Cómo organizar una administración sencilla y ordenada

Cómo organizar una administración
sencilla y ordenada
Taller impartido por Lara Domínguez

I. Finalidad de una administración ordenada.
II. Tres factores clave para una administración
sencilla y ordenada.
III. Gestión de la administración mediante una
herramienta.
IV. Utilización y personalización de las plantillas de
EXCEL.
V. Formación online de EXCEL gratuita.
VI. Fuentes.
CÓMO ORGANIZAR UNA ADMINISTRACIÓN
SENCILLA Y ORDENADA

20/10/2016 3© 2016 Copyright – Lara M Domínguez Fdez
Cómo organizar una administración sencilla y ordenada
I. Finalidad de una administración
ordenada.
 Finalidad:
Una administración ordenada nos permitirá estar al tanto de cuál es el beneficio o
pérdida que genera nuestra empresa en un período de tiempo determinado y
además, cuánto dinero tenemos en el banco, cuánto se debe a un proveedor o
cuánto nos debe un cliente, entre otras cosas. También nos servirá para la toma
de decisiones.
Por otro lado, desde un punto de vista externo, será de utilidad para mostrar
nuestros datos a bancos, inversores y, por supuesto, a Hacienda en orden de
cumplir con nuestras obligaciones contables y fiscales.

II. Tres factores clave para una
administración sencilla y ordenada.
Administración sencilla y
ordenada
Organización Planificación Control

Uno de los primeros pasos será identificar y determinar de dónde
procederán nuestros ingresos y cuáles serán nuestros gastos
deducibles.
Serán gastos deducibles todos aquellos afectos a la actividad (es decir,
que se producen debido al desarrollo de la actividad) y que sean
necesarios para la misma.
El siguiente paso será establecer un orden a la hora de organizar
nuestra administración.
Organización

Organización
 Organización de los ingresos.
Debemos llevar un registro por orden cronológico de los ingresos y
facturas emitidas como resultado del desarrollo de nuestra actividad y
archivar todos los documentos acreditativos de éstos de una forma
ordenada.

Organización
 Organización de los gastos.
Debemos llevar un registro cronológico de todos aquellos gastos
necesarios para la realización de nuestra actividad y la obtención de los
ingresos a los que nos hemos referido con anterioridad además de
archivar todos los documentos acreditativos (ya sean facturas, tickets u
otros) de una forma ordenada.
Sólo con un buen control de ingresos y gastos sabremos en todo
momento si el negocio genera beneficios o pérdidas.

Organización
 Organización de pagos, cobros y deudas.
Nos permitirá saber cuál es nuestra situación bancaria o de caja en todo
momento, además de conocer cuánto debemos o nos deben.

Organización
 Organización referida a impuestos.
Realizaremos un registro de los diferentes impuestos que hemos de
declarar en los diferentes modelos para cuando llegue la fecha de
presentarlos.
Una carpeta o archivador con la copia de tus declaraciones de
impuestos ya realizadas (ordenados cronológicamente por trimestre y/o
año), así como un registro de los impuestos que has pagado y aquello
que te ha devuelto Hacienda.

Planificación
 Realización de un presupuesto.
Nos permitirá tener un control sobre nuestros gastos y nuestros ingresos
mediante una previsión resultante de la planificación.

Control
 Control de gastos e ingresos, de la situación
económica y financiera de la empresa y, además,
control de nuestra cartera de clientes.
Un gasto excesivo en base al presupuesto se puede deber a una mala
planificación o a la realización de un gasto desmedido.
La identificación de este factor nos ayudará a determinar el porqué y, al
conocer dónde reside el problema, será más sencillo abordarlo y
encontrar una solución.

Control
Un control sobre nuestra situación económica y financiera será de
utilidad a la hora de conocer los recursos con los que contamos para
hacer frente a posibles deudas o posibles contratiempos.

Control
Un control sobre nuestra cartera de clientes será de utilidad a la hora de
decantarnos por una estrategia de fidelización, captación u otras.
Además podremos tener un control de los clientes deudores o de
dudoso cobro.

herramienta.
 Diferentes tipos de herramientas.
En la actualidad existen diversas herramientas , muchas gratuitas, disponibles para
la gestión administrativa de una empresa.
• Herramientas en la nube para gestión administrativa y más.
• Programas de descarga gratuita opción 1 y opción 2 y más.
• Herramientas creadas en EXCEL.
• Plantillas de Excel opción 1 y opción 2.
• Herramientas creadas a partir de plantillas de EXCEL.
• Herramientas para uso en smartphones opción 1, opción 2 y más.
• CRM (Customer Relationship Management) opciones 1 y opciones 2.
• Etc.

herramienta.
Para la correcta organización, planificación y control de la gestión administrativa,
además de tener un orden a la hora de ordenar y archivar todos aquellos
documentos acreditativos de la realización de la actividad, tanto como gasto, ingreso
y otros, será recomendable o casi imprescindible realizar un registro ordenado y
de manera cronológica de éstos.
Para la realización de este registro, tenemos a nuestra disposición diferentes
herramientas que harán que este proceso sea más sencillo y eficiente.
Podremos utilizar alguna ya existente o realizar una que se adapte más a nuestras
necesidades sin necesidad de ser un especialista en este campo.

herramienta.
 Muestra de una herramienta realizada a partir de una plantilla de
EXCEL
En las siguientes diapositivas será mostrada una herramienta realizada a partir de
una plantilla de EXCEL. Mostraremos lo siguiente:
• Plantilla de la que hemos partido.
• Partes que hemos añadido.
• Explicación de las partes que la componen, modo de introducir datos y
finalidad de coda componente.
• Qué datos nos aportará mediante un control de seguimiento de los datos y
sus correspondientes resultados.

herramienta.
 Plantilla de EXCEL de la que hemos partido
La plantilla de la que hemos partido se encuentra en el apartado Presupuestos
(plantillas de EXCEL) y se llama Contabilidad General o General Ledger. Consta de
las siguientes pestañas:
1. Resumen anual frente a presupuesto a día de hoy.
2. Resumen de los gastos mensuales.
3. Gastos desglosados.
4. Beneficencia y patrocinios desglosados. (esta en principio no sería de gran
utilidad).
Contabilidad General o General
Ledger

herramienta.
 Partes que se han añadido.
Primero se ha suprimido la pestaña de patrocinios y beneficencia y hemos añadido
las siguientes pestañas:
1. Cash Flow o Flujo de Caja mensual.
2. Resumen de ingresos mensuales (partiendo de una copia de la pestaña de
Resumen de gastos mensuales variando levemente las fórmulas).
3. Ingresos desglosados (partiendo de una copia de la pestaña Gastos
desglosados variando levemente las fórmulas).
Administración, planificación y control.

herramienta.
 Partes que hemos añadido.
4. Cartera de clientes (que se ha realizado insertando una tabla y añadiendo
alguna fórmula sencilla). Esta pertaña nos será útil si se trata de un negocio que
tenga ciertos clientes recurrentes, sino no sería necesaria.
5. Aunque la mayoría de las fórmulas que se han añadido parten de fórmulas ya
realizadas en la plantilla, se ha hecho uso de un par más que no son
complicadas de utilizar como sumar.si.conjunto(), igualar a otra celda() y
ahora(). Esta última nos dará la fecha y la hora en la que nos encontramos en
el momento de abrir el documento. Muy útil para realizar un seguimiento una
vez impreso en el caso de que sea necesario.

herramienta.
 Resumen situación actual y presupuesto.
Esta pestaña está pensada para poder visualizar la situación en la que nos
encontramos frente a presupuesto en el momento de la visualización y, al final de
año, un resumen sobre el estado al final de ejercicio, antes y después de impuestos
(hemos añadido gráficos para que sea más visual).
Para su correcto funcionamiento, tan sólo tendremos que introducir los nombres
de nuestros gastos deducibles y los códigos que decidamos utilizar para
identificarlos.
Al final introduciremos la cantidad de impuestos que deberemos afrontar.
Los demás datos se volcarán automáticamente de las demás pestañas y nos
indicará si hemos obtenido beneficios o pérdidas.
OJO!!! No introducir datos en
las casillas con fórmulas.

herramienta.
 Cash flow mensual.
Pensada para planificar un presupuesto de y mantener un control sobre los gastos
realizados de forma mensual. Además podremos ver el estado de caja en todo
momento y las deudas pendientes, tanto por nuestra parte como por parte de
clientes.
En esta pestaña tan sólo introduciremos el presupuesto de gastos, ingresos y
deudas asignado a cada mes.
El resto de los datos se actualizarán automáticamente con datos provenientes de
otras pestañas.

herramienta.
 Cartera de Clientes.
Será de gran utilidad, sobre todo en el caso de que tengamos clientes que compren
nuestro producto o utilicen nuestros servicios con regularidad o también si hemos
tenido algún cliente interesante que nos interese fidelizar, por ejemplo. También
nos dará el número total de clientes de esta índole en el año actual.
Además, nos ofrece información sobre número de clientes morosos y la deuda
pendiente de éstos en el momento y el año actual. Así podremos hacer un
seguimiento del comportamiento del cliente a la hora de realizar los pagos.
Además, nos servirá como fuente de información de contacto.

herramienta.
En esta pestaña deberemos introducir lo siguiente:
• El nombre del cliente del que nos interese tener un control (tendrá que ser
exactamente igual al introducido en la pestaña denominada Ingresos
desglosados que explicaremos más adelante).
• Persona de contacto: Aquella hacia la que nos dirigiremos a la hora de
comunicarnos con este cliente.
• Dirección, Zona, País, Teléfono e email: Estos datos podrán variar
dependiendo de la información de contacto que necesitéis.
Continua en siguiente viñeta…

herramienta.
En esta pestaña deberemos introducir lo siguiente:
• Pendiente años anteriores: Pondremos la cantidad de deuda arrastrada de
años anteriores del correspondiente cliente en caso de que exista.
El resto de los datos se actualizarán automáticamente con datos provenientes de
otras pestañas.
Esto sería una introducción al
CRM (Customer Relationship
Management).

herramienta.
 Resumen de gastos mensuales.
Esta pestaña nos mostrará los gastos realizados por tipo de gasto y por mes.
En este caso no tendremos que introducir ningún dato, puesto que todos se
actualizarán automáticamente con datos provenientes de otras pestañas.

herramienta.
 Gastos desglosados.
Esta pestaña será el origen de todos los datos volcados en las demás pestañas
referentes a gastos. Tendremos que introducir los siguientes datos:
• Código de libro mayor: Código que hemos asignado al tipo de gasto. Este
código lo podremos introducir manualmente o mediante una lista desplegable que
se actualizará automáticamente al introducir los códigos en la pestaña Resumen
situación actual y presupuesto.
• Fecha de factura.
• Nº de factura: Número que aparece en la factura correspondiente.
• Solicitado por: Persona de la empresa que haya solicitado la realización de
dicho gasto. Dato no estrictamente necesario, pero útil para saber a quién acudir
en caso de duda sobre dicho gasto.

herramienta.
• Cantidad.
• Beneficiario: Proveedor o persona de la que hemos recibido el producto o
servicio.
• Uso: Motivo del gasto.
• Método de pago: Forma de pago.En el caso de que no se haya pagado,
entonces introduciremos Pendiente, necesario para que se vuelquen los datos de
la deuda en las demás pestañas y además se pondrá en rojo para resaltar su
estado. Una vez que realicemos el pago, cambiaremos el estado es esta misma
columna e introduciremos el medio de pago.

herramienta.
• Fecha de archivo: Fecha en la que hemos registrado el gasto en la herramienta.

herramienta.
 Ingresos desglosados.
referentes a ingresos. Tendremos que introducir los siguientes datos:
• Código de libro mayor: Código que hemos asignado al tipo de ingreso. Este
código lo podremos introducir manualmente o mediante una lista desplegable que
se actualizará automáticamente al introducir los códigos en la pestaña Resumen
situación actual y presupuesto.
• Fecha de factura.
• Nº de factura: Número que hemos asignado a la factura correspondiente.
• Solicitado por: Persona de la empresa cliente que haya solicitado la dicho
producto o servicio. Dato no estrictamente necesario, pero útil para conocer a la
persona de contacto en caso de duda sobre dicho ingreso.

herramienta.
• Cantidad.
• Beneficiario: Empresa cliente o persona que ha recibido el producto o servicio.
• Uso: Motivo del ingreso.
• Método de cobro: Forma de cobro. En caso de no haber sido cobrado todavía
introduciremos Pendiente, necesario para que se vuelquen los datos de la deuda
en las demás pestañas y además se pondrá en rojo para resaltar su estado. Una
vez que realicen el pago, cambiaremos el estado es esta misma columna e
introduciremos el medio cobro.

herramienta.
• Fecha de archivo: Fecha en la que hemos registrado el ingreso en la
herramienta.

herramienta.
 Resumen de ingresos mensuales.
Esta pestaña nos mostrará los ingresos obtenidos por tipo de ingreso y por mes.
En este caso no tendremos que introducir ningún dato, puesto que todos se
actualizarán automáticamente con datos provenientes de otras pestañas.

herramienta.
 Utilidades comunes en todas las pestañas.
Filtros: Serán de utilidad a la hora de filtrar por nombre o por porcentaje, ordenar de
mayor a menor cantidad, etc.

herramienta.
Datos de Empresa y año.
Función AHORA(): Nos indicará el momento en el que estamos, es decir, cambiará
cada vez que abramos el documento. De utilidad sobre todo en caso de que se
impriman los resultados, conocer con exactitud el momento en que han sido
impresos, por ejemplo.

herramienta.
Incrementar filas en las tablas: Nos situaremos en la última celda de la fila que se
situa justo encima de los totales y haremos uso del tabulador.
Insertar filas: En el caso de la pestaña denominada Cash Flow insertaremos filas
en el lugar correspondiente puesto que no se trata de una tabla insertada.

herramienta.
 Haciendo uso de la herramienta
Como podéis apreciar, para hacer uso de la herramienta, tan sólo deberemos
registrar los datos correspondientes y, la herramienta nos devolverá una
visualización del estado de la empresa muy útil.
Esto nos permitirá realizar un análisis de los resultados y actuar en
consecuencia mediante diferentes estrategias.

IV. Utilización y personalización de las
plantillas de EXCEL.
 Plantillas de EXCEL.
EXCEL nos ofrece la posibilidad de hacer uso de plantillas con diversas utilidades
con la finalidad de poder hacer uso del programa sin necesidad de tener excesivos
conocimientos de EXCEL.
Es una herramienta muy útil y fácil de utilizar.
Además, se podrán realizar modificaciones de estilo o incluso de fórmulas o
añadir pestañas, etc con el fin de personalizar dicha plantilla y amoldarla más a
nuestras necesidades sin tener que empezar la herramienta desde cero.

 Uso de Plantillas de EXCEL.
Para poder seleccionar una plantilla, iremos al menú Archivo, seleccionaremos la
opción Nuevo y se nos desplegará una pantalla donde podremos escoger la
plantilla que más se adapte a nuestras necesidades.
Una vez seleccionada haremos click en Crear.
NOTA: Podremos descargar más plantillas de forma gratuita en los siguientes
enlaces:
https://templates.office.com/es-es
http://es.excelworld.net/plantillas
NOTA: En la primera también podremos descargar plantillas con diferentes fines para
WORD o POWERPOINT por ejemplo.

NOTA: Se ha utilizado
EXCEL 2010.

 Conceptos Básicos para la personalización de plantillas.
Fórmulas básicas:
• AHORA()
• SUMA()
• SUMAR.SI()
• SUMAR.SI.CONJUNTO()
• SI()
• =OTRA CELDA DEL DOCUMENTO: Esta opción nos será útil para no tener que
introducir el mismo dato en distintas zonas del mismo documento.

 Conceptos Básicos para la personalización de plantillas.
Otros conceptos básicas:
• Formatos y Formatos Condicionales.
• Más formatos condicionales y formatos condicionales con fórmula.
• Insertar Filtros.
• Insertar una tabla , Formato de tabla , Filtros en tabla y Fila de totales.
• Insertar gráficos.
• Áreas de impresión opción 1 y opción 2.
• Saltos de Página y área de impresión opción 3.
• Buscar y reemplazar (para cambiar el año por ejemplo si tener que cambiarlo en
cada una de las pestañas)

V. Formación online de EXCEL gratuita
(castellano).
 EXCEL 2010:
• Opción 1
• Opción 2
• Opción 3
• Opción 4
• Opción 5
 EXCEL 2013:
• Opción 1
• Opción 2
• Opción 3
• Opción 4
 BLOGS
• Excel Total
 Microsoft
• Ayuda

V. Formación online de EXCEL gratuita
(inglés).
 EXCEL 2010:
• Opción 1
• Opción 2
• Opción 3
• Opción 4
 EXCEL 2013:
• Opción 1
• Opción 2
• Opción 3
• Opción 4
 BLOGS
• Excel Formulas
 Microsoft
• Support

X. Fuentes.
Fuentes que no han sido nombradas a lo largo de la presentación, pero que
también forman parte del contenido:
• http://www.emprendedores.es/publireportajes/facturacion-contabilidad-empresa-debitoor/pasos-sencillos-para-llevar-contabilidad
• http://infoautonomos.eleconomista.es/fiscalidad/contabilidad-del-autonomo/
• https://debitoor.es/guia-pequenas-empresas/contabilidad/contabilidad-para-emprendedores
• http://www.pymesyautonomos.com/tecnologia/cinco-consejos-y-buenas-practicas-para-organizar-tu-pequena-empresa
• http://trabajo.practicopedia.lainformacion.com/autonomos/como-llevar-la-contabilidad-al-dia-si-eres-autonomo-17800
• http://www.gabilos.com/comosehace/OrganizarArchivo/textoOrganizarArchivo.htm
• http://epoca1.valenciaplaza.com/ver/106702/un-economista-crea-un-programa-gratuito-para-que-los-autonomos-gestionen-su-
contabilidad.html

CHARLA IMPARTIDA POR:
Lara Domínguez Fernández

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