decidieronmejorarparapaliarestasituación?Unode losaspectosvitalesparasumodelo
de negocio es el tiempo de la preparación de sus cafés. Como hemos visto anteriormente, se
necesita una empresa líder en quien fijarse para implementar posteriormente las mejoras. La
empresa elegida: el fabricante automovilístico japonés Toyota. Sin duda un gran ejemplo a
seguir en la optimización del tiempo de fabricación de sus productos.
Al parecer el 30% del tiempoempleadoenlapreparaciónde losfamososcafés de Starbucksse
pierde enel tiempoutilizadoporlosempleadosenagacharse,andaroescogerlosingredientes.
Despuésde realizarunanálisisde losbenchmarks,implementaronunplande acciónbasadoen
laoptimizacióndelosprocesosparaprepararsuscafés,unrediseñodel espaciode trabajo,junto
con unanuevadisposiciónde losutensiliosylasmaquinasnecesariasparalapreparaciónde sus
productos. Aspectos aparentemente tan simples como acercar y mejorar la disposiciónde los
ingredientesmásutilizadosensuscafés,hicieronque se mejoraracasi en un 20% el tiempode
elaboración de sus productos.
Benchmarking ejemplos
La compañía Xerox Corporationfue laprimeraempresaenutilizarel benchmarking.A principio
de los años 80 empresas como Minolta, Ricoh o Canon entre otras irrumpieron en el mercado
norteamericanode lasfotocopiasyde lagestiónde laimpresiónconpreciosde ventaal público
que eran mucho más económicos que los propios costesde producción de Xerox. El problema
era evidente.

4. Para resolver esta situaciónXerox decidió analizar métodos, procesos, materiales y productos
de su afiliadajaponesaFuji – Xerox.El resultadoindicoque existíaungran retraso entodas las
áreasestudiadas.Xerox pudoreaccionarrápido,marcandonuevosobjetivosyKpispararealizar
el seguimientoadecuado. EnlossiguientesañosXeroxadoptóelbenchmarkingcomoestrategia
de mejora continua